Tips voor peoplemanagement waar alle managers van kunnen leren

Personeelsmanagement is het proces waarbij ervoor wordt gezorgd dat de juiste mensen zich op de juiste plek bevinden, met de juiste middelen, om de gewenste doelen te bereiken. Dit omvat het werven, trainen en ontwikkelen van je teamleden.

Waarom is personeelsmanagement belangrijk?

Management maakt een enorm verschil in de ervaring van elke medewerker gedurende de levenscyclus van de medewerker. Managementgedrag en -stijlen hebben een aanzienlijke invloed op de prestaties, betrokkenheid, productiviteit en het behoud van medewerkers, vooral bij het begeleiden van verandering.

Er is veel overlap tussen management en leiderschap, en over het algemeen zijn goede leiders ook goede managers. Er zijn echter enkele belangrijke verschillen. Deze omvatten:

• Leiders hebben vaak een meer strategische rol en visie, terwijl managers zich meer richten op de dagelijkse activiteiten
• Leiders coachen mensen om zichzelf te verbeteren en persoonlijke doelen te bereiken, terwijl managers mensen aansturen om het bedrijfsdoel te behalen
• Leiders dagen doorgaans de status quo uit, terwijl managers proberen de status quo consequent te bereiken of te handhaven
• Leiderschap is kwalitatief en de resultaten zijn immaterieel, terwijl management kwantitatief is en de resultaten meetbaar zijn

Beginnen met personeelsmanagement

De eigenschappen van een goede personeelsmanager kunnen enigszins ongrijpbaar zijn. We willen allemaal worden geleid door iemand die bekwaam, zelfverzekerd en besluitvaardig is, maar hoe word je zo iemand? En wat is ervoor nodig om die rol te behouden?

Mijn studenten zijn vaak aspirant-personeelsmanagers of zijn net begonnen met het aansturen van medewerkers. In de meeste gevallen geven deze mensen echt om hun medewerkers en willen ze graag leren hoe ze hen het beste kunnen ondersteunen.

De oprechtheid van hun betrokkenheid is in hun beginperiode het belangrijkst. Van daaruit voegen we vaardigheden en bewustzijn toe om echt sterke, ondersteunende en empathische personeelsmanagers te creëren.

Er zijn enkele opvallende stijlen om te overwegen bij het evalueren van je personeelsmanagementtechnieken, zodat je deze kunt inzetten op een manier die prestaties, het behoud van medewerkers en een positieve werknemerservaring bevordert.

Stijlen voor personeelsmanagement kunnen worden onderverdeeld in vier categorieën:

• Directief
• Coaching
• Ondersteunend
• Delegerend

Directief personeelsmanagement

Bij directief personeelsmanagement vertelt de manager medewerkers wat ze moeten doen en hoe ze dat moeten doen. Deze stijl is het meest effectief wanneer taken snel en efficiënt volgens een bepaalde norm of vereiste moeten worden uitgevoerd, of wanneer medewerkers zich nog vroeg in hun ontwikkeling bevinden en meer begeleiding nodig hebben.

Dat gezegd hebbende, is er een groot verschil tussen een medewerker aansturen en micromanagen. Als je merkt dat je werk of beslissingen micromanaget of tegenspreekt omdat ze niet zijn zoals jij het zou hebben gedaan, neem dan de tijd om je ware angsten te identificeren. Creëer vervolgens mogelijkheden voor je medewerkers om hun bekwaamheid te tonen, zelfvertrouwen op te bouwen en vertrouwen te creëren.

Personeelsmanagement door coaching 

In deze situatie geven managers duidelijke, specifieke aanwijzingen en ondersteunen ze medewerkers bij het bereiken van de gewenste resultaten. Deze stijl is effectief om mensen specifieke gedragingen en culturele normen aan te leren, zodat de manager in de toekomst mogelijk meer ondersteunend en minder directief kan zijn. 

De coachende stijl helpt bij het ontwikkelen van specifiek gedrag bij zeer competente medewerkers die zich aanpassen aan een nieuwe organisatiecultuur of context.

Ondersteunend personeelsmanagement

De manager biedt medewerkers begeleiding en ondersteuning, maar laat hen hun eigen beslissingen nemen, waaronder beslissingen over de te behalen resultaten.

