Jak utrzymać dobre doświadczenia kandydatów podczas szybkiego rozwoju

Czym jest doświadczenie kandydata?

Doświadczenie kandydata to doświadczenie, jakie kandydaci zdobywają podczas przechodzenia przez Twój proces rekrutacyjny.

Wpływają na nie takie czynniki jak komunikacja, długość i trudność procesu, jakość rozmów kwalifikacyjnych oraz ogólna efektywność procesu.

Dlaczego doświadczenie kandydata jest ważne?

Praca nad stworzeniem pozytywnego doświadczenia kandydata przynosi wiele korzyści, w tym:

1. Większa liczba zakończonych rekrutacji
2. Lepsza jakość kandydatów
3. Lepsze decyzje rekrutacyjne
4. Oszczędność czasu i zasobów wewnętrznych
5. Silniejsza marka pracodawcy.

Może ono wpływać nawet na zaangażowanie i utrzymanie pracowników, ponieważ Twoi pracownicy prawdopodobnie zwracają uwagę na sposób traktowania kandydatów — niektórzy z nich mogą być przecież osobami poleconymi przez nich samych!

Jak stworzyć świetne doświadczenie kandydata

Oto moje strategie równoważenia skalowania działalności z doświadczeniem kandydata, dzięki którym Twoja firma nie zyska reputacji organizacji traktującej kandydatów jak liczby w maszynie losującej Lotto.

Analizując poniższe kwestie, należy pamiętać o wszystkich punktach styku z kandydatami oraz o tym, jak najlepiej je wykorzystać do dalszego budowania relacji firmy z kandydatami.

Stwórz przejrzysty plan pozyskiwania talentów

Może się to wydawać oczywiste i być może mniej bezpośrednio związane z tematem, ale rozpoczęcie od dobrego planu pozyskiwania talentów — na początku kwartału, roku, a nawet po rundzie finansowania — ma kluczowe znaczenie.

Spotkaj się ze wszystkimi liderami firmy i upewnij się, że zaplanujesz czas na rozmowę o kondycji ich zespołów oraz o tym, jak cele biznesowe wpłyną na potrzebne zasoby.

Podczas moich spotkań zawsze poruszam następujące kwestie:

Obecne zasoby kompetencji

• Co przychodziło im z łatwością i jakie są obecnie mocne strony zespołu? 
• Kim są najlepsi pracownicy, czy w zespole jest potencjalny kandydat do awansu i czy musimy uzupełnić powstały wakat?

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Luki kompetencyjne

• Z czym zespół miał trudności? 
• Na jakie stanowiska muszą zatrudnić pracowników, a jakie kompetencje mogą rozwinąć w zespole (w razie potrzeby współpracując z działem szkoleń i rozwoju)? 
• Kto osiąga słabe wyniki i czy musimy zacząć myśleć o zastąpieniu tych osób? 

Od tego zależy poprawność opisów stanowisk i ustrukturyzowanych rozmów kwalifikacyjnych. 

Często pojawia się pokusa ponownego wykorzystania starych opisów stanowisk, ogłoszeń i pytań rekrutacyjnych, ale zachęcam Cię do ich przejrzenia i sprawdzenia, czy rzeczywiście są przydatne w przypadku tych rekrutacji.

W dalszej perspektywie zaoszczędzisz dużo czasu, jeśli nie będziesz musiał stale aktualizować opisu stanowiska.

Czy zatrudniamy, aby reagować na rozwój, czy aby go tworzyć?

To naprawdę bardzo ważne rozróżnienie. Zazwyczaj w zespołach takich jak zespoły produktowe, inżynieryjne czy wsparcia zatrudnia się pracowników, aby reagować na rozwój, podczas gdy zespoły komercyjne mają za zadanie ten rozwój tworzyć. 

Porozmawiaj z kadrą kierowniczą, aby zachować równowagę między tymi dwoma rodzajami rekrutacji (stanowiska generujące przychody powinny niemal zawsze być priorytetem!).

