Koszt złej jakości szkoleń

Oprócz kosztu oprogramowania do szkoleń pracowników, wpływ na działalność firmy ma koszt całego tego zmarnowanego wysiłku.

Po zsumowaniu przez dziesięciolecia i uwzględnieniu niezliczonych pracowników w tysiącach firm na całym świecie mówimy o miliardach dolarów.

Przeanalizujmy to w sposób zachowawczy: jeden pracownik x 500 dolarów rocznego kosztu + liczba godzin nieprzynoszących wartości [powiedzmy 40 godzin rocznie, przyjmując ostrożne założenie i średnią stawkę 40 dolarów za godzinę wraz ze wszystkimi kosztami] = 1300 dolarów na pracownika. 

Wydatki na szkolenia w Stanach Zjednoczonych po raz pierwszy przekroczyły granicę 100 miliardów dolarów w latach 2021–2022, zgodnie z raportem „Raport branży szkoleniowej 2022” opublikowanym przez magazyn Training. (Rysunek 1) 

Rysunek 1. https://trainingmag.com/2022-training-industry-report/

Co gorsza, większość tych kursów szkoleniowych jest niezgodna z potrzebami wynikającymi ze zmian organizacyjnych i regulacyjnych/certyfikacyjnych — niekiedy przez kilka tygodni, a w wielu przypadkach przez kilka miesięcy. 

Nawet przy tak wysokich nakładach czas potrzebny na stworzenie nowych lub zaktualizowanych kursów naraża firmy na ryzyko posiadania niewykwalifikowanych i niedoinformowanych pracowników. 

Co to wszystko oznacza? Potrzebujemy nowych metod edukacji korporacyjnej, rozwijania umiejętności zawodowych i tworzenia treści. 

Na szczęście w ciągu ostatnich kilku lat gwiazdy ułożyły się pomyślnie i dysponujemy teraz narzędziami oraz metodami pozwalającymi wprowadzić te zmiany. 

W tym artykule omówię każdą z tych kwestii i przedstawię zestaw działań, które możesz podjąć już dziś, aby pomóc swojej firmie szybciej dostarczać szkolenia pracownikom, obniżyć całkowite koszty i przyspieszyć proces uczenia się.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Pisz tak szybko, jak potrafisz

W 2018 roku poprosiłem mój zespół ds. innowacji w obszarze uczenia się i rozwoju w Wells Fargo o przeprowadzenie wielkiego eksperymentu. Byłem przekonany, że możemy zautomatyzować znaczną część procesu tworzenia kursów, w tym pisanie corocznych kursów aktualizujących wiedzę na temat regulacji, opartych na materiałach do przeklikiwania. 

Aby to zrobić, musiałem jednak sprawić, by mój zespół nauczył się języka Python (de facto języka sztucznej inteligencji). Ponieważ Python świetnie nadaje się również do tworzenia narzędziowych aplikacji po stronie serwera, kazałem im rozpocząć podnoszenie kwalifikacji od tworzenia narzędzi automatyzujących organizowanie materiałów merytorycznych i zasobów kursów szkoleniowych, aby wspierać nasze zespoły projektantów dydaktycznych. 

Jak to często bywa w wielu organizacjach, zespół kierowniczy sprzeciwiał się, pytając, dlaczego „marnuję czas”, angażując mój zespół w takie działania. 

Na szczęście skupiłem się na kilku szybkich zwycięstwach i w jednym przypadku mój zespół stworzył narzędzie, które konwertowało wszystkie starsze treści utworzone w wycofanym już narzędziu do formatu PDF, przenosiło wszystkie pliki na nowy serwer i tworzyło główną tabelę do śledzenia wszystkich treści wraz z odnośnikami do materiałów. 

Pierwotne oszacowanie dla podejścia realizowanego wyłącznie przez ludzi wynosiło 2 lata pracy jednej osoby. Po mniej niż 60 godzinach skryptowania w Pythonie cały zakres prac został wykonany w ciągu kilku godzin. Ten sukces powstrzymał opór i zaczęliśmy tworzyć kolejne narzędzia, aby zautomatyzować jak najwięcej rutynowych i nieprzynoszących wartości zadań, jakie udało nam się znaleźć.

