Czym jest preboarding? Ekspercki przewodnik 2026

To, co organizacja robi lub czego nie robi w tym czasie, może mieć ogromne znaczenie dla produktywności, ryzyka biznesowego (na przykład w kontekście umów), doświadczeń pracownika i jego utrzymania w organizacji.

Jednak jeśli chodzi o przygotowanie przed rozpoczęciem pracy, 64% nowych pracowników nie otrzymuje żadnego wsparcia na tym etapie.

Mając to na uwadze, można wiele stracić, tworząc program wdrażania, który pomija przygotowanie przed rozpoczęciem pracy.

To łatwy sposób na usprawnienie procesu wdrażania pracowników.

Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy a wdrażanie pracownika

Wdrażanie pracownika to proces włączania nowej osoby do organizacji. Proces wdrażania zwykle trwa około 90 dni, ale w niektórych przypadkach może potrwać nawet rok.

Pod koniec procesu wdrażania nowy pracownik powinien być zintegrowany z kulturą organizacyjną oraz mieć jasność co do swojej roli, oczekiwań, priorytetów i celów.

Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy to pierwszy etap szerszego procesu wdrażania pracownika.

Chodzi o przygotowanie danej osoby do pierwszego dnia pracy i umożliwienie jej poznania kultury organizacyjnej oraz swojej roli.

Działania obejmują wypełnienie niezbędnych dokumentów, zapoznanie się z regulaminami i zasadami, skonfigurowanie kont pocztowych oraz uzyskanie dostępu do portali i materiałów szkoleniowych.

Właściwy etap przygotowania przed rozpoczęciem pracy pomoże zmaksymalizować zwrot z inwestycji w proces wdrażania, ponieważ pozwoli przeznaczyć więcej czasu na zadania przynoszące większą wartość, takie jak poznawanie nowych członków zespołu.

Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy	Wdrażanie pracownika
Przed pierwszym dniem pracy	Ponad 90 dni od rozpoczęcia pracy
Wspiera orientację w organizacji	Kontynuuje orientację w organizacji
Ograniczone wsparcie	Pełna integracja

Co powinien obejmować proces przygotowania przed rozpoczęciem pracy?

Zanim przejdziemy do szczegółów, oto kilka najlepszych praktyk dotyczących wdrażania i celów, które powinien realizować proces przygotowania przed rozpoczęciem pracy:

• Przekaż nowemu pracownikowi informacje, takie jak opis pierwszego tygodnia pracy, oraz informacje organizacyjne, na przykład dotyczące parkowania i stroju obowiązującego w biurze.
• Przedstaw dokładniej kulturę organizacyjną i zespół oraz zmniejsz obawy nowej osoby.
• Upewnij się, że przed pierwszym dniem pracy ma ona cały potrzebny sprzęt i wszystkie niezbędne zasoby.
• Pokaż, że podjęła właściwą decyzję, przyjmując ofertę pracy i zgadzając się dołączyć do organizacji.

W końcu prawdopodobnie nie była to jedyna oferta pracy, jaką otrzymała. Często zastanawia się, czy nie powinna była przyjąć innej oferty albo odpowiedzieć rekruterowi, który skontaktował się z nią na LinkedIn. 

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy listę 7 elementów, które należy uwzględnić w liście kontrolnej procesu przygotowania przed rozpoczęciem pracy.

1. Przedstaw nowemu pracownikowi umowę o pracę

Umowa o pracę to formalne porozumienie między pracodawcą a nowym pracownikiem, które określa warunki zatrudnienia. Jest prawnie wiążącym dokumentem przedstawiającym obowiązki, prawa i role obu stron.

Przedstawienie nowemu pracownikowi umowy o pracę to kluczowy krok w ustanowieniu jasnych oczekiwań i ochronie interesów zarówno pracodawcy, jak i pracownika.

