5 eenvoudige stappen om een onvoldoende presterende medewerker te begeleiden
Een werknemer die onder de maat presteert, is iemand die niet aan duidelijke verwachtingen op het werk voldoet, bijvoorbeeld door deadlines niet te halen, onvoldoende kwaliteit te leveren of voortdurend te laat te komen.
In dit artikel laat ik zien hoe je ondermaatse prestaties herkent, waarom het belangrijk is om ze aan te pakken en neem ik je mee door vijf eenvoudige stappen om werknemers die niet helemaal aan de verwachtingen voldoen te begeleiden en te ondersteunen.
Wat zijn je opties bij het omgaan met een werknemer die onder de maat presteert?
Er zijn veel voorbeelden van ondermaatse prestaties, oftewel situaties waarin een werknemer niet aan prestatienormen of verwachtingen voldoet, zoals:
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
- Slechte kwaliteit van het werk
- Niet in staat zijn om doelen of deadlines te halen
- Aanhoudende conflicten met anderen
- Slecht tijdmanagement
- Overmatig verzuim of te laat komen
- Ongehoorzaamheid.
Om ondermaatse prestaties effectief aan te pakken, moet je duidelijke methoden voor prestatieverbetering toepassen om werknemers naar verbetering te begeleiden en optimaal gebruik te maken van je instrumenten voor prestatiemanagement. Wanneer een teamlid op een bepaald gebied van het werk slecht presteert, kun je:
- Het probleem negeren: je kop in het zand steken en hopen dat de slechte prestaties op wonderbaarlijke wijze vanzelf verdwijnen.
- De werknemer ontslaan: het dienstverband van je teamlid beëindigen en iemand nieuw aannemen.
- Het werk van de werknemer overnemen: inspringen en de onderdelen van het werk waarin de werknemer onder de maat presteert zelf uitvoeren.
- De werknemer naar een andere functie overplaatsen: in de huidige functie presteert de werknemer onder de maat, maar misschien zou diegene het in een andere functie beter doen.
- Het prestatieprobleem oplossen: een gestructureerd proces voor prestatieverbetering invoeren, dat aanvullende training en ontwikkeling kan omvatten.
Hoewel dit artikel zich richt op optie ‘5’ hierboven, meestal omdat dit de beste optie is om eerst te onderzoeken, is dit niet altijd de juiste optie.
Waarom het belangrijk is om slechte prestaties aan te pakken
Omgaan met problemen met moeilijke teamleden is cruciaal bij het aanpakken en verbeteren van ondermaatse prestaties op de werkvloer. Houd bij het kiezen uit een van de hierboven beschreven opties rekening met het volgende:
- Kosten van personeelsverloop: volgens Benefit News kan één ontslag een bedrijf tot een derde van het jaarsalaris van de werknemer kosten. Twee derde van deze kosten kan voortkomen uit zaken zoals verminderde productiviteit en het inwerken van iemand nieuw, terwijl het andere derde bestaat uit ‘harde’ kosten zoals werving.
- Invloed op het moreel van het team: tenzij de werknemer die onder de maat presteert in een afgesloten omgeving werkt, is de kans groot dat diens collega's op de een of andere manier negatief worden beïnvloed door de prestaties. Dit zal ook zichtbaar worden in beoordelingen van teamprestaties . Het probleem negeren of het werk voor de werknemer doen, geeft de rest van je team niet de juiste boodschap en draagt niet bij aan een cultuur van hoge prestaties.
- Respect voor werknemers: iemand ontslaan lijkt soms de gemakkelijkste weg, maar als je ‘te snel naar het wapen grijpt’, vooral wanneer het om een probleem gaat dat met enige inspanning kan worden opgelost, kan je team dat zien als een gebrek aan respect voor de mensen voor wie je verantwoordelijk bent. Dit kan gevoelens van psychologische veiligheid ondermijnen.
