Czym jest system ERP — jak działa i dlaczego warto go używać?

Definiuje go jako „system zintegrowanych aplikacji oprogramowania, który standaryzuje, usprawnia i integruje procesy biznesowe w obszarach finansów, zasobów ludzkich, zaopatrzenia, dystrybucji i innych działów.” 

Amerykańska międzynarodowa korporacja z branży technologii komputerowych, Oracle, definiuje ERP jako „rodzaj oprogramowania używanego przez organizacje do zarządzania codziennymi działaniami biznesowymi, takimi jak księgowość, zaopatrzenie, zarządzanie projektami, zarządzanie ryzykiem i zgodnością oraz operacje związane z łańcuchem dostaw.” 

Oracle dodaje, że aby pakiet ERP można było uznać za kompletny, musi on zawierać oprogramowanie pomagające organizacjom w planowaniu, zarządzaniu efektywnością przedsiębiorstwa, budżetowaniu, prognozowaniu i tworzeniu raportów zawierających szczegółowe informacje o wynikach finansowych organizacji.  

Systemy ERP można również rozszerzać za pomocą aplikacji innych firm, aby uzyskać dostęp do funkcji takich jak zarządzanie cyklem życia produktu, e-zaopatrzenie, zarządzanie danymi produktu, eksploracja danych i inne podobne funkcje. System ERP jest zwykle rozszerzany za pośrednictwem interfejsów dostarczanych przez dostawcę.

Krótka historia ERP  

Systemy ERP zostały wprowadzone około 1990 roku głównie z myślą o przedsiębiorstwach produkcyjnych. Koncepcja ta wywodziła się z takich systemów jak opracowany w 1983 roku system planowania zasobów produkcyjnych II (MRP II), system MRP z 1964 roku oraz ekonomiczna wielkość zamówienia (EOQ), która pojawiła się w 1913 roku. 

Według dostawcy oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa, QAD.Inc, termin ERP został ukuty przez Gartner Group w celu odróżnienia systemów ERP od systemów MRP w latach 90. XX wieku. QAD.Inc twierdzi, że w tym okresie zaczęto rozwijać systemy ERP tak, aby obejmowały analizę biznesową „jednocześnie obsługując inne funkcje, takie jak automatyzacja pracy działu sprzedaży (SFA), automatyzacja marketingu i handel elektroniczny.”  

Ze względu na niektóre wyzwania związane z systemami ERP instalowanymi lokalnie dostawcy zaczęli opracowywać systemy ERP w chmurze, aby zapewnić system ERP w modelu SaaS (ERP dostarczany przez dostawców jako usługa oprogramowania). Do wad wdrożenia systemu ERP lokalnie należą między innymi koszty wdrożenia i licencji oraz długi czas wdrożenia. 

Z kolei SaaS jest prosty i tańszy we wdrożeniu, ponieważ zazwyczaj płaci się miesięczny abonament. Użytkownicy mogą dostosowywać oprogramowanie do potrzeb charakterystycznych dla danej branży. Dzięki temu system nadaje się nawet dla małej firmy.   

Najważniejsze cechy systemu ERP 

System planowania zasobów przedsiębiorstwa ma cztery podstawowe cechy: modułową konstrukcję, elastyczną i otwartą bazę danych, scentralizowaną bazę danych oraz automatyczne generowanie informacji. Ten system oprogramowania działa w czasie rzeczywistym, korzystając z ogólnej bazy danych obsługującej całe oprogramowanie. Zapewnia to spójny wygląd i sposób działania każdego modułu ERP.

Głównym celem rozwiązania ERP jest połączenie wszystkich jednostek działalności przedsiębiorstwa, aby szybko osiągać cele operacyjne. Wszystkie procesy przedsiębiorstwa są zintegrowane we wszystkich jednostkach biznesowych w ramach kompleksowego podejścia, które usprawnia procesy i przepływ informacji w całej organizacji.

Perkins przedstawia doskonały przykład wykorzystania ERP do integracji różnych procesów biznesowych za pomocą danych w czasie rzeczywistym. Posługuje się przykładem firmy, która wymaga od klientów składania zamówień przez internet. Gdy tylko nowe zamówienie zostanie złożone, ERP automatycznie sprawdza cenę i w razie potrzeby rozpoczyna kontrolę zdolności kredytowej. Sprawdza, czy produkt jest dostępny, i powiadamia jednostkę, która zaplanuje dostawę. Gdy tylko zamówienie zostanie dostarczone, wysyłana jest faktura, a dział księgowości może zaktualizować swoje konta. 

