Lista kontrolna planowania wydarzenia wirtualnego: przed, w trakcie i po
Umówmy się: planowanie wydarzeń jest notorycznie stresujące. Organizatorzy wydarzeń muszą wziąć pod uwagę niezliczone czynniki podczas przygotowywania i uruchamiania wydarzenia, a przy tak wielu zadaniach do wykonania łatwo zapomnieć o kluczowym szczególe i wprawić cały zespół w panikę.
Wirtualna lista kontrolna planowania wydarzenia może wyeliminować część zgadywania z procesu planowania. Opracowałam ją tak, aby obejmowała cały proces – przed wydarzeniem, w jego trakcie i po nim — i mam nadzieję, że pomoże również nieco obniżyć Twoje ciśnienie.
Lista kontrolna planowania wydarzenia wirtualnego
Niezależnie od tego, czy jesteś dopiero na samym początku planowania wydarzenia wirtualnego i dopiero wymyślasz jego temat, czy znajdujesz się już na ostatniej prostej i za chwilę rozpoczynasz transmisję na żywo, ta kompleksowa lista kontrolna pomoże Ci przejść przez cały proces. Zaczynajmy.
Przed wydarzeniem
Określ swoje cele
Dlaczego organizujesz to wydarzenie? Aby pozyskać potencjalnych klientów dla nowej oferty? Aby zwiększyć świadomość marki? Aby stworzyć możliwość nawiązywania kontaktów dla swojej społeczności? Zapisz od 3 do 5 głównych celów wydarzenia, które chcesz osiągnąć. Wybierz konkretne, mierzalne i realistyczne wskaźniki, które możesz śledzić.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Poznaj swój budżet
Budżet wydarzenia wpłynie na to, ile możesz wydać na takie elementy jak główni prelegenci, udogodnienia dla uczestników, a nawet ceny technologii wykorzystywanej podczas wydarzenia wirtualnego. Z góry określ swój budżet i trzymaj się go, aby zapewnić rentowność wydarzenia wirtualnego.
Wybierz rodzaj wydarzenia wirtualnego
Istnieje wiele różnych rodzajów wydarzeń wirtualnych, w tym:
- Spotkania wirtualne
- Wirtualne targi branżowe
- Webinary
- Wirtualne konferencje
- Transmisje na żywo
- Przemówienia główne
- Wydarzenia networkingowe
- Wydarzenia hybrydowe (wydarzenia obejmujące w czasie rzeczywistym elementy cyfrowe i bezpośrednie)
Wybierając odpowiedni dla siebie rodzaj wydarzenia, weź pod uwagę, kim są Twoi docelowi odbiorcy i ile czasu prawdopodobnie będą chcieli poświęcić. Aby dowiedzieć się więcej o różnych rodzajach wydarzeń wirtualnych, przeczytaj mój artykuł 7 rodzajów wydarzeń wirtualnych, które możesz zorganizować.
Nawiąż współpracę ze sponsorami
Jeśli Twój budżet potrzebuje dodatkowego wsparcia, rozważ znalezienie sponsorów. Podobnie jak podczas wydarzenia stacjonarnego, sponsorzy mogą dotrzeć do Twoich odbiorców, tworząc sponsorowane przestrzenie, sesje, reklamy i stoiska podczas wydarzenia online.
Opracuj treści
Teraz, gdy znasz już swoje cele, format i budżet, możesz rozpocząć tworzenie treści. Na tym etapie zadaj sobie następujące pytania:
- Czego chcą nauczyć się Twoi docelowi odbiorcy? Z jakimi problemami obecnie się mierzą?
- Czy Twoje treści są spójne i uporządkowane? Aby utrzymać uwagę odbiorców, skróć lub usuń wszystko, co nie wnosi wartości.
- W jaki sposób angażujesz odbiorców? Dodaj elementy grywalizacji, ankiety i kwestionariusze.
- Czy pozostawiasz czas na FAQ i/lub możliwości nawiązywania kontaktów?
Mając na uwadze odpowiedzi na te pytania, możesz ustalić temat wydarzenia oraz skontaktować się z głównymi prelegentami i innymi prowadzącymi, aby rozpocząć przygotowywanie ich wystąpień lub warsztatów.
Wybierz platformę do organizacji wydarzeń wirtualnych
Technologia wydarzeń wirtualnych znacznie rozwinęła się w ciągu ostatnich kilku lat. Obecnie istnieje wiele platform, które mogą stworzyć dla gości całkowicie immersyjne doświadczenie wirtualne. Aby zapewnić naprawdę niezapomniane wydarzenie wirtualne, rozważ wyjście poza Zoom i współpracę z oprogramowaniem do zarządzania wydarzeniami, które oferuje takie funkcje jak:
- Stoiska sponsorów
- Wirtualne lobby
- Wirtualna scena główna
- Grywalizacja
- Sesje w mniejszych grupach
- Przestrzenie networkingowe
- Niestandardowe oznakowanie marki
Wiele platform oferuje interfejs w przeglądarce oprócz aplikacji mobilnych, aby zapewnić gościom możliwość wyboru sposobu połączenia. Sprawdź naszą listę najlepszych platform do organizacji wydarzeń wirtualnych, aby znaleźć tę odpowiednią dla siebie.
Promocja wydarzenia
Wykorzystaj swoje kanały w mediach społecznościowych oraz listę mailingową do promowania wydarzenia wśród swojej sieci kontaktów i poza nią. Udostępniaj posty, filmy i relacje w mediach społecznościowych, używając odpowiednich hashtagów ze słowami kluczowymi, aby zwiększyć zasięg. Więcej informacji na temat marketingu wydarzeń wirtualnych znajdziesz w naszym artykule:
Zarejestruj swoich gości
W jaki sposób goście zarejestrują się i kupią bilety na Twoje wydarzenie wirtualne? Za pośrednictwem strony docelowej wydarzenia? Formularza Google? Większość platform do organizacji wydarzeń wirtualnych oferuje funkcję rejestracji, która umożliwia przyjmowanie płatności, rejestrowanie gości, a nawet zapewnienie im unikalnego identyfikatora lub kodu QR, którego mogą użyć, aby uzyskać dostęp do określonych funkcji wydarzenia.