- Kosten van het verbeteren van prestaties: soms is het eenvoudigweg te duur, te tijdrovend of om andere redenen onmogelijk om een werknemer die onder de maat presteert beter te laten presteren. In zulke gevallen moet je wellicht de moeilijke beslissing nemen om iemand te ontslaan of naar een andere functie over te plaatsen.
Managers vertrouwen op een combinatie van systemen voor HR-casemanagement en software die specifiek gericht is op prestatiemanagement om de voortgang van werknemers die moeite hebben bij te houden ten opzichte van plannen voor prestatieverbetering.
Nu heeft prestatiemanagement in real time, dat gebruikmaakt van de krachtigste analysetools op basis van AI, het potentieel om fouten in de besluitvorming van leiders te verminderen en te voorkomen dat prestatieproblemen überhaupt een probleem worden.
Hoe weet je wanneer een werknemer onder de maat presteert?
In het geval van mijn gewoonlijke te laat komen, werd het probleem voor mijn manager duidelijk toen ik uiteindelijk te laat kwam voor een belangrijke vergadering. Het is echter niet altijd zo duidelijk.
Ik herinner me dat ik samenwerkte met een teamlid, een manager, van wie ik dacht dat hij goed presteerde. Hij behaalde zijn prestatiedoelen, ik had positieve feedback van andere managers ontvangen en klanten mochten hem graag.
Toen ik echter sprak met mensen die aan hem rapporteerden, ontdekte ik dat er problemen waren. Dit zette mij ertoe aan een proces voor prestatieverbetering te starten.
Het implementeren van OKR's voor HR helpt bij het opstellen van gestructureerde prestatieplannen om ondermaatse prestaties van medewerkers aan te pakken.
Hieronder staan enkele van de vele systemen van controle en evenwicht die je kunt invoeren om vroegtijdig te worden gewaarschuwd voor daadwerkelijke of mogelijke prestatieproblemen.
- Stel SMART-doelen of OKR's op: deze bieden een solide basis die jij en je teamlid kunnen gebruiken om de voortgang te controleren. Als jullie bijvoorbeeld allebei instemmen met een doel om “een wekelijkse omzet van $10,000 te behalen” en je medewerker slechts $5,000 per week binnenhaalt, kan dit wijzen op slechte prestaties.
- Regelmatige contactmomenten en één-op-ééngesprekken: of ze nu virtueel of persoonlijk plaatsvinden, 1:1-gesprekken zijn een cruciaal onderdeel van het beoordelen van de prestaties van een medewerker. Je kunt bij je medewerker navraag doen, van hem of haar horen waar diegene aan werkt, meer te weten komen over de voortgang richting doelen en inzicht krijgen in problemen die de prestaties kunnen beïnvloeden.
- Feedbacksystemen voor medewerkers: ik kwam achter de slechte prestaties van mijn teamlid via gesprekken op een hoger managementniveau die ik met leden van zijn team had. Medewerkersonderzoeken, 360-gradenbeoordelingen en informele gesprekken met de collega's van je medewerker zijn ook nuttige feedbackmethoden die je kunnen waarschuwen voor mogelijke prestatieproblemen.
- Feedback van externe belanghebbenden: naast feedback van medewerkers is het belangrijk om feedback te krijgen van mensen buiten de organisatie, zoals klanten, partners en leveranciers. Gegevens uit bijvoorbeeld klantbeoordelingen, Net Promoter Scores en tevredenheidsonderzoeken kunnen vaak waardevolle inzichten opleveren in hoe je de prestaties van een individu kunt verbeteren.
- Software voor prestatiemanagement: de meeste van de hierboven genoemde controles kunnen worden uitgevoerd met behulp van goede software voor prestatiemanagement. Hiermee kun je prestatiegegevens van individuen, teams en de organisatie vastleggen. Veel softwarepakketten bieden ook gegevensanalyse, rapportage en automatisering om het werk eenvoudiger te maken.
