Een warme en gastvrije werkcultuur creëren binnen je organisatie

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts uit te schrijven met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot heeft niet altijd 100% gelijk.

Maggie Smith: Ik denk dat het er echt ook om gaat verwachtingen vast te stellen en die verwachtingen met je managers te communiceren. Onlangs zei mijn CEO tegen me: "Ik denk niet dat die-en-die één-op-één gesprekken voert met zijn medewerkers." En ik zei: "Maar hebben we ooit tegen hen gezegd dat dat de verwachting is?" Het gaat er dus echt om even een stap terug te doen en te delen: "Dit zijn hier de normen voor leidinggeven."

Tim Reitsma: Welkom bij de People Managing People-podcast. We zetten ons in voor een betere werkwereld en helpen je om gelukkige, gezonde en productieve werkplekken te creëren. Ik ben je presentator, Tim Reitsma!

Het is inmiddels vrij duidelijk dat onze mensen floreren wanneer we omgevingen creëren die warm, gastvrij en inclusief zijn. Vandaag spreek ik met Maggie Smith, een ervaren HR-professional die het team bij Traliant leidt, een online leerplatform dat compliance-training van saai naar briljant brengt.

Als je op zoek bent naar duidelijke en praktische inzichten over hoe je een cultuur opbouwt die uitnodigend en gastvrij is en waarin je mensen enthousiast zijn over je bedrijf, luister dan naar wat Maggie en haar team hebben gedaan. Van eenvoudige dingen zoals telefoontjes vóór de eerste werkdag tot virtuele gesprekken bij de waterkoeler: ze hebben een geweldige cultuur op afstand opgebouwd. Blijf dus luisteren!

Maggie, het is geweldig om je bij de podcast te hebben. Tijdens ons voorgesprek, vlak voordat we begonnen met opnemen, raakte ik gefascineerd door de organisatie waar je deel van uitmaakt. Je bent de eerste HR-leider binnen dit volledig op afstand werkende bedrijf en we hebben het over gastvrije werkculturen en het creëren van een warme en gastvrije werkcultuur.

Maar voordat we daarop ingaan: wil je jezelf en het bedrijf waarvoor je werkt introduceren en vertellen wat momenteel bovenaan je agenda staat?

Maggie Smith: Zeker. Mijn naam is Maggie. Het is geweldig om hier met je te zijn, Tim, en je te ontmoeten. Ik ben vicepresident Human Resources bij Traliant. Ik ben in april 2021 bij het bedrijf gekomen en neem—het is een beetje gênant om toe te geven—ruim 22 jaar ervaring in human resources mee. Ik kan die ervaring hier bij Traliant volledig inzetten, en dat is geweldig.

Tim Reitsma: Dat is fantastisch. Je vertelde dat het bedrijf al sinds 2016 bestaat en dat de eerste HR-professional pas onlangs, jaren later, kwam.

Hoe was het om als eerste HR-leider binnen te komen bij een goed gevestigd bedrijf?

Maggie Smith: Het was geweldig. Echt een goede ervaring. Ik denk dat medewerkers er klaar voor waren. En ik denk dat de medeoprichters van de organisatie geweldig werk hadden geleverd bij het opbouwen van een sterke cultuur.

Het goede nieuws toen ik hier kwam, was dat cultuur geen probleem was. Het was niet iets dat ik moest repareren. Dat is geweldig, want dat is veel moeilijker te herstellen dan bijvoorbeeld slechte arbeidsvoorwaarden, een gebrek aan beleid of onduidelijkheid over bepaalde zaken. Ik wist dus meteen: dit is haalbaar en het zal niet al te lang duren—het kost alleen tijd en geld.

Het is tot nu toe dus een erg leuke ervaring geweest.

Tim Reitsma: Hoe zou je de cultuur bij Traliant omschrijven?

Maggie Smith: Weet je wat? Het voelt helemaal niet alsof we een volledig op afstand werkend bedrijf zijn. Onze medewerkers wonen momenteel in volgens mij 31 verschillende staten. We hebben ook een handvol medewerkers in Canada. Het is een heel samenwerkende en behulpzame groep mensen.