Lista kontrolna umowy o pracę:

• Co zawrzeć:
  • Opis stanowiska i nazwa stanowiska
  • Data rozpoczęcia i okres zatrudnienia
  • Wynagrodzenie i świadczenia
  • Godziny pracy i zasady dotyczące urlopów
  • Umowa o zachowaniu poufności
  • Warunki rozwiązania umowy

Korzyści

Umowa o pracę zapewnia jasność prawną i ochronę, określa wyraźne oczekiwania dotyczące roli oraz jasno przedstawia wynagrodzenie i świadczenia danej osoby.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Warto pamiętać

Przed przedstawieniem umowy zapoznaj się z nią, aby upewnić się, że wszystkie warunki są uczciwe i zgodne z prawem. Podczas jej przedstawiania jasno wyjaśnij każdą sekcję i daj nowo zatrudnionej osobie wystarczająco dużo czasu na przeczytanie i zrozumienie umowy, zachęcając ją do zadawania pytań lub zasięgnięcia porady prawnej, jeśli będzie to potrzebne.

2. Powitaj nowo zatrudnioną osobę telefonicznie i e-mailem

Powitanie nowo zatrudnionej osoby telefonicznie i e-mailem to pierwszy krok do tego, aby poczuła się doceniana i była częścią zespołu.

To spersonalizowane podejście pomaga złagodzić wszelkie obawy, które może mieć, i nadaje pozytywny ton jej przyszłej pracy w firmie. To prosty, ale skuteczny sposób na rozpoczęcie budowania silnej relacji między pracodawcą a pracownikiem.

W przypadku e-maila powitalnego warto przygotować dobrze opracowaną wiadomość, która pomoże odpowiedzieć na najważniejsze pytania.

Warto uwzględnić następujące informacje:

• Data i godzina rozpoczęcia pracy
• Informacje dotyczące przybycia
• Strój obowiązujący w pracy
• Co należy przynieść
• Plan pierwszego dnia
• Podręcznik pracownika
• Dostęp do materiałów szkoleniowych
• Dane kontaktowe na wypadek pytań, które mogą pojawić się przed rozpoczęciem pracy.

Według Lorie Corcuery, współzałożycielki firmy SPARK Creations z Vancouver: “Nawet jeśli masz osobę z działu HR, która się tym zajmie, usłyszenie tego od ciebie [ich przełożonego] ma znacznie większe znaczenie i jest ważne dla stworzenia poczucia bezpieczeństwa psychologicznego oraz przynależności.”

Korzyści

Dobra rozmowa powitalna i wiadomość e-mail tworzą ciepłe i przyjazne pierwsze wrażenie, jednocześnie pokazując wspierającą kulturę firmy. Sprawna realizacja tych pierwszych komunikatów pomoże złagodzić stres związany z rozpoczęciem nowej pracy.

Wskazówka: „Wyślij do firmy wiadomość e-mail lub nagranie wideo przedstawiające nowo zatrudnioną osobę i podziel się kilkoma ciekawostkami na jej temat. To świetny sposób, aby osoby w organizacji mogły poznać nowego członka zespołu.” - Lorie Corcuera

3. Wyślij nowo zatrudnionej osobie pakiet powitalny

Każdy cieszy się, gdy otrzymuje niespodziewany prezent pocztą lub dostarczony pod drzwi.

Według Corcuery pakiet powitalny dla nowo zatrudnionej osoby może zawierać między innymi:

• Karta odręcznie napisana, podpisana przez Ciebie i nowych członków zespołu
• Firmowe „gadżety”, takie jak koszulki, kubki do kawy, długopisy i notesy
• Podręcznik pracownika, w formie papierowej lub (najlepiej) cyfrowej na pamięci USB
• Karty lub breloki dostępu, umożliwiające dostęp do obiektów firmy
• Broszura dotycząca świadczeń, przedstawiająca świadczenia medyczne i ubezpieczenie zdrowotne 
• Dokumenty dla nowego pracownika, takie jak formularze dotyczące wynagrodzeń i ubezpieczenia 

Korzyści

Pakiet powitalny dla nowego pracownika nadaje jego drodze zawodowej pozytywny i przyjazny ton, budując poczucie przynależności i uznania od pierwszego dnia. Dostarcza również niezbędnych informacji i zasobów, ułatwiając płynne i świadome wejście w nową rolę.

