Een exitgesprek voeren: de gids van een expert
Om een exitgesprek te voeren, stel je doordachte vragen en creëer je een comfortabele omgeving voor eerlijke feedback, zodat je kunt ontdekken waarom iemand vertrekt en manieren kunt signaleren om je werkplek te verbeteren. Ik heb talloze exitgesprekken gevoerd en met eigen ogen gezien hoe openhartige gesprekken tot echte verandering kunnen leiden. In dit artikel leid ik je stap voor stap door het proces van een exitgesprek en laat ik zien hoe je feedback verzamelt en gebruikt die je team en organisatie daadwerkelijk ten goede komt.
Wat is een exitgesprek?
Een exitgesprek is een gesprek tussen een vertrekkend teamlid en iemand van human resources (of soms een leidinggevende) om inzicht te krijgen in de redenen waarom een medewerker vertrekt.
Ze vormen een cruciaal onderdeel van je algehele offboardingproces, omdat wat medewerkers je vertellen je waardevolle inzichten geeft in eventuele problemen en je helpt de medewerkerservaring te verbeteren voor degenen die blijven.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Als iemand bijvoorbeeld vertrekt omdat zijn of haar functie niet overeenkwam met wat er in de functiebeschrijving stond, is er duidelijk sprake van een mismatch!
Tegelijkertijd helpen exitgesprekken de vertrekkende medewerker ook om een gevoel van afsluiting te krijgen bij de overstap. Het is een kans om hun vaak onuitgesproken gevoelens en zorgen te uiten zonder bang te hoeven zijn voor represailles.
Door hen van deze emotionele last te bevrijden, zullen ze je organisatie met een positiever gevoel verlaten dan wanneer je helemaal niet naar hun feedback had gevraagd.
Wie moet een exitgesprek voeren?
Zoals je je kunt voorstellen, is het voeren van een exitgesprek een delicate aangelegenheid. Het vereist tact en emotionele intelligentie om op een betekenisvolle manier contact te maken met je vertrekkende medewerker.
Een echte verbinding helpt je om zoveel mogelijk waarde uit het proces van het exitgesprek te halen.
Daarom is het de beste aanpak om een aangewezen HR-leider of ander lid van de HR-afdeling het gesprek te laten voeren. Idealiter is dat iemand met wie de medewerker al een neutrale relatie heeft.
Om het proces van het verzamelen van gegevens uit exitgesprekken te standaardiseren, kun je de gesprekken het beste zo veel mogelijk door dezelfde HR-professional laten voeren.
Als je bedrijf geen HR-team heeft, kan een operationsmanager of andere ondersteunende medewerker het gesprek in plaats daarvan leiden. Je kunt de medewerker ook vragen om de vragenlijst voor het exitgesprek zelfstandig in te vullen.
De manager van een vertrekkende medewerker mag nooit worden gevraagd of verwacht om deel te nemen aan het exitgesprek.
Dat zou de situatie voor beide deelnemers ongemakkelijk maken en de effectiviteit van het gespreksproces verminderen.
Wie moet deelnemen aan een exitgesprek?
Een exitgesprek aanvragen is voor de meeste vertrekkende medewerkers gepast, maar niet voor iedereen. Als beste aanpak raad ik af om een gesprek in te plannen met een ontslagen medewerker.
Hoewel zij misschien het gevoel hebben dat ze waardevolle feedback kunnen geven, zal hun ervaring ongetwijfeld worden vertroebeld door het feit dat het bedrijf hen heeft ontslagen. In dat geval is de kans op constructieve feedback veel kleiner.
Ik raad aan om exitgesprekken te voeren met alle andere vertrekkende medewerkers. Zelfs als je denkt al te weten waarom ze vertrekken, weet je nooit welke andere waardevolle inzichten ze te bieden hebben tenzij je ernaar vraagt.
Sommige HR-managers vinden het niet nodig om exitgesprekken te voeren met medewerkers die met pensioen gaan, maar daar ben ik het niet mee eens.
Alleen omdat iemand met pensioen gaat, betekent dat niet dat zijn of haar ervaring binnen je organisatie ongeldig is.
Zo voer je een effectief exitgesprek
Zoals we al hebben besproken, is het doel van deze oefening om zoveel mogelijk eerlijke feedback te verzamelen om de medewerkerservaring voor de overige teamleden te helpen verbeteren.
Met dat in gedachten volgt hier mijn stapsgewijze proces, met aanbevelingen om deze gesprekken zo vruchtbaar mogelijk te maken.
1. Bereid je voor op het gesprek
Zodra een teamlid officieel ontslag heeft genomen, laat je aangewezen HR-medewerker of leidinggevende contact met hem of haar opnemen om het plannen van een exitgesprek te bespreken.
