Korzyści z zespołów zdalnych: dla pracodawców i pracowników

Czym jest praca zdalna?

Praca zdalna to praktyka, w ramach której pracownicy wykonują swoją pełnoetatową pracę poza tradycyjnym środowiskiem biurowym, zazwyczaj z domu.

Praca zdalna występuje w kilku różnych formach. Niektóre firmy przyjmują hybrydowy model pracy z obowiązkowymi dniami pracy w biurze, podczas gdy inne przedsiębiorstwa działają całkowicie zdalnie, są rozproszone na całym świecie i w ogóle nie mają fizycznej przestrzeni biurowej.

Korzyści z pracy zespołów zdalnych

Praca zdalna lub hybrydowa już z nami pozostanie, nawet teraz, gdy większość z nas ma możliwość powrotu do biura. Dlaczego? Ponieważ przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Korzyści z pracy zespołów zdalnych dla pracowników:

1. Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: Badanie przeprowadzone przez PwC wykazało, że 67% pracowników twierdzi, iż może lepiej równoważyć życie osobiste i zawodowe, pracując z domu. Brak dojazdów zwiększa ilość czasu na odpoczynek, a elastyczny harmonogram poprawia jakość życia.
2. Większa produktywność: Zgodnie z badaniem opublikowanym w Harvard Business Review pracownicy zdalni wykonują tygodniowo niemal cały dodatkowy dzień pracy w porównaniu ze swoimi kolegami pracującymi w biurze. Może to wynikać z mniejszej liczby rozpraszaczy lub możliwości pracy w najbardziej produktywnych godzinach dnia (albo nocy).
3. Większe utrzymanie pracowników: Możliwość pracy zdalnej jest silną zachętą dla pracowników, by pozostali w firmie, co stanowi również korzyść dla pracodawców. Według Owl Labs 74% pracowników twierdzi, że możliwość pracy zdalnej zmniejszyłaby prawdopodobieństwo odejścia z firmy.
4. Zdrowszy styl życia: Praca zdalna często prowadzi do zdrowszego stylu życia, ponieważ pracownicy mają więcej czasu na ćwiczenia, gotowanie i unikanie fast foodów. Korzyści te zostały potwierdzone — wypalenia zawodowego doświadcza 41% pracowników biurowych, w porównaniu z zaledwie 26% pracowników zdalnych.
5. Mniejszy stres związany z dojazdami: Wyeliminowanie długich dojazdów zmniejsza stres i narażenie na frustracje związane z ruchem drogowym. Według danych przeanalizowanych przez Upwork osoby pracujące zdalnie oszczędzają średnio 49,6 minuty dziennie. Z kolei przyczynia się to do spokojniejszej i mniej chaotycznej codziennej rutyny.
6. Dostosowane środowisko pracy: Pracownicy mogą stworzyć własne miejsce pracy i dostosować je do swoich potrzeb w zakresie komfortu i produktywności. Odpowiada to potrzebie spersonalizowanego i wygodnego środowiska pracy, zwiększając ogólną satysfakcję z pracy.

Korzyści z pracy zespołów zdalnych dla pracodawców:

1. Dostęp do globalnych talentów: Praca zdalna umożliwia pracodawcom korzystanie z globalnej puli najlepszych talentów, znacznie poszerzając ich możliwości rekrutacyjne. Jeśli rozważasz takie rozwiązanie, możesz skorzystać z usługi pracodawcy formalnego, aby łatwiej zatrudniać pracowników w różnych krajach i strefach czasowych.
2. Większa różnorodność kandydatów: Zasady pracy zdalnej zwiększają różnorodność kandydatów, co odpowiada potrzebie uwzględniania różnorodnych perspektyw i umiejętności w miejscu pracy. Na przykład gdy broker ubezpieczeniowy Allstate przeszedł na pracę zdalną, odnotował 30-procentowy wzrost liczby różnorodnych kandydatów aplikujących na stanowiska.
3. Oszczędności kosztów: Dzięki pracy zdalnej właściciele firm mogą znacznie ograniczyć koszty powierzchni biurowej, ostatecznie poprawiając wyniki finansowe. Na przykład firma Sun Microsystems odnotowała 68 milionów dolarów oszczędności rocznie na kosztach nieruchomości, podczas gdy Dow Chemical i Nortel zaoszczędziły ponad 30 procent na kosztach niezwiązanych z nieruchomościami.
4. Ograniczenie absencji: Praca zdalna często prowadzi do mniejszej absencji, ponieważ pracownicy mogą elastyczniej dostosowywać pracę do osobistych zobowiązań i problemów zdrowotnych. Odpowiada to potrzebie zapewnienia stałej dostępności i produktywności pracowników.
5. Lepszy dobrostan pracowników: Oferowanie możliwości pracy zdalnej pokazuje zaangażowanie w dobrostan pracowników, co może zwiększać morale i lojalność. Według Team Insights dobre samopoczucie w pracy przekłada się na 2 mniej dni chorobowych w roku, 6 razy mniejsze prawdopodobieństwo nieobecności oraz 9 razy wyższy poziom lojalności.
6. Ekologiczny model biznesowy: Praca zdalna przyczynia się do tworzenia bardziej ekologicznego modelu biznesowego poprzez ograniczenie emisji, zużycia paliwa i energii, a nawet ilości odpadów biurowych. Odpowiada to rosnącej potrzebie stosowania odpowiedzialnych środowiskowo praktyk biznesowych i może poprawić publiczny wizerunek firmy.