Warto pamiętać

Upewnij się, że nowy członek zespołu otrzyma pakiet powitalny odpowiednio wcześniej przed pierwszym dniem pracy, najlepiej dzień lub dwa po rozmowie powitalnej.

4. Wyślij wiadomość e-mail z informacjami organizacyjnymi dla nowego pracownika

Wiadomość e-mail z informacjami organizacyjnymi dla nowego pracownika będzie zawierać znacznie więcej szczegółów na temat dodatkowych informacji, które nowy pracownik może otrzymać przed pierwszym dniem, oraz tego, jak będzie wyglądał jego pierwszy dzień i pierwszy tydzień pracy. 

Zasadniczo podsumowuje ona pozostałe kroki z naszej listy kontrolnej dla nowego pracownika.

Co powinna zawierać wiadomość e-mail z informacjami organizacyjnymi dla nowego pracownika?

Poniżej przedstawiamy kilka rodzajów informacji, które możesz zawrzeć w tej wiadomości. 

• Godzina rozpoczęcia pracy i lokalizacja: kiedy i gdzie nowy pracownik powinien stawić się pierwszego dnia. Jeśli obowiązują specjalne zasady dotyczące parkowania, koniecznie je uwzględnij.
• Najważniejsze osoby kontaktowe: uwzględnij osoby, z którymi nowy pracownik spotka się w pierwszym dniu (zazwyczaj dział kadr, menedżerowie i bezpośredni członkowie zespołu), a także inne osoby, na których prawdopodobnie będzie polegać w pierwszym tygodniu.
• Strój służbowy: to często pomijany aspekt pierwszego dnia. Poinformowanie nowego pracownika o obowiązującym stroju, jeśli taki istnieje, może pomóc uniknąć niepotrzebnego zakłopotania.
• Plan pierwszego tygodnia: daj nowemu pracownikowi czas na mentalne przygotowanie, ale przedstaw plan ogólnie. Na przykład: Dzień 1 – poznanie zespołu, zwiedzanie budynku. Dzień 2 – omówienie działalności firmy.
• Członkowie zespołu: udostępnij mu schemat organizacyjny obejmujący jego zespół. Może korzystać z niego wraz z serwisem LinkedIn, aby poznać nowych współpracowników.
• Najważniejsze zasady i procesy: wyróżnij 2–3 najważniejsze z nich, które będą miały wpływ na nowego pracownika pierwszego dnia. Jeśli wysłałeś mu podręcznik pracownika, wskaż odpowiednie sekcje.

Korzyści

Jasne określenie tego, jak będzie wyglądał pierwszy dzień i pierwsze tygodnie nowego pracownika, pomaga złagodzić początkowe obawy, wyznaczając jasne oczekiwania i zapewniając plan pierwszych dni w nowej roli.

Praktyczne wskazówki

Wiadomość może być dość długa, w zależności od zawartych w niej informacji, dlatego warto poprzedzić ją ostrzeżeniem, że nowy członek zespołu powinien poświęcić odpowiednią ilość czasu na zapoznanie się z całością.

Aby uzyskać dodatkowe wskazówki i skorzystać z przydatnego szablonu, zapoznaj się z moim artykułem: List powitalny do nowych pracowników przed pierwszym dniem pracy [przykład]

5. Zorganizuj wypełnienie dokumentów dla nowego pracownika

Według firmy Sapling HR przeciętny nowy pracownik otrzymuje do podpisania, przesłania lub potwierdzenia 3 dokumenty. 

Dokumenty dla nowego pracownika są niezbędną, choć często nużącą, częścią procesu wdrażania, dlatego zachęć nowego członka zespołu do wypełnienia jak największej liczby wymaganych formularzy przed pierwszym dniem pracy. 

Dzięki temu oboje będziecie mogli skupić się na ważniejszych i ciekawszych aspektach jego nowej pracy. 