Leg de medewerker uit wat hij of zij tijdens het proces van het exitgesprek kan verwachten. Laat de medewerker het volgende weten:
- Het doel van het gesprek (d.w.z. erachter komen hoe we kunnen voorkomen dat we nog meer waardevolle medewerkers zoals zij verliezen)
- Hoe lang het gesprek zal duren (1 tot 2 uur is gebruikelijk)
- Wie toegang zal hebben tot hun feedback (meestal alleen de kernleden van je HR-team en nooit de directe leidinggevende van de medewerker)
- Wanneer de feedback zal worden gedeeld (een goede werkwijze is om de feedback pas na de laatste werkdag van de medewerker te delen, zodat die zich op zijn gemak voelt)
- Stuur hun lijst met vragen voor het vertrekgesprek vooraf op (dit helpt hen om zich mentaal op het gesprek voor te bereiden)
- Verzeker hen ervan dat alle feedback strikt vertrouwelijk wordt behandeld.
Zodra je een datum en tijd voor het gesprek hebt vastgesteld, moet je een privéruimte voor het gesprek reserveren.
Reserveer indien mogelijk een vergaderruimte in een rustig deel van je kantoor, bij voorkeur zonder ramen die naar binnen gericht zijn. Vertrekgesprekken kunnen emotioneel worden en je wilt niet dat toeschouwers door het glas naar binnen gluren.
Vragen voor het vertrekgesprek: je sjabloon ontwikkelen
Voorafgaand aan je eerste vertrekgesprek raad ik aan een lijst op te stellen met vragen die je wilt stellen.
Zorg ervoor dat je open vragen stelt, omdat die vanzelf de meest bruikbare antwoorden opleveren.
Bijvoorbeeld:
- Had je functioneringsgesprekken? (een gesloten vraag—je verwacht een ja- of nee-antwoord)
- Hoe heb je het proces van de functioneringsgesprekken ervaren? (open—op deze manier krijg je veel meer feedback)
Zodra je vragen hebt vastgesteld, maak je van dit document een sjabloon dat je voorafgaand aan het gesprek naar medewerkers kunt sturen, zodat ze hun gedachten kunnen voorbereiden.
Of, wanneer een persoonlijk gesprek niet mogelijk is, kunnen ze het sjabloon zelfstandig invullen.
Als het proces van vertrekgesprekken nieuw voor je is, heb je misschien wat hulp nodig om te bepalen wat je moet vragen.
Hier is een lijst met krachtige vragen voor vertrekgesprekken (en een sjabloon) om je te helpen dit proces onderdeel te maken van je routine rond het vertrek van medewerkers.
2. Voer het gesprek
Om een effectiever vertrekgesprek te voeren, is het belangrijk om de juiste toon te zetten voordat je aan de vragen begint. Ik raad aan om het volgende te bespreken:
- Bedank hen dat ze ermee hebben ingestemd om met je af te spreken.
- Herinner hen eraan dat je bedrijf feedback waardeert
- Benadruk opnieuw dat het doel van het gesprek is om inzicht te krijgen in hun persoonlijke ervaring als medewerker en in de redenen waarom ze vertrekken.
- Verzeker hen er opnieuw van dat alle feedback vertrouwelijk wordt behandeld en niet met hun leidinggevende wordt gedeeld (naar mijn ervaring is dit een zorg van nummer 1).
Dieper graven en de 5-waaromtechniek
Houd je, zodra het vertrekgesprek is begonnen, aan de vragen in je sjabloon. Hierdoor wordt het gespreksproces gestandaardiseerd en zijn de gegevens beter vergelijkbaar dan wanneer je ad-hocvragen stelt.
Wees echter niet bang om om meer details te vragen als iemand met een schokkende onthulling komt.
Als een medewerker je vertelt dat hij of zij vertrekt omdat die zich gediscrimineerd voelde, schrijf dat dan niet zomaar op om vervolgens verder te gaan.
Vraag hen om je te helpen begrijpen waarom ze zich zo voelden. Dit is je laatste kans om hun eerlijke feedback te krijgen, dus het is prima om wat dieper te graven.
Soms houden vertrekkende medewerkers hun feedback voor zich en heb je het gevoel dat je slechts het oppervlak van hun problemen raakt. In zulke gevallen is de 5-waaromtechniek een nuttige strategie.
Stel de persoon een eerste open vraag en luister naar het antwoord. Zodra die heeft geantwoord, formuleer je opnieuw wat die heeft gezegd en stel je een vervolgvraag die begint met waarom. Hierdoor zullen ze automatisch wat dieper nadenken.
Zodra ze daarop hebben gereageerd, herhaal je het proces en vraag je opnieuw waarom, totdat je de cyclus 5 keer hebt doorlopen.
Bijvoorbeeld:
V1: Waarom heb je besloten het bedrijf te verlaten?
A1: Omdat ik hier geen mogelijkheden heb om door te groeien.
V2: Waarom heb je het gevoel dat je hier geen mogelijkheden hebt om door te groeien?
A2: Omdat ik nu al 3 jaar op hetzelfde niveau zit.
V3: Waarom denk je dat je zo lang op hetzelfde niveau bent gebleven?
A3: Omdat mijn leidinggevende denkt dat ik geen geavanceerdere verantwoordelijkheden aankan.
V4: Waarom denk je dat je leidinggevende dat denkt?
A4: Omdat we nooit over mijn professionele doelen of ambities praten.
V5: Waarom bespreek je je doelen en ambities niet met je leidinggevende?
