12 przykładów negatywnej informacji zwrotnej i jak jej udzielać

Aby informacja zwrotna, niezależnie od tego, czy jest pozytywna, czy negatywna, osiągnęła poziom, na którym może motywować, inspirować i pozytywnie stawiać ludziom wyzwania, musi spełniać następujące kryteria:

• Konkretna i oparta na faktach: Nie opieraj się na przeczuciach! Nie oznacza to, że nie możesz przekazać informacji zwrotnej na temat tego, jak ktoś sprawił, że się poczułeś lub jak sprawił, że poczuła się inna osoba, ale pamiętaj, aby podać konkretne przykłady tego, co się wydarzyło lub zostało powiedziane.
• Konstruktywna: Oznacza to sprawdzenie własnych intencji, aby upewnić się, że chcesz skorygować zachowania lub błędy, a nie po prostu powiedzieć odbiorcy, co o nim myślisz.
• Szczera: Nie osładzaj przekazu ani nie próbuj go zaciemniać. Czasami złagodzenie wydźwięku nie pomaga ludziom zrozumieć, w jakim są położeniu.
• Bądź otwarty: W stosownych przypadkach rozpocznij dyskusję. Może ona dotyczyć tego, co dana osoba powinna zrobić, aby się poprawić, lub pomóc Ci zrozumieć jej intencje.

Poniżej omówimy więcej dobrych praktyk dotyczących przekazywania negatywnej informacji zwrotnej, ale powyższe kryteria stanowią minimum niezbędne do tego, aby Twoja informacja zwrotna nie była jedynie słownym strofowaniem.

Author's Tip

Pamiętaj, nikt nie jest idealny w przekazywaniu ani odbieraniu informacji zwrotnej! To podróż, podczas której wszyscy się uczymy, dlatego po drodze ważne jest również, aby wzajemnie traktować się po ludzku.

Dlaczego negatywna informacja zwrotna jest ważna

Negatywna informacja zwrotna ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga jednostkom i zespołom doskonalić się i rozwijać. Oto dlaczego  nigdy nie unikam przekazywania moim zespołom konstruktywnej negatywnej informacji zwrotnej:

Wspiera rozwój i doskonalenie

Konstruktywna krytyka wskazuje obszary, w których ktoś może się poprawić, umożliwiając mu rozwijanie umiejętności i osiąganie lepszych wyników w przyszłości. 

Pamiętaj, że czasami te obszary wymagające poprawy mogą być dla danej osoby niezauważalne, dlatego potrzebuje ona perspektywy osoby trzeciej, aby je zidentyfikować.

Doprecyzowuje oczekiwania

Zapewnia pracownikom zrozumienie tego, czego się od nich oczekuje i w jakich obszarach mogą nie spełniać oczekiwań, zmniejszając prawdopodobieństwo powtarzania tych samych błędów.

Dbaj o to, aby oczekiwania były jasno określane od samego początku i regularnie przypominane, a także aby ta jasność była zachowana. W przeciwnym razie informacja zwrotna dotycząca oczekiwań, o których dana osoba nie wiedziała, może zabrzmieć nieprzekonująco.

Poprawia wyniki

Gdy pracownicy wiedzą, co i jak powinni poprawić, mogą pracować skuteczniej, co pozytywnie wpływa na ogólne wyniki poszczególnych osób i całego zespołu. Taki przepływ informacji zwrotnej może również zapewnić jasne cele i motywację do ich osiągania.

Buduje kulturę zaufania i przejrzystości

Przekazywanie informacji zwrotnej sprzyja otwartej komunikacji, zaufaniu i kulturze, w której pracownicy czują się doceniani, ponieważ ich rozwój jest traktowany priorytetowo. 

Możesz sądzić, że ludzie nie będą Cię lubić, jeśli wskażesz im obszary wymagające poprawy. 

Jednak członkowie zespołu, którzy są naprawdę zaangażowani, chcą się rozwijać i nadal osiągać doskonałe wyniki, docenią tę przejrzystość. 

Zostało to zresztą zbadane. W 2022 roku naukowcy z Harvardu i Berkeley odkryli, że nie doceniamy tego, jak bardzo ludzie pragną konstruktywnej informacji zwrotnej, a zaledwie 5% pracowników uważało, że ich przełożeni przekazywali szczerą i krytyczną informację zwrotną na temat ich wyników.

