Hoe houd je virtuele teams verbonden (met Ben Hoffman van cityHUNT)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Tim ReitsmaOf je team nu verspreid werkt of op kantoor, betrokkenheid en verbinding zijn twee belangrijke ingrediënten voor het creëren van een gezonde werkplek. Maar hoe creëren en onderhouden we verbindingen in een virtuele wereld, bijvoorbeeld via online koffiemomenten of teamevenementen? Nou ja, beide zijn geweldig. In de aflevering van vandaag ga ik in gesprek over verbindingen in een virtuele wereld met Benjamin Hoffman, oprichter van cityHUNT, een bedrijf dat is gebouwd rond een eenvoudige missie: teams voorzien van sterkere, betekenisvollere relaties.

Bedankt dat je luistert. Ik ben Tim Reitsma, de vaste presentator van People Managing People. Welkom bij de podcast. Wij zijn mensen die mensen managen en we willen beter leidinggeven en managen. We zijn eigenaren, oprichters en ondernemers, middenmanagers en teamleiders die mensen aansturen. En ja, we doen aan personeelszaken, maar we zijn geen HR, in ieder geval niet in de traditionele zin. We hebben als missie om mensen te helpen hun teams en organisaties effectiever te leiden en te managen. Dus als je beter wilt leidinggeven en managen, als je een betere organisat leider en effectievere manager wilt worden, sluit je dan bij ons aan. Blijf naar de podcast luisteren voor de tips, trucs en hulpmiddelen die je nodig hebt om je mensen en organisatie effectiever te werven, te behouden, te managen en te leiden. En abonneer je tijdens het luisteren naar de show en meld je aan voor onze mailinglijst op peoplemanagingpeople.com om op de hoogte te blijven van alles wat er gebeurt.

Welkom bij de podcast. Ben, hoe gaat het met je?

Ben Hoffman Geweldig. Dank je. Ik ben superblij dat ik hier ben.

Tim ReitsmaOh, dat is geweldig. Vertel onze luisteraars eens wat over jezelf en je bedrijf. We willen graag weten wie je bent.

Ben HoffmanZeker. Ik ben dit bedrijf in 2000 begonnen aan NYU. Ik studeerde daar theater en stond op het punt af te studeren. Toen besloot ik dat ik niet echt theater wilde doen zoals het toen bestond, dus moest ik iets anders bedenken.

Samen met mijn toenmalige partner begonnen we voor de lol speurtochten en kroegentochten te organiseren met Polaroidcamera’s voor onze vrienden. Daarna vroegen mensen of we dit ook konden doen voor verjaardagsfeesten en vrijgezellenfeesten. We zeiden: ja hoor, het is ons leuke ding en we creëren een ervaring, een theatrale ervaring. Op een dag vroeg iemand: kunnen jullie dit ook doen voor een teambuildingevenement voor een bedrijf? Ik zei: zeker, wat is jullie budget? Ze vertelden hun budget en ik zei: ja, dat is precies wat we doen. We zijn natuurlijk een bedrijf voor teambuilding.

Daarna moest ik leren hoe je een teambuildingbedrijf opbouwt. Alles hing samen met wat ik ontdekte dat mijn passie was: positieve psychologie, gamificatie en hoe je dat allemaal kunt combineren. Zo is het begonnen. De afgelopen jaren heb ik veel van mijn energie en tijd verschoven naar mindfulness, bewustzijn en aanwezig zijn in het moment. Ik denk dat alles uiteindelijk door die lens stroomt. Zo hebben we ons ontwikkeld. We gingen van Polaroids naar digitale camera’s en begonnen nationaal uit te breiden. Eerst waren we alleen in New York actief, daarna door het hele land. Vervolgens kwamen die geweldige nieuwe iPhones uit, bouwden we apps en probeerden we echt te ontdekken hoe we, door met onze klanten te praten, ervaringen konden creëren waarin mensen zichzelf beter leerden kennen, elkaar beter leerden kennen en hun omgeving beter leerden waarderen.

Nu is een van die dingen veranderd. Mensen bevinden zich tijdens deze ervaringen niet meer zo vaak in dezelfde omgeving. Daarom hebben we een geheel nieuwe ervaring gecreëerd die is gebaseerd op de wereld waarin we nu leven. De afgelopen tijd is interessant, uitdagend maar ook geweldig en gelukkig geweest, met alles wat er gebeurt. Dus ik denk dat dat het antwoord is.

Tim ReitsmaJa, de wereld is zeker veranderd: van de begindagen van Polaroid naar digitaal, naar telefoons en nu een lockdown. Er buiten op uitgaan en een teambuildingevenement of speurtocht organiseren ziet er nu heel anders uit. Hoe hebben jullie in deze periode een nieuwe koers gekozen?

Ben HoffmanHet is drastisch anders. We groeiden enorm en ik had vorig jaar een volledig nieuw idee geïntroduceerd. In 2019 kreeg ik een ingeving: maak iets geweldigs voor anderen. Hoe ziet dat er echt uit? Hoe kunnen we dat opbouwen? We organiseerden veel bedrijfsevenementen en maakten die voor iedereen toegankelijk, werkten samen met non-profitorganisaties, brachten mensen naar buiten om te spelen en breidden onze technologie uit. We probeerden mensen de wereld in te krijgen, relaties op te bouwen en we groeiden fantastisch. Toen kwam maart en stopte alles abrupt. Alle bedrijfsactiviteiten vielen stil. We zeiden: oké, interessant. Wat doen we nu? We begonnen nieuwe spellen te bouwen via Zoom, met behulp van onze technologie en een ervaring met twee schermen. We hadden speurtochten, spelshows, kunstprojecten en mysteriespellen. We probeerden alles uit en experimenteerden. Onze klanten vroegen erom, dus we deden het. Maar eerlijk gezegd was het niet zo leuk als ik nodig had en als ik wilde dat het was. De verbinding ontstond niet. Mensen waren zo opgebrand door al die videoconferenties dat de ervaringen niet voldeden aan het niveau dat ik gewend was van wat we vroeger deden. Dus zei ik: laten we een stap terug doen.

