Czym jest hot desking? Zalety, wady i sposób wdrożenia

Czym jest współdzielenie biurek?

Współdzielenie biurek to elastyczny model przestrzeni pracy, w którym pracownicy korzystają z dostępnych biurek na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, zamiast mieć na stałe przypisane miejsca. Podejście to, znane również jako współdzielenie biurek lub elastyczna organizacja pracy, wspiera hybrydowe środowisko pracy poprzez ograniczenie niewykorzystywanej przestrzeni biurowej i zachęcanie do współpracy zespołowej.

Współczesne współdzielenie biurek często opiera się na narzędziach do rezerwacji biurek lub oprogramowaniu do zarządzania przestrzenią biurową, które umożliwia śledzenie dostępności, analizowanie wykorzystania przestrzeni pracy i zapewnienie pracownikom sprawnej obsługi. Optymalizując sposób wykorzystania przestrzeni biurowej, współdzielenie biurek pomaga firmom obniżyć koszty nieruchomości, a jednocześnie dostosować się do bardziej elastycznych harmonogramów pracy.

W miarę jak coraz więcej organizacji przyjmuje hybrydowe harmonogramy pracy, wiele z nich zmniejsza powierzchnię biur i odchodzi od stałych biurek na rzecz ich współdzielenia. Współdzielenie biurek oraz inne, bardziej zaawansowane platformy do zarządzania przestrzenią biurową mogą znacznie uprościć ten proces.

Czy istnieją różne modele współdzielenia biurek?

Tak! Współdzielenie biurek może przybierać różne formy, w zależności od tego, jakiego poziomu struktury lub elastyczności potrzebuje Twoja organizacja. Niektóre modele pozwalają na całkowicie swobodne zajmowanie miejsc, podczas gdy inne wykorzystują systemy rezerwacji biurek lub wyznaczone strefy, aby wspierać określone zespoły lub style pracy.

Aby pomóc Ci znaleźć rozwiązanie najlepiej dopasowane do Twoich potrzeb, poniżej dokładniej wyjaśniłam każdy rodzaj współdzielenia biurek.

Proszę o chwilę cierpliwości, ponieważ terminologia za moment może stać się nieco zagmatwana...

Współdzielenie biurek a swobodny wybór stanowiska

Chociaż określenia współdzielenie biurek i swobodny wybór stanowiska są czasami używane zamiennie, istnieje między nimi subtelna różnica.

Współdzielenie biurek zazwyczaj oznacza system działający na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, w którym pracownicy zajmują dowolne dostępne biurko po przybyciu do biura. Wiele firm korzysta jednak obecnie z oprogramowania do rezerwacji współdzielonych biurek (dostępne są zarówno płatne, jak i bezpłatne opcje), aby uporządkować ten proces, umożliwiając użytkownikom przeglądanie i rezerwowanie biurek w czasie rzeczywistym.

Swobodny wybór stanowiska również eliminuje przypisane miejsca, ale zazwyczaj obejmuje dane o zajętości w czasie rzeczywistym, gromadzone za pomocą czujników biurek obsługujących Internet rzeczy (IoT) oraz platform do zarządzania przestrzenią pracy. To oparte na technologii podejście zapewnia pracownikom większą widoczność i kontrolę nad wyborem miejsca, a także może pomóc zespołom odpowiedzialnym za obiekty monitorować trendy w wykorzystaniu przestrzeni.

Oba modele mają na celu przełamywanie hierarchii, promowanie spontanicznej współpracy i wzmacnianie kultury pracy hybrydowej poprzez zachęcanie do komunikacji międzyfunkcyjnej i współodpowiedzialności za przestrzeń biurową.

Współdzielenie biurek a rezerwowanie biurek

Główna różnica między współdzieleniem biurek a systemem rezerwacji biurek w biurze polega na sposobie przydzielania biurek.

• W przypadku współdzielenia biurek biurka są zajmowane na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”.
• W przypadku rezerwowania biurek w biurze pracownicy rezerwują biurko z wyprzedzeniem, podobnie jak rezerwuje się pokój w hotelu.

Oba modele eliminują na stałe przypisane biurka i opierają się na dostępności w czasie rzeczywistym, ale system rezerwacji biurek zapewnia większą przewidywalność — szczególnie zespołom, które muszą koordynować harmonogramy lub mieć dostęp do określonych zasobów.