Przyjrzyjmy się dokładniej kilku funkcjom nowoczesnego systemu ERP: 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Spójny wygląd i sposób działania

Spójny wygląd i sposób działania systemu ERP pomagają przedsiębiorstwu obniżyć koszty szkoleń. Perkins zauważa, że pierwsi dostawcy zdali sobie sprawę, iż spójny wygląd i sposób działania pomagają organizacji prezentować się bardziej profesjonalnie. Pracownicy działający w różnych obszarach firmy mogą polegać na tych samych informacjach, pracując nad zaspokajaniem konkretnych potrzeb klientów.  

Integracja systemu ERP umożliwia organizacji prezentowanie spójnego wizerunku na rynku, niezależnie od tego, czy analizuje się jej oprogramowanie księgowe, system zarządzania magazynem czy proste arkusze kalkulacyjne dotyczące procesów wykonywanych ręcznie.

Wszystkie aplikacje obsługiwane ze wspólnej bazy danych

Jednym z istotnych wyzwań, przed którymi stoją organizacje, jest działanie poszczególnych działów w izolacji (jako nieskoordynowane jednostki). Może to prowadzić do kłopotliwych sytuacji, w których różne działy przekazują klientom sprzeczne informacje, co negatywnie wpływa na postrzeganą jakość obsługi klienta.

System ERP zapewnia, że wspólna baza danych obsługuje wszystkie aplikacje, aby zagwarantować sukces klienta. Oznacza to, że pracownicy różnych jednostek mogą polegać na tych samych informacjach z bazy danych podczas codziennych działań oraz realizacji wszystkich potrzeb biznesowych.

Działa w czasie rzeczywistym

W dobie Internetu Rzeczy (IoT), w której urządzenia są stale łączone za pomocą takich technologii jak przetwarzanie brzegowe, funkcja działania w czasie rzeczywistym zapewnia każdemu procesowi biznesowemu szybki dostęp do potrzebnych informacji. Przetwarzanie brzegowe to system, który przenosi przechowywanie danych i obliczenia bliżej miejsca, w którym będą one wykorzystywane. 

Funkcja działania systemu ERP w czasie rzeczywistym pomaga szybko identyfikować problemy i daje kadrze kierowniczej czas na ich rozwiązanie. 

Rodzaje systemów ERP

Zasadniczo istnieją trzy różne rodzaje systemów ERP: oprogramowanie wdrażane lokalnie, oprogramowanie oparte na chmurze oraz oprogramowanie hybrydowe. Konkretny rodzaj potrzebny danej organizacji zależy przede wszystkim od wielkości przedsiębiorstwa, dostępnych urządzeń komputerowych oraz zdolności systemu do spełnienia potrzeb przedsiębiorstwa. 

Przyjrzyjmy się bliżej tym trzem rodzajom: 

Lokalne oprogramowanie ERP

Jak sama nazwa wskazuje, lokalne oprogramowanie ERP jest wdrażane na miejscu. Po instalacji jest kontrolowane głównie przez przedsiębiorstwo lub konsultanta ERP. Jest to rozwiązanie ERP, którego potrzebujesz, jeśli chcesz mieć pełną kontrolę nad bezpieczeństwem systemu ERP. Jednak wdrożenie tego rodzaju aplikacji ERP będzie wymagało posiadania na miejscu dedykowanych zasobów IT do obsługi utrzymania aplikacji i serwera. 

Lokalne oprogramowanie ERP ma kilka zalet, w tym: 

• Twoje poufne dane nie muszą być obsługiwane przez stronę trzecią. 
• Każdy moduł ERP można dostosować do konkretnych potrzeb biznesowych. 
• Zapewnia rozbudowane możliwości integracji z innymi systemami, w tym z oprogramowaniem CRM.

System ERP oparty na chmurze

Ten rodzaj systemu ERP jest często określany jako oprogramowanie jako usługa (SaaS), co oznacza, że usługą zarządza strona trzecia. Elastyczna konstrukcja pozwala pracownikom przechowywać dane i przeglądać je za pomocą dowolnych urządzeń z połączeniem internetowym. Zazwyczaj cena jest ustalana na podstawie okresowej subskrypcji. 

Główną wadą tego rodzaju wdrożenia ERP jest konieczność zaufania dostawcy ERP w zakresie obsługi części poufnych danych. Ma ono jednak kilka zalet. Na przykład nie trzeba dokonywać znacznej inwestycji początkowej, aby uzyskać system. Nie są również potrzebne specjalistyczne urządzenia ani umiejętności przed wdrożeniem systemu.  

Hybrydowy system ERP

Hybrydowy system ERP jest czasami nazywany dwupoziomowym systemem ERP. Umożliwia firmie połączenie systemów ERP opartych na chmurze i wdrażanych lokalnie. Jest to system, który można wybrać, aby czerpać korzyści z obu rozwiązań. Można na przykład korzystać z wiedzy konsultanta ERP bez konieczności umożliwiania mu dostępu do wszystkich informacji.