- Productiviteitsbeoordelingen: Beoordeel de efficiëntie en effectiviteit van medewerkers bij het uitvoeren van taken en het behalen van doelen binnen een bepaalde termijn. Het bijhouden van deze informatie en het geven van feedback hierover helpt bij het identificeren van sterke punten, verbeterpunten en mogelijkheden om de algehele prestaties te verbeteren.
Geavanceerde methoden om prestaties te meten
Het verbeteren van de objectiviteit van medewerkersevaluaties zorgt voor eerlijke en nauwkeurige prestatiebeoordelingen en een betere acceptatie van feedback door medewerkers. Twee veelgebruikte methoden die de objectiviteit van evaluaties vergroten, zijn de gedragsmatig verankerde beoordelingsschaal (BARS) en beoordelingscentra.
BARS
BARS combineert kwantitatieve beoordelingen met kwalitatieve beschrijvingen van specifiek gedrag en biedt daarmee een objectiever kader voor het beoordelen van prestaties.
In plaats van te vertrouwen op vage of subjectieve criteria, definieert BARS belangrijk gedrag dat samenhangt met verschillende prestatieniveaus. Een functie in de klantenservice kan bijvoorbeeld gedrag omvatten zoals “klachten van klanten effectief oplossen”, beoordeeld op een schaal van onvoldoende tot uitstekend.
Deze methode zorgt ervoor dat evaluaties zijn gebaseerd op waarneembaar, functiegerelateerd gedrag, waardoor vooringenomenheid en persoonlijke interpretatie worden verminderd.
Beoordelingscentra
Deze aanpak beoordeelt medewerkers uitgebreid door hen in gesimuleerde, functiegerelateerde situaties te plaatsen. Deze simulaties kunnen het volgende omvatten:
- Rollenspellen
- Oefeningen voor het oplossen van problemen
- Groepstaken die zijn ontworpen om competenties zoals leiderschap, communicatie en besluitvorming te beoordelen.
Meerdere beoordelaars observeren en beoordelen deze activiteiten, wat helpt om individuele vooringenomenheid van beoordelaars tot een minimum te beperken. Het gebruik van uiteenlopende oefeningen en een team van beoordelaars maakt een objectievere beoordeling van de capaciteiten van een medewerker mogelijk, vooral in complexe functies waarin evaluaties op basis van één methode tekort kunnen schieten.
Zowel BARS als assessmentcenters bieden gestructureerde, gedragsgerichte benaderingen voor evaluatie, waardoor subjectieve vooringenomenheid wordt verminderd en medewerkers duidelijkere, beter toepasbare feedback krijgen.
Juridische naleving en naleving van HR-beleid bij prestatiemanagement
Vanuit het oogpunt van naleving is het uw doel om de stappen binnen het prestatiemanagement af te stemmen op het HR-beleid en tegelijkertijd uw juridische team erbij te betrekken. Dit helpt u transparante processen te creëren en gezag op te bouwen in de manier waarop u met deze situaties omgaat.
Het opstellen van een PIP en samenwerking met HR
Niemand vindt het prettig om een prestatieverbeteringsplan (PIP) op te stellen of uit te voeren. Al te vaak werken ze niet of worden ze door medewerkers gezien als een voorbode van ontslag.
Dat hoeft niet zo te zijn als u uw aanpak van het prestatiemanagement voortdurend verbetert.
Bij een PIP moet het opstellen ervan een samenwerking zijn tussen de manager, HR-vertegenwoordigers en het juridische team. Deze samenwerking zorgt ervoor dat het PIP voldoet aan arbeidswetgeving en bedrijfsbeleid, terwijl de eerlijkheid wordt gewaarborgd.
HR kan helpen het plan te structureren met duidelijke, haalbare doelstellingen, terwijl het juridische team ervoor zorgt dat geen enkele actie kan worden opgevat als discriminerend of oneerlijk, waardoor het risico op juridische geschillen wordt verminderd.