Pokieruj swoimi gośćmi
Przed rozpoczęciem wydarzenia wyślij kilka wiadomości do osób, które się zarejestrowały. Udostępnij szczegółowe instrukcje dotyczące dołączania do wydarzenia i poruszania się po wirtualnej przestrzeni konferencji. Poinformuj ich o wszystkim, co zaoferuje wydarzenie, oraz o tym, jak skorzystać z dostępnych możliwości.
W trakcie wydarzenia
Przygotuj się na rozwiązywanie problemów
Problemy w ostatniej chwili to nie tylko możliwość w przypadku wydarzenia wirtualnego – są one pewne. Przygotuj się na nie, prosząc moderatorów o pomoc w odpowiadaniu na pytania uczestników wydarzenia na czacie. Poproś prowadzących, aby dołączyli do Ciebie co najmniej 30 minut przed wydarzeniem w celu przetestowania technologii. Przygotuj zapasowe urządzenie ze wszystkimi odpowiednimi aplikacjami. Organizatorzy wydarzeń wirtualnych zawsze powinni mieć w zanadrzu plan B, aby wszystko przebiegało sprawnie.
Nawiąż kontakt z odbiorcami
Jak przywitasz odbiorców podczas wydarzenia odbywającego się twarzą w twarz? Zaangażowanie odbiorców jest równie ważne w przestrzeni internetowej, a jeśli poświęcisz na to czas, możesz nawiązać podobną więź wirtualnie. W dniu wydarzenia zadawaj uczestnikom pytania i zbieraj ich odpowiedzi na czacie lub za pośrednictwem ankiety bądź sondy na żywo. Wykorzystaj grywalizację, aby dodać wydarzeniu odrobinę zabawy. Upewnij się, że goście wiedzą, iż cenisz ich czas i uwagę.
Zachęcaj do nawiązywania kontaktów
Nawiązywanie kontaktów jest kluczowym elementem każdego doświadczenia konferencyjnego, zarówno stacjonarnego, jak i internetowego. Jeśli jest to istotne, wykorzystaj platformę do organizacji wydarzenia wirtualnego, aby utworzyć przestrzenie do nawiązywania kontaktów. Niektóre narzędzia pozwalają nawet uczestnikom przeglądać swoje profile na LinkedIn podczas rozmowy. Funkcje takie jak te zachęcają gości do nawiązywania kontaktów i ułatwiają im późniejsze podtrzymywanie relacji.
Zbieraj dane
Jednym z obszarów, w których wydarzenia wirtualne wyróżniają się na tle innych, jest analityka. Trudno nakłonić ludzi do wypełniania papierowych ankiet! Platformy do organizacji wydarzeń wirtualnych gromadzą jednak dane, takie jak frekwencja i czas, przez jaki goście pozostawali na sesjach. Wyniki ankiet i sond można również wykorzystać do opracowania nowych treści na potrzeby kolejnego wydarzenia.
Po wydarzeniu
Skontaktuj się ponownie z gośćmi
Po wydarzeniu wyślij wiadomość e-mail do wszystkich gości w ciągu 48 godzin. W wiadomości możesz uwzględnić:
- Ankietę po wydarzeniu
- Nagranie wydarzenia na życzenie
- Listę nadchodzących wydarzeń
- Dowolne produkty lub płatne oferty, które chcesz wyróżnić
Przeanalizuj dane z interesariuszami
Przeanalizuj dane dotyczące wydarzenia. Czy dostrzegasz jakieś wzorce? Który element cieszył się największą popularnością? Które rodzaje funkcji wydarzenia wirtualnego były wykorzystywane w niewystarczającym stopniu? Czy wynikało to ze słabej promocji wydarzenia, czy też odbiorcy nie dostrzegli wartości tych elementów? Zbierz członków zespołu na spotkaniu podsumowującym i podziel się swoimi spostrzeżeniami.
Zapisz wnioski na potrzeby przyszłych wydarzeń
Gdy zrozumiesz dane, zapisz je w centralnym dokumencie. Dzięki temu osoby organizujące wydarzenie będą miały te informacje pod ręką podczas opracowywania strategii na kolejne wydarzenie wirtualne.
Stwórz udane wydarzenie wirtualne
Wydarzenia wirtualne nie są już gorszą alternatywą wybieraną wtedy, gdy nie można zorganizować wydarzenia stacjonarnego. Wręcz przeciwnie — po pandemii stają się rozwiązaniem pierwszego wyboru. 77,2% specjalistów ds. korporacyjnych twierdzi, że woli wydarzenia wirtualne, ponieważ bardzo łatwo w nich uczestniczyć.
Aby ułatwić Ci rozpoczęcie pracy, opublikowałem dostosowywaną wersję mojej listy kontrolnej wydarzenia wirtualnego, którą możesz bezpłatnie pobrać z naszej biblioteki materiałów tutaj.
Więcej informacji na temat organizacji udanego wydarzenia wirtualnego znajdziesz w tych artykułach:
- 10 najlepszych programów do organizacji konferencji wirtualnych i wydarzeń cyfrowych
- 15 zasad etykiety podczas spotkań wirtualnych
Jeśli chcesz być na bieżąco z najnowszymi informacjami od naszych ekspertów branżowych, nie zapomnij zasubskrybować naszego newslettera!