Deze stijl is vaak positiever voor medewerkers en kan tot betere resultaten leiden wanneer er meerdere "juiste antwoorden" kunnen zijn en medewerkers ervaren en competent zijn in het creëren van een positief resultaat binnen de specifieke context of organisatie.

Delegerend personeelsmanagement

De manager geeft medewerkers de autonomie om hun eigen beslissingen te nemen, met weinig ondersteuning of betrokkenheid.

Delegeren kan helpen bij het ontwikkelen van vaardigheden van medewerkers en is doorgaans het meest geschikt voor medewerkers die ver in hun ontwikkeling zijn en de context, cultuur en doelstellingen van de organisatie grondig begrijpen.

Geen aanpak die voor iedereen geschikt is

Zelfs binnen één team kunnen medewerkers met verschillende ontwikkelingsniveaus het best worden aangestuurd of geleid met verschillende stijlen. De beste personeelsmanagers zijn bedreven in het identificeren van de stijlen die het beste passen bij individuen en teams.

In mijn ervaring met het managen van projectmanagers merk ik bijvoorbeeld dat nieuwe medewerkers in het begin meer aanwijzingen nodig hebben terwijl ze de context, cultuur, verwachtingen, teamnormen en normen van het bedrijf leren kennen.

Tijdens deze ontwikkelingsfase laat ik de nieuwe medewerkers vaak met mij samenwerken om een probleem op te lossen of een resultaat te behalen. Later wijs ik hun projecten toe waarvoor zij verantwoordelijkheid dragen, zodat ik kan overstappen op een coachende stijl. Naarmate ze meer ervaring en competentie opdoen, wordt mijn aanpak ondersteunender en later delegerend.

Wanneer je verdergaat met bepalen welke stijl van personeelsmanagement het beste is voor elk van je medewerkers, houd dan rekening met hun ervaring en ontwikkeling of volwassenheid in hun rol en vraag om feedback over jouw management. Zo krijg je beter inzicht in de vraag of ze meer ondersteuning of aanwijzingen van jou nodig hebben om hun beste werk te leveren.

Personeelsmanagement omvat de volgende taken, waarvan er veel essentieel zijn voor de levenscyclus van medewerkers:

• Werven en sollicitatiegesprekken voeren
• Inwerken en training
• Werk toewijzen en beoordelen
• Loopbaanontwikkeling en training
• Prestatiemanagement
• Erkenning en beloningen voor medewerkers
• Uitdiensttreding.

Naast deze taken speelt een personeelsmanager een cruciale rol bij het creëren van een positieve en inclusieve werkomgeving door actief naar zorgen van medewerkers te luisteren, conflicten te bemiddelen en een cultuur van respect te bevorderen.

Om uit te blinken in deze managementtaken is het belangrijk om effectieve communicatie en voortdurend leren prioriteit te geven. Plan regelmatig een-op-eengesprekken om feedback van medewerkers te geven en te ontvangen, en blijf op de hoogte van de nieuwste trends en technieken in de sector via workshops, trainingen en managementcertificeringen.

Personeelsmanagement vereist een combinatie van vaardigheden en capaciteiten die gericht zijn op het ondersteunen van medewerkers en het managen van prestaties, resultaten en de toewijzing van middelen.

Enkele belangrijke vaardigheden die specifiek in me opkomen zijn: 

1. Het vinden, interviewen en inwerken van medewerkers om de selectie en integratie van het juiste talent voor organisatorisch succes te waarborgen.
2. Vertrouwen opbouwen en vertrouwensrelaties onderhouden om een positieve en samenwerkende werkomgeving te creëren.
3. Actief luisteren en duidelijk communiceren om begrip te bevorderen, conflicten op te lossen en samenwerking en afstemming binnen het team te waarborgen.
4. Specifieke, tijdige feedback geven om medewerkers richting te geven en te motiveren, zodat ze zich kunnen ontwikkelen en hun prestaties effectief kunnen verbeteren.
5. De sterke punten en kerncompetenties van mensen identificeren voor optimaal talentgebruik, ter verbetering van teamprestaties en werktevredenheid.
6. Werk verdelen en delegeren voor een efficiënte taakverdeling, mondige medewerkers en een evenwichtige werkomgeving.
7. Duidelijke verwachtingen stellen om richting te geven, teaminspanningen op elkaar af te stemmen en een norm voor prestaties en verantwoordelijkheid vast te leggen.
8. Medewerkers motiveren om betrokkenheid te stimuleren, het moreel te verhogen en productiviteit en werktevredenheid te verbeteren.
9. Samenwerken bij het oplossen van problemen om uiteenlopende perspectieven en expertise te benutten, wat leidt tot innovatievere en effectievere oplossingen.
10. Ontwikkeling en leren van fouten aanmoedigen om een groeimindset, veerkracht en voortdurende verbetering onder medewerkers te bevorderen.
11. Successen vieren om prestaties te erkennen, het moreel van het team en individuele medewerkers te verhogen en positief gedrag en teameenheid te versterken.