Co się stanie, jeśli nie zatrudnimy?

To świetna podstawa dla wszystkich — zespołu ds. talentów i firmy — aby zrozumieć i mieć na uwadze, jaki będzie wpływ tej sytuacji. Dzięki temu zespół ds. talentów będzie nadal szukać odpowiednich osób, a lider firmy będzie sprawnie podejmować decyzje.

Ustalanie priorytetów między stanowiskami

Jeśli masz wiele stanowisk i współpracujesz z wieloma partnerami biznesowymi, nie będziesz w stanie obsadzić wszystkich stanowisk jednocześnie — zwłaszcza gdy liczba stanowisk przekroczy 30, a każde z nich będzie wymagać intensywnego wyszukiwania kandydatów. 

Skłonienie lidera firmy do zastanowienia się nad priorytetami na początku pomoże Ci później ustalać priorytety dla siebie i zespołu ds. talentów.

Oznacza to, że gdy będziesz gotowy opublikować ofertę na dane stanowisko, unikniesz marnowania czasu kandydatów poprzez angażowanie ich, a następnie niespodziewane wstrzymywanie rekrutacji lub ciągłe zmienianie zakresu stanowiska w trakcie procesu.

Marnowanie czasu jest jedną z głównych przyczyn złych doświadczeń kandydatów, a tuż za nim plasują się frustrujące procesy rekrutacyjne.

Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, przeczytaj mój artykuł o tworzeniu zrównoważonego planu rekrutacji.

Uczyń z tego wspólne przedsięwzięcie

Jeśli ktoś z Was pracował w firmie Amazon, może mieć już dość słuchania tego stwierdzenia, dlatego proponuję jego zmodyfikowaną wersję: „Co musimy zrobić, aby tam dotrzeć?”.

Powinieneś mieć przybliżone dane dotyczące takich wskaźników jak współczynnik finalizacji, np. w Twojej firmie na każde 5 ofert przypadają 4 zaakceptowane oferty. Jeśli znasz dokładną liczbę dla swojej firmy, zacznij działać od końca — twórz piramidę zamiast lejka.

Daje to przybliżony obraz zakresu pracy. Następnie możesz zastosować go w swoim ulubionym narzędziu do zarządzania projektami — na przykład użyć tablicy Kanban do uzyskania ogólnego obrazu sytuacji lub wykresu Gantta, jeśli masz krótkotrwały, intensywny proces rekrutacyjny.

Poniżej znajduje się przykład mojej tablicy Kanban z przynajmniej przybliżonymi wartościami, do których warto dążyć.

Kolejny krok jest niezwykle ważny — udostępnij mapę projektu menedżerowi ds. rekrutacji i zespołowi rekrutacyjnemu!

Uczyń z tego wspólne przedsięwzięcie i zaproś ich do udziału. W ten sposób pomożesz im przejąć większą odpowiedzialność za proces.

Każdy musi wiedzieć, co nadchodzi w kalendarzu, a jeśli rozwój firmy tego wymaga, wszyscy muszą zdecydowanie nadać rekrutacji wysoki priorytet, co oznacza również świadomość, ile czasu będą musieli poświęcić na proces rekrutacyjny.

Niezależnie od tego, jak sprawnie zorganizowany jest proces rekrutacyjny, wymaga on dużej ilości czasu. Bardziej zespołowe podejście do rekrutacji pomoże rozłożyć obowiązki i poprawić doświadczenia wszystkich zaangażowanych osób.

Zadbaj o to, aby rozmowy kwalifikacyjne były wydajne i angażujące

Kiedy mówię o wydajności, nie myśl od razu, że proces rozmów kwalifikacyjnych musi przebiegać w pośpiechu — absolutnie nie! 

