Przewodnik po podręczniku pracownika [Przykłady + szablon]
Podręczniki pracownicze zmieniły się diametralnie od czasu, gdy po raz pierwszy stworzyłem taki podręcznik, a w tym czasie wiele nauczyłem się o znaczeniu relacji z pracownikami.
Dziś pracownicy oczekują, że podręczniki będą nie tylko zawierać informacje (definiując każdą politykę firmy), lecz także angażować, atrakcyjnie wyglądać i być łatwiejsze do przyswojenia niż 60-stronicowe tomiszcza z przeszłości.
To właśnie ich długość może być powodem, dla którego szacunkowo 60% pracowników unika czytania podręczników pracowniczych.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bez dalszej zwłoki przyjrzyjmy się więc temu, co może osiągnąć nowoczesny podręcznik pracowniczy, co powinno się w nim znaleźć oraz jak możesz dopilnować, aby spełniał swoje cele.
Czym jest podręcznik pracowniczy?
Podręcznik pracowniczy służy jako przewodnik dla całej organizacji, przedstawiający zasady, procedury i oczekiwania firmy oraz zapewniający jasne zrozumienie norm obowiązujących w miejscu pracy i zobowiązań prawnych.
Podręcznik zazwyczaj zawiera sekcje dotyczące kultury firmy, jej podstawowych wartości i misji, a także praktyczne informacje, takie jak godziny pracy, zasady ubioru i zasady korzystania z urlopów.
Poniżej podzieliłem podręcznik na następujące sekcje, wraz ze wskazówkami dotyczącymi tego, co powinno się znaleźć w każdej z nich:
- Rezygnacja z pracy i rozwiązanie stosunku pracy.
- Powitanie i wprowadzenie
- Podstawowe informacje dotyczące zatrudnienia
- Zasady obowiązujące w miejscu pracy
- Informacje dotyczące wdrożenia nowych pracowników
- Rozwój osobisty i zawodowy
- Nagrody, świadczenia i dodatkowe korzyści dla pracowników
- Ogólne informacje dotyczące miejsca pracy.
Co powinno znaleźć się w podręczniku pracowniczym?
W przeszłości podręcznik pracowniczy służył głównie jako podręcznik dotyczący zasad i procedur związanych z zasobami ludzkimi (HR).
Dziś podręczniki pracownicze zazwyczaj zawierają różnorodne elementy niezbędne zarówno obecnym pracownikom, jak i nowym pracownikom podczas wdrożenia i procesu adaptacji.
Powitanie i wprowadzenie
Większość organizacji rozpoczyna podręcznik pracowniczy od listu powitalnego — albo, jeszcze lepiej, od filmu powitalnego, takiego jak poniższy materiał Ubera — przygotowanego przez założyciela, dyrektora generalnego lub zespół kierowniczy.
Dostarcza to nowym lub potencjalnym członkom zespołu cennych informacji na temat firmy, powodów jej istnienia, roli pracowników w sukcesie organizacji oraz celu samego podręcznika pracowniczego.
Przykład listu powitalnego dla nowego pracownika znajdziesz w naszym bezpłatnym szablonie podręcznika pracowniczego na końcu artykułu.
Przegląd firmy i jej kultury
Ta sekcja podręcznika jest ważna, ponieważ pomaga nowym lub potencjalnym pracownikom lepiej zrozumieć misję, kulturę i historię firmy.
Podręcznik powinien uwzględniać następujące elementy, a ich kolejność zależy od Ciebie:
- Wizja firmy: Jaki jest cel Twojej firmy; dlaczego istnieje?
- Historia i oś czasu: Skąd pochodzi Twoja firma i jak ewoluowała?
- Misja firmy: W jaki sposób Twoja organizacja osiągnie swoją wizję i cele?
- Podstawowe wartości: Jakie przekonania organizacji kierują zachowaniem i decyzjami pracowników?
- Struktura organizacyjna: W jaki sposób zorganizowane są zespoły i pracownicy?
Księga kultury firmy Zappos jest świetnym przykładem tego, jak podręcznik pracowniczy może służyć do przekazywania potencjalnym pracownikom prawdziwej istoty tego, kim są.
Uwaga: Jest to część podręcznika pracownika, którą organizacje zazwyczaj decydują się udostępnić publicznie.
Podstawowe informacje dotyczące zatrudnienia
Sekcja dotycząca podstaw zatrudnienia zapewnia pracownikom jasne zrozumienie ich relacji zawodowej z firmą.
Określa najważniejsze rodzaje zatrudnienia i oczekiwania, aby zapewnić spójność i przejrzystość.
- Rodzaje zatrudnienia: Klasyfikacja zatrudnienia w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, zatrudnienia tymczasowego i na podstawie umowy, uprawnienia do świadczeń zależne od rodzaju zatrudnienia, okresy próbne, jeśli mają zastosowanie, itp.
- Równe szanse i niedyskryminacja: Oświadczenie, że organizacja zobowiązuje się do tworzenia zróżnicowanego i inkluzywnego miejsca pracy, w tym do przestrzegania przepisów dotyczących równych szans w zatrudnieniu (EEO), stosowania zasad przeciwdziałających dyskryminacji i nękaniu oraz zapewniania pracownikom z niepełnosprawnościami racjonalnych usprawnień.
- Obecność i harmonogramy pracy: Standardowe harmonogramy pracy (np. godziny pracy biura, zmiany lub możliwości pracy zdalnej), oczekiwania dotyczące obecności, w tym zasady dotyczące spóźnień i nieobecności, oraz procedury składania wniosków o zmianę harmonogramu lub urlop.