Ojej!

Nie wpadnij w tę pułapkę i nie zakładaj, że ludzie nie będą chcieli usłyszeć, jak wypadają na tle oczekiwań oraz co mogą zrobić, aby się poprawić.

Niepewność co do swojej pozycji może być znacznie większym źródłem braku zaangażowania niż negatywna informacja zwrotna.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Zapobiega poważniejszym problemom

Wczesne reagowanie na problemy poprzez przekazywanie informacji zwrotnej pomoże zapobiec ich eskalacji do poważniejszych kwestii, które później mogą być trudniejsze do rozwiązania. 

To tak jak w każdej relacji: jeśli nie zabierasz głosu, nie wyznaczasz granic i pozwalasz, by różne sprawy uchodziły płazem, w końcu wszystko wybuchnie, a powstałą wyrwę będzie znacznie trudniej wypełnić niż małe pęknięcie, które można naprawić na wczesnym etapie.

Jak przekazywać negatywną informację zwrotną

Przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej wymaga ostrożnego podejścia, aby mieć pewność, że będzie konstruktywna i doprowadzi do pozytywnych rezultatów.

Wspomniałem wyżej, jakie warunki musi spełniać informacja zwrotna, aby można ją było uznać za wartościową, ale poniżej znajdziesz kilka praktycznych wskazówek dotyczących tego, co robić podczas jej faktycznego przekazywania.

1. Bądź konkretny: Skup się na konkretnym zachowaniu lub sytuacji, zamiast generalizować. Dokładnie opisz, co się wydarzyło i jaki miało to wpływ na zespół lub organizację. W tym przypadku przydatne jest oprogramowanie do zarządzania wynikami pracy, które pomaga rejestrować szczegóły.
2. Wybierz prywatne miejsce: Przekazuj negatywną informację zwrotną podczas rozmowy w cztery oczy, aby uniknąć zawstydzenia i zapewnić drugiej osobie poczucie szacunku. Pamiętaj: krytykuj prywatnie, chwal publicznie.
3. Unikaj zaskakiwania rozmówcy: Skontaktuj się z tą osobą i zapytaj: „Hej, chciałem z tobą porozmawiać o pewnej informacji zwrotnej. Czy teraz jest dobry moment?”. Jeśli po prostu nagle odciągniesz ją na bok, możesz trafić na bardzo nieodpowiednią chwilę.
4. Zachowaj spokój i obiektywizm: Utrzymuj neutralny ton i nie pozwól, aby emocje wpływały na przekazywaną informację zwrotną. Trzymaj się faktów.
5. Nie zwlekaj: Przekaż informację zwrotną jak najszybciej po zauważeniu danego zachowania, aby była bardziej istotna i możliwa do wykorzystania w działaniu. Jeśli będziesz zbyt długo zwlekać, wysyłasz sygnał, że negatywne zachowanie lub błąd są tolerowane.
6. Nie przynoś listy problemów: Jeśli to możliwe, poruszaj jedną kwestię naraz. Drugą kwestię należy poruszyć tylko wtedy, gdy jest bezpośrednio związana z pierwszą. To samo dotyczy przykładów — jeśli przekazujesz informację zwrotną na czas, lista od początku nie byłaby potrzebna!
7. Zachęcaj do dwustronnej komunikacji: Pozwól drugiej osobie przedstawić jej perspektywę i zadawać pytania. Zapewnia to kontekst i pomaga lepiej zrozumieć sytuację.
8. Skup się na rozwiązaniach: Spróbuj pokierować dwustronną rozmową w stronę sugestii dotyczących poprawy lub zaproponuj sposoby rozwiązania problemu. Pokazuje to, że informacja zwrotna ma pomagać, a nie służyć krytykowaniu.
9. Wróć do tematu: Ustal plan ponownego omówienia tej kwestii w późniejszym terminie, aby sprawdzić, czy nastąpił postęp. Podkreśla to znaczenie przekazanej informacji zwrotnej i pokazuje twoje wsparcie w pomaganiu tej osobie w rozwoju.

