Jak korzystać z oprogramowania ERP: przewodnik dla początkujących

Najważniejsze funkcje systemów ERP obejmują zarządzanie zapasami, zarządzanie łańcuchem dostaw, zarządzanie relacjami z klientami, księgowość, wysyłkę, planowanie dostaw, sprzedaż, ewidencję czasu pracy i wiele więcej. 

Systemy ERP integrują procesy biznesowe, zwiększają widoczność codziennych operacji i usprawniają podejmowanie decyzji.

Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł o systemach ERP i ich działaniu.

Jakie są różne rodzaje systemów ERP?

Istnieją trzy główne rodzaje wdrożeń ERP. Są to systemy lokalne, hybrydowe i oparte na chmurze. Każdy rodzaj wdrożenia ERP ma inne zalety i wady. 

Lokalny system ERP

Lokalne oprogramowanie ERP instaluje się i uruchamia na własnych serwerach, w lokalizacjach znajdujących się pod kontrolą firmy. Zapewnia ono kontrolę i bezpieczeństwo wynikające z korzystania z własnej infrastruktury IT, która łączy się z pracownikami, systemami i procesami.

Lokalne systemy ERP łatwiej dostosować i zmieniać zgodnie ze specyficznymi potrzebami firmy. Są idealne dla przedsiębiorstw, które muszą zabezpieczać i nadzorować dane systemowe. W codziennych procesach biznesowych potrzebna jest konkretna integracja z innymi systemami. Niezbędne są również dedykowane zasoby IT do obsługi konserwacji aplikacji i serwerów. 

System ERP oparty na chmurze

Jest to rozwiązanie programowe ERP hostowane na platformie chmurowej, w przeciwieństwie do systemów lokalnych działających na miejscu. Umożliwia firmom dostęp do usług za pośrednictwem internetu. Dostawcy hostują oprogramowanie ERP w chmurze i udostępniają je przedsiębiorstwom. Eliminuje to niekorzystne czynniki, takie jak początkowe opłaty licencyjne.

Popyt na oprogramowanie ERP w chmurze stale rośnie i według GlobeNewswire oczekuje się, że w latach 2020–2025 osiągnie średnią roczną stopę wzrostu wynoszącą ponad 17 procent. Wzrost popytu wynika z możliwości analizowania danych i uzyskiwania do nich dostępu w czasie rzeczywistym.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hybrydowy system ERP

Hybrydowy system ERP lub pakiet ERP w modelu dwuwarstwowym łączy funkcje i możliwości lokalnego systemu ERP oraz systemu ERP w chmurze. Jest to modułowa aplikacja ERP i system pochodzący z wielu źródeł, przeznaczony dla nowoczesnych przedsiębiorstw cyfrowych.

Model dwuwarstwowy odnosi się do hybrydowej architektury ERP, w której możliwości ERP są zachowane w rozwiązaniu lokalnym, a aplikacje ERP są wdrażane w chmurze. Firma korzysta z obecnego lokalnego systemu ERP do obsługi funkcji korporacyjnych i dodaje oprogramowanie ERP w chmurze, aby wspierać mniejsze jednostki biznesowe.

Powiązany artykuł: 5 przykładów wdrożenia ERP w dużych firmach

Jak korzystać z oprogramowania ERP

Zakup systemu ERP to ogromna inwestycja dla każdej firmy, dlatego trzeba maksymalnie wykorzystać jego możliwości. Przy pełnym wykorzystaniu systemy ERP zwiększają wydajność i jakość, ograniczają koszty oraz liczbę błędów, a także poprawiają wyniki, produktywność i rentowność firmy. Oto jak korzystać z oprogramowania ERP i czerpać z niego jak najwięcej. 

Przeanalizuj procesy biznesowe

Podczas wyboru najlepszego systemu ERP ważne jest przeprowadzenie analizy procesów operacyjnych firmy. Pomaga to określić, które procesy wymagają usprawnienia i w jaki sposób, aby po uruchomieniu systemu ERP można było je zmierzyć i sprawdzić zwrot z inwestycji. 

Ten krok może również pomóc zdecydować, które procesy biznesowe wymagają największej uwagi, ponieważ wpłynie to na wybór oprogramowania ERP. Na przykład, czy potrzebujesz rozwiązania z rozbudowanym modułem księgowym? A może bardziej koncentrujesz się na obszarze zasobów ludzkich? Jeśli Twoja odpowiedź brzmi „na wszystkich powyższych”, wiesz już, że musisz szukać droższego rozwiązania, które obejmie wszystkie te obszary. 

Warto również sprawdzić: Czym dokładnie jest oprogramowanie do zarządzania etyką i zgodnością?