1. Neem de juiste mensen aan

De juiste mensen aannemen is essentieel voor het succes van elke organisatie. Iemand met de verkeerde vaardigheden of waarden kan leiden tot verspilde tijd en moeite die voorkomen hadden kunnen worden.

Maar hoe weet je of iemand heeft wat ervoor nodig is? Hoe neem je een manager aan in plaats van een doorsnee medewerker? Dit zijn allemaal vragen waarop je antwoorden nodig hebt voordat je kandidaten gaat bekijken

De beste manier om de juiste persoon aan te nemen is via een sollicitatieproces met niet-technische vragen over hun ervaring, waarden en doelen, en technische vragen die verband houden met de functie of je bedrijf. Ik heb ook goede resultaten behaald door andere teamleden bij het sollicitatieproces te betrekken.

Hier is een tip om te onthouden: neem langzaam aan, ontsla snel. Als je de verkeerde persoon aanneemt, werk er dan aan om diegene snel te laten vertrekken, zodat je verder kunt met je personeelsplan en de juiste persoon kunt vinden om de doelen van je team en organisatie te ondersteunen.

2. Stel duidelijke verwachtingen

Duidelijke verwachtingen scheppen voor medewerkers is een van de belangrijkste dingen die een manager voor zijn teamleden kan doen. Je vertelt je medewerkers wat je van hen verwacht en wat zij van jou kunnen verwachten.

Dus hoe kun je duidelijke verwachtingen voor je medewerkers scheppen? 

De beste manier om dit te doen is door een functieomschrijving of document ter verduidelijking van de rol te verstrekken waarin de specifieke taken en verantwoordelijkheden van de functie worden beschreven, evenals de doelen en doelstellingen van de functie. Dit document moet regelmatig worden bijgewerkt naarmate de verantwoordelijkheden van de medewerker veranderen.

Een andere manier om duidelijke verwachtingen te scheppen is door regelmatig één-op-één-gesprekken met medewerkers te voeren om hun prestaties te bespreken. Onthoud dat je hen wilt helpen de waarde en impact van hun acties in te zien en hen wilt begeleiden bij het behalen van de doelen van het team en hun persoonlijke doelen.

3. Geef regelmatig feedback

Regelmatig feedback geven is essentieel om open communicatie te behouden en misverstanden en verrassingen tot een minimum te beperken. 

Door feedback te geven, vertel je je teamleden wat ze goed doen en waar ze zich moeten verbeteren. Dit helpt ervoor te zorgen dat je medewerkers voortdurend groeien en hun vaardigheden ontwikkelen.

Bij het geven van feedback pas ik Radicale openhartigheid toe. Prijs je medewerkers in het openbaar en spreek hen onder vier ogen aan. Gebruik je emotionele intelligentie om te bepalen hoe je feedback geeft, en sta er ook voor open om feedback te ontvangen over de manier waarop je feedback geeft! 

Waarom is het zo belangrijk dat je dit regelmatig doet? Het is namelijk ontzettend belangrijk dat je negatieve feedback niet opspaart voor het officiële beoordelingsgesprek van een medewerker. Regelmatige check-ins zorgen ervoor dat je problemen sneller kunt corrigeren en de stress en angst van grotere gesprekken kunt verminderen.

4. Bied mogelijkheden voor training en ontwikkeling

Je wilt toch het gevoel hebben dat je voortdurend professioneel leert en groeit? 

Daarom is het zo belangrijk dat managers hun medewerkers mogelijkheden voor ontwikkeling en training bieden die aansluiten bij individuele carrièredoelen. Door deze mogelijkheden te bieden, laat je je medewerkers zien dat je hun groei waardeert en in hun toekomst investeert.