Jeśli jednak szybko rozwijasz firmę, możesz być zmuszony do przeprowadzenia wielu rozmów, dlatego kluczowe znaczenie ma jak najlepsze wykorzystanie dostępnego czasu.

Oto prosty przewodnik po tym, na co należy zwrócić uwagę, aby zapewnić kandydatom pozytywne doświadczenia.

Krok 1: Ustandaryzuj proces rozmów kwalifikacyjnych.

Pomoże Ci to szybko porównywać kandydatów ze sobą i ograniczyć pojawianie się niektórych uprzedzeń.

Krok 2: Przeanalizuj pytania zadawane podczas rozmów kwalifikacyjnych oraz moment ich zadawania.

Zacznij od pytań, które dostarczą Ci informacji na temat umiejętności uznanych przez Ciebie za niezbędne na tym stanowisku, a następnie przejdź do umiejętności bardziej pożądanych. W ten sposób przejdziesz od wykwalifikowanych kandydatów do najlepszych kandydatów.

Upewnij się, że pytania są dobrze skonstruowane i mają na celu dokładne poznanie doświadczenia kandydata. W razie wątpliwości zawsze pytaj: co, jak i dlaczego. 

Opowiedz mi o sytuacji, w której udało Ci się pozyskać szczególnie trudnego klienta. Co sprawiało, że był trudny? Jak udało Ci się odwrócić sytuację? Dlaczego zastosowałeś(-aś) właśnie tę metodę/informację/strategię, a nie inną?

Krok 3: Przeanalizuj oceny

Upewnij się, że każda ocena jest odpowiednia do celu i do stanowiska, na które rekrutujesz. Powinna być wymagająca, ale jednocześnie nie może wymagać od kandydata zbyt dużo czasu na jej wykonanie ani od Ciebie na jej sprawdzenie. Nie chcesz wejść na teren rekrutacji wampirów.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o skoncentrowanych i angażujących rozmowach, przeczytaj mój artykuł o tym, jak przeprowadzać z kimś rozmowę kwalifikacyjną.

Nie zapominaj o podstawach

Przy całej tej dyskusji o efektywnym prowadzeniu rozmów nie zapominaj, że jeśli chodzi o doświadczenia kandydatów, rozmowa kwalifikacyjna może naprawdę przesądzić o sukcesie lub porażce. 

To właśnie podczas rozmowy kandydaci spędzają z Tobą najwięcej czasu i nawet jeśli nie udało Ci się znaleźć czasu na stworzenie niezwykle efektownej strony kariery z interaktywnymi elementami w każdym miejscu, stworzenie przyjemnego doświadczenia podczas rozmowy może to zrekompensować.

Nie oznacza to, że rozmowa powinna być łatwa! Większość kandydatów w rzeczywistości preferuje rozmowy, które stanowią dla nich wyzwanie i skłaniają ich do myślenia o swojej dziedzinie specjalizacji, dlatego powyższe wskazówki dotyczące efektywnego prowadzenia rozmów nadal obowiązują.

Chcę jednak zwrócić Twoją uwagę na podstawy, których właściwe stosowanie prawdopodobnie nie spotka się z entuzjastycznymi pochwałami, ale ich zaniedbanie przyniesie Ci zasłużoną krytykę. 

Zawsze pamiętaj, aby:

• Przedstawić się i powiedzieć, czym zajmujesz się w firmie
• Jeśli jest to pierwsza rozmowa, przedstawić również firmę
• Wyjaśnić, jakie zagadnienia chcesz omówić podczas tej rozmowy
• Zapewnić kandydata, niezależnie od tego, czy rozmowa odbywa się online, czy osobiście, że jeśli potrzebuje zrobić przerwę, napić się wody lub skorzystać z toalety, może to zrobić. Wszyscy jesteśmy ludźmi
• Upewnić się, że wcześniej zapoznałeś(-aś) się z jego CV i masz przygotowane pytania związane z jego doświadczeniem
• Pojawić się punktualnie (a jako gospodarz nawet nieco wcześniej)
• Kontrolować czas i upewnić się, że kandydat ma czas na zadanie pytań
• Uśmiechać się i z ciekawością podchodzić do osoby siedzącej naprzeciwko! 