W miarę jak hybrydowe harmonogramy stają się coraz bardziej złożone, wiele organizacji łączy elementy obu modeli, korzystając z oprogramowania do rezerwacji biurek, aby wspierać autonomię pracowników, zachowując jednocześnie strukturę i odpowiedzialność.

Filozofia stojąca za współdzieleniem biurek

Współdzielenie biurek to nie tylko strategia organizacji miejsc — to także sposób myślenia.

Usunięcie stałego przypisania biurek sprawia, że współdzielenie biurek zachęca do odpowiedzialności, dbania o porządek i współodpowiedzialności. Pracownicy chętniej porządkują swoje stanowisko pod koniec dnia, wiedząc, że następnego dnia skorzysta z niego ktoś inny.

W miejscu pracy po pandemii ta kultura współodpowiedzialności ma kluczowe znaczenie dla utrzymania higieny i zaufania. Biura, które wspierają współdzielenie biurek, często zapewniają stacje do dezynfekcji, zasady czystego biurka oraz bezdotykowe narzędzia do rezerwacji, aby pomóc pracownikom czuć się bezpiecznie i mieć poczucie sprawczości.

Można to porównać do systemu rezerwacji sal konferencyjnych, ale obejmującego całe biuro — współdzielone zasoby, sprawnie zarządzane i wykorzystywane przez wszystkich.

Historia tego terminu

Początki tego terminu sięgają idiomu używanego w marynarce wojennej. Na statku w każdej chwili ktoś musi pracować. Aby efektywniej wykorzystywać przestrzeń, miejsca do spania są współdzielone — marynarze wymieniają się kojami, gdy jeden rozpoczyna służbę, a zmiana drugiego dobiega końca. Nazywano to \u0022gorącymi kojami\u0022, ponieważ zamontowane koje zawsze pozostawały ciepłe po osobie, która korzystała z nich jako ostatnia.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Zalety i wady współdzielenia biurek

Zalety współdzielenia biurek

Organizacje decydują się na wdrożenie współdzielenia biurek z kilku powodów:

Optymalne wykorzystanie przestrzeni

Współdzielenie biurek pozwala efektywniej wykorzystywać przestrzeń biurową, ponieważ pracownicy korzystają z tych samych biurek. Dotyczy to szczególnie hybrydowych zespołów, w których pracownicy pojawiają się w biurze nieregularnie.

Oszczędności kosztów

Ograniczenie zapotrzebowania na indywidualne stanowiska pracy może dzięki współdzieleniu biurek prowadzić do zmniejszenia kosztów nieruchomości ponoszonych przez firmy.

Ciekawy model danych pokazujący, ile można zaoszczędzić dzięki różnym projektom biur, przedstawiono w raporcie raporcie CBRE „Math Behind the Hybrid Workplace”, według którego firmy przechodzące na model hybrydowy i zmieniające sposób aranżacji przestrzeni zaoszczędzą od 10%-50% kosztów powierzchni.

Elastyczność i autonomia

Pracownicy mogą wybierać miejsce pracy zgodnie ze swoimi potrzebami i preferencjami, co sprzyja elastyczności i autonomii. Nie ma potrzeby wcześniejszej rezerwacji, dzięki czemu mogą oni elastycznie planować pracę.

Lepsza współpraca

W przeciwieństwie do układu biurek sąsiedzkich, w którym rezygnuje się z przypisanych miejsc, ale grupuje określone zespoły, aby osoby pełniące tę samą funkcję biznesową nadal dzieliły przestrzeń, współdzielenie biurek zachęca pracowników z różnych zespołów i działów do interakcji, sprzyjając współpracy i wymianie wiedzy.

Większa kreatywność i produktywność

Różnorodne środowiska pracy mogą pobudzać kreatywność i produktywność pracowników. Współdzielenie biurek nadal jednak umieszcza pracowników w określonych strefach, podczas gdy praca oparta na aktywnościach pozwala im znaleźć odpowiednie środowisko do wykonywania danego zadania w konkretnym momencie.

„Projektowanie przestrzeni oparte na aktywnościach opiera się na wyborze i swobodzie” — powiedziała Rebecca Swanner, liderka ds. projektowania miejsc pracy w HED, w niedawnym odcinku podcastu People Managing People. „Dawanie ludziom swobody — niezależnie od tego, czy chodzi o wybór dni, w których przychodzą do biura, częstotliwość wizyt czy przestrzeń, z której korzystają — to naprawdę bezpłatny benefit, który można im zaoferować i który jest przez nich bardzo ceniony.