Ze zijn echt aardig en zeer betrokken. Toen ik hier begon, was er al een comité voor medewerkersbetrokkenheid. Dat is natuurlijk veranderd en geëvolueerd sinds HR zich erbij heeft aangesloten en het is uitgebreid. Maar het is geweldig dat zoveel mensen gepassioneerd zijn over het beter maken van Traliant. Ze doen dat door deel te nemen aan ons comité voor medewerkersbetrokkenheid en aan ons DEI-comité.

We zijn met ons allen ongeveer 135 mensen, maar het voelt niet zo groot. Ik heb het gevoel dat ik iedereen hier ken.

Tim Reitsma: Wauw. Volledig op afstand, je kent iedereen in de organisatie en medewerkers lijken niet alleen betrokken te zijn bij het doel van het bedrijf, maar ook bij de cultuur.

Dat brengt ons bij ons onderwerp. De titel van deze aflevering gaat over hoe je een warme en gastvrije werkcultuur creëert. Wanneer je mensen bij een organisatie laat komen, wil je dat warme, gastvrije gevoel creëren. Maar hoe doe je dat? Ik zou graag definiëren wat dat eigenlijk betekent.

Maggie Smith: Ik vind dat een geweldige vraag. Voor ons begint het echt bij het wervingsproces. We willen dat het een eenvoudig proces is, waarbij iemand niet opnieuw zijn cv volledig hoeft in te voeren. We willen niet dat mensen halverwege hun sollicitatie afhaken en zeggen: "Het was te moeilijk, laat maar." We hebben dus veel tijd besteed aan het verbeteren van dat proces en zorgen ervoor dat we mensen op de hoogte houden van hun status.

Tegenwoordig is dat niet zo moeilijk, omdat je dit proces vrij eenvoudig kunt automatiseren. En vervolgens verwelkomen we mensen ook in onze organisatie. Omdat we op afstand werken, kunnen we een nieuwe medewerker op de eerste dag niet in de lobby begroeten en een rondleiding geven.

Daarom zijn we bij Traliant ook begonnen met een buddyprogramma. Elke nieuwe medewerker wordt gekoppeld aan een buddy uit een volledig andere afdeling. Zo ontmoet die persoon iemand buiten de groep met wie hij of zij dagelijks samenwerkt. We spreken af hoe dat eruitziet. Misschien gaan de twee samen koffie drinken en sturen wij een cadeaubon.

Of een cadeaubon voor DoorDash. Je moet gewoon nagaan waar iemand woont en wat er in die omgeving beschikbaar is, zodat het een prettige ervaring wordt. Dat heeft ons geholpen om mensen welkom te heten en ze snel hun plek te laten vinden.

Tim Reitsma: Het laatste wat mensen willen wanneer ze bij een nieuwe organisatie beginnen, is dat ze ergens om negen uur online moeten zijn maar geen link hebben, nog geen computer hebben om op in te loggen of volledig zonder voorbereiding beginnen.

Maggie Smith: Precies. We proberen daar absoluut een plan voor te maken. We nemen ook regelmatig contact op met mensen wanneer ze beginnen.

We gebruiken een enquête en maken zeker gebruik van technologie—die is onze vriend. We sturen enquêtes op verschillende momenten tijdens de reis van nieuwe medewerkers, zodat we niet te lang wachten en die feedback ontvangen.

Tim Reitsma: Feedback krijgen is zo belangrijk. Als we er niet naar vragen, vertellen mensen het vaak niet.

Maggie Smith: Precies. Toen ik bij Traliant begon, was er meteen een verandering binnen de organisatie. Andrew Rawson, onze collega, zei: "We hebben volgende week een vergadering en iedereen kan jou vooraf zijn vragen mailen." Ik zei: "Andrew, dat gaat niet werken, want ik ben hier pas twee minuten. Mensen kennen me niet en we hebben nog geen relatie opgebouwd."

