Jak ciekawy proces HR może pomóc Twojemu zespołowi zachować koncentrację i zaangażowanie

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybacz wszelkie literówki, ponieważ bot nie zawsze działa w 100% poprawnie.

Tim Reitsma

Budowanie firmy w Nowej Zelandii, przeniesienie jej do Los Angeles, a następnie osiedlenie się w Victorii w Kolumbii Brytyjskiej wiąże się z wieloma zmianami. Moja dzisiejsza gościni opowiada o swojej drodze jako współzałożycielka oraz przedstawia praktyczne wskazówki dotyczące skupienia się na zespole, gdy nie masz dedykowanej osoby zajmującej się HR.

Dziękuję za wysłuchanie. Nazywam się Tim Reitsma i jestem gospodarzem People Managing People. Witamy w podcaście, w którym rozmawiamy o zarządzaniu ludźmi oraz o tym, jak lepiej przewodzić i zarządzać. Jesteśmy właścicielami firm, założycielami, przedsiębiorcami, menedżerami średniego szczebla i liderami zespołów.

Zarządzamy ludźmi i zajmujemy się zasobami ludzkimi, ale nie jesteśmy działem HR — przynajmniej nie w tradycyjnym znaczeniu. Naszą misją jest pomaganie ludziom w skutecznym przewodzeniu zespołom i organizacjom oraz zarządzaniu nimi. Jeśli chcesz lepiej przewodzić i zarządzać, zostać lepszym liderem organizacyjnym i skuteczniejszym menedżerem ludzi, dołącz do nas.

Słuchacze podcastu znajdują tu wskazówki, triki i narzędzia potrzebne do skuteczniejszego rekrutowania, zatrzymywania, zarządzania i przewodzenia ludziom w organizacji. Podczas słuchania programu zasubskrybuj go również i dołącz do naszej listy mailingowej na stronie People Managing People, aby być na bieżąco ze wszystkimi wydarzeniami.

Witaj w podcaście, Annabel. Miło mi, że do nas dołączasz. Dla naszych gości i słuchaczy — czy mogłabyś się przedstawić, opowiedzieć, kim jesteś, czym się zajmujesz i przybliżyć swoją drogę jako przedsiębiorczyni?

Annabel Youens

Oczywiście. Dziękuję za zaproszenie, Tim. Nazywam się Annabel Youens. Jestem współzałożycielką i dyrektorką marketingu w firmie Appreciation Engine. Jesteśmy startupem, który pomaga dużym przedsiębiorstwom lepiej rozumieć swoich fanów. Skupiamy się przede wszystkim na branży muzycznej, pomagając wytwórniom zrozumieć, czym ich fani interesują się w danym miesiącu, a czego już nie słuchają.

Pomaga to w marketingu, a ostatecznie chodzi o to, by fani otrzymywali muzykę, której chcą. Obecnie mieszkam w Victorii. Mamy członków zespołu za granicą, w Nowej Zelandii oraz tutaj, w Victorii. Prowadzę firmę razem z mężem, więc wszystkie obszary mojego życia — dom, biznes i życie osobiste — wzajemnie się przenikają.

Tim Reitsma

Czy rozmawiacie o czymś innym niż Appreciation Engine?

Annabel Youens

Kiedy urodziła się nasza córka, zdecydowanie zaczęliśmy rozmawiać o niej. Z pewnością trudno jest nam wyłączyć się z pracy. Jeff i ja pracujemy razem od prawie 20 lat. Na początku, gdy rozpoczęliśmy działalność, miałam twardą zasadę: po godzinie 17:00 nie rozmawiamy o biznesie. Byłam bardzo konsekwentna.

Jeff uważał to za frustrujące, bo gdy miał pomysł albo chciał coś omówić, niekoniecznie działo się to między dziewiątą a siedemnastą. Z biegiem lat odpuściłam i pogodziłam się z tym, że praca i życie osobiste się przenikają. Czasami jednak, gdy jemy kolację tylko we dwoje, pytam: „Czy możemy przez chwilę nie rozmawiać o pracy?”.

To łatwe, bo kochamy to, co robimy. Można się w tym całkowicie zatracić, ale przestrzeń mentalna z dala od pracy jest bardzo ważna.

Tim Reitsma

To niezwykła droga — wiele startupów prowadzonych z partnerem przez 20 lat, a następnie Appreciation Engine, które działa już od dekady. Co skłoniło Was do rozpoczęcia działalności?