Laten we alle gegevens verzamelen van al deze spellen en bekijken wat er gebeurt. Waar houden mensen van? Waar voelen ze verbinding? Waar voelen ze zich levend? Wanneer vergeten ze dat ze op Zoom zitten en gewoon leven, aanwezig zijn en spelen? Welke onderdelen van elk spel zorgen daarvoor? Dat hebben we gedaan. We begonnen gegevens te verzamelen en creëerden vervolgens een beste-van-ervaring. Dat is nu eigenlijk alles wat we aanbieden: we hebben de beste onderdelen van elk spel genomen en samengevoegd tot een ervaring van een uur waarin mensen vanuit het comfort van hun eigen huis kunnen spelen en toch een geweldige tijd hebben waarin ze contact met elkaar maken. Er wordt veel gelachen en glimlachen, en het tempo ligt hoog. Zo krijgen mensen een onderdeel van alle verschillende spellen. Er zal een moment zijn waar iedereen echt van geniet, en hopelijk veel momenten die mensen leuk vinden. Het belangrijkste is dat ze kunnen lachen en glimlachen en elkaar op een andere, lichtere manier kunnen zien dan ze elkaar de laatste tijd misschien hebben ervaren.

Tim ReitsmaIk sprak gisteren met een vriend over hoe mijn week eruitzag. Ik begon alle gesprekken en videogesprekken te tellen die ik had gehad. Op vrijdag komen een paar van ons aan het einde van de werkdag samen voor nog een videogesprek, meestal met een biertje in de hand. Dat is een geweldige manier om de dag af te sluiten. Maar ik ben het echt zat om mensen door een scherm te bekijken. Hoe zorgt het toevoegen van dat spelelement voor een diepere verbinding?

Ben HoffmanDat is precies wat het moet zijn, want het is moeilijk. Ik voel hetzelfde als jij. Ik ben er ook zo moe van. Ik probeer mezelf te beperken en het aantal vergaderingen dat ik plan te beperken. Wat gebeurt er? Moeten we dit echt doen? Kan ik meer tijd besteden aan iets anders?

Ik breng veel meer tijd door in de natuur. Tijdens onze spellen proberen we iedereen een moment te geven om te schitteren. Iedereen speelt bijvoorbeeld en dan zeggen we: hé, kun je jezelf op dempen zetten? Zeg allemaal hallo tegen Tim. Hé Tim, wat heb je als antwoord ingevuld? Wat is je favoriet? Dan begint iedereen mee te doen en praten we heen en weer. Dat is wat we bouwen: kleine momenten van verbinding waarin het voelt alsof je niet meer op Zoom zit. We krijgen feedback dat dit de beste videoconferentie is waar mensen ooit aan hebben deelgenomen. Mensen zeggen dat ze niet dachten dat dit leuk kon zijn. Door dingen aan te bieden en een boog in de ervaring te bouwen, krijgen we mensen daadwerkelijk in beweging. Aan het einde bewegen ze rond, zoeken ze dingen op, maken ze foto’s, komen ze terug en delen ze dingen. We hebben muziek, geweldige presentatoren en veel heen-en-weer gepraat. Je weet nooit wanneer je aan de beurt komt. Het lijkt een beetje op The Price Is Right: kom maar naar voren. We kunnen de reacties van mensen zien en je weet nooit wanneer je wordt gekozen. Daarna moedigt iedereen je aan.

Het is een prachtig moment wanneer je hele bedrijf je naam roept en voor je juicht omdat je het antwoord hebt gevonden. We houden ook enquêtes over bijvoorbeeld wat van honderd mensen ieders favoriete traktatie voor de feestdagen is. Zijn het koekjes, snoep? Wanneer je antwoordt, zegt iedereen: ja, je hebt het goed. Iedereen houdt van koekjes. Koop tien koekjes.

Tim ReitsmaHet is interessant dat er zo’n persoonlijk element in zit. We praten over cityHUNT en wat jullie aanbieden, maar er zit ook een persoonlijke kant aan. Het is niet zomaar een eendimensionaal: oké, we doen nu weer een online quiz. Waarom is het zo belangrijk om dat persoonlijke element toe te voegen? Je noemde de enquête: je vraagt mensen iets, krijgt antwoorden en wat doet dat eigenlijk voor hen?

