Terug naar kantoor: voordelen, nadelen en tips voor succes
PWC kondigde onlangs aan dat het in januari 2025 zal beginnen te controleren waar werknemers werken. De reden hiervoor is vermoedelijk, maar niet officieel bevestigd, dat men wil zorgen voor naleving van hun RTO-beleid van drie kantoordagen per week.
Uiteindelijk komt het erop neer dat werknemers in veel gevallen hun terugkeer naar kantoor uitstellen. Het is duidelijk dat werknemers er niet blij mee zijn dat ze gedwongen worden terug te keren, maar veel organisaties—vooral grote bedrijven—eisen dit toch.
Wat moet er dus gebeuren? Wat zijn de potentiële voordelen en uitdagingen van werknemers die terugkeren naar kantoor en hoe kan RTO succesvol worden geïmplementeerd?
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Hoe ziet de terugkeer naar kantoor er vandaag de dag uit?
Het is inmiddels een paar jaar geleden dat de pandemie werken op afstand noodzakelijk maakte en we hebben gezien dat behoorlijk wat organisaties terugkomen op hun toezeggingen met betrekking tot deze optie.
Volgens een rapport over hybride werken van Gallup, gepubliceerd in mei 2024, werkt 27% van de organisaties nu op afstand, 53% hybride en 21% volledig op locatie.
Zoals je in de onderstaande grafiek kunt zien, eisen steeds meer organisaties dat werknemers weer naar kantoor komen volgens een hybride model. Uit een recent onderzoek van KPMG onder 1.500 CEO's bleek bovendien dat 64% van hen een volledige terugkeer naar kantoor tegen 2026 voorspelt.
De vraag is: waarom?
Mogelijke voordelen van terugkeer naar kantoor
Organisaties zijn duidelijk voorstander van een terugkeer van werknemers naar kantoor en noemen meer samenwerking en een sterkere cultuur als belangrijkste redenen.
Maar worden deze beweringen onderbouwd? Wat zegt het onderzoek over de mogelijke voordelen van een terugkeer van werknemers naar kantoor?
Verbeterde multidisciplinaire samenwerking
- Onderzoek van MIT: Uit een onderzoek van MIT bleek dat academici die dicht bij elkaar werken de multidisciplinaire samenwerking bij artikelen en patenten bevorderden.
- Onderzoek van Stanford-universiteit: Uit onderzoek van Stanford-universiteit bleek dat werken op afstand de productiviteit voor sommige taken kan verhogen, maar ook de samenwerking en innovatie kan verminderen ten opzichte van werken op kantoor, waar spontane gesprekken gemakkelijker plaatsvinden.
- Universiteit van Chicago: Uit onderzoek van UoC bleek dat werknemers hun communicatiekringen beperkten en met minder mensen en bedrijfsonderdelen interactie hadden, zowel binnen als buiten de firma.
Betere vergaderingen voor grote groepen
- CEPR: Uit onderzoek van CEPR bleek dat werken op afstand over het algemeen als zeer efficiënt voor kleine teams wordt beschouwd, terwijl persoonlijke vergaderingen beter zijn voor grote groepen mensen.
- Analyse van MRFR: De markt voor software voor het boeken van vergaderruimten zal naar verwachting groeien van $1.1(USD Billion) in 2023 naar $2.51 (USD Billion) in 2032, wat erop wijst dat naar verwachting meer mensen bijeenkomsten persoonlijk en gezamenlijk zullen organiseren.
Jongere werknemers hechten waarde aan tijd op locatie
- Seramount: Uit recent onderzoek van Seramount bleek dat 74% van de respondenten uit Gen Z de voorkeur geeft aan een vorm van hybride werken tegenover 52% van alle andere demografische groepen werknemers. Slechts 11% van de respondenten uit Gen Z gaf de voorkeur aan volledig werken op afstand, tegenover 34 procent van de andere werknemers.