„Kiedy dajesz komuś możliwość lub władzę decydowania o tym, jak może najlepiej wykonywać swoją pracę, ma to ogromną siłę. Dlatego projektowanie przestrzeni oparte na aktywnościach polega na upewnieniu się, że nie jest ona zaprojektowana z myślą tylko o jednym rodzaju obszaru pracy.”

Posłuchaj całego odcinka podczas lektury:

Promowanie zrównoważonego rozwoju

Współdzielenie biurek promuje bardziej zrównoważone podejście do projektowania biura i alokacji zasobów, zmniejszając tym samym ślad węglowy organizacji i przynajmniej przybliżając ją do realizacji niektórych celów ESG, które często są obiecywane, ale pozostają niespełnione.

Możliwość łączenia różnych koncepcji organizacji miejsc pracy

Ponieważ odbywa się to na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, współdzielenie biurek można łączyć z innymi koncepcjami zarządzania przestrzenią biurową, takimi jak elastyczne przestrzenie pracy, które zapewniają różnorodne, wielofunkcyjne współdzielone przestrzenie pozwalające pracownikom swobodnie poruszać się po biurze.

Potencjalne wady współdzielenia biurek

Choć współdzielenie biurek przynosi wiele korzyści, zawsze warto rozważyć potencjalne wady takiego podejścia. Oto kilka z nich, o których należy pamiętać.

• Trudności ze znalezieniem dostępnego miejsca: W godzinach szczytu pracownicy mogą mieć trudności ze znalezieniem wolnego biurka, co prowadzi do frustracji i spadku produktywności.
• Utrata spójności zespołu: Ciągłe zmiany miejsca pracy mogą utrudniać budowanie spójności zespołu i komunikację, ponieważ pracownicy nie zawsze będą znajdować się w pobliżu członków swojego zespołu.
• Obawy dotyczące higieny: Współdzielone biurka mogą zwiększać ryzyko rozprzestrzeniania się zarazków i chorób, jeśli nie będą konsekwentnie przestrzegane odpowiednie procedury czyszczenia.
• Ryzyko związane z bezpieczeństwem: Współdzielenie biurek może stwarzać zagrożenia dla bezpieczeństwa, jeśli poufne informacje pozostaną odsłonięte na współdzielonych biurkach lub jeśli osoby nieupoważnione uzyskają dostęp do wrażliwych obszarów.
• Zarządzanie rzeczami osobistymi: Kiedyś przychodziło się do pracy, zamykało rzeczy osobiste w biurku i zajmowało się swoimi obowiązkami. W przypadku współdzielenia biurek pracownicy prawdopodobnie nie będą mogli tego robić, co wymaga zapewnienia jakiegoś systemu szafek lub przechowywania.
• Możliwość występowania rozpraszaczy: Praca w otwartym i współdzielonym środowisku może prowadzić do większej liczby rozpraszaczy, wpływając na koncentrację i skupienie. Upewnij się, że dostępne są ciche strefy, które można rezerwować, aby złagodzić te problemy.

Jak wdrożyć współdzielenie biurek w organizacji

Przejście na model współdzielenia biurek wymaga starannego planowania przestrzeni biurowej i komunikacji. Oto kilka kroków, które należy podjąć:

1. Oceń i przeanalizuj obecne wykorzystanie przestrzeni biurowej, aby zidentyfikować obszary, w których można wdrożyć współdzielenie biurek.
2. Zapewnij pracownikom szkolenia i wsparcie dotyczące korzystania z nowego układu przestrzeni roboczej oraz dostępnych narzędzi technologii biurowych.
3. Wyjaśnij przyczyny zmian oraz korzyści, jakich pracownicy mogą oczekiwać w związku ze współdzieleniem biurek.
4. Rozważ wdrożenie nowych technologii biurowych, takich jak system rezerwacji współdzielonych biurek lub oprogramowanie do zarządzania biurem, aby umożliwić pracownikom sprawdzanie dostępności i rezerwowanie miejsc pracy z wyprzedzeniem. Systemy te mogą być wyposażone w aplikację mobilną oferującą mapy miejsc pracy w czasie rzeczywistym, dzięki czemu pracownicy mogą znaleźć wolne miejsce, a wykorzystanie biurek pozostaje na wysokim poziomie.
5. Regularnie zbieraj opinie pracowników i wprowadzaj zmiany, aby odpowiadać na wszelkie pojawiające się obawy lub wyzwania.