Ben HoffmanBij al onze spellen, ook bij onze gewone activiteiten, proberen we altijd maatwerk te leveren. We willen weten wie mensen zijn, waarin ze geïnteresseerd zijn, naar hen luisteren en met hen meebewegen, zodat we het spel kunnen opbouwen. Dan voelt het niet als zomaar iets willekeurigs. Ik ben klaar met quizavonden en spelshows. Het moet relevant zijn. Het is leuk omdat je elkaar beter leert kennen, en dat is iets wat we zijn kwijtgeraakt. Op kantoor leren we elkaar bijna vanzelf kennen, zonder erbij na te denken, door de gesprekken en het geplaag. Online is dat hetzelfde? Het is leuk om te horen waarin mensen geïnteresseerd zijn en wat ze doen. We gebruiken tijdens onze spellen veel eten. Meestal hebben we een close-upronde met eten. Mensen vertellen dan over hun favoriete eten of over iets dat onlangs is veranderd: vind je dit lekker, vind je dat lekker? We willen de gesprekken voeren die nu niet plaatsvinden. We zijn dat soort gesprekken kwijtgeraakt. Waar voelen mensen zich prettig bij? Eten, wat doen ze voor plezier, welke boeken lezen ze? Dit soort dingen. Wanneer je dat allemaal deelt, hebben we het gevoel dat we iets zijn kwijtgeraakt. Vooral binnen bedrijven is de mogelijkheid om gewoon naar iemand toe te lopen en te zeggen: hé, hoe gaat het met je?

Ik hoorde van iemand bij een bedrijf waarbij ik betrokken ben dat die persoon zich bijna schuldig voelt wanneer die een gesprek voert dat niet over werk gaat. Als je allemaal op kantoor bent, haal je koffie of water en voer je het zogenoemde praatje bij de waterkoeler. Dat kan drie, vijf of zeven minuten duren. We hebben die gesprekken nu niet meer. Deze persoon zei dat die zich niet schuldig voelt wanneer die in iemands agenda kijkt en zegt: het lijkt erop dat die persoon vrij is. Misschien kunnen we even virtueel koffie drinken. Waarom is dat belangrijk? Mensen missen dit. In mijn betrokkenheidsenquêtes en gesprekken met mensen uit verschillende sectoren merk ik dat mensen die verbinding missen. Wat denk jij? Waarom is het zo belangrijk?

We zijn mensen, toch? Verbinding maken is wat we doen. We houden ervan om op een dieper niveau contact te maken en samen ruimte te houden.

We houden van gemeenschap. We willen samen zijn.

Diep in ons hart genieten we allemaal van die momenten, zelfs als we niet precies weten waar de woorden over gaan. Gewoon samen ruimte houden en aanwezig zijn. Dat is waar we vandaan komen; we zijn een groep. Als je je geïsoleerd voelt, isoleert dat je. In het begin gebruikten we de term dat onze ervaring een tegengif tegen isolement moest zijn, omdat ik dat zo vaak hoorde. Mensen voelden zich geïsoleerd van anderen en van klanten. We vroegen ons af: kunnen we een ervaring creëren waarin mensen voelen dat ze deel uitmaken van een gemeenschap, van iets dat groter is dan henzelf? Kunnen ze aanwezig zijn in het moment in plaats van opgeslokt te worden door angst voor de toekomst of zorgen over het verleden? Wanneer we met anderen zijn, helpt dat ons. Ik denk dat echt geluk voortkomt uit aanwezig zijn: hier zijn, nu zijn. Met andere mensen is dat veel gemakkelijker dan wanneer je dag na dag alleen bent met je gedachten en naar een computerscherm kijkt.

Tim ReitsmaHet is dus enorm belangrijk. We zijn mensen en we gedijen bij verbinding. Ik heb nog nooit iemand echt tegen dat idee horen ingaan. We gedijen bij verbinding. Gisteren vertelde ik mijn partner dat we een boodschap buiten de deur hadden gedaan. Ik dacht: ik wil vandaag gewoon buiten zijn. Ik wil niet naar huis, omdat ik andere mensen had gezien in plaats van naar een muur of computerscherm te staren. Voor de mensen die luisteren — oprichters, managers of mensen die in een organisatie werken — wat kunnen we anders doen om verbinding te stimuleren? We praten over hoe belangrijk het is. Wat denk jij dat we kunnen doen dat misschien anders is?

Ben HoffmanIk denk dat je vragen moet stellen, moet luisteren en ruimte moet houden zonder het probleem te proberen op te lossen. Virtueel is dat moeilijk, maar soms is het goed om mensen gewoon te vragen hoe het met ze gaat. Doen we dit echt in het bedrijfsleven? Met mijn teams doe ik dat wel. We hebben altijd een dagelijks gesprek. We beginnen met: wat is er geweldig? Wat is er iets geweldigs dat met je gebeurt, en is er iets geweldigs op het werk dat je wilt delen? Daarna vragen we: is er iets dat nog geweldiger kan? Dat noemen we een EMA. We hebben niet veel vergaderingen; we doen alleen deze ene vergadering per dag en die gaat vrij snel. Ik wil gewoon weten hoe het leven van mensen eruitziet. Het is mooi. Ik weet wat mijn team doet en waar ze mee bezig zijn, en we kunnen tijdens die gesprekken ruimte voor elkaar houden. We vieren wat goed gaat en werken vervolgens aan zaken die aandacht nodig hebben. Soms gaat het om iets in hun privéleven, soms om iets waarvoor ze hulp nodig hebben op het werk. Ze weten dat ze zich in een veilige ruimte bevinden, een soort kader zonder veel oordeel waarin je gewoon samen aanwezig kunt zijn. Elke dag weet ik wat veel mensen hebben gegeten of wat ze hebben gezien.

Ze vertellen bijvoorbeeld dat ze een boodschap hebben gedaan, een wandeling hebben gemaakt of met hun honden hebben gelopen. Dan juich ik dat toe. Iemand zegt misschien: ik heb een dutje gedaan. Ik heb tijd genomen om een dutje te doen. Ook dat moedig ik aan. Als CEO maakte mijn team daar grappen over. We praatten over de beste strategieën voor dutjes. Ze vonden het vreemd dat ik daarover sprak. Ik zei: ik wil dat je volledig jezelf kunt zijn. Als je een dutje nodig hebt om volledig opgeladen en aanwezig te zijn, heb ik liever dat je niet werkt en voor jezelf zorgt. Wanneer je er wel bent, kun je aanwezig zijn, je verbonden voelen en niet opgebrand raken.