Meer mogelijkheden voor mentorschap
- Onderzoeksproject Thuiswerken (WFH): Uit een onderzoek van het Onderzoeksproject Thuiswerken (WFH) bleek dat werknemers op kantoor bijna 40% meer tijd besteden aan het begeleiden van teamleden dan werknemers die vanuit huis werken.
Sterkere verbindingen
- Atlassian: Teams bij Atlassian komen ongeveer drie keer per jaar samen op een van hun kantoren om de onderlinge band te versterken en belangrijke projecten vooruit te helpen. Uit hun onderzoek blijkt dat deze doelbewuste teambijeenkomsten leiden tot een toename van 27% in het gevoel van verbondenheid, vooral onder pas afgestudeerden en nieuwe medewerkers, en dat deze impuls ongeveer 4-5 maanden aanhoudt.
Uitdagingen bij terugkeer naar kantoor
Maar wat zijn de mogelijke uitdagingen van het implementeren van RTO?
Ontevredenheid onder werknemers
- Verlies van flexibiliteit: Veel mensen zijn gewend geraakt aan de flexibiliteit van werken op afstand. Volgens onderzoek van FlexJobs wil 95% van de werknemers een vorm van werken op afstand.
- Forenzen: Uit een ander onderzoek van FlexJobs bleek dat 79% van de respondenten het vermijden van de reistijd als belangrijkste reden beschouwde om de voorkeur te geven aan werken op afstand.
Lagere productiviteit voor sommige werknemers
- Afleidingen op kantoor: Niet alle werknemers werken beter in een kantooromgeving. Sommige werknemers kunnen last hebben van afleidingen op kantoor (bijvoorbeeld lawaai en frequente onderbrekingen). Uit onderzoek van Pew blijkt dat 56% van de werknemers zegt dat WFH hen helpt hun werk af te krijgen en deadlines te halen.
Juridische uitdagingen
- Rechtszaken: Werknemers die zijn aangenomen om volledig op afstand te werken, kunnen het recht hebben om een rechtszaak aan te spannen als ze worden ontslagen omdat ze weigeren terug te keren naar kantoor. Of de claim van een werknemer kans van slagen heeft, hangt ervan af of diegene zonder opgaaf van reden of alleen om een gegronde reden kan worden ontslagen.
- Bescherming van werken op afstand: In sommige rechtsgebieden genieten werknemers mogelijk wettelijke bescherming die hun recht ondersteunt om onder bepaalde omstandigheden op afstand te blijven werken. In landen zoals Duitsland zijn er bijvoorbeeld regelgevingen die werknemers beschermen tegen gedwongen terugkeer naar kantoor, tenzij de werkgever een dwingende zakelijke noodzaak kan aantonen.
- Amerikaanse wet voor personen met een handicap (ADA): Op grond van de ADA in de VS kunnen werknemers met gezondheidsproblemen waardoor ze een hoger risico lopen door COVID-19 of andere gezondheidskwesties, redelijke aanpassingen aanvragen om op afstand te kunnen blijven werken.
Toename van personeelsgerelateerde problemen
- Meer conflicten: Tijdens het onderzoek voor zijn artikel over samenwerking versus conflicten bij RTO ontdekte Gleb Tsipursky dat 57% van de respondenten aangaf meer personeelsgerelateerde problemen te ervaren tijdens het werken op kantoor. Daarentegen gaf slechts 12% aan dat dergelijke problemen vaker voorkwamen tijdens het werken op afstand.
Verschillende RTO-beleidsregels
Dus als je overweegt RTO te implementeren, wat zijn dan je opties?
Optionele RTO
Bij optionele RTO kunnen werknemers kiezen of ze op kantoor of op afstand werken, wat maximale flexibiliteit biedt. Sommige mensen kiezen ervoor om elke dag naar kantoor te komen, anderen één of twee keer per week en weer anderen zelden.
Mogelijke voordelen zijn het behouden van werknemers, werving en productiviteit
Hybride model
Werknemers zijn verplicht om een vastgesteld aantal dagen per week naar kantoor te komen. Er kan nog steeds enige flexibiliteit worden geboden, bijvoorbeeld wat betreft het aantal dagen, welke dagen of hoe lang ze elke dag werken.