Najważniejszy wniosek z powyższych informacji jest taki, że intencja, z jaką podchodzisz do przekazywania informacji zwrotnej, ma ogromne znaczenie.

Przekazuj informację zwrotną tylko wtedy, gdy uważasz, że odbiorca ma coś, co powinien naprawić lub udoskonalić.

Inną rzeczą, której również zalecam unikać, jest „kanapka z pozytywną informacją zwrotną”, w której negatywną informację zwrotną umieszczasz między pochwałami. Może to zaciemnić przekaz, szczególnie jeśli informacja zwrotna dotyczy poważnej kwestii.

Uwaga dotycząca schematów przekazywania informacji zwrotnej

Jeśli wyszukasz „Jak przekazywać informację zwrotną?”, znajdziesz mnóstwo schematów dotyczących jej struktury. Należą do nich:

• Macierz informacji zwrotnej — podział informacji zwrotnej na pozytywną/oczekiwaną, pozytywną/nieoczekiwaną, negatywną/oczekiwaną i negatywną/nieoczekiwaną.
• SBII — sytuacja, zachowanie, wpływ, intencja
• CEDAR — kontekst, przykłady, diagnoza, działania, przegląd
• STAR — sytuacja, zadanie, działanie, rezultat
• EEC — przykład, skutek, zmiana

I wiele innych…

Schematy te mogą być pomocne jako punkt wyjścia, ale ważne jest, aby nie stosować ich zbyt sztywno. 

W końcu zaczniesz brzmieć jak robot od informacji zwrotnej. 

Najważniejsze jest dostosowanie stylu przekazywania informacji zwrotnej do sytuacji i osoby, która ją otrzymuje.

Dlatego w tym artykule przedstawiam ogólne wskazówki dotyczące podejścia do informacji zwrotnej i nie zalecam stosowania konkretnego schematu.

O wiele bardziej przydatne będzie nauczenie się, JAK myśleć o informacji zwrotnej, zamiast uczenia się wypełniania luk niczym w grze Mad Libs.

12 przykładów negatywnej informacji zwrotnej

Aby lepiej pokazać, co mam na myśli, poniżej przedstawiam typowe przykłady negatywnej informacji zwrotnej oraz konstruktywne sposoby podejścia do nich.

1. Wyniki pracy

Informacja zwrotna: „Zauważyłem, że wskaźnik rozwiązywania zgłoszeń znacznie się obniżył. Jeśli porównamy go z ubiegłym kwartałem, wygląda na to, że osiągniesz tylko 50% wyniku osiągniętego wtedy.

Z tego, co widzę, rodzaje zgłoszeń nie zmieniły się na bardziej złożone, a twoim celem jest ukończenie X zgłoszeń na kwartał. 

Chciałem poruszyć tę kwestię już teraz, ponieważ chcę sprawdzić, co możemy zrobić, aby ją rozwiązać, zanim kwartał się skończy. Jak myślisz, co możemy zrobić, żeby przywrócić twoje tempo pracy?”

Wyjaśnienie: Powyższa informacja zwrotna prawdopodobnie stanowi początek szerszej rozmowy, ale dostarcza nam kilku istotnych wskazówek. 

Po pierwsze, jasno określa oczekiwania oraz obecną różnicę między celami a sytuacją tej osoby.

Po drugie, pokazuje, że menedżer przyjrzał się pracy i nie zakłada, że wszystkie zgłoszenia są takie same.

Dodatkowo informacja zwrotna została przekazana we właściwym czasie. Do końca kwartału pozostało jeszcze trochę czasu, więc ta osoba nadal może skorygować swoje działania.

Author's Tip

Nie czekaj, aż okaże się, że dana osoba nie osiągnie celu, jeśli znacznie wcześniej miałeś już dowody na to, że prawdopodobnie go nie osiągnie. Wypowiedź kończy się również pytaniem, które ma pomóc rozwiązać tę sytuację i skłonić odbiorcę do wzięcia odpowiedzialności za to, co musi zrobić, aby osiągnąć cel.

2. Komunikacja

Informacja zwrotna: „Podczas spotkania dotyczącego planowania sprintu z zespołem inżynieryjnym nie potrafiłem zrozumieć, jaki był twój plan działania. 