Annabel Youens

W 2009 roku mieszkaliśmy z mężem w Nowej Zelandii. Opuściliśmy Victorię, ponieważ Geoff dostał pracę za granicą. Planowaliśmy mieszkać w Nowej Zelandii przez dwa lata, pracować, poznawać południowy Pacyfik i świat. Ostatecznie zostaliśmy tam dziesięć lat.

Branża muzyczna znajdowała się wtedy w dziwnym momencie. Fani byli pozywani przez wytwórnie za pobieranie muzyki, a jednocześnie pojawiały się nowe, interesujące usługi. Twitter zyskiwał popularność, SoundCloud był szczególnie ważny dla niezależnych muzyków, a Flickr służył do dzielenia się sztuką i fotografiami.

Zauważyliśmy, że fani wykonują mnóstwo marketingu szeptanego: udostępniają linki do SoundCloud, publikują zdjęcia zespołów i rozmawiają na Twitterze. Pomyśleliśmy, że musi istnieć lepszy sposób, aby wytwórnie i zespoły mogły doceniać takie zachowania.

Tak narodziło się Appreciation Engine. Jego podstawowa idea brzmi: jak możesz doceniać swoich fanów, jeśli ich nie rozumiesz? Ilość treści dostępnych w internecie sprawia, że ręczne analizowanie wszystkiego jest niezwykle trudne. Można zobaczyć, że sto tysięcy osób rozmawiało o zespole i bardzo go lubiło, ale kim są te osoby, jak do nich dotrzeć i jak podziękować im za to, co robią?

Tak zaczęliśmy. Z czasem obserwowaliśmy, jak branża muzyczna zmienia się i coraz szerzej wykorzystuje rozwiązania cyfrowe.

Tim Reitsma

Wprowadzanie nowej technologii i nowego sposobu pozyskiwania informacji może być dla branży trudne. Jak poradziliście sobie z oporem dużych firm muzycznych?

Annabel Youens

Najważniejsze było znalezienie właściwej osoby — kogoś, kto podzielał naszą wizję i dostrzegał potencjał. W Nowej Zelandii zaczęliśmy współpracę z zespołem Mint Chicks, obecnie znanym jako Unknown Mortal Orchestra. Jego członek, Ruban, odchodził wtedy z wytwórni Warner i szukał usługi wykorzystującej platformy internetowe.

Wspólnie ciężko pracowaliśmy. Zorganizowaliśmy transmisję na żywo, fani tworzyli filmy i okładki albumów, a kampania opierała się na współpracy fanów z zespołem. Zespół wydał nawet singiel na pamięci USB, co było wówczas czymś niezwykłym.

Po sukcesie tej kampanii zaczęliśmy współpracować z kolejnymi wytwórniami w Nowej Zelandii i Australii. Znaleźliśmy osobę, która rozumiała nasz pomysł, udowodniliśmy jego skuteczność, a inne wytwórnie zaczęły mówić: „To wygląda interesująco, chcemy spróbować”.

Dzięki temu pozyskaliśmy kapitał zalążkowy i zdecydowaliśmy się przenieść do Los Angeles. Nowa Zelandia była świetnym poligonem doświadczalnym, ale jeśli chcieliśmy zbudować większą firmę, musieliśmy znaleźć się tam, gdzie koncentrowała się branża muzyczna.

Przeprowadzka z małej Nowej Zelandii do ogromnego Los Angeles była szokiem kulturowym. Odkryliśmy, że działa tam mnóstwo agencji cyfrowych prowadzących kreatywne kampanie dla artystów i zespołów. Zrealizowaliśmy kilka dużych projektów, między innymi dla Thievery Corporation, Keshy i OK Go.

Z czasem zrozumieliśmy jednak, że naszą przewagą jest podstawowa technologia wykorzystywana w kampaniach — czego nie miały inne agencje. Postanowiliśmy więc przestać tworzyć kampanie cyfrowe dla agencji i wytwórni, a zamiast tego zostać dostawcą technologii, na której inne firmy mogły budować własne rozwiązania.

Była to poważna zmiana modelu biznesowego. Musieliśmy zwolnić zespół w Nowej Zelandii, ograniczyć koszty, a Jeff i ja nie pobieraliśmy wynagrodzenia przez sześć miesięcy. To był bardzo trudny etap podróży.

Tim Reitsma

Mogę sobie wyobrazić, jak trudne było przejście od agencji do firmy technologicznej, zmiana zespołu i przeniesienie działalności z Nowej Zelandii do Los Angeles, a później do Victorii.

Annabel Youens

Podejmowanie decyzji, które nie są emocjonalne, bywa bardzo trudne, szczególnie gdy masz wspaniały zespół. W pewnych momentach biznesu trzeba jednak zmieniać kierunek i dostosowywać zespoły.