Daarom hebben we onmiddellijk een anonieme online ideeënbus ingevoerd. Er zijn verschillende opties beschikbaar; ik gebruik er een die Suggestion Ox heet. Als medewerkers rechtstreeks naar hun website gaan, zien ze dat het ons menens is en dat we niet zullen vertellen wie wat heeft gezegd.

Als een medewerker daar feedback achterlaat, kan die zijn e-mailadres invullen. Ik krijg dat niet te zien, maar kan via het platform wel reageren. Soms krijgen we een anonieme vraag en sturen we een e-mail naar het hele bedrijf: "We hebben deze vraag gekregen en willen er even bij stilstaan, omdat we niet weten wie hem heeft ingediend."

Het is dus niet alleen belangrijk om feedback te krijgen, maar ook om de feedbacklus te sluiten en bij mensen terug te komen. Zelfs als het antwoord nee is, is dat nog steeds een antwoord.

Tim Reitsma: Een warm en gastvrij werkklimaat is niet mogelijk zonder inclusie. Wat maakt een cultuur inclusief?

Maggie Smith: Daar zijn veel verschillende onderdelen voor nodig. Ik zie het vaak als het draaiend houden van alle borden. Toen ik hier begon, was mijn eerste prioriteit het creëren van een psychologisch veilige omgeving. We organiseren bijvoorbeeld een bijeenkomst voor het hele bedrijf, geven mensen de kans om vragen te stellen en sturen daarna de dia's rond.

Inclusie begint voor ons ook wanneer we een vacature hebben. We werpen een breed net uit en zorgen ervoor dat verschillende groepen weten welke mogelijkheden er bij Traliant zijn.

We zijn onlangs een korte zin gaan toevoegen: "Als je niet aan elk criterium voor deze functie voldoet, solliciteer dan toch." We willen van mensen horen. Daarnaast geven we mensen de kans om mee te doen en betrokken te zijn, bijvoorbeeld via onze groep voor medewerkersbetrokkenheid en ons GEI-comité.

Tim Reitsma: Wat als medewerkers geen steun krijgen van hun managers om deel te nemen aan comités of medewerkersgroepen?

Maggie Smith: Gelukkig ben ik dat bij Traliant niet tegengekomen. Eerder werkte ik jarenlang in de gezondheidszorg en ook bij een softwarebedrijf, en daar hoorde ik dat vaak. Medewerkers moesten begrijpelijkerwijs op de werkvloer zijn en zorg verlenen.

Je moet dan creatief worden. In de gezondheidszorg konden we bijvoorbeeld budgetteren om mensen een extra uur te betalen voor deelname. Soms hielden we een vergadering om zes uur 's ochtends, vóór de dienst van zeven uur, zodat we ook de nachtdienst en de vroege dienst bereikten.

Tim Reitsma: Mensen willen meer dan alleen een baan. Ze willen ergens werken waar ze kunnen bijdragen aan de visie en missie van een organisatie. Dat sluit direct aan op een gastvrije werkcultuur.

Maggie Smith: Inderdaad. Ik probeer mensen duidelijk te maken: "Ik begrijp het. Misschien is dit niet het juiste moment om lid te worden van een comité, maar je kunt ook op andere manieren deelnemen." Je moet je mensen leren kennen, weten wat hun talenten en interesses zijn en hen op de juiste manier benaderen. Als ze nee zeggen, is dat prima. Misschien is het nu niet het juiste moment.

We zijn bovendien erg flexibel met de agenda's van mensen. Iemand kan vroeg beginnen en later zeggen: "Ik breng mijn zoon naar school." Dat is geen probleem. Ik begrijp niet waarom we nog vasthouden aan het achterhaalde idee dat werk tussen negen en vijf moet worden gedaan.

Tim Reitsma: Welke dingen werken volgens jou niet goed bij het creëren van een gastvrije werkcultuur?