Jako menedżer produktu oczekiwałbym od ciebie poprowadzenia dyskusji i przeprowadzenia zespołu inżynieryjnego przez plan rozwoju produktu, ale całe spotkanie było chaotyczne i nie wyznaczono jasnych celów na nadchodzący sprint. 

Podczas następnego spotkania oczekiwałbym od ciebie przejęcia kontroli nad dyskusją, a najlepiej także przygotowania materiałów do wcześniejszego zapoznania się oraz celów spotkania, czego obecnie nie mamy w zwyczaju robić. 

Jeśli pojawią się poboczne kwestie, zanotuj je i wspomnij, że można je omówić na innym forum.”

Wyjaśnienie: Powyższa wypowiedź jest zwięzła i dotyczy konkretnej sytuacji oraz problemu przedstawionego bardzo bezpośrednio. Zawiera również kilka sugestii dotyczących poprawy.

Nie każda informacja zwrotna będzie punktem wyjścia do tak szerokiej dyskusji, ale ważne jest, aby ludzie rozumieli różne sytuacje i style komunikacji, które powinni stosować.

3. Brak współpracy

Informacja zwrotna: „Zespół realizacyjny powiedział mi, że obiecałeś klientowi konkretny termin bez wcześniejszej rozmowy z tym zespołem. 

Rozumiem, że jako dyrektor ds. rozwoju biznesu chcesz osiągnąć swoje cele sprzedażowe, ale musimy upewnić się, że zespół realizacyjny ma możliwości, aby spełnić oczekiwania klienta, które określiłeś.

O wiele trudniej jest próbować nadrobić bardzo napięty termin niż dostarczyć rozwiązanie szybciej w ramach bardziej realistycznego terminu i zachwycić naszych klientów. 

W rezultacie zespół realizacyjny przez osiem tygodni pracował w nadgodzinach i w weekendy, co jest nie do utrzymania.

Chciałbym, abyś lepiej znał możliwości zespołu realizacyjnego. Co wiesz do tej pory o ich pracy i jak możesz zadbać o to, aby śledzić cały proces w górę i w dół łańcucha?”

Wyjaśnienie: Jeśli chodzi o informacje zwrotne dotyczące współpracy, ważne jest, aby pokazać wpływ, jaki zaniedbanie tej osoby wywarło na inne zespoły. 

Nikt z nas nie działa samodzielnie, dlatego ważne jest uwzględnienie całego łańcucha. Również powyższa informacja zwrotna jasno przedstawia sytuację, jej wpływ oraz oczekiwania. 

Ponieważ odbiorcą informacji zwrotnej jest osoba na wyższym stanowisku, tym ważniejsze jest, aby skłonić ją do przedstawienia rozwiązania dotyczącego sposobu, w jaki zamierza rozwiązać tę sytuację.

4. Przekazywanie informacji zwrotnej

Informacja zwrotna: „Rozumiem, że sytuacja, w której zespół magazynowy nie zrealizował prawidłowo zamówienia klienta, była frustrująca, szczególnie że po raz drugi dotyczyło to tej samej osoby, ale niedopuszczalne jest po prostu wciągnięcie jej do pomieszczenia, krzyczenie na nią przez 5 minut i wyjście w gniewie.

Chcę, abyś podchodził do wszystkich z szacunkiem i z zamiarem rozwiązania problemu, a nie po to, żeby kogoś strofować. 

Oczekuję, że przeprosisz i podejdziesz do tej osoby, zadając więcej pytań oraz okazując ciekawość dotyczącą tego, co się wydarzyło i dlaczego błąd się powtarzał.”

Wyjaśnienie: Ogólnie rzecz biorąc, przekazywanie informacji zwrotnej na temat otrzymanej informacji zwrotnej jest nieco trudne, ponieważ nie chcesz udzielać informacji zwrotnej natychmiast po tym, jak ktoś przekazał ją tobie — unikaj zasady „wet za wet”. 

Jeśli jednak informacja zwrotna została przekazana w złej wierze lub w sposób niekonstruktywny, musisz wkroczyć i skorygować takie zachowanie, jak w powyższym przykładzie.

