Hoe u het rendement van het inwerken van medewerkers maximaliseert
Uit onderzoek van Leena AI blijkt dat de gemiddelde kosten van onboarding variëren van $600-1,800 per medewerker bij kleine en middelgrote ondernemingen en meer dan $3,000 bij grotere organisaties.
Deze kosten lopen snel op en houden geen rekening met de opportuniteitskosten wanneer een nieuwe medewerker vertrekt of er langer over doet om productief te worden.
Onboarding is de cruciale eerste stap in de medewerkersreis. Het zorgt voor een goede eerste indruk en helpt een nieuwe medewerker om blijvend succesvol te zijn.
Create a Free Account to Keep Reading—and Keep Leading Smarter
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Gebruik dit artikel om het maximale rendement uit je onboardingactiviteiten te halen.
Welke invloed heeft onboarding op je bedrijfsresultaat?
Het doel van een effectief onboardingproces is om nieuwe medewerkers te helpen integreren en zo efficiënt mogelijk productief te worden. Daarnaast kan het personeelsverloop verminderen en de bedrijfscultuur versterken.
Uit een enquête van Talmundo bleek bijvoorbeeld dat meer dan 50% van de respondenten aangeeft dat onboarding de leercurve verkortte.
Uit een ander onderzoek van SHRM bleek dat organisaties effectieve onboarding zien als een manier om de retentiepercentages (52 procent), de tijd tot productiviteit (60 procent) en de algehele klanttevredenheid (53 procent) te verbeteren.
Aangezien het naar schatting 21% van het jaarsalaris kost om een medewerker te vervangen door een nieuwe, valt er mogelijk al aanzienlijke onboarding-ROI te behalen door alleen de retentiepercentages te verhogen.
Hoe je onboarding-ROI verhoogt
Nu we hebben besproken wat onboarding kan kosten, is de vraag: hoe maximaliseer je je ROI?
Preboardingactiviteiten opnemen
Door het onboardingproces al vóór de eerste werkdag te starten, bijvoorbeeld door welkomstmails, handboeken, tutorials en HR-documenten te delen, kan het efficiënter worden gemaakt.
Preboarding betrekt nieuwe medewerkers in een vroeg stadium, vergroot hun zelfvertrouwen en versnelt het onboardingproces. Uit onderzoek van Aberdeen Group bleek inderdaad dat 83% van de best presterende bedrijven al vóór de eerste dag met onboarding begint.
We wachten niet tot de eerste dag om van start te gaan. Tegen de tijd dat iemand binnenkomt (of inlogt als diegene op afstand werkt), staat de apparatuur klaar, zijn de accounts ingesteld en weten ze al hoe hun planning voor de eerste week eruitziet.
Maak een geweldige eerste indruk
Volgens onderzoek vindt 20% van het personeelsverloop plaats binnen de eerste 45 dagen, dus een goede eerste indruk is belangrijk.
Preboarding is waar het allemaal begint, maar daarna volgen de introductieperiode en ongeveer de eerste maand. Dit is het moment om de missie, visie en waarden van de organisatie te delen, evenals kansen, aan de hand van echte verhalen of voorbeelden die laten zien hoe deze principes in de praktijk worden toegepast en zo een emotionele band op te bouwen.
Enkele belangrijke introductieactiviteiten zijn:
- Persoonlijk contact met het managementteam
- Koppel de nieuwe medewerker aan een buddy of mentor
- Doe praktische ervaring op met de producten en/of diensten van het bedrijf
- Stel doelen, waaronder snelle successen om momentum op te bouwen
- Coördineer training en ontwikkeling.
Ook kleine gebaren, zoals een welkomstpakket of een gepersonaliseerde werkplek, kunnen een blijvende positieve indruk achterlaten.
Zorg voor een consistent proces
Inconsistente onboarding leidt tot wisselende resultaten en maakt het moeilijker om de effectiviteit te meten.
Zoals bij de meeste zaken is de effectiefste manier om consistentie te waarborgen het creëren van een onboardingplan dat voor elk individu kan worden aangepast.
Sommige elementen, zoals welkomstpresentaties van het leiderschap, kunnen in verschillende plannen worden gestandaardiseerd, waardoor er ruimte ontstaat om de onboardingervaring te personaliseren.
De introductie is waar de meeste overlap tussen functies plaatsvindt. Het wordt aanbevolen om op zijn minst een onboardingplan voor 90 dagen te maken, maar zoals ik zal toelichten, zou het daar niet moeten eindigen.
Besteed meer tijd aan onboarding
Hoewel 90 dagen een goede richtlijn is, kunnen nieuwe medewerkers, zoals wordt aangegeven in dit HBR-artikel, bijna een jaar nodig hebben om volledige bekwaamheid te bereiken, vooral in meer senior functies.
Zorg er dus na de eerste drie maanden voor dat de nieuwe medewerker nog steeds regelmatig ondersteuning ontvangt in de vorm van regelmatige feedback, zoals 1-op-1-gesprekken met managers.
Zorg voor sociale integratie
Onderzoek heeft aangetoond dat positieve sociale interacties op het werk rechtstreeks invloed hebben op de fysiologische processen van het lichaam en dat positieve sociale interacties de fysiologische veerkracht versterken.
Dit alles betekent dat het opbouwen van werkrelaties de productiviteit en betrokkenheid versnelt. Een goede manier om dit te bereiken is via een buddysysteem.