Maggie Smith: Ik kan niet meteen een voorbeeld bedenken van iets dat je niet moet proberen, maar ik kan wel vertellen over momenten waarop iemand moeite deed. Jaren geleden, voordat ik aan een nieuwe baan begon, reed ik op een snelweg toen mijn telefoon ging. Het was mijn manager. Ze zei: "We zijn zo blij je volgende week te zien en kijken er echt naar uit." Het gesprek duurde misschien twee minuten. Ik dacht alleen maar: deze persoon dacht aan mij voordat ik er was.

Je moet er dus bewust over nadenken hoe je contact maakt en hoe je iemand zich welkom laat voelen. Onlangs begon er iemand aan de westkust terwijl ik aan de oostkust zit. We nodigden haar uit voor een kleine lunch, maar noemden het brunch. Ik stuurde haar een brunchmand. Ze woont op een eiland, dus DoorDash kon niet zomaar naar haar huis komen. Daarom stuurde ik haar een brunch in een doos. Dat deden we op haar eerste dag.

Tim Reitsma: Hoe houd je dat gevoel vast gedurende de hele periode dat iemand bij de organisatie werkt?

Maggie Smith: Onze CEO vindt dit ook belangrijk. We investeren tijd en middelen om onze managers hierin te trainen. Niet iedereen weet automatisch hoe je attent moet zijn. Voor mij gaat het om het aannemen van een soort gastvrijheidsmentaliteit.

Wanneer iemand bij Traliant begint, organiseert HR een HR-onboarding. We bespreken de normen van het bedrijf en vertellen mensen over onze programma's. We nodigen hen uit om mee te doen, maar begrijpen dat ze misschien druk bezig zijn met het leren van hun nieuwe baan.

We organiseren ook elke vier tot zes weken een bijeenkomst voor het hele bedrijf. Daar vertellen we hoe het bedrijf ervoor staat en vragen we hoe het met mensen gaat. Daarnaast delen we goede voorbeelden. Een manager vertelde bijvoorbeeld dat hij met zijn medewerkers een boekenclub had opgezet. Ze lezen momenteel Atomic Habits en bespreken dat samen.

Tim Reitsma: Dat creëert psychologische veiligheid en bevordert inclusie. Mensen kunnen het met elkaar eens of oneens zijn en daarover in gesprek gaan.

Maggie Smith: Precies. De manager had het boek voor iedereen besteld en naar huis gestuurd. Dat is geen grote investering. Vergeleken met de kosten van het vervangen van een medewerker die zich niet betrokken voelde, is het een kleine investering.

Tim Reitsma: Er zijn goede en verkeerde manieren om dit soort initiatieven te organiseren. Je moet rekening houden met de tijd en de omstandigheden van medewerkers en hen bij het proces betrekken.

Maggie Smith: Absoluut. Je kunt bijvoorbeeld een peiling starten en vragen welke boeken mensen interessant vinden. Bij Traliant stuur ik regelmatig korte enquêtes om de mening van medewerkers te vragen. We wilden bijvoorbeeld een betere oplossing voor mentale gezondheid bieden. Samen met onze CEO stuurden we een enquête om te ontdekken waar medewerkers behoefte aan hadden en waar we het beste in konden investeren.

Tim Reitsma: Het woord dat bij me opkomt is doelgerichtheid. Bepaal wat je werkcultuur betekent, neem er verantwoordelijkheid voor en wees er bewust mee bezig. Als je cultuur draait om mensen die alleen voor hun salaris werken, wees daar dan eerlijk over. Maar als je een warme, gastvrije en inclusieve cultuur wilt creëren, moet je daar consequent naar handelen.

Maggie Smith: Daar werken we hard aan. Onze CEO respecteert de vrije tijd van mensen, zoals avonden, weekenden, vakanties en feestdagen. Hij stuurde een e-mail naar het hele bedrijf waarin hij uitlegde dat mensen die in het weekend werken, de functie voor vertraagd verzenden kunnen gebruiken, zodat ze anderen niet storen die van hun weekend genieten.

We creëren trainingen en redden hier geen levens. Niets is zo dringend dat het 's avonds of in het weekend moet worden verstuurd.