Ik weet niet hoe ik het anders moet omschrijven. Het voelt bijna als een locomotief die maar doordendert. Mensen vertellen me dat ze geïsoleerd raken. Ik vraag me af: hoe kun je voor jezelf zorgen en hoe kan ik dat als bedrijfsleider ondersteunen? In het Sanskriet heet dat maitri. Ik hoorde onlangs het idee van liefdevolle vriendelijkheid voor jezelf. Dat vind ik belangrijk. Ik zeg in ieder geval tegen mijn team: het is goed, zorg voor jezelf zodat je voor anderen kunt zorgen.

Tim ReitsmaMijn gedachten draaien rond. In mijn werk hebben we het over het verminderen van stress, maar we kunnen stress ook anders benaderen. Hoe zorgen we voor onszelf? Wat betekent dat voor ons? Ik wil even een stap terugdoen, want door wat je beschrijft vragen luisteraars zich misschien af: hoe heb je zo’n niveau van kwetsbaarheid in het team gecreëerd dat mensen zeggen: ik moet vandaag even een dutje doen of ik moet een wandeling maken? Hoe ben je daar gekomen?

Ben HoffmanDoor zelf kwetsbaar te zijn. Het begint van bovenaf. Mensen weten wat er speelt. Ik probeer zo aanwezig en bewust mogelijk te zijn. We doen samen ademhalingsoefeningen. Dat is niet verplicht, maar ik doe ademwerk met mensen en ben er voor hen. Als ik ondersteuning nodig heb, geef ik dat ook aan. Als ik dit doe, weten zij dat ik hier echt naar leef. Mijn hoop is dat ik volledig mezelf kan zijn en het licht in mezelf kan vinden, zodat ik het naar anderen kan laten schijnen. Dat vertel ik hen ook: wat heb jij nodig? Ze weten dat ik mij hier in mijn levensstijl aan verbind, omdat ik het voortdurend deel. De rest van het werk vloeit daaruit voort. Als je die liefde en dat licht niet in jezelf opbouwt en naar anderen kunt laten schijnen, maar volledig naar buiten gericht blijft, zul je nooit echt aanwezig kunnen zijn bij mensen. We willen ruimte houden, compassievol zijn, plezier hebben en geweldig zijn. Daarvoor moeten we eerst voor onszelf zorgen. Als ik van hen vraag dat ze kwetsbaar zijn, moet ik dat zelf ook volledig zijn. Ik praat over mijn meditaties, mijn dutjes en alles wat ik doe voor zelfzorg. Ze weten dat dit een groot onderdeel van mijn leven is. Tijdens COVID besefte ik vooral dat zij voor zichzelf moeten zorgen voordat ze voor anderen kunnen zorgen. Ik had een groot deel van mijn leven, ook binnen dit bedrijf, mijn identiteit verbonden aan hoeveel miljoenen mensen ik kon bereiken, de erkenning en het applaus, en die geweldige evenementen. Toen stopte dat allemaal. Ik dacht: wow, ik ben echt moe. Ik vertelde mijn team dat ik pijn had en niet besefte hoe moe ik was. Financieel succes is prettig, maar ook de energie van mensen die zeggen: wat een geweldig evenement, hartelijk dank. Toen dat in maart abrupt ophield, was dat voor het eerst in lange tijd niet meer wie ik was, omdat het niet meer bestond.

Ik moest daar eerlijk naar kijken. Ik vertelde het team dat ik werk te doen had, zodat ik, wanneer alles weer op gang komt, daar niet zo aan vastzit. Zo kan ik meer aanwezig zijn bij hen, bij onze klanten en bij onze partners terwijl we groeien. Ik weet dat dit misschien een beetje vreemd klinkt en dat mensen dit misschien niet vaak zeggen, maar dit is wat er met mij gebeurde. Deze periode brak me op een onverwachte manier. Er speelde ook veel op persoonlijk vlak. Ik was daar open over met mijn team, deelde wat ik deed en vertelde dat ook dit voorbij zou gaan. Ik verborg niets, althans ik probeerde in elk moment zo eerlijk mogelijk te zijn.

Tim ReitsmaHet woord kwetsbaarheid maakt mensen waarschijnlijk bang. Het is een beetje eng, toch? Je stelt jezelf open. Bij kwetsbaarheid hoort volgens mij ook empathie. Als iemand kwetsbaar is en iets deelt, moet je daar empathisch mee omgaan. In maart kwam de wereld vrijwel tot stilstand. We moesten kwetsbaar zijn en onze teams met empathie benaderen, omdat we niet altijd weten wat er in hun leven of thuis gebeurt. Kunnen ze thuis een kantoor inrichten? Beginnend bij kwetsbaarheid en leidend met empathie: draagt dat volgens jou echt bij aan het creëren van verbinding?

Ben HoffmanZeker. Ik zou daar aanwezigheid aan toevoegen: in het moment zijn.

Tim ReitsmaJa, absoluut.

Ben HoffmanAl die dingen komen terug bij één idee: wat je ook moet doen om aanwezig te zijn. Kan ik hier nu bij jou zijn?

