Klucz do sukcesu tkwi w danych
W ciągu ostatnich kilku lat, po zaangażowaniu w około tuzin projektów z zakresu technologii HR, mogę z całą pewnością powiedzieć jedno — nie spotkałem jeszcze funkcji HR w 100% opartej na danych .
Zacznę od wyjaśnienia, że ten wpis nie ma na celu upominania specjalistów HR, lecz zwiększenie wartości funkcji HR i sprawienie, aby była bardziej pożądana w organizacji. Chodzi również o udowodnienie, że uzasadnienie biznesowe dla technologii HR jest łatwiejsze. A gdy HR jest bardziej ceniony, nie tylko ma miejsce przy stole — otrzymuje również zaproszenie do zajęcia najlepszego miejsca przy stole.
Jak więc to wszystko się zaczyna? Od tych 3 prostych kroków:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Udokumentowanie wszystkich procesów
Zacznij od udokumentowania wszystkich procesów w kompleksowym zbiorze danych zawierającym informacje o wykorzystywanych technologiach, wielkości procesów, ich szybkości, zaangażowanych osobach (w tym dostawcach i klientach), danych wejściowych oraz wyjściowych. Jest to powszechnie określane jako diagram SIPOC.
Nie powinno to być zaskoczeniem, ale na wypadek gdyby tak było — właśnie od tego HR powinien zacząć. Nie ma znaczenia, czy nie masz analityka biznesowego, odpowiedniego oprogramowania i umiejętności ani zespołu konsultantów dostarczających dane porównawcze pokazujące, jak robią to inni.
Choć wszystkie powyższe elementy sprawiają, że proces jest szybszy i łatwiejszy, prostym sposobem na rozpoczęcie jest użycie papieru pakowego, karteczek samoprzylepnych i długopisów, a oczywiście także zaangażowanie pracowników HR.
Gdy procesy biznesowe zostaną rozpisane, można je łatwo przenieść do schematu blokowego w MS Word lub dowolnego bezpłatnego oprogramowania do mapowania procesów. Pomysł jest prosty: gdy osoby z działu biznesowego i HR wiedzą, jak wykonywane są zadania, kto je wykonuje, ile czasu to zajmuje, co trafia na wejściu i wyjściu każdego kroku oraz ile razy powtarzany jest cały proces, łatwo obliczyć:
- Jak długo trwa każda czynność
- Ile procesy HR kosztują firmę
- Ile można zaoszczędzić dzięki technologii
Inwentaryzacja technologii
To powinien być jeden z najłatwiejszych kroków, które funkcje HR mogą podjąć już teraz, i nie powinien wymagać zatrudniania żadnych konsultantów ani dodatkowych zasobów. Wystarczy utworzyć prostą tabelę, diagram lub mapę technologii HR obecnie używanych, ich kosztów dla funkcji HR i organizacji, a tym samym wskazać, kto jest ich właścicielem.
Nie da się tego ująć inaczej: jeśli nie masz przygotowanych tych informacji, nie trać czasu na spotkania z konsultantami ani nawet z wewnętrznymi interesariuszami, takimi jak zespoły technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT), zespoły finansowe oraz użytkownicy końcowi, ponieważ aby interesariusze poważnie potraktowali poszukiwanie nowych technologii, jest to absolutne minimum.
Obliczenie kosztów pracy
Wreszcie, choć nie mniej ważne: co najmniej 75% kosztów większości firm jest związanych z pracownikami. Dlatego dodanie tych informacji do inwentaryzacji procesów wraz z kosztami osób wykonujących każdy krok powinno być proste.
Dzięki temu firma dokładnie dowie się, ile kosztuje każdy proces HR i jaki jest koszt jego utrzymania. Nie powinno to być dla HR niczym obcym. Wyzwaniem jest zwykle wcześniejsze udokumentowanie procesów — co prowadzi nas z powrotem do kroku 1 powyżej!
Wszystkie te kroki prowadzą do jasnego mierzenia danych dotyczących pracowników, procesów, i technologii co toruje drogę do podejmowania decyzji opartych na danych.
Pomocne może być oprogramowanie do raportowania wydatków, które pomoże zrozumieć, na co wydawany jest każdy dolar.
Jeśli martwisz się kosztami prowadzenia firmy, skorzystaj z bezpłatnych lub tanich zasobów. Oprogramowanie HR typu open source często oferuje bezpłatny i bardzo elastyczny plan.
Podsumowanie
Znajomość rzeczywistych kosztów prowadzenia organizacji zaczyna się od przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji. Bez niej istnieje ryzyko przeoczenia szczegółów, które mogą wydawać się nieszkodliwe, ale ostatecznie mogą negatywnie wpłynąć na sukces organizacji. Dowiedz się, jak analityk HRMS może z łatwością zająć się wszystkimi tymi zadaniami, w naszym artykule tutaj.
Aby uzyskać jeszcze więcej przydatnych informacji, już dziś zapisz się do newslettera People Managing People!
Powiązane artykuły:
