Czym jest hoteling biurowy? Kompletny przewodnik po biurach hybrydowych

Czym jest hotelowanie biurowe?

Hotelowanie biurowe to elastyczna strategia zarządzania przestrzenią roboczą, która umożliwia pracownikom rezerwowanie biurek, gabinetów lub sal konferencyjnych w zależności od potrzeb, zamiast korzystania ze stałych, przypisanych stanowisk pracy.

To podejście jest powszechne w firmach stosujących elastyczne formy pracy, takie jak praca zdalna lub modele hybrydowe, w których pracownicy nie potrzebują dedykowanego stanowiska każdego dnia.

Jak działa hotelowanie biurowe?

Za pomocą internetowej platformy rezerwacyjnej, takiej jak platformy do zarządzania przestrzenią biurową lub oprogramowanie do hotelowania, pracownicy mogą wybrać stanowisko pracy odpowiadające ich potrzebom i zameldować się po przybyciu. 

Niektóre systemy integrują się z kalendarzami i mapami biura, umożliwiając pracownikom wybór przestrzeni znajdujących się w pobliżu członków zespołu lub potrzebnych zasobów.

Po przybyciu pracownicy meldują się za pośrednictwem kiosku, aplikacji mobilnej lub kodu QR, aby potwierdzić rezerwację.

Po zakończeniu rezerwacji pracownicy wymeldowują się, a stanowisko pracy może zostać posprzątane przed kolejną rezerwacją. 

Wiele organizacji korzysta również z danych analitycznych pochodzących z systemu hotelowania, aby monitorować wykorzystanie przestrzeni, dostosowywać dostępność stanowisk i zwiększać wydajność biura.

Oprócz „czystego” hotelowania niektóre organizacje wdrażają podejście hybrydowe. Na przykład tylko część stanowisk pracy może być przeznaczona do hotelowania albo dla każdego działu mogą zostać wyznaczone strefy, w których pracownicy wybierają biurka w obrębie obszaru swojego zespołu.

Korzyści z hotelowania biurowego

Organizacje mogą korzystać z hotelowania, aby efektywniej wykorzystywać biuro oraz wspierać pracowników zdalnych i hybrydowych. Potencjalne korzyści obejmują:

• Optymalizacja przestrzeni: Zmniejsza potrzebę posiadania dużej powierzchni biurowej, umożliwiając firmom bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni. Oczywiście mniejsza powierzchnia zazwyczaj oznacza niższe koszty najmu i utrzymania.
• Elastyczność: Pracownicy mogą wybierać miejsce pracy w zależności od swoich potrzeb danego dnia (np. ciche obszary do pracy wymagającej skupienia lub przestrzenie współpracy na spotkania zespołu).
• Wspiera współpracę: Pracownicy z różnych działów lub zespołów mogą danego dnia siedzieć blisko siebie, co sprzyja komunikacji i współpracy międzyfunkcyjnej.
• Zadowolenie pracowników: Hotelowanie zapewnia pracownikom elastyczność i autonomię w wyborze środowiska pracy, co może poprawić satysfakcję z pracy i równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Lepsze dane o wykorzystaniu biura: Organizacje mogą śledzić wzorce wykorzystania przestrzeni i odpowiednio je dostosowywać, optymalizując układ biura tak, aby lepiej odpowiadał rzeczywistym potrzebom pracowników.
• Korzyści dla środowiska: Dzięki mniejszemu zapotrzebowaniu na zasoby potrzebne do ogrzewania, chłodzenia i utrzymania dużych przestrzeni biurowych firmy mogą zmniejszyć swój wpływ na środowisko, wdrażając hotelowanie biurowe.