Wydaje się to oczywiste, ale wciąż widzę sytuacje, w których ludzie zapominają o wielu z tych rzeczy, i zawsze jest to widoczne. 

Wykonanie powyższych działań nic nie kosztuje, a może przynieść Ci wiele punktów w zakresie doświadczeń kandydatów na tle licznych pracodawców, którzy pomijają te elementy, próbując zrekompensować to efektownymi stronami kariery.

Skonfiguruj pewne automatyzacje, aby zwiększyć efektywność

Zwróć uwagę na użycie słowa „pewne”!

Zwykle obowiązuje zasada, że im więcej czasu osoba poszukująca pracy poświęciła na rozmowy z rekruterem, tym więcej czasu trzeba poświęcić na przekazanie jej informacji zwrotnych, wskazówek i uwagi.

To relacja wzajemna — zapewnianie świetnych informacji zwrotnych kandydatom pomoże im i Twojemu zespołowi się rozwijać.

Czy wśród wielu kandydatów znajdzie się 1–2 osoby, które to wykorzystają? 

Tak, ale pozostali docenią to, że dzięki Tobie stresujące niekiedy poszukiwanie pracy stało się bardziej ludzkie.

Nowoczesne systemy śledzenia aplikacji (ATS) i oprogramowanie rekrutacyjne oferują różnego rodzaju automatyzacje. Oto kilka z nich, które warto wykorzystać:

• Masowe/planowane wiadomości e-mail — mogą służyć do wysyłania odmów, powiadomień lub ustalania kolejnych kroków z kandydatami
• Zarządzanie stroną kariery zapewniające świetne pierwsze wrażenie
• Pytania w formularzu aplikacyjnym — umieszczenie z wyprzedzeniem niektórych prostych pytań typu „zaznacz właściwą odpowiedź” może usprawnić proces składania aplikacji
• Chatboty, które mogą odpowiadać na niektóre często zadawane pytania kandydatów
• Ankiety dotyczące doświadczeń kandydatów — uruchamiane automatycznie w określonych momentach procesu rozmów kwalifikacyjnych (zalecam przeprowadzenie ich na końcu).

Możesz na przykład zautomatyzować typowe powody odrzucenia podczas przeglądania CV — kandydat może nie spełniać wymagań dotyczących poziomu kompetencji lub mieszkać w niewłaściwej strefie czasowej. Możesz utworzyć kilka szablonów odpowiadających najczęstszym powodom.

Znalezienie właściwego powodu zajmuje być może 2 dodatkowe sekundy i chociaż istnieje obawa, że kandydaci mogą zareagować defensywnie albo zareagować złością i narzekać na rzekomo negatywne doświadczenia, w większości przypadków odrzucone osoby docenią to, że zapoznałeś(-aś) się z ich sytuacją i odpowiednio na nią zareagowałeś(-aś).

To odzwierciedlenie kultury Twojej firmy, a kandydaci będą również wiedzieć, czy aplikować na Twoje kolejne stanowiska!

Możesz także zautomatyzować niektóre wiadomości e-mail, gdy przenosisz potencjalnego kandydata między etapami i wysyłasz wiadomości uzupełniające, np. w wiadomości e-mail dotyczącej zaplanowania pierwszych etapów możesz umieścić nagrane wcześniej wideo/Loom (lub inne narzędzie do przeprowadzania rozmów wideo) informujące kandydata, na czym będzie polegał kolejny etap jego drogi związanej z aplikowaniem na stanowisko.

Uważam, że przydatne jest stworzenie wizualnego przedstawienia tego, jak będzie wyglądał dla kandydata proces rekrutacji — niczym mapa!