Pokonywanie wyzwań związanych z wdrażaniem współdzielenia biurek

Wdrożenie współdzielenia biurek może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, ale dzięki starannemu planowaniu i strategicznym rozwiązaniom można nimi skutecznie zarządzać. Oto kilka przykładów:

Opór przed zmianami

Pracownicy mogą początkowo sprzeciwiać się zmianom z obawy przed utratą własnej przestrzeni. Regularna komunikacja, szkolenia i otwarte odpowiadanie na ich obawy mogą pomóc złagodzić ten opór. Wyjaśnienie korzyści, takich jak większa elastyczność i współpraca, może ułatwić przejście na nowy model.

Ponadto zaoferowanie możliwości personalizacji, takich jak szafki na rzeczy osobiste, może pomóc pracownikom poczuć się bardziej komfortowo w nowym układzie.

Zapewnienie sprawiedliwości i dostępności

Ustanowienie jasnych wytycznych i zasad zapewni sprawiedliwy przydział biurek i zapobiegnie monopolizowaniu przez pracowników najbardziej pożądanych miejsc pracy.

Wdrożenie systemu rezerwacji biurek może pomóc w zarządzaniu dostępnością, umożliwiając pracownikom rezerwowanie biurek z wyprzedzeniem i zmniejszając frustrację powodowaną rywalizacją o miejsca.

Systemy te często zapewniają aktualizacje w czasie rzeczywistym dotyczące dostępności biurek, dzięki czemu proces staje się bardziej przejrzysty i wydajny, a także pozwalają wyeliminować wiele skarg kierowanych do działu HR lub zgłoszeń serwisowych.

Monitorowanie poziomu hałasu i zarządzanie nim

Otwarte przestrzenie biurowe mogą prowadzić do zwiększenia poziomu hałasu, który może rozpraszać pracowników i wpływać na ich produktywność.

Wyznaczenie stref ciszy, zapewnienie dźwiękoszczelnych kabin lub słuchawek z redukcją hałasu może pomóc pracownikom się skoncentrować.

Ponadto ustalenie jasnych zasad dotyczących poziomu hałasu we wspólnych przestrzeniach może pomóc zachować równowagę między współpracą a pracą w cichym otoczeniu.

Mierzenie sukcesu

Jednym z kluczowych narzędzi pomagających przezwyciężać wyzwania związane z pracą bez przypisanych biurek jest analiza danych, która może pomóc zoptymalizować układ biura i zapewnić efektywne wykorzystywanie biurek. Wskaźniki takie jak dane dotyczące obecności, wykorzystanie przestrzeni i poziom zajętości dostarczają cennych informacji na temat częstotliwości korzystania z biurek, popularności poszczególnych obszarów oraz tego, jak dobrze przestrzeń odpowiada potrzebom pracowników.

• Dane dotyczące obecności: Śledzą, kiedy pracownicy fizycznie przebywają w biurze, umożliwiając firmom określenie godzin szczytowego wykorzystania przestrzeni oraz podejmowanie opartych na danych decyzji dotyczących dostępności biurek i zapotrzebowania na stanowiska pracy.
• Wykorzystanie przestrzeni: Mierząc częstotliwość korzystania ze stanowisk pracy, sal konferencyjnych i wspólnych obszarów, firmy mogą zoptymalizować układ przestrzeni, potencjalnie ograniczyć niewykorzystywane miejsca i przekierować zasoby do obszarów cieszących się większym zainteresowaniem.
• Zajętość: Monitorowanie poziomu zajętości pomaga utrzymać równowagę we wspólnych przestrzeniach, zapewniając, że żaden obszar nie stanie się zbyt zatłoczony, podczas gdy inne pozostają niewykorzystane. Informacje te mogą pomóc w podejmowaniu decyzji o rozmieszczeniu stref ciszy lub przestrzeni do współpracy na podstawie rzeczywistego przemieszczania się pracowników i korzystania z biurek.

Zasady właściwego korzystania ze wspólnych biurek

Aby zapewnić harmonijne i produktywne środowisko pracy bez przypisanych biurek, jako lider HR powinieneś ustalić jasne zasady korzystania z przestrzeni.