Po uruchomieniu nowego modelu w Los Angeles szybko odkryliśmy, że wiele rzeczy możemy robić z dowolnego miejsca na świecie. Zawsze chcieliśmy wrócić do Victorii, gdzie oboje studiowaliśmy i gdzie mieszkają nasze rodziny. Mieliśmy wtedy dwuletnią córkę i nie mieliśmy w Los Angeles systemu wsparcia.

Podjęliśmy decyzję o powrocie do Victorii. Nasza rada nadzorcza bardzo nas wsparła. Zrozumiałam wtedy, że jeśli jesteś zadowolony ze swojego otoczenia i masz wokół siebie ludzi, którzy Cię wspierają, Twoja firma będzie bardziej skuteczna.

Victoria jest niezwykle przyjazna. Możesz skontaktować się z przedsiębiorcą i powiedzieć: „Cześć, jestem Annabel, mam taki problem. Czy możesz porozmawiać ze mną przez dziesięć minut?”. Najczęściej znajdzie dla Ciebie czas. To bardzo różni się od Los Angeles i jest znacznie bardziej zgodne z naszą filozofią biznesową.

Tim Reitsma

Jak rozwijaliście zespół? Czy zatrudniacie osoby w Victorii, czy pracujecie zdalnie?

Annabel Youens

Nadal mamy członków zespołu w Nowej Zelandii. Mike, jeden z naszych głównych programistów, pracuje z nami z przerwami od 20 lat i jest właściwie częścią rodziny. Zawsze pracował zdalnie.

Rozwijamy również zespół w Victorii. Jest tu wielu inteligentnych ludzi szukających interesującej pracy. To świetne miejsce do rekrutacji, ponieważ wiele osób chce się tu przeprowadzić.

W pierwszej fazie działalności największym wyzwaniem jest pytanie: „Czy mamy dopasowanie produktu do rynku i czy ktokolwiek kupi ten produkt?”. Kiedy ludzie zaczynają kupować, uświadamiasz sobie, że potrzebujesz osób, które pomogą obsługiwać klientów. Pojawia się więc kolejne wyzwanie: jak wprowadzić do firmy osobę, która niewiele o niej wie, i pomóc jej zrozumieć, jak działamy.

Trzeba poświęcać czas na sprawy związane z ludźmi. Nie można ich odkładać. Jeśli pracownicy są szczęśliwi, zadowoleni i czują, że docenia się ich ciężką pracę, firma będzie skuteczniejsza niż wtedy, gdy ludzie po prostu wykonują swoje obowiązki.

Tim Reitsma

Co robicie, aby ludzie byli zgrani, podekscytowani i zaangażowani?

Annabel Youens

To zależy od wielkości zespołu. Obecnie mamy cotygodniowe spotkania indywidualne oraz kwartalne rozmowy, które prowadzą do rocznych ocen.

Podczas kwartalnych przeglądów określamy najważniejsze cele każdego członka zespołu i sprawdzamy, jak łączą się one z ogólnymi celami firmy. Dzięki temu co trzy miesiące mogę upewnić się, że każdy rozumie, nad czym pracuje i dlaczego ma to znaczenie dla naszej strategii.

Nie mamy osoby zajmującej się HR na pełen etat, ale korzystam ze wsparcia eksperta HR, który pomaga mi tworzyć dokumenty i upewnia się, że są zgodne z przepisami prowincjonalnymi i federalnymi. Zamiast formalnego podręcznika polityk i procedur mamy dokument zatytułowany „Co robimy i jak to robimy”, napisany prostym językiem.

Opisujemy w nim między innymi zasady urlopów oraz przerwę między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem. Staramy się, aby dokumenty HR były angażujące, a nie nudne. Gdy potrzebuję pomocy, korzystam z ekspertów.

Tim Reitsma

To dobra wskazówka dla startupów i małych firm. Nie zawsze trzeba zatrudniać osobę na etat. Można skorzystać z konsultanta, który pomoże stworzyć odpowiednie strategie, pod warunkiem że rozumie wizję i wartości organizacji.

Annabel Youens

Proces ocen wprowadziliśmy proaktywnie. Kiedy zespół przekroczył sześć osób, nie mogłam już codziennie rozmawiać ze wszystkimi i dokładnie wiedzieć, co się dzieje. Potrzebowaliśmy systemu, który pomoże każdemu podejmować własne decyzje i utrzymywać kierunek.