Typy organizacji, które zazwyczaj najbardziej korzystają z hotelowania biurowego

Organizacje, które najbardziej korzystają z hotelowania biurowego, zazwyczaj mają hybrydowe lub rozwijające się zespoły. Należą do nich:

• Firmy hybrydowe i stawiające przede wszystkim na pracę zdalną: Firmy, w których pracownicy dzielą czas między dom a biuro, mogą ograniczyć liczbę niewykorzystywanych biurek i zwiększyć efektywność wykorzystania przestrzeni.
• Firmy konsultingowe i świadczące usługi profesjonalne: Firmy, których pracownicy często podróżują, pracują z klientami lub zmieniają zespoły, korzystają z elastycznych rozwiązań dotyczących miejsc pracy.
• Startupy: Szybko rozwijające się firmy o zmieniającej się strukturze zespołów mogą wykorzystywać hotelowanie do skalowania przestrzeni roboczej bez niepotrzebnego powiększania powierzchni nieruchomości.
• Centrale firm i biura współdzielone: Duże firmy z wieloma działami lub przestrzeniami coworkingowymi mogą poprawić współpracę i zoptymalizować wykorzystanie powierzchni biurowej.
• Firmy z branży ochrony zdrowia i farmaceutycznej: Terenowe zespoły sprzedażowe, badacze lub specjaliści, którzy nie potrzebują codziennie stałego biurka, mogą korzystać z elastycznych przestrzeni hotelowanych.
• Instytucje edukacyjne i badawcze: Uniwersytety, centra badawcze i ośrodki innowacji mogą wykorzystywać hotelowanie do efektywnego zarządzania współdzielonymi biurami i przestrzeniami współpracy.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wyzwania związane z hotelowaniem biurowym

Z drugiej strony potencjalne wyzwania związane z hotelowaniem obejmują:

• Konflikty rezerwacji: Pracownicy mogą mieć trudności z zarezerwowaniem preferowanego miejsca pracy, zwłaszcza w najbardziej oblegane dni pracy w biurze, co prowadzi do frustracji.
• Utrata własnej przestrzeni: Pracownicy mogą czuć się odizolowani lub mniej komfortowo bez stałego miejsca pracy, które mogliby spersonalizować. Jeden z użytkowników Reddita opisał pracowników jako osoby czujące się jak „zagubione pasierbice i zagubieni pasierbowie”.
• Zajmowanie biurek: Dochodzi do tego, gdy pracownicy niepotrzebnie rezerwują biurka na dłuższy czas, ograniczając ich dostępność i zmniejszając efektywność wykorzystania przestrzeni.
• Zależność od technologii: Rezerwacja biurek w dużym stopniu opiera się na systemach rezerwacji, a problemy techniczne mogą zakłócać ten proces.

Wskazówka

Inwestycja w przyjazny urządzeniom mobilnym, wirtualny system rezerwacji sal z automatycznym anulowaniem rezerwacji, jeśli nikt się na nią nie pojawi, ma kluczowe znaczenie, ponieważ dzięki temu ktoś inny może skorzystać z tego terminu. Należy również często przypominać o obowiązujących zasadach. — Katrina Magdol, założycielka i główna konsultantka, Amalou Consulting

Rezerwacja biurek w biurze a elastyczne korzystanie z biurek

Rezerwacja biurek w biurze umożliwia pracownikom wcześniejsze rezerwowanie biurek lub przestrzeni, zapewniając przewidywalność i lepsze zarządzanie przestrzenią za pośrednictwem systemu rezerwacji. 

Elastyczne korzystanie z biurek z kolei działa na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy”, a pracownicy wybierają dostępne biurka po przybyciu do biura, co zapewnia większą spontaniczność, ale mniejszą strukturę. 

Rezerwacja biurek lepiej sprawdza się w przypadku planowanych wizyt w biurze, podczas gdy elastyczne korzystanie z biurek jest odpowiednie dla elastycznych, niezaplanowanych dni pracy.

Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule na temat rezerwacji biurek i elastycznego korzystania z biurek.

Skąd wiadomo, czy rezerwacja biurek w biurze jest odpowiednia dla Twojej firmy?