Zasady te pomagają budować wzajemny szacunek oraz utrzymywać wydajne i komfortowe miejsce pracy dla wszystkich. Najważniejsze zasady obejmują:

• Poszanowanie przestrzeni osobistej i rzeczy osobistych: Mimo że biurka są współdzielone, ważne jest poszanowanie przestrzeni osobistej współpracowników. Unikaj zajmowania stanowisk pracy innych osób lub korzystania z ich rzeczy osobistych bez pozwolenia.
• Sprzątanie po zakończeniu pracy: Zawsze pozostawiaj stanowisko pracy w porządku i gotowe dla kolejnego użytkownika. Przetrzyj powierzchnie, odłóż współdzielony sprzęt na właściwe miejsce i usuń wszelkie prywatne lub związane z pracą przedmioty. Czyste biurko zapewnia kolejnej osobie przyjemne warunki pracy i sprzyja ogólnej higienie w miejscu pracy.
• Utrzymywanie odpowiedniego poziomu hałasu: Zwracaj uwagę na hałas, szczególnie w biurach na otwartym planie. Prowadź rozmowy przy umiarkowanej głośności, używaj słuchawek do odtwarzania dźwięku i przenoś się w wyznaczone miejsca podczas rozmów telefonicznych lub dyskusji grupowych. Pomaga to utrzymać skupione i spokojne środowisko dla wszystkich.
• Uwzględnianie preferencji i potrzeb innych osób: Praca bez przypisanych biurek wymaga uwzględniania różnych stylów pracy współpracowników. Szanuj potrzebę ciszy i zapewnij członkom zespołu narzędzia lub konfiguracje, których mogą potrzebować do wykonywania swoich zadań.
• Wskazówki dotyczące personalizacji miejsca pracy: Choć praca bez przypisanych biurek może ograniczać długoterminową personalizację stanowiska, pracownicy nadal mogą nadać swojemu miejscu pracy indywidualny charakter na dany dzień. Zachęcaj ich do przynoszenia niewielkich przedmiotów, takich jak ulubiony kubek, notes czy nawet mała roślina, aby stworzyć poczucie znajomości.
• Jak najlepiej wykorzystywać wspólne przestrzenie: Współdzielone tablice ogłoszeń mogą być świetnym miejscem, na którym członkowie zespołu umieszczają inspirujące cytaty, aktualności lub zabawne zdjęcia, pomagając tworzyć bardziej angażujące i spersonalizowane środowisko biurowe.

Tworzenie biur przyszłości

Przejście na pracę zdalną i hybrydową skłoniło wiele organizacji do zmniejszenia powierzchni biurowej i przeprojektowania ich inteligentnych miejsc pracy, aby lepiej wykorzystywać przestrzeń i, miejmy nadzieję, sprzyjać większej współpracy przy jednoczesnym uwzględnieniu specyfiki poszczególnych aktywności.

Praca bez przypisanych biurek będzie nadal odgrywać ważną rolę, optymalizując wykorzystanie powierzchni biurowej i promując kulturę elastyczności oraz pracy zespołowej.

Jeśli jeszcze nie rozglądasz się za rozwiązaniem do zarządzania przestrzenią, to dobry moment, aby zacząć. To właśnie te narzędzia pozwolą Twoim pracownikom uczynić pracę hybrydową modelem, którym miała się ona stać dla 71% pracodawców w USA w momencie jego wdrażania.

Funkcje planowania scenariuszy pozwalają również organizacjom eksperymentować z różnymi układami przestrzeni roboczej, zapewniając, że projekty biur są elastyczne i mogą ewoluować wraz ze zmieniającymi się wzorcami pracy.

Biuro przyszłości opiera się na takich technologiach, aby utrzymywać wydajność i odpowiadać na potrzeby dynamicznej kadry pracowniczej.

Aby dowiedzieć się więcej, posłuchaj naszego podcastu o dynamicznych przestrzeniach biurowych dla nowoczesnej siły roboczej.

Zapisz się do naszego newslettera

Podobało Ci się to, co tu zobaczyłeś? Zapisz się do newslettera People Managing People i otrzymuj co tydzień najnowsze artykuły, podcasty, materiały i inspiracje dotyczące wszystkich aspektów zarządzania talentami.