Wykorzystujemy kanadyjskie narzędzie, które pozwala zarządzać urlopami, ocenami wyników i innymi procesami HR. Każdy może w dowolnym momencie sprawdzić uzgodnione kluczowe wskaźniki wyników i wiedzieć, na czym powinien się skupić w kolejnych trzech miesiącach.

Cotygodniowe rozmowy pomagają niektórym osobom utrzymać kierunek, podczas gdy inni wolą korzystać z celów kwartalnych. Potrzebne są oba rozwiązania. Jedna roczna ocena nie wystarcza, ponieważ trudno omawiać cały rok, pamiętając głównie ostatnie trzy miesiące.

Tim Reitsma

Zgadzam się. Regularne spotkania indywidualne powinny mieć określoną strukturę i dotyczyć tego, do czego dążymy. Cele muszą być powiązane z wizją i kierunkiem organizacji.

Annabel Youens

Wszystko opieramy na szablonach. Mamy cotygodniowy szablon spotkania indywidualnego. Nasz plan strategiczny mieści się na czterech slajdach. Uważam, że lepiej zapisać coś prostego, nawet jeśli jest niedoskonałe, niż tworzyć skomplikowany plan, którego nikt nie przeczyta.

Sama mam tendencję do planowania bez końca i odkładania realizacji. Krótki i prosty plan pomaga mi skupić się na działaniu.

Tim Reitsma

Czego nauczyłaś się o zarządzaniu ludźmi podczas tej drogi?

Annabel Youens

Najważniejsze jest dla mnie to, że kiedy członek zespołu przychodzi do pracy, jest przede wszystkim człowiekiem. Przynosi ze sobą wszystko, co dzieje się w jego życiu — problemy rodzinne, zmartwienia i osobiste doświadczenia.

Chcemy, aby ludzie przychodzili do pracy jako całe osoby, ponieważ właśnie to czyni ich wyjątkowymi i pozwala im tworzyć wspaniałe rozwiązania. W ten sposób kultura przenika do organizacji.

Moim zadaniem jest pomóc ludziom odkryć, w jakich umiejętnościach chcą stać się naprawdę dobrzy. Chcę, aby mogli spojrzeć wstecz na swoją pracę i powiedzieć: „To właśnie tutaj zrozumiałem, w czym jestem dobry” albo „Zrozumiałem, że nie lubię robić tego i tego”.

Jeśli skupiasz się na człowieku i pomagasz mu odnieść sukces, firma również będzie odnosić sukcesy. Stworzysz też dobre miejsce pracy.

Tim Reitsma

Często pomijamy ten ludzki aspekt przywództwa. Tworzymy szablony planów rozwoju, wynagrodzeń i ocen, ale ostatecznie wszyscy jesteśmy ludźmi. Rolą lidera jest nawiązywanie kontaktu, inspirowanie i pomaganie ludziom w rozwoju.

Annabel Youens

Dokładnie. Szablony same w sobie mogą być nudne. Najważniejszy jest cel i inspiracja, które za nimi stoją.

Język ma ogromne znaczenie. We wszystkich naszych szablonach używamy sposobu mówienia charakterystycznego dla naszej organizacji. Z czasem tworzy to wspólny język i poczucie, że wszyscy uczestniczymy w czymś razem.

Uwielbiam pracować z ludźmi, obserwować ich sukcesy, pomagać im stawiać czoła wyzwaniom i uczyć się na porażkach. To właśnie najbardziej ekscytuje mnie w codziennej pracy.

Tim Reitsma

To prawda. Jeśli nie lubimy ludzi, z którymi pracujemy, warto się zatrzymać, zastanowić i być może wprowadzić zmianę.

Annabel Youens

Zdecydowanie.

Tim Reitsma

Annabel, bardzo dziękuję za udział w programie i podzielenie się doświadczeniami z drogi przedsiębiorczyni oraz wskazówkami dotyczącymi przewodzenia ludziom. Jak słuchacze mogą Cię znaleźć? Adres to get.theappreciationengine.com.

Annabel Youens

Tak, dokładnie. Dziękuję, Tim. To była świetna rozmowa. Uwielbiam rozmawiać o ludziach i o wszystkich wspaniałych, szalonych rzeczach, które wiążą się z naszym człowieczeństwem.

Tim Reitsma

Dziękuję za rozmowę. Moglibyśmy rozmawiać jeszcze przez wiele godzin, więc pozostałe pytania zostawimy na przyszłe odcinki.

Annabel Youens

Brzmi świetnie. Dziękuję, Tim.

Tim Reitsma

Dziękuję i wszystkiego dobrego.

Annabel Youens

Dobrze, cześć.