Jakie dokumenty musi wypełnić nowy pracownik?

Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą zgodności procesu wdrażania z przepisami, wszelkie federalne lub stanowe dokumenty związane z weryfikacją tożsamości, takie jak formularze I-9, lub z opodatkowaniem (np. TD1 w Kanadzie, W-4 w USA), powinny zostać wypełnione do końca pierwszego dnia pracy pracownika.

W zależności od organizacji nowy pracownik będzie musiał wypełnić formularze związane z:

• Listą płac / przelewem bezpośrednim
• Akceptacją warunków korzystania z mienia firmy
• Ubezpieczeniem medycznym (np. MSP w Kanadzie)
• Rozszerzonym ubezpieczeniem zdrowotnym
• Przystąpieniem do grupowego RRSP / 401(k)
• Ogólnymi informacjami o pracowniku (np. data urodzenia, kontakty alarmowe)

Wskazówka autora

Ogólnie rzecz biorąc, im szybciej formularze te zostaną wypełnione, tym lepiej, dlatego dobrą praktyką jest dostarczenie ich w uporządkowany sposób po zaakceptowaniu i podpisaniu listu z ofertą.

Dzięki temu pierwsze dni pracownika nie będą w całości wypełnione nadmiarem zadań administracyjnych, a Ty pomożesz mu skupić się na szybkim rozpoczęciu pracy.

6. Przygotuj narzędzia i zasoby do pracy dla nowego pracownika

Ważne jest, aby z wyprzedzeniem przygotować, w miarę możliwości, wszystko, czego nowy członek zespołu będzie potrzebować, by odnieść sukces na nowym stanowisku.

Prawdopodobnie wiele z tych rzeczy trzeba będzie przygotować przed jego pierwszym dniem, podczas gdy inne mogą poczekać — zależnie od planu orientacji i wdrożenia.

Jakie zasoby należy przygotować dla nowego pracownika? 

Poniżej znajduje się przykładowa lista narzędzi i zasobów do pracy, które mogą wymagać przygotowania, zależnie od miejsca pracy nowego członka zespołu (praca zdalna z domu lub praca w biurze), zakresu jego obowiązków oraz tego, co mogło już zostać uwzględnione w pakiecie powitalnym dla nowego pracownika.

• Stanowisko pracy - biuro, boks lub wspólna przestrzeń robocza; biurko i krzesło (rozważ biurko do pracy na siedząco i stojąco); szafka na dokumenty; materiały biurowe i papiernicze.
• Sprzęt komputerowy - laptop, komputer stacjonarny i/lub tablet; monitor(y); stacja dokująca; mysz i klawiatura.
• Komunikacja - telefon komórkowy; telefon stacjonarny; sprzęt do wideokonferencji.
• Dostęp do sieci - współdzielone dyski sieciowe; firmowy intranet; adres e-mail; dostęp do listy mailingowej; zdalny dostęp do sieci.
• Licencje na oprogramowanie - oprogramowanie biurowe; zarządzanie projektami; aplikacje badawczo-rozwojowe.  
• Dostęp do biura / obiektu - karta lub brelok dostępu; kody alarmowe budynku; identyfikator.
• Zasoby związane z podróżami - wizytówki; zestawy do prezentacji produktów; odzież z logo firmy.
• Zaproszenia do konfiguracji profilu - (poczta e-mail, konto Slack, portal pracownika, system informacji o zasobach ludzkich).

Praktyczne porady

Możesz przejść z nowym członkiem zespołu przez całą tę listę kontrolną pierwszego dnia, ale szybko może się to okazać przytłaczające.

Lepiej omawiać poszczególne elementy w miarę potrzeb oraz angażować menedżerów i osoby odpowiedzialne za zarządzanie określonymi narzędziami lub platformami, gdy pracownik będzie coraz bardziej zaangażowany w pracę.

7. Przygotuj agendę programu orientacyjnego

Twój program orientacyjny, który jest częścią znacznie dłuższego procesu wdrożenia, prawdopodobnie potrwa około tygodnia, ale może trwać nawet miesiąc.