Heb je iemand die zich verder wil ontwikkelen in management en ernaar streeft leiding te geven aan mensen? Ondersteun dat. 

Om zelf te groeien en verder te komen, heb je meer leiders nodig die je teams begeleiden. Moedig daarom altijd mensen aan die willen leren hoe ze anderen kunnen managen en hun leiderschapsvaardigheden willen ontwikkelen.

De beste manier om je teamleden mogelijkheden voor ontwikkeling en training te bieden, is door verschillende leeropties aan te bieden, zoals onlinecursussen, boeken, podcasts over leiderschap en management, of workshops die aansluiten bij hun interesses en loopbaanambities. Je kunt ook meelopen of functieroulatie aanbieden, zodat medewerkers meer leren over andere onderdelen van het bedrijf.

5. Pak slechte prestaties snel aan

Als het gaat om het managen van onderpresterende medewerkers of het aanpakken van slechte prestaties, is timing allesbepalend. Zoals ik eerder al zei: aarzel niet en stel een gesprek met medewerkers over hun slechte prestaties niet uit.

Tegen de tijd dat je er als manager achter komt, worden anderen er zeker door geraakt en in het ergste geval komt het welzijn van de individuele medewerker in gevaar. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat het erger wordt.

Veelvoorkomende tekenen van slechte prestaties van medewerkers zijn onder meer het niet halen van deadlines of het leveren van werk van lage kwaliteit, ontwrichtend of vijandig gedrag, of een gebrek aan betrokkenheid of motivatie. Soms is dit een teken dat een medewerker op het punt staat ontslag te nemen, maar niet altijd.

In sommige gevallen zullen hoog presterende medewerkers die met laag presterende medewerkers werken, prestatieproblemen opmerken en klagen. Praat met de mogelijk onderpresterende medewerker en vraag naar diens perspectief op hoe het gaat en met welke uitdagingen het team te maken heeft bij het behalen van zijn doelen. In sommige gevallen kan een gebrek aan zelfbewustzijn simpelweg het probleem zijn.

Wat kun je doen als feedback geven en het probleem snel aanpakken niet werkt?

Wanneer je bevestigt dat een medewerker niet aan de prestatienormen voldoet, begin dan onmiddellijk met het documenteren van de problemen en voeg details, tijdstippen en gevolgen toe. Het vastleggen van details over de situaties, je interventies, gegeven feedback, reacties en overeengekomen vervolgstappen is zeer nuttig als de problemen aanhouden of zich ontwikkelen tot een ontslagprocedure.

6. Stimuleer creativiteit en innovatie; omarm mislukkingen

u0022Je moet vertrouwen op de passie, gedrevenheid en creativiteit van iemand die echt met een idee aan de slag wil gaan. Vertrouwen is wat we nodig hebben om succesvol te zijn in ons werk en in de relatie die we met onze managers moeten hebben.u0022 - John Carter, uitvinder van de ruisonderdrukkende hoofdtelefoons van Bose

Creativiteit en innovatie op de werkplek stimuleren is een belangrijke drijvende kracht achter groei, medewerkerbetrokkenheid en behoud van medewerkers. Creatieve en innovatieve medewerkers zijn meer betrokken en gemotiveerd en komen vaker met nieuwe ideeën en oplossingen voor problemen.

Maar bij creativiteit, innovatie en groei horen ook mislukkingen. In innovatieve organisaties moeten mislukkingen worden gezien als een kans om te leren. Het is belangrijk om een omgeving te creëren waarin het oké is om fouten te maken. Als manager kun je dit doen door medewerkers te helpen van de ervaring te leren.

Om vast te stellen wat er misging, kun je beginnen met vragen als u0022Wat probeerde je te bereiken?u0022, u0022Wat waren de belangrijkste uitdagingen waarmee je te maken kreeg?u0022 en u0022Wat ga je veranderen of aanpassen bij je volgende poging?u0022 Deze vragen zijn toekomstgericht en helpen je medewerkers om te leren.

7. Luister actief naar je mensen, teams en organisatie

Actief luisteren is een communicatietechniek en sociale vaardigheid waarbij je goed let op de persoon die spreekt, hem of haar niet onderbreekt, oogcontact maakt en indien nodig aantekeningen maakt. 