Kolejnym etapem podnoszenia kwalifikacji było rozpoczęcie pracy zespołu nad rozwiązaniami opartymi na AI. Zaczęliśmy od wczesnej wersji GPT firmy OpenAI. Stawialiśmy małe kroki, korzystając z ich „placu zabaw”, i zleciliśmy jej próbę wygenerowania testów sprawdzających wiedzę wraz z odpowiedziami dystraktorowymi. 

Początkowe rezultaty były obiecujące, ale zdecydowanie nie nadawały się jeszcze do wykorzystania w naszych kursach. Mieliśmy jednak potencjał i wizję tego, dokąd moglibyśmy dojść, gdyby nam na to pozwolono. Udało nam się nawet uzyskać uwagę zespołu ds. patentów i własności intelektualnej. 

Niestety liderzy organizacji zajmującej się uczeniem się nie mieli takiej samej wizji i uważali, że marnujemy czas wszystkich oraz zasoby firmy. Prace zostały anulowane, a projekt umarł w trakcie pandemii COVID. 

Przenieśmy się do listopada 2022 roku. ChatGPT zostaje uruchomiony. Autorzy techniczni i projektanci dydaktyczni mogą teraz tworzyć treści kursów w kilka sekund, choć wcześniej zajmowało to godziny, tygodnie lub miesiące. Świat jest teraz świadkiem urzeczywistnienia naszej wizji i choć nie zmienia to przeszłości, może zmienić przyszłość twojej firmy.

Dlaczego potrzebujesz rewolucji AI

AI wywołuje zamieszanie w obszarze uczenia się i rozwoju w firmach, sygnalizując przełomową zmianę w metodach szkoleniowych. 

Po pierwsze, pokolenie Z oczekuje wykorzystywania AI w rozwoju swojej kariery i wciągnie Twoją organizację w tę rzeczywistość, jeśli nie pokierujesz nią w tym kierunku.

Nie chodzi tu jedynie o technologiczne gadżety, lecz o fundamentalną transformację sposobu, w jaki przekazujemy i przyswajamy wiedzę w środowiskach zawodowych — czy to poprzez wykorzystywanie technologii, czy angażowanie pionierów AI do dzielenia się wiedzą.

Jak wskazuje Światowe Forum Ekonomiczne, AI wykracza poza bycie modnym terminem w szkoleniach korporacyjnych — jest raczej siłą transformacyjną. Wskazują oni: 

• AI nie polega na zastępowaniu trenerów maszynami, lecz na wzmacnianiu ich możliwości.
• Osoby prowadzące szkolenia mogą teraz mniej skupiać się na obowiązkach administracyjnych, a bardziej na swojej pasji — edukowaniu i angażowaniu pracowników.
• Trenerzy mogą teraz wykorzystywać AI do usprawniania, a nawet automatyzowania zadań związanych z opracowywaniem modułów szkoleniowych, oceną wyników i dostosowywaniem treści.
• AI może dostosować doświadczenie szkoleniowe do potrzeb każdej osoby.
• Dzięki platformom LxP wzbogaconym o AI (platformom doświadczeń edukacyjnych) szkolenia można teraz dostosować tak, aby żaden pracownik nie czuł się pominięty.
• Takie podejście sprzyja kompleksowemu, spersonalizowanemu rozwojowi.

Co to oznacza dla przyszłości szkoleń korporacyjnych? Stoimy na progu nowej ery. Ery szkoleń, w której AI zarządza szczegółami, uwalniając trenerów, aby mogli rozbudzać w pracownikach pasję do nauki. 

To obszar, w którym pracownicy nie są jedynie odbiorcami informacji, lecz aktywnymi uczestnikami spersonalizowanej ścieżki edukacyjnej.

Nauka to podróż

Choć rzeczywiste przykłady i mierzalne dane dopiero zaczynają pojawiać się w większości organizacji, istnieją sposoby na rozpoczęcie transformacji programów szkoleniowych i edukacyjnych, które opierają się na istniejących paradygmatach dydaktycznych. 

Niektóre z nich obejmują ponowne przemyślenie sposobu, w jaki się uczymy, na przykład przejście na bardziej sokratejskie podejście, teraz gdy AI może udzielać odpowiedzi na pytania, gdy jest to potrzebne.