Inwestuj w szkolenia

Nigdy nie należy lekceważyć wartości, jaką przynoszą szkolenia pracowników i wszystkich innych użytkowników końcowych rozwiązania ERP. Przeszkoleni użytkownicy czerpią najwięcej korzyści z każdego rozwiązania programowego i mogą szybko dostosowywać się do aktualizacji oraz zmian. Ponadto dogłębne zrozumienie oprogramowania ERP może pomóc im szybciej podejmować świadome decyzje biznesowe. 

Wiele firm popełnia błąd, zakładając, że szkolenie wstępne wystarczy, aby użytkownicy mogli rozpocząć pracę. Tak jednak nie jest. W miarę jak systemy ERP nadal się rozwijają, powinni rozwijać się także pracownicy i użytkownicy. Współpraca z dostawcą systemu ERP przy tworzeniu ciągłych programów szkoleniowych pozwala użytkownikom poszerzać wiedzę wraz z rozwojem oprogramowania. 

Skup się na jakości danych

System ERP pomaga zarządzać tym, dlaczego, kiedy, gdzie i w jaki sposób przepływają dane. Dane te muszą być wartościowe, dokładne i dostępne, w przeciwnym razie nie ma sensu ich posiadanie. Poświęć trochę czasu na opracowanie standardów wprowadzania danych, w tym konwencji nazewnictwa i sposobu obsługi wersjonowania dokumentów. Upewnij się, że wszyscy w firmie mają dostęp do najlepszych praktyk dotyczących danych, które są ujednolicone we wszystkich działach. 

Ponadto wykorzystuj audyty danych i czyszczenie wsadowe do przeprowadzania okresowych kontroli punktowych, aby sprawdzać, czy standardy są przestrzegane. Czyszczenie nieprawidłowych danych może pochłonąć niezliczone godziny, dlatego znacznie lepiej jest zrobić to poprawnie za pierwszym razem.

Może się wydawać przesadą zwracanie uwagi na to, czy użytkownicy wprowadzają najpierw dzień, czy miesiąc w polu daty... ale zmienisz zdanie, gdy wyeksportujesz dane do arkusza Excel i nie będziesz w stanie łatwo odróżnić działań wykonanych w lutym od działań wykonanych drugiego dnia każdego miesiąca.  

Dostosuj platformę ERP

Większość oprogramowania ERP jest rozwiązaniem uniwersalnym, opracowanym z myślą o wszystkich typach firm. Zaprojektowanie rozwiązania gotowego do użycia, które odpowiada potrzebom Twojej firmy, to jeden ze sposobów na uzyskanie maksymalnych korzyści z oprogramowania ERP.

Aby uzyskać najlepsze rezultaty, poproś dostawcę usług o pomoc w dostosowaniu systemu. Do modyfikacji, których możesz oczekiwać, należą między innymi ukrywanie niepotrzebnych pól, włączanie lub wyłączanie określonych funkcji, dodawanie wymaganych pól i wiele innych.

Ponadto możesz w pewnym zakresie dostosować platformę ERP za pomocą integracji i wtyczek. Zapytaj dostawcę systemu ERP o dostępne opcje łączenia z innymi aplikacjami lub wdrażania specjalistycznych widżetów. 

Zadbaj o przyszłościowość systemu ERP

Systemy ERP, podobnie jak każda nisza oprogramowania, rozwijają się z dnia na dzień. Oprogramowanie ERP, z którego korzystasz dzisiaj, może wyglądać zupełnie inaczej za pięć, dziesięć czy dwadzieścia lat. Zapytaj dostawcę systemu ERP o jego plany rozwoju na przyszłość. W jakim stopniu inwestuje w badania i rozwój? Jakie dodatkowe funkcje planuje wdrożyć? Jak często udostępnia aktualizacje?

Dobry system ERP nie będzie statycznym monolitem. Będzie rozwijającym się i zmieniającym ekosystemem, który dostosowuje się do nowych osiągnięć w dziedzinie technologii biznesowych.

Rozważ opcje integracji 

Integracje ERP mogą pomóc zwiększyć efektywność operacyjną firmy poprzez dodanie funkcji do używanego zestawu narzędzi. Integracje łączą dwie odrębne aplikacje i umożliwiają im komunikowanie się ze sobą. Niektóre integracje są bardzo rozbudowane, dzięki czemu informacje wprowadzone w jednej aplikacji można bezproblemowo uzyskać w innej. 

Popularne integracje systemów ERP mogą obejmować takie obszary jak produkcja i projektowanie, zarządzanie relacjami z klientami (CRM), zarządzanie łańcuchem dostaw (SCM) oraz systemy zarządzania magazynem (WMS). 