Ongeacht wat er om ons heen gebeurt, dat is verbinding. Als je niet bij jezelf kunt zijn in een stille ruimte, is het erg moeilijk om die ruimte met anderen te delen.

Tim ReitsmaAbsoluut. In de virtuele wereld hoor ik van veel mensen dat Slack voortdurend berichten stuurt, e-mails binnenkomen en sms’jes verschijnen. Vroeger gebeurde dat bij de waterkoeler, wanneer je langs iemands bureau of kantoor liep en iets kon vragen. Nu word je digitaal in tien verschillende richtingen getrokken. Onze verbindingen zijn virtueel geworden in plaats van persoonlijk en menselijk. Merk je dat jij en je team, of de bedrijven waarvoor jullie teambuildingevenementen organiseren, dit kunnen overwinnen? We raakten het al even aan: door het zo leuk te maken dat het niet eens voelt alsof je in een Zoomgesprek zit. Hoe creëer je zo’n omgeving?

Ben HoffmanDat is het eerste. Toen bedrijven ons inschakelden, zei ik: ik doe geen evenement meer totdat het iets geweldigs is dat niet voelt als alles waar mensen al doorheen gaan. Dat was een belofte aan mijn team en ik heb het gevoel dat we die waarmaken. We hebben ontdekt hoe we een ervaring kunnen creëren. In het dagelijks werk met mijn team probeer ik mijn vergaderingen, interacties en Slackgebruik te beperken. Ik probeer bewust te zijn van het moment waarop ik iets stuur en besef dat ik dan iemands leven binnenkom. Moet ik dit sturen? Hoe ziet dat eruit? Hoe plan ik mijn dag zo dat ik dat beperk? Ik wil niet dat we werken om het werken. Is er een bewuste manier om digitaal te communiceren? Ik moedig mijn team aan daarover na te denken: haal adem en neem een pauze.

Tim ReitsmaDat vind ik goed.

Ben HoffmanMoet je nu antwoorden? Neem even pauze en vertraag.

Tim ReitsmaJe spreekt me nu rechtstreeks aan. Ik kijk naar al die ongelezen Slackberichten en e-mails en denk: oké, dingen gebeuren op hun tijd. Ik ben in ieder geval iemand die mensen nodig heeft. Ik moet iemand op video zien om verbinding te maken. Ik gebruik veel handgebaren en moet visuele signalen kunnen zien. Voor mensen die meer betekenisvolle en diepere verbinding willen creëren: wat raad je aan? Ik vind het fijn om voor de camera te zitten, maar de persoon aan de andere kant denkt misschien: nee, alsjeblieft, niet nog een videogesprek.

Ben HoffmanTijdens onze spellen merkten we iets grappigs. In het begin zeiden we dat iedereen de camera aan moest hebben. Toen dacht ik: mensen willen misschien helemaal niet op camera. Laten we experimenteren. We maakten grotere ruimtes en lieten mensen publiek zijn, omdat het leuk is om te kijken. Sommige mensen willen alleen toeschouwer zijn en dat is prima. Anderen willen worden gekozen en dat is ook prima. Als je wilt worden gekozen en wilt meedoen, zet dan je camera aan. Zo niet, dan niet. Je moet mensen ontmoeten waar ze zijn. Sommige mensen willen dat soort communicatie. Eerst dacht ik dat iedereen net als ik was. Maar dat was mijn fout. Toen deden we een experiment en lieten we mensen die niet op camera wilden gewoon toeschouwer zijn of meespelen zonder camera. Ze vinden dat geweldig, omdat ze kunnen kijken en genieten en hun vrienden zien. Voor hen geeft dat energie. Voor mij geeft op camera zijn energie. We moeten dus begrijpen hoe verschillende mensen zich verbonden en energiek voelen, en niet alleen vanuit ons eigen perspectief kijken. Dat is ook empathie.

Ik besteed veel tijd aan communicatie en heb bepaalde afspraken met mijn team. Ik beantwoord een e-mail binnen 24 kantooruren. Als je dezelfde dag iets nodig hebt, stuur je mij een sms. Als het dringend is, bel je mij en neem ik contact met je op. Zo weten zij hoe ze contact met mij moeten opnemen. Wij noemen dat onze communicatie van het geweldige. Iedereen heeft daarmee ingestemd. Als je dat niet kunt volgen en opnieuw moet afstemmen, is dat ook goed.

Onze gesprekken, informele momenten en Slack zijn voor plezier. Daar hoeft niet per se werk te gebeuren en je hoeft niet te verwachten dat iemand antwoordt. Als je iets wilt vastleggen, stuur je het via de juiste documentatie. Als je snel iets nodig hebt, stuur je een sms. Als het onmiddellijk nodig is, bel je me en bel ik zo snel mogelijk terug. Zo zijn we allemaal op één lijn. Iedereen die bij ons komt werken en al onze partners horen hierover. Wat zijn de verwachtingen? Veel lijden en verdriet ontstaan doordat ik verwachtingen heb over hoe jij communiceert en jij verwachtingen hebt over hoe ik communiceer. Als we niet op één lijn zitten, lijden we allebei omdat we het gevoel hebben dat de ander niet luistert of geen verbinding maakt. Eigenlijk zijn het vooral de verwachtingen die niet kloppen.

Tim ReitsmaIk vind het geweldig dat je dat noemt. Ik heb met verschillende collega’s bij verschillende bedrijven interessante gesprekken gehad over communicatie. Ik houd van ‘de communicatie van het geweldige’. Het gaat inderdaad om verwachtingen, ook wanneer iemand nieuw in een team komt of wanneer je opnieuw zegt: zo communiceren we. Die afstemming is zo belangrijk.