Data-analisten van Microsoft die schreven voor Harvard Business Review, ontdekten dat naarmate een onboardingbuddy vaker met een nieuwe medewerker sprak, de nieuwe medewerker sterker het gevoel had dat hij of zij snel productief werd:
- 56% van de nieuwe medewerkers die in de eerste 90 dagen minstens één keer met hun onboardingbuddy spraken, gaf aan dat hun buddy hen hielp om snel productief te worden in hun functie.
- 73% van degenen die twee tot drie keer spraken
- 86% van degenen die vier tot acht keer spraken
- 97% van degenen die meer dan acht keer spraken.
Een ander leuk idee uit het artikel van Mike Gibbon over beste praktijken voor onboarding van medewerkers is Rookie Cookies:
“Bij een bedrijf waar ik werkte, hadden ze een gebruik dat “Rookie Cookies” heette. Nieuwe medewerkers werden aangemoedigd om koekjes te bakken (of te kopen), waarna mensen langskwamen, zich voorstelden, een koekje pakten en een praatje maakten. Het was een geweldige (en lekkere!) manier om voor het eerst kennis te maken met nieuwe collega's!”.
Daarnaast helpt het om onboardingtaken over verschillende teamleden of zelfs afdelingen te verdelen bij het opbouwen van contacten en het verlichten van een deel van de werklast van managers.
Als je medewerkers wereldwijd onboardt, kan het de moeite waard zijn om erin te investeren hen in ieder geval de eerste week naar kantoor te laten komen.
Gebruik automatisering
Automatisering verbetert het rendement op onboarding door handmatig werk te verminderen, fouten te beperken en repetitieve taken te stroomlijnen, wat leidt tot besparingen in tijd en kosten.
“We vertrouwen op technologie om onboarding minder lastig te maken”, zegt Tetiana Burda, CAO bij Syndicode. “We hebben bijvoorbeeld onboardingtools om repetitieve taken te automatiseren, zoals het versturen van welkomstmails, het organiseren van trainingsmodules of het digitaal ondertekenen van contracten vóór de eerste dag. Mensen onderschatten vaak hoeveel wrijving je met eenvoudige automatisering kunt wegnemen. Zo krijgt HR tijd om zich te richten op wat belangrijk is: de menselijke verbinding.”
Hoe meet je het rendement op onboarding?
Om het rendement op onboarding te meten, moet je tools zoals onboardingsoftware en HRMS gebruiken om onder andere de volgende statistieken bij te houden:
- Retentiepercentages van medewerkers: Vergelijk de retentiepercentages van medewerkers die een gestructureerd onboardingproces hebben doorlopen met die van medewerkers die dat niet hebben gedaan. Een hoger retentiepercentage onder medewerkers die het onboardingproces hebben doorlopen, wijst op het succes van het programma.
- Tijd tot productiviteit: Meet hoe lang het duurt voordat nieuwe medewerkers volledig productief of bekwaam zijn in hun functie. Een snellere inwerkperiode kan wijzen op een succesvol onboardingproces.
- Scores voor medewerkersbetrokkenheid: Gebruik on enquêtes over het onboardingproces om te begrijpen hoe nieuwe medewerkers hun onboardingervaring ervaren en om hun betrokkenheidsniveau tijdens en na het onboardingproces te meten. Een hogere betrokkenheid hangt doorgaans samen met een betere ROI.
- Prestatiemaatstaven: Volg de prestaties van nieuwe medewerkers gedurende het eerste jaar. Verbeterde prestaties in de loop van de tijd kunnen wijzen op de effectiviteit van het onboardingprogramma bij het voorbereiden van medewerkers op hun functie.
- Onboardingkosten versus resultaten: Vergelijk de kosten van onboarding (waaronder materialen, training, kosten van onboardingsoftware en de tijd van medewerkers) met de waarde die het oplevert, zoals verbeterde retentie, snellere productiviteit of lagere wervingskosten.
- Interne mobiliteit en promotiepercentages: Volg hoe snel nieuwe medewerkers binnen de organisatie doorgroeien. Medewerkers die effectief worden ingewerkt, zijn vaak beter voorbereid op groei en loopbaanontwikkeling.
- Feedback van managers: Verzamel inzichten van managers over de voorbereiding en prestaties van nieuwe medewerkers na het onboardingproces. Positieve feedback geeft aan dat het programma medewerkers goed toerust.
Door deze maatstaven te combineren, kunnen organisaties een volledig beeld krijgen van hoe hun onboardingprogramma's de ROI stimuleren en verbeterpunten identificeren.
De kern van de ROI van onboarding
Investeren in een goed onboardingproces is om alle hierboven genoemde redenen een eenvoudige manier om resultaat te behalen. Het enige wat nodig is, is een kleine investering in het opzetten van een gestructureerd proces en misschien enkele nieuwe hulpmiddelen, zoals onboardingsoftware, HRMS of een leermanagementsysteem.
De belangrijkste voordelen van onboardingsoftware zijn dat deze nieuwe medewerkers helpen sneller productief te worden en de kans vergroten dat ze blijven. De software maakt het leven van interne teams ook gemakkelijker en helpt een hechtere cultuur te ontwikkelen.
Abonneer je op de People Managing People-nieuwsbrief voor meer inzichten
Voor meer inzichten over onboarding kun je je abonneren op onze wekelijkse nieuwsbrief voor HR- en bedrijfsleiders. Je ontvangt al onze nieuwste content om je carrière te ontwikkelen en meer impact te maken binnen je organisatie.