Uznaj frustrujący charakter sytuacji, ale nie potwierdzaj słuszności tego zachowania. Doprecyzuj, jakie są oczekiwania, i być może wyślij tej osobie ten artykuł!

5. Niska jakość obsługi klienta

Informacja zwrotna: „Chciałbym omówić bardziej szczegółowo rozmowę, którą odbyłeś dziś z pacjentką. Ponownie zadzwoniła do przychodni całkowicie roztrzęsiona, ponieważ pospiesznie przeprowadziłeś diagnozę, a ona po rozmowie telefonicznej była jeszcze bardziej zdezorientowana niż wcześniej. 

Pacjentka powiedziała również, że stwierdziłeś: „Nie jestem tutaj po to, aby odpowiadać na dodatkowe pytania, tylko po to, aby przekazać ci fakty dotyczące diagnozy”.

Rozmowa została nagrana, więc wysłuchałem jej w całości. To może być zgodne z faktami, ale całkowite zbycie pacjentki w tak stresującym dla niej momencie jest zupełnie nieodpowiednie. 

Oczekiwałbym, że nie zaniedbasz obowiązku zapewnienia pacjentce odpowiedniej opieki, niezależnie od tego, jak bardzo się spieszysz ani co powiedziano ci, że masz zrobić. Jest to poniżej naszych standardów i potrzebuję, abyś przedstawił plan działania dotyczący tego, co zrobisz, aby lepiej zrozumieć zasady opieki nad pacjentem. „

Wyjaśnienie: Powyższy przykład to prawdziwa informacja zwrotna, którą pomogłem napisać mojemu znajomemu, będącemu liderem zespołu w szpitalu.

Jak widzisz, jest to bardzo poważna sprawa, która może potencjalnie wpłynąć na karierę tej osoby, dlatego sprawdzenie dowodów i rejestru rozmowy było ważne.

Jeśli nie ma dostępnych dowodów, oczekiwałbym, że informacja zwrotna będzie w większości składać się z pytań, np. co wydarzyło się podczas rozmowy.

Ponownie, przekazując informację zwrotną, upewnij się, że powtarzasz oczekiwania i że chcesz, aby odbiorca zastanowił się nad kolejnymi krokami naprawczymi.

6. Brak inicjatywy

Informacja zwrotna: „Zauważyłem ostatnio, że podczas naszych spotkań zespołu przedstawiasz wiele potencjalnych pomysłów i wskazujesz problemy związane z naszymi procesami i standardami, ale kiedy rozmawiamy indywidualnie o twoich pomysłach na usprawnienia i o stworzeniu projektu, za który będziesz odpowiadać, w ogóle nie słyszę z twojej strony żadnych inicjatyw.

Jest to dla mnie niepokojące, ponieważ chciałbym słyszeć od mojego zespołu, co jego zdaniem należy zmienić w procesie lub standardzie, a nie tylko skargi. 

Gdyby było to sporadyczne narzekanie, zrozumiałbym, ale trwa to już od kilku tygodni, a te same problemy są zgłaszane bez proponowania żadnego rozwiązania. 

Muszę zobaczyć, że masz również motywację, aby rozwiązywać problemy, ponieważ tego oczekiwałbym od osoby na starszym stanowisku, a także rozmawialiśmy o twojej drodze do awansu. „

Wyjaśnienie: Być może w każdym zespole jest jedna osoba, która zawsze narzeka na różne rzeczy, zawsze jest „tą, która zauważa problemy”, ale nigdy ich nie rozwiązuje.

Zauważanie problemów to wspaniała cecha i umiejętność, którą warto rozwijać, ale jeśli nie pracujesz również nad rozwiązaniem w żadnym zakresie, jesteś tylko obserwatorem.

Powyższa informacja zwrotna jest ważna, ponieważ sprawdza, czy ta osoba rzeczywiście ma jakieś pomysły, i odnosi to do oczekiwań związanych z awansem, które wobec niej istnieją.

Jedną z rzeczy, które możesz tu zauważyć, jest to, że osoba ta obserwowała to zachowanie przez kilka tygodni. 

Terminowość nie oznacza natychmiastowego reagowania za pierwszym razem, gdy dana osoba wskazała problem i nie przedstawiła rozwiązania. To nierealistyczne. 