Feedback en naleving documenteren
Een goede documentatie is een essentieel onderdeel van naleving. Managers moeten alle feedbackgesprekken, prestatiebeoordelingen en eventuele stappen die zijn genomen om ondermaatse prestaties aan te pakken nauwgezet documenteren.
Deze verslagen helpen medewerkers niet alleen hun vooruitgang te begrijpen, maar bieden ook juridische bescherming als er geschillen ontstaan.
5 stappen die u kunt nemen om prestaties te verbeteren
Een van uw systemen voor vroegtijdige signalering heeft u geholpen een prestatieprobleem bij een van uw medewerkers vast te stellen en u hebt besloten te proberen het probleem op te lossen. Prima, maar wat nu?
De stappen die u neemt, verschillen enigszins afhankelijk van de precieze aard van het prestatieprobleem, maar de onderstaande stappen zijn van toepassing op de meeste situaties waarin slechts één aspect van de prestaties van een medewerker een probleem vormt (bijv. te laat komen).
In het zeldzame geval waarin iemand op alle gebieden ondermaats presteert, kan het de moeite waard zijn te overwegen de medewerker naar een andere functie over te plaatsen of hem of haar volledig uit de organisatie te laten vertrekken.
Stap 1: Controleer uw feiten en doe onderzoek
Doe grondig onderzoek voordat u met de medewerker praat, zodat u de onderliggende oorzaak van het prestatieprobleem begrijpt. Bekijk objectieve maatstaven, zoals klachten van klanten, feedback van collega's en individuele resultaten, om vast te stellen of het probleem bij het werk van de medewerker ligt of bij externe factoren, zoals teamleden die ondermaats presteren of onrealistische verwachtingen.
Een analyse van de onderliggende oorzaak kan helpen verborgen problemen aan het licht te brengen en ervoor zorgen dat u het volledige beeld hebt voordat u gesprekken aangaat. Het kan zijn dat de medewerker problemen ervaart op een ander levensgebied en meer baat heeft bij ondersteuning van de organisatie dan bij kritiek.
Kleine dingen, zoals regelmatig contact opnemen en middelen aanbieden, kunnen er veel toe bijdragen dat deze problemen geen invloed hebben op de prestaties.
Stap 2: Herzie uw prestatienormen
Neem even de tijd om opnieuw te beoordelen of uw prestatienormen redelijk en duidelijk zijn. Als uw verwachtingen onrealistisch zijn of niet goed worden gecommuniceerd, kan het eerder om een managementprobleem dan om een probleem van de medewerker gaan.
Voordat u met uw ondermaats presterende medewerker praat, moet u uw verwachtingen van diens prestaties kritisch bekijken en uzelf de volgende vragen stellen:
- Zijn mijn prestatienormen onlangs veranderd, bijvoorbeeld strenger geworden?
- Heeft mijn medewerker sinds de invoering ervan ooit aan deze normen voldaan?
- Hebben andere teamleden dezelfde normen kunnen behalen?
- Heb ik nieuwe verantwoordelijkheden toegevoegd die hun prestaties kunnen belemmeren?
- Heb ik mijn teamleden alle training en middelen geboden die ze nodig hebben om aan mijn verwachtingen te voldoen?
Stap 3: Voer een gesprek over prestatiemanagement
Nadat je onderzoek hebt gedaan, je verwachtingen omtrent prestaties hebt beoordeeld en er redelijk zeker van bent dat er sprake is van een legitieme prestatiekloof, is het tijd om met je medewerker te praten.
In mijn ervaring zijn gesprekken over prestaties een kunstvorm. Er is geen vaste aanpak voor het voeren ervan, aangezien elk probleem anders is en iedereen feedback op een andere manier ontvangt.