Tim Reitsma: Wat is één ding dat iemand kan doen om een warme en gastvrije cultuur te bevorderen?

Maggie Smith: Leer je mensen kennen. Vraag wanneer ze beginnen wat buiten het werk belangrijk voor hen is. Ik probeer elke nieuwe medewerker te ontmoeten. Deze week begon iemand en ik ging bij de introductie langs om mezelf voor te stellen. Ik probeer één ding over die persoon te onthouden. Ik heb bijvoorbeeld ooit een band opgebouwd met iemand vanwege onze oranje katten. Die persoon stuurde me foto's van zijn kat en ik stuurde foto's terug.

Laat zien dat je oprecht om mensen geeft als persoon. Dat is volgens mij het belangrijkste.

Omdat we volledig op afstand werken, hebben we bij Traliant ook een virtuele pauzeruimte in Teams gecreëerd. Na een virtueel Halloween-evenement bleven mensen foto's van hun kinderen in kostuums delen. Toen dat stopte, vonden we dat jammer. Daarom lanceerden we de virtuele pauzeruimte.

Je moet mensen bewust bij zo'n initiatief betrekken. Ik zei vandaag bijvoorbeeld: "Ik drink mijn koffie hier in de virtuele pauzeruimte. Deel een kunstwerk dat bij jou thuis of op kantoor hangt." Ik deelde eerst een foto en dat werd het gesprek van de dag.

Morgen is het Veteranendag in de Verenigde Staten, dus organiseren we trivia in de pauzeruimte. De eerste persoon met het juiste antwoord krijgt een cadeaubon van 10 dollar voor Starbucks. Als ik in Canada was, zou ik meteen 20 dollar voor Tim Hortons weggeven.

Zo leren mensen elkaar op persoonlijk niveau kennen en komen ze in contact met collega's buiten hun eigen team.

Tim Reitsma: Dat zijn goede suggesties. Leer je mensen kennen en plan tijd in voor gesprekken die niet over werk gaan. Virtuele pauzeruimtes zijn bovendien kosteneffectief en eenvoudig. Ze bieden mensen een plek om even binnen te springen, iets te delen en weer verder te gaan. Dat bevordert verbinding zonder veel tijd te kosten.

Maggie Smith: We hebben ook een goed werknemersassistentieprogramma ingevoerd. We organiseerden een live training over welzijn tijdens de feestdagen en hoe je omgaat met de stress van het komende feestseizoen. We verplichten niemand om deel te nemen, maar creëren bewust de mogelijkheid voor mensen die dat willen.

Tim Reitsma: Maggie, het was een genoegen om met je te praten. Je hebt ook een artikel op onze website gedeeld en deelgenomen aan de interviewreeks Build A Better World of Work. Bedankt daarvoor.

Als luisteraars meer over je willen weten of vragen hebben over hoe je de cultuur daar bewust hebt ontworpen, hoe kunnen ze contact met je opnemen?

Maggie Smith: Ga naar LinkedIn. Ik ben daar te vinden als Maggie Smith. Er zijn waarschijnlijk een paar duizend mensen met die naam, maar ik woon in Richmond, Virginia. Dat maakt het iets eenvoudiger. Je kunt me ook bereiken via maggie.smith@traliant.com.

Tim Reitsma: Perfect. We zetten die links ook in de shownotes. Als je vragen hebt over de programma's die we hebben besproken of over het creëren van een warme en gastvrije werkcultuur op basis van inclusie, verbinding en doelgerichtheid, ga dan naar peoplemanagingpeople.com.

Bedankt dat je er was, Maggie.

En voor iedereen die luistert: ik waardeer jullie feedback. Stuur me een e-mail via Tim@peoplemanagingpeople.com. Als je ideeën hebt voor toekomstige afleveringen, horen we die graag. Like en abonneer je zoals altijd op onze podcast.

Maggie, geniet van de rest van je dag. En voor iedereen die luistert: geniet ook van de rest van je dag.