A5: Omdat die nooit tijd voor me maakt en niet geïnteresseerd lijkt. Ik heb ook al twee jaar geen functioneringsgesprek gehad.
Door die aanvullende waaromvragen te stellen, hebben we veel meer informatie ontdekt. In dit geval kunnen we zien dat de reden waarom de medewerker vertrekt drieledig is:
- Er was over het algemeen een gebrek aan ondersteuning en feedback van de manager.
- Hun doelen voor loopbaanontwikkeling werden niet ondersteund of erkend.
- Ze hadden in twee jaar tijd geen functioneringsgesprek gehad.
Als je tegenover een vertrekkende medewerker zit die je maar weinig informatie geeft,
gebruik deze techniek dan om iets dieper op hun antwoorden in te gaan.
Gebruik deze techniek echter niet bij elke vraag. Jouw rol is om nuttige informatie te achterhalen, niet om de vertrekkende medewerker bij elk detail dat hij of zij noemt aan een kruisverhoor te onderwerpen.
3. Evaluatie na het gesprek
Bedank de medewerker nogmaals voor het geven van feedback zodra je het gesprek hebt afgerond. Geef de medewerker de mogelijkheid om de feedback schriftelijk te bekijken voordat deze onderdeel wordt van het personeelsdossier.
Dit is een nuttige gelegenheid voor medewerkers om na te denken over wat ze hebben gezegd, vooral als tijdens het gesprek veel negatieve punten naar voren zijn gekomen. Je bevindt je tenslotte in een professionele omgeving, dus het is belangrijk dat hun feedback ook op een professionele manier wordt verwoord.
Het exitgesprek biedt de mogelijkheid om vanuit het perspectief van de medewerker problemen op de werkplek aan het licht te brengen. Als gespreksbegeleiders is het echter ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de feedback aan de andere kant goed wordt ontvangen.
Het feit dat een medewerker vertrekt, betekent niet dat diegene voor altijd de banden met het bedrijf wil verbreken.
Andere zaken om te overwegen
Hoewel het over het algemeen het beste is om een exitgesprek persoonlijk te voeren (of via een video- of telefoongesprek), zijn er momenten waarop dat niet mogelijk of zinvol is.
In die gevallen kun je de vertrekkende medewerker vragen de vragen zelf in te vullen en ze ter beoordeling naar jou te sturen.
De feedback die je ontvangt gaat misschien niet zo diep in op hun problemen, maar het is nog altijd beter om naar hun gedachten te vragen dan helemaal niets te ontvangen.
Als de tijd het toelaat, kun je de bovenstaande techniek van de vijf waaromvragen ook gebruiken om bij sommige antwoorden om wat meer details te vragen.
Neem hun feedback door en markeer alles wat duidelijk om meer details vraagt in een opmerking met de vraag: “Kun je dit iets verder toelichten?” of stel simpelweg de vraag: “Waarom?”
Beste werkwijzen voor exitgesprekken
Om samen te vatten wat ik hierboven heb besproken, volgen hier enkele beste werkwijzen:
- Een exitgesprek mag nooit worden gevoerd door de directe leidinggevende of manager van het vertrekkende teamlid.
- Stel open vragen en ga dieper in op de antwoorden met behulp van de techniek van de vijf waaromvragen
- Maak een lijst met vragen om vóór het gesprek met de gesprekspartner te delen
- Geef de vertrekkende medewerker achteraf de mogelijkheid om de feedback schriftelijk te bekijken
- Voer geen gesprekken met ontslagen medewerkers.
- Probeer het gesprek indien mogelijk altijd persoonlijk te voeren of, als dat niet lukt, via een videogesprek.
Exitgesprekken als onderdeel van een bredere strategie om naar medewerkers te luisteren
Door het bovenstaande proces te volgen, verzamel je waardevolle feedback die als input kan dienen voor je strategieën op het gebied van werving, behoud, ontwikkeling en medewerkersbetrokkenheid.
Bekijk onze vragen voor exitgesprekken om de opgedane inzichten in de praktijk te brengen. Je kunt ook ons aanpasbare sjabloon voor een vragenlijst voor exitgesprekken downloaden:
Ontvang ons sjabloon voor exitgesprekken!
Hoewel het belangrijk is om dit soort feedback te krijgen van medewerkers die vertrekken, is het ook belangrijk om de communicatielijnen met je huidige medewerkers open te houden.
Behoudsgesprekken, enquêtes, regelmatige één-op-ééngesprekken en medewerkersnetwerken zijn ook nuttige manieren om feedback van medewerkers te verzamelen.
Enkele nuttige hulpmiddelen:
- 8 effectieve manieren om feedback van medewerkers te krijgen (+ voor- en nadelen)
- 5 strategieën, methoden en best practices voor het luisteren naar medewerkers
Neem deel aan het gesprek
Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief en ontvang regelmatig content die je helpt vooruitgang te boeken in je carrière en gezonde, productieve organisaties op te bouwen.
Je kunt me ook vinden in de People Managing People Community, een ondersteunende community van HR-professionals en bedrijfsleiders die kennis delen om je te helpen vooruitgang te boeken in je carrière en een grotere impact in je organisatie te maken.