Inne obszary obejmują zmianę wymaganych umiejętności w celu zaspokojenia potrzeb obecnej, przechodzącej transformację siły roboczej. 

Aby rozpocząć podejście do nauki oparte na podróży, które integruje pomoc i możliwości AI, możesz wykonać poniższe 12 kroków, aby zmaksymalizować rezultaty:

1. Określ swoje cele edukacyjne

Określ temat, którego chcesz się nauczyć lub w którym chcesz się doskonalić, i wyznacz konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne oraz określone w czasie (SMART) cele swojej ścieżki edukacyjnej.

AI może pomóc Ci sformułować te cele, zadając serię pytań, lub możesz poprosić AI o rekomendacje na podstawie wybranego tematu. Pamiętaj, aby uwzględnić naukę o AI i robotyce jako jeden z tych celów.

2. Zapoznaj się z narzędziami i zasobami AI

Poznaj funkcje AI, takie jak chatboty, silniki rekomendacji i interaktywne treści. Weź pod uwagę ograniczenia dotyczące korzystania z nich wynikające z tolerancji ryzyka w Twojej organizacji i dowiedz się, jak uzyskać pomoc oraz dodatkowe zasoby, gdy będą potrzebne.

Na przykład wiedza z zakresu rozwiązań rekrutacyjnych opartych na AI może pomóc trenerom tworzyć lepsze procesy wdrażania na podstawie ocen kandydatów opartych na danych.

3. Wybierz odpowiednią platformę edukacyjną wzbogaconą o AI

Wybierz platformę oferującą funkcje AI, takie jak spersonalizowane ścieżki edukacyjne, adaptacyjne treści i śledzenie wyników. Upewnij się, że platforma obsługuje interesujący Cię temat, pamiętając, że może być tak prosta jak agent czatowy albo tak złożona jak w pełni zintegrowany z AI system zarządzania nauką.

4. Utwórz profil osobisty

Wprowadź do systemu AI swój aktualny poziom wiedzy, preferencje dotyczące nauki i cele.

Systemy zarządzania nauką mogą już posiadać te informacje i wymagać jedynie połączenia z Twoim agentem AI (w większych organizacjach może to wymagać wsparcia działu IT). AI może wykorzystać te informacje, aby dostosować doświadczenie edukacyjne do Twoich potrzeb.

5. Weź udział we wstępnej ocenie

Wykonaj wszelkie wstępne oceny lub diagnostykę przeprowadzaną przez AI, aby określić swój punkt wyjścia. Oceny te mogą dotyczyć ogólnej tematyki lub wiedzy, umiejętności i zachowań związanych z konkretną rolą.

AI przeanalizuje Twoje wyniki i odpowiednio dostosuje Twoją ścieżkę nauki.

6. Rozpocznij swoją ścieżkę nauki

Rozpocznij od treści i ćwiczeń rekomendowanych przez system AI na podstawie wyników Twojej oceny. Korzystaj z zasobów multimodalnych (filmów, artykułów, quizów), aby znaleźć podejście, które najlepiej Ci odpowiada.

7. Regularnie korzystaj ze wsparcia AI

Korzystaj z narzędzi opartych na AI, takich jak wirtualni korepetytorzy, aby uzyskiwać wyjaśnienia i informacje zwrotne. Zadawaj pytania i proś o wyjaśnienia, aby upewnić się, że rozumiesz materiał, oraz korzystaj ze zdolności AI do upraszczania złożonych zagadnień.

8. Monitoruj swoje postępy

Regularnie sprawdzaj analizy i raporty z postępów generowane przez AI, aby zobaczyć, jak zbliżasz się do swoich celów. Możesz dostosowywać tempo nauki i obszary zainteresowania na podstawie przedstawionych informacji.

Pozwól AI proaktywnie dostarczać dodatkowe szkolenia lub wsparcie na podstawie Twoich postępów.

9. Wyciągaj wnioski i dostosowuj się

Przeanalizuj to, czego się nauczyłeś, oraz to, jak AI dostosowało się do Twoich potrzeb. Następnie przekaż systemowi AI informacje zwrotne, aby jeszcze lepiej dopracować proces nauki.