Zespoły zdalne odnoszą sukcesy, gdy są wspierane przez outsourcingowe rozwiązania HR, które zajmują się zadaniami administracyjnymi i zarządzaniem świadczeniami.

Wyzwania związane z zespołami zdalnymi

Choć praca zdalna oferuje liczne korzyści, wiąże się również z wyjątkowymi wyzwaniami, które mogą wpływać zarówno na produktywność, jak i osobisty dobrostan. Należą do nich: 

• Utrzymanie skutecznej komunikacji: W przypadku specjalistów dążących do jasnej i terminowej komunikacji praca zdalna może stanowić wyzwanie. Brak bezpośrednich interakcji może prowadzić do opóźnień i nieporozumień, wpływając na współpracę w biurze i powodzenie projektu.
  
  Rozwiązanie: Oprogramowanie do komunikacji z pracownikami może pomóc w wewnętrznym udostępnianiu informacji i sprawić, że pracownicy będą czuć się bardziej związani z zespołem
• Osiągnięcie zdrowej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: Pracownicy zdalni często dążą do lepszego równoważenia życia zawodowego i prywatnego. Jednak połączenie środowiska domowego i zawodowego może utrudniać wyznaczenie jasnych granic, prowadząc do potencjalnego przepracowania i wypalenia zawodowego.
  
  Rozwiązanie: Rozważ zachęcanie pracowników do korzystania z aplikacji do rejestrowania czasu pracy, takiej jak Insightful lub Clockify, aby pomóc im ustalić wyraźne godziny pracy i granice.
• Przezwyciężanie izolacji: Wiele osób pragnie znaczących interakcji społecznych w życiu zawodowym. Praca zdalna może prowadzić do poczucia izolacji i samotności, ponieważ eliminuje codzienne interakcje społeczne typowe dla środowiska biurowego, co może negatywnie wpływać na dobrostan psychiczny i ogólne zadowolenie z pracy.
  
  Rozwiązanie: Planuj cykliczne wydarzenia, na przykład comiesięczne lub coroczne, aby spotykać się z zespołem osobiście i budować relacje. Rozważ organizowanie wydarzeń powitalnych dla nowych pracowników.

Najlepsze praktyki pracy zdalnej 

Aby zmaksymalizować skuteczność i dobrostan zespołów zdalnych, należy przyjąć te najlepsze praktyki pracy zdalnej i hybrydowej:

Regularna i uporządkowana komunikacja

Regularna i uporządkowana komunikacja ma kluczowe znaczenie dla zachowania jasności przekazu, zapobiegania nieporozumieniom i zapewnienia spójności działań zespołu zdalnego. Kompensuje brak fizycznej obecności, sprzyjając współpracy i zrozumieniu celów.

Wskazówka eksperta: Pamiętaj o wdrożeniu regularnych spotkań online i kanałów komunikacji, takich jak Slack lub Teams, aby zapewnić współpracę między członkami zespołu.

Jasne granice między życiem zawodowym a prywatnym

Gdy dom pełni jednocześnie funkcję biura, praca łatwo może wkroczyć w czas prywatny. Ustalenie konkretnych godzin pracy i posiadanie wydzielonego miejsca do pracy pomaga pracownikom odłączyć się od pracy, dzięki czemu mogą zregenerować siły i dbać o swoje ogólne samopoczucie.

Wskazówka: Zachęcaj pracowników do ustalenia konkretnych godzin pracy i stworzenia wydzielonego miejsca do pracy, aby utrzymać zdrową równowagę. To naprawdę pomoże w budowaniu kultury organizacyjnej.