Er zijn echter enkele beste praktijken die je kunnen helpen om betere functioneringsgesprekken te voeren. Voer het gesprek bijvoorbeeld in aanwezigheid van HR, waarbij de manager het leidt. Dit draagt bij aan transparantie en toezicht en biedt een leidende hand, zodat je PIP aansluit bij het HR-beleid.
Probeer naast deze praktijken het volgende:
- Wees beknopt: draai niet om de kwestie heen; leg meteen zo beknopt en feitelijk mogelijk uit wat het probleem volgens jou is en dat het doel van de bijeenkomst is om hun gedachten te horen en samen een actieplan op te stellen.
- Wees duidelijk: misschien voldoen ze niet aan de prestatienormen omdat ze niet begrijpen waarom die belangrijk zijn of hoe ze hun team of de organisatie beïnvloeden.
- Wees eerlijk: het is prima om te vertellen dat hun slechte prestaties je teleurgesteld, beschaamd of zelfs boos maken. Als het probleem zo ernstig is dat ze op het punt staan ontslagen te worden, moeten ze dat ook weten.
- Wees respectvol: eerlijkheid is nooit een excuus om onbeleefd of kleinerend tegen een medewerker te zijn. Het is goed om moeilijke boodschappen over te brengen, zolang je dat kalm en respectvol doet.
- Wees empathisch: probeer je voor te stellen hoe het gesprek vanuit hun perspectief verloopt. Komt dit als een grote verrassing voor hen? Voelen ze zich overweldigd of angstig? Hebben ze te maken met persoonlijke problemen?
- Wees nieuwsgierig: vraag zeker naar hun gedachten en meningen en stel veel open vragen. Zo krijg je een volledig beeld, help je hen beseffen dat er een probleem is (als ze defensief of uitdagend reageren) en betrek je hen bij de oplossing. Bijvoorbeeld:
- Hoe voel je je over je voortgang richting de mijlpalen van je project?
- Welke ondersteuning krijg je van de techniekafdeling bij het bouwen van die nieuwe functie?
- Waarom denk je dat we de deadline van die klant niet hebben gehaald?
7. Wees ondersteunend: leg uit hoe je hen wilt ondersteunen, bijvoorbeeld met extra training en ontwikkeling, veranderingen in hun functie of simpelweg emotionele steun.
Beoordeel hoe het gesprek over de prestaties verloopt voordat je besluit om meteen door te gaan naar de volgende stap, het opstellen van het prestatieverbeteringsplan, of dit uit te stellen tot een volgende bijeenkomst.
Met de juiste hulpmiddelen voor prestatiebeoordeling kunnen managers datagestuurde begeleiding bieden om medewerkers te helpen verbeteren.
In sommige gevallen kan je medewerker emotioneel zijn en niet in de juiste gemoedstoestand verkeren om een actieplan te bespreken, of kan het probleem complexer zijn en meer diepgaand onderzoek vereisen om het goed te kunnen begrijpen.
Stap 4: Stel een prestatieverbeteringsplan op
Zodra jij en de medewerker het erover eens zijn dat er een prestatieprobleem is en dat jullie je er allebei voor inzetten om dit op te lossen, is het tijd om een prestatieverbeteringsplan op te stellen. Dit omvat doorgaans:
- Beschrijving van de prestatienorm: beschrijf de aspecten van de prestaties van de medewerker waaraan ze werken, bijvoorbeeld het behalen van verkoopdoelen, communicatie met collega's enzovoort, en de specifieke norm die ze proberen te bereiken, bijvoorbeeld een wekelijkse omzet van $XX.
- Actieplan met SMART-doelen: beschrijf de specifieke "kleine stappen" die de medewerker kan zetten om de door jou vastgestelde prestatienorm te behalen, bijvoorbeeld vóór XX datum een cursus strategisch verkopen volgen, vóór ZZ datum contact opnemen met YY potentiële klanten op LinkedIn enzovoort.