Kiedy nie automatyzować

Jak wspomniano powyżej, im więcej czasu kandydat spędza na rozmowach rekrutacyjnych, tym mniej automatycznych wiadomości powinien otrzymywać.

Gdy tylko zacznie przechodzić do późniejszych etapów, zacznij kontaktować się z nim telefonicznie i wchodzić z nim w interakcje (możesz robić to Ty lub osoba odpowiedzialna za rekrutację).

Musisz zacząć oceniać, czy nowa osoba zatrudniona jest entuzjastycznie nastawiona do tej roli. Entuzjazm nie będzie taki sam u wszystkich, dlatego pamiętaj, aby dokładniej poznać ich motywacje! 

Staraj się lepiej poznać ludzi i oczekiwania kandydatów — być może wkrótce zostaną Twoimi współpracownikami! Pomoże to również później, na etapie składania oferty pracy.

Oto przykład procesu, który stosuję:

Niektórzy z Was mogą już mówić: „To dużo pracy!”. Owszem, ale skalowanie będzie wymagało dużo pracy i nie można zautomatyzować wszystkiego, co wynika z relacji międzyludzkich. 

Ludzie zatrudniają ludzi, a nie firmy, algorytmy czy Zapier.

Pamiętaj o nieautomatyzowanych odrzuceniach kandydatów

Będziesz mieć kandydatów, których poddałeś wstępnej selekcji lub którzy przeszli przez X etapów procesu rekrutacyjnego, ale nie przeszli dalej.

Ponownie: im więcej czasu spędzili z Twoją firmą, tym więcej uwagi będzie wymagało odrzucenie ich kandydatury.

Przekazuj kandydatom odpowiednią informację zwrotną

Informacja zwrotna jest niezwykle ważna z 2 powodów:

1. Daje kandydatom coś, do czego mogą dążyć
2. Sprawia, że osoby odpowiedzialne za rekrutację i zespoły rekrutacyjne muszą uzasadnić powody odrzucania kandydatów. Oznacza to koniec stwierdzeń typu „nie pasuje do kultury organizacyjnej” bez wyjaśnienia dlaczego. Czasami odpowiedzi na pytanie „dlaczego” nie są najlepsze, dlatego dział pozyskiwania talentów będzie musiał dokładniej się temu przyjrzeć. Mam nadzieję, że nie odkryjecie niczego złego, ale jest to całkowicie możliwe!

W regionie EMEA, wraz z rozwojem żądań dostępu do danych (DSAR) wynikających z RODO, nie można już odmawiać przekazywania informacji zwrotnej, ponieważ kandydaci mogą poprosić o wszystkie swoje informacje, w tym formularze i karty ocen. 

Upewnij się, że zespoły rekrutacyjne są tego świadome, aby naprawdę zastanawiały się, dlaczego kogoś przesuwają dalej lub odrzucają. Wymagaj od nich przedstawienia tego jako uzasadnienia biznesowego.

Nawet Amazon nie może już twierdzić, że nie przekazuje informacji zwrotnej — powinienem o tym wiedzieć, ponieważ zajmowałem się tam przetwarzaniem żądań DSAR!

Regularnie przeglądaj informacje zwrotne od kandydatów i karty ocen

Regularnie przeglądaj karty ocen wypełnione przez panel rekrutacyjny, aby sprawdzać, czy spełniają odpowiedni standard! 

Oto kilka pytań, które warto zadać:

• Czy przedstawiają odpowiednie uzasadnienie biznesowe?
• Czy istnieje wyraźny zapis zadanych pytań i udzielonych odpowiedzi? 
• Czy szczegółów jest wystarczająco dużo? 
• Czy końcowy wniosek odpowiada ogólnej informacji zwrotnej, czy też w którymś miejscu występuje stronniczość?

Wszystko to da Ci wyobrażenie o tym, gdzie być może musisz wkroczyć i skorygować działania osób prowadzących rozmowy rekrutacyjne, które nie zadają kandydatom takich samych pytań lub zapewniają im złe doświadczenia.