Ben HoffmanJe moet mensen ook keuze geven. Ik vraag: ben je het hiermee eens? Zo doen we het. Wil je op een andere manier communiceren? Laat het weten, dan proberen we dat. Ik dwing niemand daartoe, want dat zou ook niet eerlijk zijn. Wanneer iemand begint, vraag ik: is dit goed voor je? Voelt dit voor jou als een goede manier? Zo niet, dan zoeken we iets dat wel bij je past, zodat we op één lijn zitten. Tot nu toe vinden de mensen die met onze teams werken dat logisch. Het maakt het leven gemakkelijker: één ding minder om over te twijfelen.

Tim ReitsmaJe besteedt zoveel tijd aan het lezen tussen de regels en aan miscommunicatie. Ik zag gisteren gegevens over miscommunicatie binnen organisaties en de mogelijke kosten ervan. Die zijn astronomisch. We praten over verbinding in een virtuele wereld en communicatie maakt daar deel van uit. We moeten uitzoeken hoe we met elkaar communiceren, zeker als we niet langs elkaar kunnen lopen en bij de waterkoeler kunnen praten. Je vertelde wat jullie doen tijdens teambuildingevenementen. Ik vind ook je dagelijkse gesprek, het geweldige en het nog geweldigere, en je communicatie van het geweldige interessant. Het klinkt alsof ‘geweldig’ een van de kernwaarden van cityHUNT is.

Ben HoffmanDat is het. Vorig jaar draaide alles om meer geweldigs creëren voor anderen. We waren enorm aan het groeien. Onlangs heb ik die insteek met mijn team verschoven. Ik zei: ik houd daarvan, maar diep in mijn hart voel ik het idee om samen geweldiger te zijn. Ik voel me veel meer verbonden met iedereen met wie we bouwen. Dat is ook een verschuiving die ik in de samenleving zie. Sommige mensen consumeren en anderen creëren; soms consumeer ik en soms creëer ik. Nu zie ik veel meer samen-zijn in ervaringen. Dat is de verschuiving die ik met het team maak. Ik wil dat moment waarop iedereen samen denkt: oh. Dat is wat ik in mijn eigen leven geweldig vind: verbinding. Wanneer ik ‘geweldig’ zeg, bedoel ik echt dat moment waarop iedereen samen verbaasd of geraakt is.

Wanneer ik mensen in een videoconferentie als in The Brady Bunch zie, is dat het beste. Als we een antwoord bekendmaken, zegt iedereen: oh, ik had het fout, of: oh, ik had het goed. Tijdens spellen gebeurt dat vaak. Er is dus veel gewéldigs gaande.

Tim ReitsmaEen paar weken geleden deden we in onze wereldwijde organisatie iets eenvoudigs: twee waarheden en een leugen. We verdeelden iedereen in groepen en binnen een half uur leerden we veel over elkaar. We ontdekten ook wie de meest uitgebreide leugens kon vertellen, wat leuk was. We lachten samen. Er is niet veel nodig om verbinding en betekenis in organisaties te creëren. Het kan snel en hoeft niet geforceerd te zijn. Ik hoor steeds vaker de term ‘geforceerd plezier’. We willen mensen daar nooit toe dwingen. Je zei dat er bij een virtueel teamevenement ook een publiek kan zijn. Je hoeft niet mee te doen als je dat niet wilt. Heb je die term gehoord en komt dat ter sprake?

Ben HoffmanZeker. Daar vechten we tegen. Ik wil nooit dat het zo voelt. We moeten het samen doen en er samen voor gaan. Wat het ook voor jou betekent, zoek je eigen plek zodat je er optimaal van kunt genieten. Ik wil mensen daar niet toe dwingen. We gebruiken veel wetenschap uit de positieve psychologie bij het bouwen van spellen, zodat mensen kunnen meedoen op de manier die bij hen past.

In de digitale wereld heb ik geleerd dat er verschillende niveaus zijn. Bij een gewone speurtocht heb je mensen die puzzels oplossen, mensen die vooral van foto’s houden en mensen die video’s leuk vinden. We proberen altijd ruimte te bieden voor al die voorkeuren. We beginnen ook weer met spellen op afstand waarbij mensen buiten actief zijn, op een verantwoorde manier. Iedereen in het team moet een plek kunnen vinden waar die zich prettig voelt. Wat voor mij leuk is, is niet noodzakelijk leuk voor jou. Kun je een ervaring bouwen die divers genoeg is zodat iedereen een moment en een eigen plek vindt?

Dat is mooi: je ziet mensen terechtkomen op de plek waar ze zich prettig voelen. Ik moest mezelf corrigeren toen we deze spellen bouwden. We ontdekten dat toeschouwers het geweldig kunnen hebben. Voor hen is dat de leuke activiteit. Ze hoeven niet op camera en willen dat misschien ook niet, maar ze doen energetiek mee door mensen aan te moedigen en aanwezig te zijn. Daarna praten mensen erover. Dat zijn ook de belangrijke momenten. Als je een gedeelde ervaring hebt, kun je die meenemen. Mijn hoop is dat het niet eindigt wanneer het evenement voorbij is. Je kunt praten over wat er gebeurde en daar samen plezier aan beleven. Sommige klanten blijven na afloop online voor een feestje, omdat iedereen energetiek op een goede plek zit.