Wykorzystuj aplikacje mobilne

Nowoczesne rozwiązanie ERP prawdopodobnie będzie obejmować aplikację na urządzenia inteligentne z systemem iOS lub Android, albo na oba te systemy. Wykorzystaj ją, ponieważ przynosi ona wiele korzyści użytkownikom. Aplikacje mobilne zapewniają większą dostępność i lepszy wgląd w systemy ERP. 

Aplikacje umożliwiają także pracownikom i użytkownikom łatwy zdalny dostęp do kluczowych informacji. To prosty sposób, aby każdy, niezależnie od lokalizacji, był na bieżąco ze wszystkimi operacjami biznesowymi.

Weź pod uwagę całkowity koszt posiadania (TCO)

Inwestycja w system ERP jest dla większości firm ogromnym wydatkiem. Firma świadoma kosztów, która wdraża system, powinna przeanalizować całkowity koszt posiadania, aby zdecydować, jakiego systemu ERP potrzebuje. Oprogramowanie kosztuje — nie wspominając o innych czynnikach inwestycyjnych, takich jak zakup sprzętu, wykorzystanie zasobów wewnętrznych, konserwacja i koszty przyszłych aktualizacji. Spójrz na całościowy obraz i porównaj go z czasem oraz pieniędzmi, które spodziewasz się zaoszczędzić. 

Sprawdź to: 10 najlepszych systemów ERP dla małych firm z ograniczonym budżetem

Zadbaj o poparcie kadry zarządzającej

Poparcie ze strony wyższej kadry zarządzającej jest kluczowym czynnikiem pozwalającym przewidzieć, jak przebiegnie wdrożenie systemu ERP. Nie jest konieczne, aby wyższa kadra zarządzająca angażowała się w proces wdrożenia. Jednak współpraca z nią umożliwia odpowiednie zaplanowanie zasobów, co często stanowi istotny czynnik sukcesu podczas procesu wdrożenia.

More Articles

• Jak przeprowadzić rozmowę końcową z pracownikiem: przewodnik eksperta
• ERP a CRM: Jaka jest różnica?
• 5 przykładów wdrożenia systemów ERP w dużych firmach
• 9 korzyści z oprogramowania ERP
• Czym jest system ERP — jak działa i dlaczego warto go używać?

Utwórz międzydziałowy zespół

Aby proces wdrożenia przebiegał sprawnie, utwórz zespół wdrożeniowy złożony z osób z różnych działów. Dzięki temu wszystkie kluczowe obszary Twojej firmy zostaną uwzględnione, a także łatwiej będzie zebrać opinie różnych zespołów, które będą korzystać z systemu. 

Ostatecznie wszystkie funkcje organizacyjne zostają zintegrowane z systemem ERP. Upewnij się, że każdy dział jest reprezentowany w procesie uruchamiania systemu.

Mierz okres eksploatacji swojego systemu

Zwrot z inwestycji uzyskiwany dzięki systemowi ERP decyduje o tym, czy była to opłacalna decyzja dla firmy. Z czasem ulega on zmianom, dlatego może być konieczne okresowe dostosowywanie i monitorowanie celów. Idealny system powinien zapewniać odpowiednią wartość w stosunku do poniesionych kosztów oraz imponujący zwrot z inwestycji.

Podsumowanie

Wiele firm korzysta z oprogramowania ERP, ale nie wszystkie wykorzystują jego pełny potencjał. Zrozumienie możliwości i funkcji wybranego rozwiązania może pomóc Ci czerpać z niego jak najwięcej korzyści. System ERP jest niezbędnym narzędziem sukcesu Twojej firmy, ponieważ pomaga zwiększyć wydajność, ograniczyć liczbę błędów, podnieść produktywność, a ostatecznie poprawić rentowność.

Wielu menedżerów popełnia błąd, pomijając kluczowe kwestie, takie jak utworzenie zróżnicowanego zespołu wdrożeniowego, zaangażowanie wyższej kadry zarządzającej, ignorowanie szkoleń, pomijanie aktualizacji systemu oraz brak planowania na przyszłość.

Choć zrozumienie sposobu działania systemu ERP pozwala w pełni wykorzystać jego możliwości, to sposób, w jaki pracownicy i użytkownicy z niego korzystają, decyduje o jego wartości. Mimo wysokich kosztów właściwy system ERP powinien w dłuższej perspektywie zapewniać imponujący zwrot z inwestycji.

Powiązany artykuł: ERP a MRP: pomocny przewodnik i 3 różnice, które musisz znać

Aby uzyskać jeszcze więcej informacji od ekspertów, zapisz się do biuletynu People Managing People. Przy okazji zapisz się na listę oczekujących, aby dołączyć do społeczności!