Jeśli jednak pojawi się pewien schemat, przekaż informację zwrotną tak wcześnie, jak będzie to stosowne.

7. Nieprzestrzeganie procesów

Informacja zwrotna: „Chciałem porozmawiać o korzystaniu przez ciebie z Jiry. W naszych zasadach zespołowych uzgodniliśmy, że wszyscy, łącznie z tobą, będziemy korzystać z niej w ten sposób, a ja nie widzę, aby twoja praca była tam prawidłowo rejestrowana.

Oczekuję, że wszyscy inżynierowie będą przestrzegać tego procesu, ale chcę zrozumieć, dlaczego tego nie robisz i z jakimi trudnościami się spotykasz.”

Wyjaśnienie: Czasami, gdy proces został ustanowiony, a osoba, która go nie przestrzega, uczestniczyła w jego tworzeniu, ważne jest uznanie, że mogła zabrać głos, ale tego nie zrobiła.

Zakończenie tego pytaniem otwiera dyskusję, ponieważ możesz nie mieć wszystkich informacji. 

Być może jej konkretna praca jest bardziej nieprzewidywalna i dlatego nie pasuje do tego nowego podejścia. Być może nie czuła, że może zabrać głos. Przedstawiłeś oczekiwania i teraz próbujesz dowiedzieć się więcej o kontekście.

8. Brak dbałości o szczegóły

Informacja zwrotna: „Wszystkie trzy ostatnie wyceny, które wysłałeś tym trzem klientom, zawierały błędy, które musiałem później poprawić. Błędy różniły się od siebie, klienci byli bardzo zdezorientowani, a teraz musimy odbudować ich zaufanie. Potrzebuję, abyś zwracał uwagę na szczegóły — co wydarzyło się w tych sytuacjach?”

Dbałość o szczegóły jest prawdopodobnie kluczowa na większości stanowisk, ale zawsze zalecam zadanie na końcu pytania, aby zrozumieć, co się wydarzyło.

Prawdopodobnie istnieją trzy powody, dla których dana osoba mogła nie zwrócić uwagi na szczegóły:

1. Ponieważ po prostu nie nauczyli się odpowiednio różnych rzeczy lub mają nieaktualną wiedzę
2. Są osobami, które patrzą na sprawy z dużo szerszej perspektywy
3. Są tak przytłoczeni pracą, że dbałość o szczegóły schodzi na dalszy plan.

Najpierw dowiedz się, która z tych przyczyn występuje, zanim zaczniesz wyciągać wnioski.

9. Umiejętności prezentacyjne

Informacja zwrotna: „Podczas ostatniego spotkania całego zespołu było wyraźnie widać, że denerwujesz się przed prezentowaniem przed całą ekipą. Zauważyłem, że bardzo dobrze przemyślałeś swoje slajdy, ale sama prezentacja była chaotyczna i trudna do śledzenia. 

Ja również musiałem rozwinąć tę umiejętność i jako Twój współpracownik rozumiem, że może to być trudne. Jak mogę pomóc Ci się w tym doskonalić?”

Wyjaśnienie: Umiejętności prezentacyjne to coś, czego każdy musi się nauczyć i co powinien stale rozwijać, więc zaoferuj naukę, jeśli należysz do osób, którym przychodzi to po prostu z łatwością!

Pomijając to, powyższa informacja zwrotna jest zwięzła i uwzględnia rzeczywistość tego, co się wydarzyło —zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty—bez zaciemniania przekazu. 

Jak widzisz, pochodzi ona również od współpracownika. Nie każda informacja zwrotna musi pochodzić od menedżera — czasami najlepsze rady otrzymujemy od współpracowników.

Kończy się również propozycją pomocy. Nie każda informacja zwrotna musi być bezwzględnym nakazem dotyczącym oczekiwań itd. Czasami trzeba wyciągnąć pomocną dłoń!

10. Podejmowanie decyzji

Informacja zwrotna: „Podczas kilku ostatnich spotkań z klientami zauważyłem, że udzielone przez Ciebie porady konsultingowe nie były najbardziej efektywne ani zgodne z tym, co zalecilibyśmy w tej kwestii.