10. Szukaj możliwości wspólnej nauki

Angażuj się w społeczności lub grupy rówieśnicze wspierane przez AI, aby dyskutować i uczyć się wspólnie. Możesz dzielić się spostrzeżeniami oraz uczyć się na podstawie doświadczeń i perspektyw innych osób.

11. Powtarzaj proces i poszerzaj wiedzę

Po osiągnięciu początkowych celów wyznaczaj sobie nowe, aby kontynuować ścieżkę nauki. Korzystaj z AI, aby poznawać powiązane obszary tematyczne lub pogłębiać wiedzę na temat konkretnych zagadnień.

12. Bądź na bieżąco i dostosowuj się

Śledź aktualizacje platformy AI i nowe funkcje, które mogą usprawnić Twoją naukę. Bądź otwarty na dostosowywanie swoich strategii nauki w miarę rozwoju technologii AI.

Te kroki są podobne do tych, które eksperci ds. szkoleń od dawna stosują, aby uczyć ludzi nowych umiejętności. Teraz jednak masz większą kontrolę nad swoją nauką, może ona być lepiej dostosowana do Twoich potrzeb, a spersonalizowany plan nauki możesz otrzymać znacznie szybciej. 

AI cały czas się rozwija i będzie nadal usprawniać sposób, w jaki się uczymy. Musisz jednak aktywnie uczestniczyć w tym procesie i być gotowy zmienić sposób nauki, aby przygotować się na nowe wyzwania w swojej pracy i firmie. Najważniejsze, aby dobrze korzystać z AI w nauce, to aktywne zaangażowanie i otwartość na zmianę sposobu uczenia się zgodnie z rekomendacjami AI.

Co to oznacza dla Ciebie i Twoich pracowników?

Jak wskazuję w swojej książce „AI w zespole”, AI jest teraz częścią organizacji zajmującej się nauką i rozwojem. Dzięki platformom jako usłudze projektanci i deweloperzy mogą teraz z łatwością dodawać AI do swojego zestawu narzędzi. 

Od podsumowywania stron i stron notatek ekspertów merytorycznych oraz transkrypcji nagrań audio po generowanie kompletnych mikrolekcji i ocen z pytaniami otwartymi — możliwości wykorzystania AI do usprawniania tworzenia szkoleń są niemal nieograniczone. 

Narzędzia oparte na AI mogą umożliwić edukatorom sprawne tworzenie wysokiej jakości materiałów edukacyjnych, poprawiając jakość nauki i jednocześnie zmniejszając obciążenie pracą edukatorów. 

W niektórych przypadkach te nowe narzędzia AI do projektowania instruktażowego umożliwiają instruktorom tworzenie krótkich programów nauki na podstawie prywatnych materiałów merytorycznych w zaledwie kilka sekund, a nie godzin czy dni.

Obejmują one narzędzia projektowe, które są nie tylko inteligentne, lecz także niezwykle przyjazne dla użytkownika. Nie chodzi tu wyłącznie o to, aby rzeczy wyglądały atrakcyjnie; chodzi o umożliwienie projektantom materiałów instruktażowych i pracownikom tworzenia projektów na profesjonalnym poziomie za pomocą kilku kliknięć. 

Choć wielu komentatorów mówi o tych rozwiązaniach w ogólnych kategoriach –  wszystko to jest nowe, a dane potwierdzające ich skuteczność są wciąż gromadzone – wiele ich przewidywań się sprawdza i obserwujemy wzrost produktywności, przynajmniej w zakresie tworzenia kursów i treści (zob. rysunek 2).

Rysunek 2. Przykład wykorzystania AI w procesie tworzenia kursu. 

Nie usunęliśmy jednak człowieka z tego procesu. Chociaż sztuczna inteligencja świetnie sprawdza się podczas tworzenia pomysłów, przygotowywania pierwszych wersji i korekty, ludzie nadal odgrywają kluczową rolę w analizie oraz w pracy nad wersjami od drugiej do finalnej, aby zapewnić poprawność treści (brak halucynacji) i jej przydatność dla odbiorców. To połączenie sztucznej inteligencji i ludzkiej inteligencji jest kluczem do sukcesu.

Tak naprawdę chodzi nam tutaj o wykorzystywanie tych narzędzi do tworzenia bogatszych i skuteczniejszych doświadczeń edukacyjnych. 