Een ander belangrijk punt is afleiding uitschakelen. Kun je alles anders uitzetten? Zet al je meldingen uit en wees gewoon bij elkaar, wat je ook doet. Dat is volgens mij de ultieme truc. Als ik bij jou ben, ben ik bij jou. Ik heb geen nieuwsvenster open, Slack maakt geen geluid en niemand trekt aan me. Ik kan me niet echt aanwezig voelen bij iemand als alles blijft zoemen en mensen mijn aandacht opeisen. Bedrijven mogen zeggen: het is goed om even niet beschikbaar te zijn. Ik vertel mijn team dat het prima is wanneer ze niet beschikbaar zijn, omdat dat betekent dat ze iets doen waarvoor focus en aanwezigheid nodig zijn.

Tim ReitsmaHet gaat er inderdaad om dat je mensen mag zeggen: nu is geen goed moment om te praten. Of: ik zie dat je me zes keer hebt gebeld, maar kunnen we over een uur praten? We begrijpen dat. Ik ben er zelf ook schuldig aan dat ik vraag: heb je nu even tijd voor een snel gesprek? Vaak krijg ik een ja. Maar als je je in de schoenen van de ander verplaatst en empathie toont, vraag je misschien eerst toestemming, plan je iets in of reserveer je tijd voor een goed, diepgaand gesprek. Ook met mijn kinderen gebeurt dit. Ze komen mijn thuiskantoor binnen terwijl ik midden in iets zit. Voor ik het weet heb ik ja gezegd tegen meer snoep of televisie kijken omdat ik niet mijn volledige aandacht gaf. Dan ontstaat een oppervlakkige verbinding in plaats van een diepe.

Ben HoffmanJa, precies. Soms helpt het om even te pauzeren. Als ik iemand wil benaderen, vraag ik mezelf af: moet ik nu contact opnemen? Wat is de beste manier? Kan het wachten tot onze dagelijkse vergadering? Moet ik dit echt nu weten? Er zijn maar weinig dingen dringend. Je ontdekt dat iets belangrijk is, maar niet per se binnen vijf minuten moet gebeuren. Als je jezelf die vraag stelt, wat gebeurt er als ik wacht? Dan blijkt vaak dat het prima is. Ik stuur een bericht en weet dankzij onze afspraken meestal wanneer ik antwoord krijg.

Dat brengt ons weer bij de communicatie van het geweldige. Ook met mijn kinderen hebben we afspraken over wanneer ik ruimte heb en wanneer ik aanwezig kan zijn. Het is moeilijk, want ik houd van hen en hun energie is prachtig. Maar soms bewijs ik hun geen dienst door niet echt naar hen te luisteren en meerdere dingen tegelijk te proberen. Het werk wordt niet goed gedaan en zij raken gefrustreerd omdat ik geen echte aandacht geef. Ik stel hen alleen maar gerust. Het gaat om behagen versus werkelijk aanwezig zijn.

Tim ReitsmaDat vind ik geweldig. Er zit veel wijsheid in aanwezig zijn. Het brengt ons terug bij het onderwerp van de podcast: verbinding creëren in een virtuele wereld. We hebben belangrijke aspecten besproken, maar uiteindelijk komt het erop neer dat je aanwezig moet zijn om verbinding te creëren. Ik zie mezelf naast het koffieapparaat op kantoor staan, op een plek waar ik nu niet meer kom. Je bent volledig aanwezig, zonder afleidingen of meldingen, en praat over het leven met die persoon. Het is belangrijk om die ruimte vrij te maken.

Ben HoffmanInderdaad. Vaak laat je je telefoon liggen en ben je er gewoon: jij, de ander en de koffie, zonder verborgen agenda. Je hebt niets van de ander nodig. Soms wel, maar vaak zijn dat juist de magische momenten waarop ik bij iemand kan zijn zonder iets van die persoon nodig te hebben en zonder dat die persoon iets van mij probeert te krijgen. We zijn er gewoon. Dat is menselijke verbinding. Soms beseffen we in een fractie van een seconde dat we allebei gewoon aanwezig zijn in dezelfde ruimte en van dat moment genieten.

Ik doe aan het einde van al onze gesprekken een ademhalingsoefening met mijn team. Ik ben ook betrokken bij een ander bedrijf, Breath Pollution. Elke dag om twaalf uur kunnen mensen een app gebruiken. Het doel is om een miljard mensen eenmaal per dag één minuut samen te laten ademen. Je sluit je ogen en ademt samen in en uit. Biochemisch kan je hartslag zich synchroniseren, je geest en ademhaling komen op één lijn en al het andere kan wegvallen. Je ademt gewoon samen met die persoon.

Dit zijn mijn kleine hulpmiddelen, mijn gereedschapskist, die ik voor mezelf heb ontwikkeld en met mijn team en klanten deel. Het kost een minuut. Ik begin vaak elke vergadering zo, zelfs podcasts. Ik vraag dan: kunnen we aan het begin een minuut samen ademen? Het klinkt misschien vreemd, maar er is veel wetenschap achter het nemen van zo’n moment. Kun je een minuut nemen en gewoon samen zijn? Is dat genoeg?

Tim ReitsmaDat is geweldig. Er zit zoveel in over hoe je jezelf voorbereidt om in het moment aanwezig te zijn en zo verbinding creëert, persoonlijk of niet. Je hoofd leegmaken, je op één ding richten, je ademhaling volgen en diep ademhalen in plaats van oppervlakkig vanuit je borst. Ik weet wat ik na deze podcast ga doen: tijd besteden aan ademhaling. We verliezen onszelf vaak in de drukte. Mijn agenda zit vijf dagen per week bijna elk uur vol. Het is altijd maar doorgaan.