Jeden z klientów skontaktował się ze mną i zapytał, dlaczego nie poleciliśmy procesu X, skoro wspomniano mu o nim podczas procesu sprzedaży. Czy możesz przeprowadzić mnie przez tok swojego rozumowania?”

Wyjaśnienie: W przypadku strategii i podejmowania decyzji ważne jest, aby dokładniej przyjrzeć się rozumowaniu stojącemu za daną decyzją, zanim w pełni ją skrytykujesz, oraz sposobowi, w jaki dana osoba do niej doszła.

W ten sposób korygujesz nie tylko samą podjętą decyzję, ale także uczysz lepszego sposobu dokonywania ocen. Może też wydarzyć się coś odwrotnego — poznasz więcej kontekstu lub nowy sposób myślenia!

11. Punktualność

Informacja zwrotna: Ponieważ jesteśmy w pełni zdalnym zespołem, bardzo ważne jest, abyśmy dobrze wykorzystywali spotkania i czas przeznaczony na wspólną współpracę lub dyskusję. 

Zauważyłem, że w ciągu ostatniego miesiąca do większości spotkań dołączałeś 5–10 minut po czasie, zarówno tych zespołowych, jak i międzydziałowych. 

Tracisz w ten sposób cenny czas zespołu, a pozostali muszą później wracać do wcześniejszych kwestii, aby wprowadzić Cię w temat.

Ponieważ stało się to już pewnym wzorcem, chciałem poinformować Cię możliwie wcześnie, że jest to niedopuszczalne i musisz to skorygować.”

Wyjaśnienie: Po raz kolejny coś takiego musi przynajmniej w pewnym stopniu powtarzać się w czasie. Nie naskakuj na kogoś, kto spóźnił się raz — mogło wydarzyć się wiele rzeczy niezależnych od tej osoby, które nie powtórzą się w przyszłości.

Jednak gdy tylko pojawi się zauważalny wzorzec, poinformuj tę osobę, że jest to niedopuszczalne i stanowi stratę czasu wszystkich.

12. Informacja zwrotna dotycząca zarządzania

Informacja zwrotna: „Podczas prezentacji zespołowej, na której mieliśmy przekazać zespołowi aktualne informacje o projekcie, nad którym pracowałem, dokładnie przygotowałem całą prezentację wraz z materiałami do wcześniejszego zapoznania się. 

Jednak przerwałeś mi i w zasadzie sam przekazałeś zespołowi aktualne informacje. Część posiadanych przez Ciebie informacji nie była najbardziej aktualna, co wywołało pewne zamieszanie wśród osób, które zapoznały się wcześniej z materiałami.

Ostatecznie poczułem się dość podważony i miałem wrażenie, że nie ufasz mi na tyle, bym mógł właściwie przekazać zespołowi informacje o postępach projektu, zwłaszcza że ciągle mi przerywałeś, aby odpowiadać na pytania, które członkowie zespołu kierowali bezpośrednio do mnie.” 

Wyjaśnienie: Możesz oczywiście przekazać informację zwrotną na temat tego, jak czyjeś zachowanie wpłynęło na Ciebie osobiście — szczególnie tak jak w powyższym przykładzie menedżera, który zbyt autorytarnie zdominował spotkanie.

W takich sytuacjach nadal mów o faktach i o tym, co się wydarzyło, oraz wyłącznie o tym, co Ty czułeś, a nie o tym, co czuł ktokolwiek inny.

O innych osobach można mówić tylko wtedy, gdy bezpośrednio opowiedzą Ci o problemach, których doświadczyły (np. o wspomnianym wyżej zamieszaniu).

More Articles

• 20 najlepszych biuletynów o przywództwie, które warto subskrybować w 2026 roku
• 20 najlepszych newsletterów HR, które warto subskrybować w 2026 roku
• Ostateczna lista: 17 najlepszych książek z psychologii organizacji
• 19 najlepszych podcastów o zarządzaniu w 2026 roku
• 16 najlepszych podcastów o rozwoju osobistym w 2026 roku

Jak przyjmować negatywną informację zwrotną

Wiele mówiliśmy o tym, jak przekazywać negatywną informację zwrotną, ale pamiętaj, że w pewnym momencie również na pewno ją otrzymasz. Ciesz się, ponieważ to Twoja szansa na naukę!