Jak wspomniano, większość organizacji może w pewnym zakresie korzystać z rezerwacji biurek. Oto kilka oznak, na które warto zwrócić uwagę:

1. Struktura zespołu

• Hybrydowy lub zdalny model pracy: Jeśli znaczna część Twojego zespołu pracuje zdalnie lub hybrydowo, wdrożenie rezerwacji biurek może pomóc w najbardziej efektywnym wykorzystaniu przestrzeni.
• Pracownicy mobilni lub podróżujący: Jeśli Twój zespół często podróżuje służbowo, rezerwacja biurek w biurze może zapewnić tymczasowe miejsca pracy na czas wizyt w biurze.

2. Wykorzystanie przestrzeni biurowej

• Niewykorzystana przestrzeń: Jeśli zauważysz, że w Twoim biurze w ciągu dnia znajduje się wiele pustych biurek lub sal konferencyjnych, zwłaszcza w związku z coraz większą popularnością pracy hybrydowej lub zdalnej, rezerwacja biurek w biurze może pomóc zmaksymalizować wykorzystanie dostępnej przestrzeni.
• Koszty nieruchomości: Jeśli płacisz za duże powierzchnie biurowe, ale okazuje się, że nie są one w pełni wykorzystywane, rezerwacja biurek może zmniejszyć zajmowaną powierzchnię biurową, obniżając koszty ogólne bez uszczerbku dla produktywności pracowników.

3. Potrzeby w zakresie elastyczności

• Zmieniająca się liczebność zespołów lub lokalizacje: Jeśli Twoja firma szybko się rozwija lub często przechodzi reorganizację, rezerwacja biurek w biurze może zapewnić elastyczność potrzebną do zwiększania lub zmniejszania skali działalności bez konieczności zawierania długoterminowych umów najmu lub zmiany układu stałych stanowisk pracy.
• Praca projektowa: Zespoły tworzone i rozwiązywane w zależności od konkretnych projektów mogą korzystać z rezerwacji biurek, ponieważ mogą rezerwować przestrzeń w razie potrzeby, wspierając współpracę i zmniejszając zapotrzebowanie na stałe miejsca siedzące.

4. Preferencje pracowników

• Potrzeba elastyczności: Jeśli Twoi pracownicy wyrażali zainteresowanie elastycznymi formami pracy, rezerwacja biurek w biurze może je wspierać, umożliwiając im wybór miejsca pracy po przybyciu do biura.
• Kultura współpracy: Jeśli współpraca między działami lub zespołami ma kluczowe znaczenie, rezerwacja biurek w biurze może zachęcać do interakcji międzyfunkcyjnych, umożliwiając pracownikom rezerwowanie miejsc pracy w pobliżu współpracowników lub zespołów projektowych.

5. Złożoność zarządzania przestrzenią

• Wiele lokalizacji biurowych: Jeśli Twoja firma działa w wielu lokalizacjach, hoteling biurowy może pomóc ustandaryzować proces zarządzania przestrzenią w różnych biurach, zapewniając pracownikom spójne doświadczenia niezależnie od tego, gdzie pracują.
• Rezerwowanie sal konferencyjnych i zasobów: Hoteling biurowy często integruje się z innymi systemami rezerwacji, takimi jak narzędzia do planowania sal konferencyjnych oraz rozwiązaniami do zarządzania zasobami (np. monitorami i projektorami). Jeśli obecny proces zarządzania tymi zasobami jest złożony lub nieefektywny, hoteling może go uprościć.

Najlepsze praktyki dotyczące hotelingu biurowego

Pamiętasz wspomniane wcześniej wyzwania? Hoteling może być świetnym rozwiązaniem, ale wymaga przemyślanego zarządzania przestrzenią biurową. 

Postępuj zgodnie z poniższymi najlepszymi praktykami, aby uniknąć tych problemów i w pełni wykorzystać korzyści hotelingu w swojej organizacji.