Mogelijke voordelen zijn betere samenwerking tussen disciplines en sterkere banden binnen teams.
RTO voor volledige werktijd
Alle werknemers moeten, op enkele uitzonderingen na, weer voltijds naar kantoor komen. Eerlijk gezegd weet ik, gezien het onderzoek en de gesprekken met echte mensen, niet zeker wat de mogelijke voordelen zijn ten opzichte van hybride werken, behalve misschien meer controle over hoe mensen hun tijd op kantoor besteden. Een aardige manier om het te zeggen zou zijn dat je altijd volledig inzicht hebt in wat mensen doen (geen omgeving waarin deze redacteur graag zou werken).
6 tips voor een succesvolle strategie voor terugkeer naar kantoor
Volg deze beste praktijken voor RTO om het gewenste effect te bereiken:
1. Communiceer duidelijk en transparant
Er mag weinig onduidelijkheid bestaan over het RTO-plan. Dit betekent dat je gedetailleerde informatie verstrekt, waaronder tijdlijnen, roosters en verwachtingen.
Daarnaast is het belangrijk om transparant te zijn over de redenen achter de beslissing. Zoals Matt Erhard, beherend vennoot bij Summit Search Group, benadrukt: “Het eerste wat je moet doen voordat je begint met het opstellen van je RTO-beleid, is duidelijk vaststellen waarom je werknemers weer naar kantoor wilt laten komen.
Daar zijn twee redenen voor. Ten eerste zullen werknemers eerder geneigd zijn het mandaat om terug te keren naar kantoor te begrijpen en te accepteren als het door een duidelijke onderbouwing wordt ondersteund — en, in het verlengde daarvan, als je die onderbouwing en de "waarom" achter je beslissing met hen deelt.
De tweede reden is dat dit cruciaal is om de betrokkenheid van werknemers tijdens deze overgang te behouden en je beleid zo vorm te geven dat deze uitgesproken doelen niet alleen worden behaald, maar ook de kern van de veranderingen vormen.
Als je bijvoorbeeld zegt dat je mensen weer naar kantoor laat komen zodat ze beter kunnen samenwerken, moet je RTO-plan ervoor zorgen dat teamleden die aan projecten samenwerken tegelijkertijd op kantoor zijn.
Als je niet laat zien hoe het werken op kantoor bijdraagt aan het bereiken van de doelen van het mandaat, zullen werknemers je onderbouwing zien als een lege, onoprechte smoes en zul je daardoor waarschijnlijk enkele teamleden verliezen.”
Een andere tip is om werknemers voldoende tijd te geven om zich aan de nieuwe vereisten aan te passen, vooral als ze persoonlijke regelingen moeten treffen, zoals kinderopvang of vervoer. Amazon heeft werknemers bijvoorbeeld ten minste 3 volledige maanden gegeven om zich op een voltijdse RTO voor te bereiden.
2. Stimuleer een open dialoog en feedback
Creëer kanalen om naar werknemers te luisteren, zoals kanalen voor werknemersinspraak en software voor werknemersenquêtes, zodat werknemers hun zorgen of voorkeuren over de terugkeer naar kantoor kunnen uiten.
American Express heeft bijvoorbeeld sterk geleund op werknemersenquêtes om het hybride Amex Flex-programma te ontwerpen en te verfijnen.
3. Ondersteun de overgang en aanpassing
Zoals Gleb Turpinsky ontdekte, zijn sommige mensen vergeten hoe het is om op kantoor te werken, en sommige jonge werknemers hebben dat misschien nog nooit gedaan!
Daarom is het verstandig om middelen of trainingen aan te bieden waarmee werknemers opnieuw kunnen wennen aan de kantooromgeving, zoals workshops over timemanagement of het opnieuw ontwikkelen van vaardigheden op het gebied van persoonlijke communicatie, conflictoplossing en werknemersrelaties.