Karta ocen składająca się z trzech zdań po 45-minutowej rozmowie sprawia, że zastanawiam się, czy ktoś w ogóle uważał podczas rozmowy!

Możesz kontrolować wiele aspektów procesu, ale interakcje podczas rozmów rekrutacyjnych będą stanowić największą część doświadczenia kandydata. Musisz monitorować sytuację i wskazywać miejsca, w których widzisz, że standardy nie są spełniane.

Podczas rozmowy z kandydatem po zakończeniu rekrutacji lub na jej ostatnim etapie zapytaj, jak dotychczas ocenia swoje doświadczenia związane z rozmowami kwalifikacyjnymi.

Dodatkowe wskazówki

Pamiętaj, że ludzie częściej wystawiają negatywną opinię niż pozytywną. Zadbaj o to, aby mniej osób kończyło proces z naprawdę negatywnymi doświadczeniami, i na bieżąco monitoruj opinie.

Czy jeden lub dwóch kandydatów odpadnie w trakcie procesu? 

Być może — żaden proces nie jest idealny — ale nie chcesz być znany jako firma, która nigdy nie odzywa się do kandydatów, priorytetowo traktuje wyłącznie osoby przechodzące przez cały proces, a pozostałych pozostawia bez odpowiedzi.

Oto kilka dodatkowych wskazówek:

• Organizuj mniej spotkań: Jeśli zastosujesz się do powyższych wskazówek, osoby zajmujące się pozyskiwaniem talentów, menedżer ds. rekrutacji i zespół rekrutacyjny będą zgodni — organizuj mniej spotkań. Jeśli z tym samym menedżerem ds. rekrutacji prowadzisz nabór na więcej niż 4 stanowiska, być może potrzebne będą 2 spotkania w tygodniu, ale w przeciwnym razie ogranicz się do jednego.
• Nie oszczędzaj na planowaniu. Poświęć na planowanie o 10% więcej czasu, niż wydaje ci się, że potrzebujesz.
• Sięgnij po telefon i zadzwoń do danej osoby. Wiem, że wydaje ci się, iż jesteś bardzo zajęty i nie masz na to czasu, ale jeśli telefon zajmuje 3 minuty (np. w sprawie odrzucenia kandydatury lub czegoś podobnego) — po prostu zadzwoń. Jeśli się za to zabierzesz, w ciągu pół godziny możesz wykonać tak wiele telefonów!
• Monitoruj wskaźniki i dane rekrutacyjne. Korzystaj z jednej tablicy do zarządzania projektami, np. Kanban, jako źródła prawdy pozwalającego sprawdzać, czy osiągasz kamienie milowe na czas. Jeśli nie, zasygnalizuj problem wcześniej, a nie później, i przygotuj się na zaangażowanie wsparcia zespołu lub menedżerów ds. rekrutacji (niech oni również zajmą się wyszukiwaniem kandydatów!).

Pamiętaj, że tworzenie lepszych doświadczeń kandydatów, nawet podczas szybkiego skalowania, nie oznacza podejmowania pochopnych decyzji ani prowadzenia łatwych rozmów kwalifikacyjnych. Oznacza sprawny proces rekrutacji i prowadzenie rozmów z konkretnym celem.

Dołącz do rozmowy

Powodzenia w skalowaniu działalności i rozważ skorzystanie z niektórych narzędzi do automatyzacji rekrutacji, jeśli potrzebujesz w tym obszarze pomocy.

Jeśli masz pytania lub spostrzeżenia, którymi chcesz się podzielić, znajdziesz mnie w społeczności People Managing People — wspierającej społeczności specjalistów HR i liderów biznesowych, którzy dzielą się wiedzą i pomysłami, aby pomóc ci rozwijać karierę i wywierać większy wpływ w swojej organizacji.