Budowanie społeczności i interakcji społecznych

Interakcje społeczne sprzyjają poczuciu przynależności i wspólnoty, które mają kluczowe znaczenie dla morale i zaangażowania pracowników. Zachęcając do nieformalnych rozmów oraz organizując wirtualne lub stacjonarne wydarzenia towarzyskie, firmy tworzą wspierającą i zintegrowaną kulturę pracy zdalnej, zwiększając satysfakcję z pracy i poprawiając ogólną dynamikę zespołu.

Wskazówka: Organizuj wydarzenia towarzyskie i zachęcaj do nieformalnych rozmów, aby ograniczyć poczucie izolacji wśród pracowników zdalnych oraz wzmacniać poczucie przynależności i spójność zespołu.

Zadbaj o wsparcie zdrowia psychicznego

Poczucie izolacji, zatarcie granic między pracą a życiem prywatnym oraz ryzyko przepracowania sprawiają, że wsparcie zdrowia psychicznego jest ważną częścią każdej struktury pracy zdalnej. Zapewniając odpowiednie zasoby, firmy mogą pomóc pracownikom radzić sobie ze stresem, utrzymywać równowagę między życiem zawodowym a prywatnym oraz czuć się wspieranymi.

Wskazówka: Dostrzegaj wyjątkowe wyzwania związane z pracą zdalną, regularnie kontaktuj się z zespołem i zapewnij dostęp do usług doradczych lub płatnych dni wolnych na rzecz zdrowia psychicznego.

Szkolenia i zasoby dotyczące pracy zdalnej 

Nie oszukujmy się — choć praca zdalna jest wyraźnie korzystna, stanowi również wyjątkowe środowisko pracy. Opanowanie narzędzi cyfrowych, efektywne zarządzanie czasem, przeprowadzenie procesu rekrutacji zdalnej oraz właściwe wdrażanie współpracowników mogą zwiększyć produktywność, zmniejszyć frustrację i sprzyjać bardziej efektywnemu oraz satysfakcjonującemu doświadczeniu zawodowemu.

Integracja wiodących narzędzi do zarządzania administracją świadczeń może pomóc w rozwiązywaniu wyzwań związanych z zarządzaniem zespołami zdalnymi poprzez zapewnienie dokładnych i aktualnych informacji o świadczeniach oraz zmniejszenie obciążeń administracyjnych.

Wskazówka: Oferuj programy szkoleń zdalnych i zasoby zarówno menedżerom, jak i pracownikom, dotyczące najlepszych praktyk pracy zdalnej, w tym zarządzania czasem, biegłości w korzystaniu z narzędzi cyfrowych oraz ergonomicznej organizacji domowego biura.

Zasoby pomocne zespołom zdalnym 

Liczne korzyści i zalety pracy zdalnej — większe zaangażowanie pracowników, produktywność, retencja i różnorodność — są dostępne dla organizacji.

Jednak, jak wszyscy wiemy, wymaga ona pewnej reorganizacji. Aby praca zdalna zakończyła się sukcesem, trzeba wdrożyć odpowiednie narzędzia i procesy.

Organizacje zatrudniające pracowników zdalnych muszą wyposażyć członków swoich zespołów w odpowiednie narzędzia, procesy i jasno określone oczekiwania. Pomocne mogą być między innymi następujące zasoby:

• Więcej najlepszych praktyk zarządzania zespołami zdalnymi, w tym informacji o radzeniu sobie z morale, brakiem zaufania i wypaleniem zawodowym.
• Sposoby na przezwyciężanie wyzwań związanych z zarządzaniem pracownikami zdalnymi, od ustalania celów SMART po tworzenie mechanizmów zbierania opinii pracowników.
• Strategie szkoleniowe pomagające odnieść sukces we współpracy z pracownikami zdalnymi — od oceny umiejętności cyfrowych po rozwijanie kompetencji w zakresie współpracy zdalnej.
• Informacje o tym, jak outsourcing HR może pomóc w zatrudnianiu pracowników zdalnych i zarządzaniu nimi.

Jeśli chcesz rozszerzyć swój zespół o pracowników zdalnych, sprawdź, jak zatrudniać pracowników zdalnych (z perspektywy rekrutacji) oraz jak zatrudniać pracowników międzynarodowych (z perspektywy prawnej). Jeśli potrzebujesz dodatkowej pomocy w pozyskiwaniu przyszłych pracowników zdalnych, rozważ współpracę z globalnym dostawcą usług HR, aby uzyskać dodatkowe wsparcie.