Jest to szczególnie skuteczne w przypadku nowych pracowników. Łącząc naukę o zachowaniu z uczeniem maszynowym, narzędzia sztucznej inteligencji mogą oceniać poznawcze i emocjonalne cechy pracownika oraz pomagać wskazywać obszary, w których może być potrzebne szkolenie.

W miarę jak pracownicy zapoznają się z nomenklaturą i wymaganiami Twojej firmy, treści utworzone raz mogą być dostosowywane do potrzeb pracownika poprzez automatyczne parafrazowanie, upraszczanie lub zastosowanie specyficzne dla danego stanowiska.

Lepiej szkolisz razem ze sztuczną inteligencją

Sztuczna inteligencja już tu jest. Dżin wydostał się z butelki. Czy nawiążesz współpracę ze sztuczną inteligencją, czy też zastąpi Cię ktoś, kto to zrobi? Na szczęście możesz już teraz podjąć działania, aby proaktywnie współpracować ze sztuczną inteligencją i usprawnić naukę w swojej organizacji.

1. Zapewniaj pracownikom możliwości ciągłego przekwalifikowywania i podnoszenia kwalifikacji, aby mogli nadążać za szybko zmieniającym się rynkiem pracy, wykorzystując wszechstronność i zdolność adaptacji sztucznej inteligencji do umożliwienia nauki opartej na ścieżce rozwoju.
2. Wdrażaj adaptacyjne systemy nauczania, które dostosowują trudność i tempo treści dydaktycznych na podstawie postępów i wyników uczącego się, utrzymując odpowiedni poziom wyzwań oraz motywując uczących się i angażując ich w naukę. 
3. Twórz korepetytorów wspieranych przez sztuczną inteligencję, którzy zapewniają uczącym się natychmiastową informację zwrotną, wskazówki i wyjaśnienia, symulując doświadczenie indywidualnych korepetycji i usprawniając proces nauki. 
4. Wykorzystuj sztuczną inteligencję do automatycznej oceny i sprawdzania prac uczących się, takich jak eseje, krótkie odpowiedzi, a nawet kod, oszczędzając czas edukatorów i zapewniając uczącym się natychmiastową informację zwrotną. Oto kilka poleceń ChatGPT dla działów HR, które mogą w tym pomóc.
5. Wykorzystuj sztuczną inteligencję do automatycznego tłumaczenia treści edukacyjnych, udostępniając je szerszemu gronu uczących się, którzy mogą mówić różnymi językami, oraz twórz narzędzia zapewniające wsparcie językowe w czasie rzeczywistym, takie jak pomoc w zakresie gramatyki i wymowy. 
6. Wykorzystuj generatywną sztuczną inteligencję i uczenie maszynowe do tworzenia angażujących, interaktywnych doświadczeń edukacyjnych, takich jak gry i symulacje dostosowujące się do umiejętności i postępów uczących się, sprzyjając większemu zaangażowaniu i lepszym rezultatom. 
7. Wykorzystuj sztuczną inteligencję do tworzenia narzędzi i platform edukacyjnych bardziej dostępnych dla uczących się z niepełnosprawnościami, takich jak zamiana tekstu na mowę, zamiana mowy na tekst i automatyczne dodawanie podpisów do obrazów. 
8. Inwestuj w edukacyjne roboty współpracujące, aby wspierać edukatorów i umożliwiać dostosowaną pomoc oraz analizę wyników poszczególnych uczniów w czasie rzeczywistym, jednocześnie realizując rutynowe zadania. 

Ryzykiem jest niekorzystanie ze sztucznej inteligencji w edukacji

Integracja sztucznej inteligencji z sektorem edukacji to nie tylko usprawnienie nauki; to strategiczne posunięcie biznesowe.

Dzięki wdrożeniu sztucznej inteligencji instytucje edukacyjne mogą usprawnić działania operacyjne, poprawić wyniki nauczania i przygotować się na przyszły sukces. 

W miarę dalszego rozwoju sztucznej inteligencji jej rola w przekształcaniu nauki i szkoleń korporacyjnych będzie tylko zyskiwać na znaczeniu. Jedynym rzeczywistym ryzykiem dla Twojej organizacji jest brak zrozumienia, jak współpracować ze sztuczną inteligencją, aby skutecznie przygotować pracowników na zmiany, które już się dokonują.