Als je werknemers op afstand hebt aangenomen, kun je een speciaal introductieprogramma overwegen met behulp van inwerksoftware om hen te helpen wennen aan de kantoorcultuur en -omgeving.
Sommige organisaties bieden ook secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals vergoedingen voor parkeren en openbaar vervoer, waarmee werknemers de kosten van het woon-werkverkeer kunnen compenseren.
Bovendien stellen kantoorbeheersystemen bedrijven in staat om veilige werkomgevingen te behouden en tegelijkertijd de terugkeer van personeel naar kantoor mogelijk te maken.
4. Geef het goede voorbeeld
Zoals altijd moeten leidinggevenden het goede voorbeeld geven met betrekking tot RTO. Dit betekent dat je ervoor zorgt dat de leiding ook op kantoor aanwezig is en zo een voorbeeld stelt voor de rest van de organisatie.
Daarnaast is het belangrijk dat alle leidinggevenden en managers dezelfde boodschap uitdragen over de terugkeer naar kantoor, zodat ze één front vormen.
5. Houd rekening met individuele behoeften en situaties
Houd, met mogelijke juridische gevolgen in gedachten, rekening met het feit dat sommige werknemers geldige redenen kunnen hebben om op afstand te willen of moeten blijven werken (bijv. gezondheidsproblemen of zorgtaken).
Stem je aanpak af op de rollen en verantwoordelijkheden van verschillende teams of personen. Rollen waarin diepe concentratie en samenwerking worden gecombineerd, kunnen bijvoorbeeld baat hebben bij blijvende flexibiliteit.
Zoals Gevorg Nazaryan, CTO en medeoprichter van Docus, benadrukt: “We hebben vastgesteld dat aanwezigheid op kantoor voor kritieke en samenwerkingsgerichte activiteiten, zoals sprints voor productontwerp, noodzakelijk is, en verder voor niets. In alle andere gevallen worden digitale hulpmiddelen gebruikt om contact te houden met het wereldwijde team.”
6. Upgrade het kantoor
Om kantoorruimte optimaal te benutten en mogelijk te besparen op vastgoedkosten, voeren sommige organisaties flexibele werkplekken of kantoorhoteling in om dit aan te moedigen.
Deze maken gebruik van reserveringssoftware voor flexibele werkplekken of software voor het beheer van kantoorruimte om werknemers flexibiliteit te bieden bij de keuze van hun werkplek op kantoor.
Net als effectief ROT-beleid is effectieve planning van kantoorruimte gericht op de behoeften van werknemers en de organisatie.
Architectenbureau HUB gebruikte bijvoorbeeld feedback van werknemers en gegevens over het gebruik van kantoorruimte om nieuwe hybride kantoren te ontwerpen met de juiste combinatie van werkruimten, afgestemd op hun ontwerpproces.
De visie van de redacteur
Ik zie enkele voordelen in een hybride model, maar dan wel in een zeer flexibel model. Als iemand die voor 90% op afstand werkt, is af en toe persoonlijk contact nuttig om gesprekken met collega's uit andere teams op gang te brengen, complexe projecten uit te werken en banden op te bouwen. Uit gesprekken met collega's weet ik dat zij er hetzelfde over denken.
Daarnaast helpt werken op kantoor tegen sociaal isolement, bij het nemen van pauzes en bij het creëren van grenzen tussen het persoonlijke en professionele leven. Om deze redenen gaan sommige van mijn collega's die naar kantoor kunnen bijna elke dag naar kantoor.
Persoonlijk vind ik een korte reistijd, bij voorkeur een wandeling of fietstocht van 20-30 minuten, best prettig. Het helpt om werk en privé van elkaar te scheiden.
Abonneer je op de nieuwsbrief van People Managing People
Voor meer informatie over RTO en hybride en flexibel werken kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Daarin delen we kennis en best practices om je te helpen groeien in je carrière en meer impact te maken binnen je organisatie.