1. Planuj z myślą o potrzebach pracowników

• Rozumiej wzorce pracy: Przeprowadzaj ankiety lub wywiady, aby ocenić, jak pracownicy preferują pracować (zdalnie, hybrydowo czy w biurze), i dostosuj hoteling do tych potrzeb, zapewniając różnorodne opcje przestrzeni do pracy (strefy ciszy, obszary współpracy itp.).
• Podziel biuro na strefy: Wyznacz konkretne obszary dla różnych rodzajów pracy (np. przestrzenie do współpracy i indywidualne stanowiska pracy). Dzięki temu pracownicy będą mogli łatwo znaleźć odpowiednie miejsce na podstawie swoich codziennych zadań.

2. Stwórz jasne zasady i wytyczne

• Określ zasady rezerwacji: Ustal jasne zasady, takie jak to, z jakim wyprzedzeniem można rezerwować stanowiska pracy, limity rezerwacji, procedury anulowania oraz zasady dotyczące sprzątania i rzeczy osobistych. 
• Ustal limity czasowe: Zachęcaj pracowników do rezerwowania stanowisk tylko na godziny lub dni, których potrzebują, zapobiegając zajmowaniu biurek na zapas. Wprowadzenie limitu czasu korzystania ze stanowiska pracy może promować sprawiedliwy dostęp do współdzielonych przestrzeni.
• Zarządzaj niepojawianiem się na rezerwacjach: Ustal procedurę postępowania w przypadku niepojawienia się pracownika, na przykład automatyczne zwalnianie niezajętych biurek po określonym czasie.

Author's Tip

Korzystaj z automatycznych przypomnień w Slacku lub Teams, takich jak: „Masz zarezerwowane jutro biurko na 5. piętrze. Chcesz anulować rezerwację?” Pomaga to ograniczyć liczbę niepojawień się i zwolnić przestrzeń dla innych osób bez konieczności ręcznego nadzoru.

3. Zapewnij odpowiednie udogodnienia

• Ergonomiczne meble: Upewnij się, że stanowiska pracy są wyposażone w wygodne, regulowane meble. Pracownicy korzystający z elastycznych stanowisk powinni mieć dostęp do takiego samego poziomu wsparcia ergonomicznego jak osoby mające stałe biurka.
• Ustandaryzowana technologia: Wyposaż wszystkie stanowiska objęte hotelingiem w ustandaryzowany sprzęt, taki jak monitory, stacje dokujące, gniazdka elektryczne itp.
• Przechowywanie rzeczy osobistych: Zapewnij szafki lub inne rozwiązania do przechowywania, w których pracownicy będą mogli bezpiecznie przechowywać rzeczy osobiste i materiały robocze, gdy nie ma ich w biurze.

4. Oferuj elastyczne opcje przestrzeni do pracy

• Różnorodne przestrzenie: Nowoczesne biura oferują różnorodne środowiska pracy, takie jak otwarte biurka, prywatne gabinety, obszary współpracy i strefy ciszy. Dzięki temu pracownicy mogą znaleźć odpowiednie miejsce do wykonywania konkretnych zadań.
• Hybrydowe sale konferencyjne: Upewnij się, że sale konferencyjne są wyposażone w wideokonferencje i inne narzędzia do współpracy, aby obsługiwać hybrydowe spotkania z udziałem zarówno członków zespołu pracujących w biurze, jak i zdalnie.

Author's Tip

Pogrupuj podobne funkcje lub zespoły w “strefach” na podstawie trendów rezerwacji i potrzeb związanych z przepływem pracy. Dzięki temu hoteling będzie sprawiać wrażenie bardziej celowego i spójnego rozwiązania, nawet jeśli pracownicy nie przebywają w biurze codziennie.