Ja, dit is een interpersoonlijke vaardigheid die managers moeten hebben, omdat deze essentieel is voor het creëren van een bedrijfscultuur waarin medewerkers zich gesteund en gesterkt voelen. 

Het doel van actief luisteren is ervoor te zorgen dat de spreker zich gehoord en begrepen voelt. Dit is nuttig voor zowel nieuwe als ervaren managers, omdat de verschillende niveaus van luisteren hen helpen een dieper inzicht te krijgen in de gedachten en gevoelens van hun medewerkers. Hierdoor kunnen managers hun medewerkers beter ondersteunen en hen helpen hun doelen te bereiken.

Actief luisteren helpt ook vertrouwen op te bouwen tussen de manager en de medewerker, omdat het laat zien dat je waarde hecht aan de persoon die spreekt.

Wanneer medewerkers zich gehoord en begrepen voelen, zorgt dit voor een positievere werkomgeving en heeft het invloed op de betrokkenheid, het behoud en de productiviteit van medewerkers. Het is ook een zeer nuttige vaardigheid bij conflicten.

8. Vier successen

Wanneer mensen het gevoel hebben dat hun harde werk wordt erkend en gewaardeerd, zullen ze zich meer betrokken en gemotiveerd voelen. Daardoor zullen ze productiever zijn en meer bijdragen aan de organisatie.

Een succesvolle strategie voor personeelsmanagement omvat het vieren van successen met medewerkers en hen bedanken voor hun harde werk. Luid de bel!

Vier je medewerkers door het nieuws over hun succes met anderen te delen en hen in het openbaar te feliciteren. Je kunt dit persoonlijk doen, op virtuele samenwerkingsplatforms en zelfs op LinkedIn!

Mensen horen graag over de successen van het bedrijf en hun collega's. Daardoor voelen ze zich onderdeel van iets groters en krijgen ze het gevoel dat hun werk waardevol is.

Lees ook: 30 creatieve ideeën voor erkenning en waardering van medewerkers

Bonus: omgaan met werken op afstand

Na bijna twee jaar waarin ik directe medewerkers via een webcam en headset aanstuurde, heb ik unieke manieren gevonden om verbondenheid binnen het team op te bouwen, besluitvorming te faciliteren, nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en resultaten te blijven leveren. 

Hier is mijn checklist om een goede manager te zijn en wereldwijde teams te managen: 

• Leer je mensen kennen. Leer meer over hun leven, competenties, doelen en wat ze buiten het werk graag doen. Dit helpt om empathie en verbondenheid op te bouwen.
• Maak informeel en regelmatig contact. Plan consequent tijd in om je mensen te spreken. In de meeste gevallen zijn 25 minuten per week of per twee weken ideaal. Je medewerkers moeten deze tijd aansturen, omdat de gesprekken gericht moeten zijn op hun prestatiegroei en ontwikkeling. Zoals Zack McGill opmerkt in een artikel over het managen van verkoopteams op afstand: u0022Ik heb regelmatig check-ins met het hele team, individueel (één-op-één, coaching tijdens gesprekken, ad-hocoverleg enzovoort). We proberen ook maandelijks online samen te komen voor de gezelligheid.u0022
• Pas je leiderschapsstijl aan per medewerker en aan de context. Afhankelijk van hun ontwikkeling en behoeften moet je mogelijk meer tijd besteden aan sommige teamleden dan aan andere. Besteed tijd waar dat nodig is en geef op afstand leiding aan medewerkers op basis van hun behoeften, niet die van jou.
• Stimuleer professionele ontwikkeling. Het feit dat mensen vanuit huis werken, betekent niet dat ze moeten stoppen met leren. Leren kan helpen het gevoel van u0022mwahu0022 te doorbreken en ons naar nieuwe competenties, vaardigheden en interesses te bewegen. 
• Bouw verbindingen op en stimuleer teamwork. Het kan moeilijk zijn om vanuit huis anderen te ontmoeten en echte relaties op te bouwen wanneer je u0022initiatieven probeert af te rondenu0022. Bedenk wat je teams voor de lol vanuit huis kunnen doen! Jackbox-spellen zijn een groot succes bij mijn team.

Tot slot: geef altijd leiding met empathie. Bij veel bedrijven is de mens centraal stellen een kernwaarde. Ik vat dit zo op dat het mijn rol als leider is om empathisch te zijn.