- Evaluatieperiode: bepaal hoeveel tijd de medewerker heeft om zijn of haar prestaties te verbeteren en hoe vaak je de voortgang controleert. Afhankelijk van het prestatieprobleem duren dergelijke plannen doorgaans 1-6 maanden.
Beschrijf tot slot alle beschikbare middelen die hun ontwikkeling kunnen ondersteunen, zoals trainingsprogramma's of mentorschap. Het is belangrijk om de evaluatieperiode vast te leggen en het belang van de prestatienorm en de mogelijke gevolgen van het uitblijven van verbetering uit te leggen.
Stap 5: Controleer de voortgang en erken resultaten
Nu alles duidelijk is en je prestatieverbeteringsplan klaarstaat, is het tijd om je medewerker te ondersteunen bij de uitvoering ervan.
Een cruciaal onderdeel van deze uitvoering is dat je regelmatig feedback geeft over de vraag of ze op de goede weg zijn (of niet). Hulpmiddelen voor prestatiemonitoring kunnen hierbij bijzonder nuttig zijn om realtimefeedback over prestaties te stimuleren.
Bespreek regelmatig één-op-één hun voortgang en erken en beloon positieve resultaten waar mogelijk. Je kunt deze gesprekken ook gebruiken om bij te sturen, hen te helpen obstakels voor hun voortgang te overwinnen en het plan indien nodig aan te passen.
Communicatiepraktijken om vertrouwen op te bouwen
Het lijkt misschien een vanzelfsprekendheid, maar het is de moeite waard om dit te herhalen. Open en doeltreffende communicatie is een belangrijk onderdeel van het aansturen van een werknemer die onder de verwachtingen presteert. Het bevordert vertrouwen en zorgt voor psychologische veiligheid, helpt de transparantie te handhaven en feedback met empathie te benaderen.
Enkele dingen om in gedachten te houden zijn:
Frequentie van communicatie
Regelmatige gesprekken bieden contactmomenten waarmee managers tijdig feedback kunnen geven, zorgen kunnen bespreken en begeleiding kunnen bieden.
Consistente communicatie voorkomt misverstanden en stelt de werknemer gerust dat diens voortgang eerlijk en zorgvuldig wordt opgevolgd.
Richt feedback op groei
Door feedback te presenteren als een kans voor professionele ontwikkeling in plaats van louter als kritiek, kunnen het moreel en de inzet van een werknemer om zichzelf te verbeteren aanzienlijk worden versterkt.
Wanneer managers feedback kaderen als een hulpmiddel voor groei, verschuift de focus van fouten uit het verleden naar toekomstig potentieel. Deze op groei gerichte mentaliteit helpt werknemers het proces te zien als een manier om hun vaardigheden en carrière te verbeteren, in plaats van alleen als een reactie op ondermaatse prestaties.
Door te benadrukken dat het doel verbetering op de lange termijn is, kunnen managers een positievere en proactievere houding stimuleren bij het aanpakken van prestatieproblemen.
Nog één laatste advies
Als je het tot hier hebt volgehouden, gefeliciteerd! Als kleine blijk van mijn waardering wil ik je nog één laatste advies meegeven dat ik ter harte heb genomen bij het aansturen van werknemers die onder de verwachtingen presteren: ga altijd uit van goede bedoelingen.
Uit mijn ervaring willen de meeste mensen hun werk goed doen en zijn ze trots op goed werk.
Niemand vindt het prettig om het gevoel te hebben of te weten dat diegene slecht werk levert, dus ga er, totdat je weet dat het anders ligt, van uit dat je teamlid zijn of haar prestaties net zo graag wil verbeteren als jij. Dit kan de weg vrijmaken voor een geweldige samenwerking en ervoor zorgen dat alles weer op de rails komt.
Zoals altijd: veel succes en schrijf je in voor de nieuwsbrief van People Managing People voor meer regelmatig verschijnende, door experts geschreven artikelen en hulpmiddelen die je ondersteunen op je leiderschapsreis.