Stworzenie agendy programu orientacyjnego dla nowego pracownika będzie służyć jako osobna lista kontrolna, która pomoże upewnić się, że nic nie zostanie pominięte w pierwszych dniach i tygodniach wdrożenia pracownika.

Jakie są typowe działania w ramach programu orientacyjnego?

Potraktuj program orientacyjny jak budowanie wieży, które zaczyna się od stworzenia solidnych fundamentów, na których można stale opierać kolejne porcje wiedzy. 

Na przykład pierwsze kilka dni nowego członka zespołu może obejmować niektóre z poniższych działań:

Korzyści

Program wdrożeniowy to świetna okazja do przeprowadzenia uporządkowanej rozmowy na temat ról, kultury organizacyjnej i oczekiwań. To kompleksowe wprowadzenie zwiększa zaangażowanie na wczesnym etapie oraz tworzy podstawy długoterminowej satysfakcji z pracy i produktywności.

Praktyczna wskazówka

Skup się na stworzeniu angażującego i pouczającego doświadczenia. Włącz elementy zabawy i serdeczności, aby nowi pracownicy poczuli się naprawdę mile widziani i doceniani, oraz zadbaj o to, aby program można było dostosowywać i regularnie aktualizować na podstawie opinii.

Tworzenie podstaw pozytywnego doświadczenia pracownika

Dobrze opracowany proces przygotowania przed rozpoczęciem pracy tworzy podstawy pozytywnego doświadczenia pracownika poprzez:

• Zapewnianie jasnej komunikacji: Przekazywanie szczegółowych informacji na temat kultury organizacyjnej, wartości i oczekiwań firmy pomaga nowym pracownikom czuć się poinformowanymi i docenianymi.
• Ułatwianie wczesnego zaangażowania: Zachęcanie do interakcji z przyszłymi współpracownikami i udziału w wydarzeniach firmowych przed rozpoczęciem pracy sprzyja budowaniu poczucia przynależności.
• Udostępnianie materiałów pomocniczych: Zapewnienie dostępu do takich materiałów jak sekcja często zadawanych pytań, schematy organizacyjne i informacje dotyczące konkretnej roli może złagodzić obawy związane z pierwszym dniem pracy.

Wykorzystaj przygotowanie przed rozpoczęciem pracy, aby zwiększyć produktywność i utrzymanie pracowników

Szacuje się, że 20% rotacji pracowników ma miejsce w ciągu pierwszych 45 dni. Skuteczne przygotowanie przed rozpoczęciem pracy pomaga ludziom zaaklimatyzować się i poczuć, że podjęli właściwą decyzję, zwiększając utrzymanie pracowników i produktywność.

Należy jednak uważać, aby nie przeciążać ludzi nadmiarem informacji i zadań. Program przygotowania przed rozpoczęciem pracy nie powinien sprowadzać się do nieodpłatnej pracy.

Zamiast tego powinien pomagać przygotować daną osobę do jej tygodnia wdrożeniowego i wzbudzić jej entuzjazm wobec nowej roli.

Kluczowe jest przekazanie jej wszystkich informacji, które powinna znać, ale o które obawia się zapytać lub zapomina zapytać podczas procesu wdrożenia, a także ułatwienie jej wejścia w nową rolę i złagodzenie tych obaw. 

Najważniejsze wnioski

• Przygotowanie przed rozpoczęciem pracy jest częścią procesu wdrażania, która odbywa się po zaakceptowaniu oferty przez daną osobę, a przed jej pierwszym dniem pracy
• Celem przygotowania przed rozpoczęciem pracy jest pomoc nowemu pracownikowi w przygotowaniu się do pierwszego dnia oraz wzbudzenie jego entuzjazmu wobec nowej roli i organizacji
• Skuteczne przygotowanie przed rozpoczęciem pracy pomaga nowym pracownikom szybciej osiągnąć produktywność i zwiększa ich utrzymanie w organizacji.