Jednak nic tak nie zniechęca do przekazywania informacji zwrotnej i nie zatrzymuje własnego rozwoju jak nieumiejętne przyjmowanie uwag — tym bardziej jeśli jesteś liderem! Oto kilka wskazówek, które pomogą tego uniknąć:

• Nie odrzucaj od razu informacji zwrotnej. Możesz o niej porozmawiać, ale najpierw się nad nią zastanów i należycie ją rozważ.
• Nie wykorzystuj tej okazji, aby od razu przekazać im informację zwrotną. Może to sprawiać wrażenie, że szukasz zemsty, zamiast szczerze odnieść się do otrzymanej informacji zwrotnej.
• Nie mów o tym, że inne osoby robią to samo i uchodzi im to na sucho — niekoniecznie wiesz, czy tak jest. Możesz nie znać rozmowy na temat informacji zwrotnej, którą ich menedżer przeprowadził z nimi.

A co robić zamiast tego:

• Podziękuj im za informację zwrotną, zwłaszcza jeśli zajmują niższe stanowisko niż ty.
• Zadawaj pytania, aby wyjaśnić wszystko, co jest niejasne, lub poproś o więcej szczegółów.
• Poproś o pomoc w poprawie w określonych obszarach albo zapytaj, czy możesz zwrócić się do nich po pomoc, gdy już przemyślisz swoje kolejne kroki.
• Słuchaj z zamiarem zrozumienia informacji zwrotnej, a nie tylko po to, by odpowiedzieć na to, co mówią, i udzielić „właściwej odpowiedzi”.

Tworzenie kultury informacji zwrotnej

Najlepszym sposobem na zapewnienie, że informacja zwrotna będzie spójna, przekazywana we właściwym czasie i konstruktywna, jest zbudowanie kultury informacji zwrotnej. To właśnie ona wynosi zarządzanie wynikami na wyższy poziom.

Może to być trudne, ale oto kilka najważniejszych kwestii:

• Tworzenie takiej kultury będzie procesem — szczególnie w rozwijającej się firmie — dlatego stale zachęcaj do przekazywania informacji zwrotnej.
• Upewnij się, że informacja zwrotna nie płynie tylko w jednym kierunku, bo staniesz się osobą wydającą rozkazy i nie będziesz w stanie uczyć się ani rozwijać jako lider. Pozyskiwanie informacji zwrotnej 360 stopni świetnie sprawdza się przy zbieraniu opinii na temat liderów i pomaganiu ludziom w swobodnym przekazywaniu informacji zwrotnej.
• Doceniaj odwagę potrzebną do zabrania głosu, szczególnie w rozmowie z kadrą kierowniczą oraz między współpracownikami. Stworzy to wzór do naśladowania dla wszystkich.
• Ucz ludzi, jak przekazywać informacje zwrotne w sposób konstruktywny i produktywny. Nie każdy będzie to wiedział intuicyjnie.
• Poświęcaj czas i aktywnie wyznaczaj kierunek. Jeśli pozostawisz kulturę samą sobie, powróci ona na ścieżkę najmniejszego oporu, która może nie prowadzić do ciągłego przekazywania informacji zwrotnej.

Pamiętaj, że informacja zwrotna to prezent

Przekazywanie wysokiej jakości informacji zwrotnej, zarówno pozytywnej, jak i negatywnej, wymaga praktyki, ale jest prezentem, który zdecydowana większość ludzi doceni i, miejmy nadzieję, przekaże dalej.

Przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej wymaga uważności i odwagi, dlatego daj sobie czas i przestrzeń. Inwestuj w rozwijanie tej umiejętności, a zobaczysz, jak twój zespół zacznie zabierać głos, rozkwitać i budować silniejsze więzi.

Jeśli już, to fakt, że przekazywanie negatywnej informacji zwrotnej wymaga więcej praktyki, napawa mnie nadzieją, że większość z nas nie jest z natury marudami nastawionymi negatywnie!

Zapisz się, aby otrzymywać więcej spostrzeżeń

Aby uzyskać więcej eksperckich informacji na temat przekazywania informacji zwrotnej i podnoszenia poziomu zarządzania wynikami, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.