Jak działa system ERP?

System ERP działa poprzez zmniejszenie liczby zasobów potrzebnych do optymalnego prowadzenia działalności, przy jednoczesnym zapewnieniu rentowności i rozwoju firmy. 

System ERP różni się od pojedynczej aplikacji, ponieważ umożliwia innym modułom przedsiębiorstwa działanie z wykorzystaniem jednej bazy danych. 

System gromadzi dane z różnych obszarów firmy. Umieszcza je w centralnej lokalizacji, w której mogą uzyskać do nich dostęp potrzebni pracownicy. Likwiduje silosy, z którymi boryka się wiele firm, i zapewnia dostępność odpowiednich informacji dla osób, które ich potrzebują.  

Załóżmy, że system ERP w Twojej firmie jest niemal w pełni zautomatyzowany. ERP wprowadza dane za Ciebie na zapleczu, a także wymienia informacje z innymi jednostkami, które ich potrzebują. 

Na przykład, gdy zostanie zainicjowane zamówienie wysyłkowe na ostatni dostępny w magazynie produkt, moduły zarządzania zapasami muszą odnotować tę informację i poinformować odpowiednie działy, aby można było uzupełnić zapasy. Zespół sprzedaży również zostanie poinformowany, dzięki czemu nie będzie składać obietnic, których nie może spełnić.  

Przeczytaj więcej o tym, jak działa ERP i jak możesz go tutaj wykorzystać na swoją korzyść.

Dlaczego możesz potrzebować systemu ERP?

Przyjrzyjmy się niektórym powodom, dla których firmy różnej wielkości mogą odnieść korzyści z wdrożenia ERP. 

Udostępnianie informacji: System ERP może automatycznie udostępniać kluczowe informacje w różnych działach przedsiębiorstwa, a w rezultacie wspiera współpracę poprzez zintegrowane udostępnianie informacji.

Lepsze wyniki biznesowe: Zintegrowany system zagwarantuje, że działy będą poświęcać czas na zarządzanie swoją podstawową działalnością zamiast próbować zdobywać informacje, które pomogłyby im ją prowadzić. Na przykład system ERP może poprawić wyniki firmy w zakresie prognozowania sprzedaży poprzez śledzenie zamówień, monitorowanie przychodów i generowanie zamówień zakupu.

Łatwe zarządzanie: Wraz z szybkim rozwojem technologii systemy ERP stają się coraz łatwiejsze w zarządzaniu i obsłudze. Dotyczy to szczególnie przedsiębiorstw, które mogą nie mieć umiejętności ani zasobów potrzebnych do integracji swoich systemów. W przypadku dużych przedsiębiorstw ERP może ograniczyć zasoby wymagane do obsługi rozproszonych systemów. 

Standaryzowane raportowanie: Jeśli chcesz, aby Twoja organizacja komunikowała się z rynkiem, wszyscy w organizacji muszą mówić jednym głosem. ERP zagwarantuje spójność informacji przekazywanych przez Twoją organizację. 

Niższe koszty: Według Business Automation Specialists, dostawcy rozwiązań ERP, księgowych i automatyzacyjnych, „Firmy produkcyjne stosujące najlepsze praktyki i systemy ERP były w stanie obniżyć poziom zapasów o 22%”. Dodają: „Te same firmy odnotowały również niemal 20% spadek całkowitych kosztów”. 

Aby dowiedzieć się jeszcze więcej, przeczytaj ten artykuł o 9 korzyściach płynących z oprogramowania ERP.

Szukasz czegoś więcej?

Jeśli szukasz oprogramowania innego niż oprogramowanie ERP, sprawdź poniższe rozwiązania:

• Oprogramowanie do zarządzania kapitałem ludzkim (HCM) — oprogramowanie stworzone do zarządzania pracownikami, planowania zatrudnienia, zarządzania talentami i optymalizacji zatrudnienia. 
• Oprogramowanie do zarządzania wydajnością — oprogramowanie do zarządzania wydajnością i zachowaniem poszczególnych pracowników w organizacji.
• Oprogramowanie do zarządzania personelem — oprogramowanie do zarządzania aspektami związanymi z personelem organizacji, w tym harmonogramami, obecnością, urlopami, wdrażaniem nowych pracowników i nie tylko.

Na koniec, jeśli nie masz pewności, czy potrzebujesz systemu ERP czy CRM, być może potrzebujesz obu! Ten artykuł przedstawia podobieństwa i różnice między oprogramowaniem ERP i CRM, aby pomóc Ci to rozstrzygnąć.