We moeten een minuut voor onszelf nemen. Als we geen verbinding met onszelf kunnen maken, hoe kunnen we dan verbinding maken met anderen? Nu we de podcast afronden ben ik benieuwd naar jouw belangrijkste advies voor iemand die luistert. Misschien een oprichter die iets in de organisatie wil implementeren, een manager die iets anders wil doen met het team, of iemand die gewoon een praktische manier zoekt om verbinding te creëren. Wat is één belangrijk punt dat je wilt meegeven?

Ben HoffmanDat is een goede vraag. Het hangt af van de cultuur van het team en van wat mensen nodig hebben. Iedereen bevindt zich op een andere plek. Er zijn eenvoudige hulpmiddelen. De belangrijkste truc die ik meteen zou noemen, is één minuut samen ademen. Het vertraagt alles en kan enorm helpen. Aan het begin van een vergadering merk ik dat gesprekken veel beter verlopen. Ik ben meer aanwezig en meer betrokken bij de ander. Als ik begin met samen ademen, verlopen onze gesprekken beter. Vaak eindigen of beginnen we onze vergaderingen zo: één minuut.

Vergeet daarnaast teambuilding niet, op welke manier je die ook organiseert. Als je alleen een videogesprek als hulpmiddel hebt, hoe kun je dat gebruiken om gemeenschap te creëren, samen te lachen en die momenten van verwondering te ervaren? Wanneer ik aan koffie of de waterkoeler denk, zie ik mensen lachen. Ik weet niet eens waarom ze lachen. Misschien loop ik langs en lachen ze gewoon. Kun je ervaringen creëren waarin mensen samen lachen? Misschien missen we dat: hoe is het om in een ruimte te zijn waarin iedereen samen lacht en elkaar aanmoedigt?

We organiseren momenteel veel eindejaarsfeesten en zijn bijna uitverkocht omdat er weinig andere opties zijn. We hebben een leuke virtuele eindejaarservaring gecreëerd waarin we de beste onderdelen van alles wat we hebben gedaan combineren met een feestelijk thema, tekenactiviteiten, speurtochten en andere onderdelen. We proberen de energie van een feest te creëren. Het is niet verdwenen; we geven het opnieuw vorm en bedenken het opnieuw. Wat is het beste onderdeel van een feest wanneer het gezond en succesvol is? Volgens mij zijn dat de momenten waarop iedereen samen lacht, glimlacht, elkaar aanmoedigt en aanwezig is. Zoek manieren om dat virtueel te doen. Het is mogelijk; wij hebben het gezien.

Tim ReitsmaDat is geweldig. Zelfs als je een eindejaarsfeest plant, moet je nadenken over de doelen die je wilt bereiken. Als het een virtuele bijeenkomst is, wat hoop je dan met het evenement te creëren? Is het alleen een cadeaubon naar mensen sturen, of wil je een ervaring creëren? Dat is geweldig advies. Mensen kunnen je vinden op cityHUNT.com, klopt dat?

Ben HoffmanJa. Ik werk ook aan een boek.

Je kunt naar mijn website BenjamínPeaceHoffman.com gaan om te zien waaraan ik werk. Ik verzamel ideeën over mindfulness, teambuilding, overvloed in werk en leven, fysieke en emotionele vitaliteit en financiële duurzaamheid. Dat zijn de drie onderdelen die ik heb ontdekt als hardwerkende ondernemer. Ik probeer te verschuiven naar een sociaal bewuste ondernemer met meer overvloed, zowel op het werk als in het leven. Ik werk aan een boek waarin ik dat verhaal vertel en open ben over het licht, de schaduw en het harde werk waar we allemaal samen doorheen gaan. Ook deel ik hulpmiddelen die veel geweldige mensen mij hebben gegeven.

Dus: cityHUNT.com. We helpen graag iedereen. Onze kernboodschap is: maak iets geweldigs voor anderen. We werken momenteel veel met fondsenwervers. We hebben bijvoorbeeld een groot programma gedaan met de American Cancer Society, omdat zij hun gewone estafettes en races niet konden organiseren. We hebben ervaringen voor hen gecreëerd. Daarnaast organiseren we veel virtuele teambuilding, vooral virtuele eindejaarsfeesten in de komende maanden.

Je kunt informatie over mij op die twee plekken vinden. Ik ben niet echt actief op sociale media. Ik neem momenteel even pauze. Dat zijn dus de twee plekken waar ik te vinden ben. Dat kan veranderen, maar zo is het nu.

Tim ReitsmaGoed. Voor iedereen die luistert: als je teambuildingevenementen overweegt, heeft Ben een geweldig artikel geschreven voor peoplemanagingpeople.com.

Ga dus ook naar de website en abonneer je, zodat je de geweldige artikelen die daar verschijnen niet mist. Het was een genoegen om vandaag met je te praten. Ik waardeer het enorm dat je erbij was.

Ben HoffmanIk waardeer jou ook. Dit was mooi. Ik houd echt van het werk dat je doet om mensen te helpen contact met elkaar te maken op diepere en betekenisvollere manieren. Wat is er nog meer dan dat?

Tim Reitsma Helemaal mee eens. Aan al onze luisteraars: ga als je de kans krijgt naar onze website en abonneer je. Laat ons ook weten over welke onderwerpen je meer wilt horen en geef ons feedback over wat je goed vindt en waar je meer van wilt horen. Een fijne middag allemaal en tot snel.