5. Monitoruj i optymalizuj wykorzystanie przestrzeni

• Śledź dane dotyczące wykorzystania: Korzystaj z analiz dostarczanych przez technologie biurowe, aby monitorować wykorzystanie przestrzeni roboczej i identyfikować trendy, takie jak niewykorzystywane obszary lub godziny największego obłożenia.
• Administrator biura: Wyznacz administratora biura, który monitoruje, kto faktycznie korzysta ze swojego miejsca, zamiast jedynie rezerwować je na zapas, co pomaga zwiększyć jego dostępność.
• Dostosuj układ do zapotrzebowania: Na podstawie danych o wykorzystaniu zmieniaj układ biura tak, aby odpowiadał zapotrzebowaniu, dodając w razie potrzeby więcej przestrzeni do współpracy lub stref ciszy.
• Analizuj oszczędności: Regularnie analizuj korzyści finansowe wynikające z systemu rezerwacji przestrzeni biurowej, takie jak niższe koszty nieruchomości i oszczędności energii, aby ocenić skuteczność programu.
• Regularnie zbieraj opinie: Korzystaj z ankiet lub grup fokusowych, aby oceniać zadowolenie pracowników z systemu rezerwacji przestrzeni biurowej.

Jak wybrać rozwiązanie do rezerwacji przestrzeni biurowej

Jak wspomniano, system rezerwacji przestrzeni biurowej opiera się na specjalistycznych technologiach biurowych, które zapewniają jego sprawne działanie. Oto kilka kluczowych czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego rozwiązania dla swoich potrzeb:

1. Łatwość obsługi: Poszukaj platformy z prostym, intuicyjnym interfejsem, który umożliwia pracownikom łatwe rezerwowanie biurek, sal konferencyjnych i innych przestrzeni bez nieporozumień.
2. Integracja z istniejącymi systemami: Upewnij się, że rozwiązanie integruje się z obecnie używanym oprogramowaniem, takim jak kalendarze, aplikacje HR, narzędzia komunikacyjne i oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową. Poszukaj rozwiązań takich jak Deskfound, które obsługują logowanie jednokrotne (SSO) i inne środki bezpieczeństwa, aby zapewnić zgodność z infrastrukturą IT.
3. Dostęp z urządzeń mobilnych: Poszukaj rozwiązania obsługującego dostęp mobilny, umożliwiającego pracownikom rezerwowanie przestrzeni w dowolnym miejscu oraz sprawdzanie dostępności w czasie rzeczywistym.
4. Zarządzanie przestrzenią w czasie rzeczywistym: System powinien zapewniać aktualne informacje o dostępności biurek i obłożeniu biura, umożliwiając lepszą optymalizację przestrzeni i monitorowanie jej wykorzystania. Na przykład OfficeSpace oferuje przydatne narzędzia do zarządzania układem biura, optymalizacji obłożenia i monitorowania danych dotyczących wykorzystania.
5. Możliwość dostosowania: Rozważ rozwiązania, które można dostosować do konkretnych potrzeb firmy, na przykład wyznaczając strefy dla zespołów, obsługując biurka stałe i elastyczne lub oferując cykliczne rezerwacje. Dobrym przykładem jest funkcja tworzenia sąsiedztw w rozwiązaniu Eden.
6. Analizy i raportowanie: Warto, aby rozwiązanie zapewniało szczegółowe raporty dotyczące wykorzystania przestrzeni, pomagając w podejmowaniu decyzji na podstawie danych i optymalizacji planowania przestrzeni biurowej, w tym formatowania i przydzielania zasobów. 

Wsparcie dostawcy i skalowalność: Zapoznaj się z opiniami i skorzystaj ze swojej sieci kontaktów, aby wybrać dostawcę oferującego wysokiej jakości obsługę klienta oraz rozwiązanie, które można skalować wraz z rozwojem firmy lub zmianami jej potrzeb dotyczących przestrzeni roboczej.

Zapisz się do newslettera People Managing People

Gotowi, aby odświeżyć swoje biuro dzięki nowoczesnemu projektowi miejsca pracy? Aby otrzymywać więcej porad dotyczących właściwego wykorzystania przestrzeni biurowej, zapisz się do naszego cotygodniowego newslettera dla liderów HR i biznesu. Otrzymasz wszystkie nasze najnowsze treści, które pomogą Ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.