Zasady obowiązujące w miejscu pracy
Wiele firm opisuje szczegółowe zasady i procedury obowiązujące w miejscu pracy w osobnym podręczniku, a w podręczniku pracownika omawia tylko niektóre z najważniejszych z nich.
Ma to szczególnie sens, jeśli celem podręcznika pracownika jest promowanie kultury firmy, a nie wyliczanie szeregu zasad.
Jeśli nie masz pewności, które zasady HR uwzględnić w podręczniku, oto kilka propozycji na początek:
- Różnorodność, równość i inkluzywność
- Bezpieczeństwo i higiena pracy
- Nękanie i molestowanie seksualne
- Praca zdalna i telepraca
- Media społecznościowe
- Płatny czas wolny (PTO), urlop wypoczynkowy
- Uprawnienia do urlopu, np. urlopu chorobowego lub urlopu na pełnienie obowiązków ławnika.
Informacje dotyczące wdrożenia nowych pracowników
Ta część podręcznika pracownika powinna obejmować informacje o tym, czego nowy członek zespołu może oczekiwać pierwszego dnia oraz w pierwszym tygodniu lub pierwszych tygodniach pracy, na przykład:
- Zwiedzanie biura lub zakładu
- Przedstawienie członkom zespołu
- Zasady ubioru (jeśli ma zastosowanie)
- Harmonogramy szkoleń
- Narzędzia i zasoby
- Najważniejsze osoby kontaktowe.
Na przykład firma People, oferująca oprogramowanie HR, przedstawia w swoim świetnym podręczniku pracownika przegląd tego, czego nowi członkowie zespołu mogą oczekiwać pierwszego dnia oraz w pierwszym miesiącu pracy.
Rozwój osobisty i zawodowy
Według raportu LinkedIn dotyczącego nauki w miejscu pracy z 2018 roku aż 93% pracowników pozostałoby dłużej w firmie, gdyby inwestowała ona w ich kariery.
Podsumowując, L&D ma duże znaczenie dla utrzymania pracowników, a także oczywiście dla zapewnienia, że kadra posiada umiejętności potrzebne do osiągnięcia długoterminowego sukcesu organizacji.
Ta część podręcznika pracownika powinna obejmować takie kwestie jak:
- Twój proces zarządzania wynikami pracy
- Ubieganiu się o wewnętrznie publikowane stanowiska
- Wewnętrzne programy szkoleniowe
- Wsparcie edukacyjne i dofinansowanie czesnego.
Nagrody, świadczenia i dodatki dla pracowników
To Twoja szansa na przedstawienie wynagrodzenia i nagród oferowanych przez organizację pracownikom, których chcesz zatrudnić, a także na przekazanie nowym pracownikom wiedzy i wzbudzenie ich entuzjazmu.
Ta sekcja może zawierać takie informacje jak:
- Filozofia nagradzania: na przykład, czy oferujesz wynagrodzenia z górnej części widełek rynkowych?
- Elementy wynagrodzenia: pensja, premie, opcje na akcje, nadgodziny rozliczane godzinowo itp.
- Przeglądy wynagrodzeń: jak często się odbywają, jaki jest ich przebieg i jaki mają wpływ na wynagrodzenie.
- Programy świadczeń: ubezpieczenie zdrowotne, programy dobrego samopoczucia, RRSP / 401(k) itp.
- Dodatki: dodatek samochodowy, konto wydatków, świadczenia technologiczne, dofinansowanie aktywności fizycznej itp.
Przykładowo w swoim Przewodniku po kulturze organizacyjnej firma Netflix doskonale wyjaśnia swoją filozofię nagradzania oraz sposób przeprowadzania corocznych przeglądów wynagrodzeń.
Ogólne informacje o miejscu pracy
Może to być zbiór wszystkich pozostałych informacji, które Twoim zdaniem są ważne do przekazania nowym, obecnym i potencjalnym pracownikom, aby zapoznać ich z kulturą miejsca pracy i wzbudzić ich entuzjazm związany z pracą dla Ciebie, takich jak:
- Informacje o biurze i obiektach
- Środowisko pracy, np. boksy, biura, jadalnie i wspólne przestrzenie
- Obiekty rekreacyjne, np. stoły do tenisa stołowego
- Wydarzenia zespołowe, np. przyjęcia świąteczne i letnie grille
- Przyprowadzanie zwierząt do pracy.
Podręcznik pracownika firmy Valve jest świetnym przykładem tego, jak zapewnić ludziom pełne zrozumienie tego, jak wygląda praca w tej firmie.
Rezygnacja z pracy i rozwiązanie umowy z pracownikiem
Ta sekcja przedstawia procedury, których pracownicy i pracodawcy muszą przestrzegać po zakończeniu stosunku pracy. Zapewnia płynne przejście, jednocześnie zachowując profesjonalizm i zgodność z wymogami prawnymi.
- Procedury rezygnacji z pracy i okresy wypowiedzenia: proces obowiązujący, gdy pracownik decyduje się odejść z firmy, np. złożenie formalnego pisma o rezygnacji przełożonemu lub działowi HR, zachowanie okresu wypowiedzenia itp.
- Wypłata końcowego wynagrodzenia i obsługa świadczeń: proces wypłaty ostatniego wynagrodzenia, kontynuowania świadczeń, zwrotu sprzętu itp.
- Zasady i procedury dotyczące rozwiązania umowy z przyczyn niezależnych od pracownika: powody, dla których organizacja może zdecydować się na rozwiązanie umowy z daną osobą, w tym problemy z wynikami pracy, naruszenie zasad firmy, rażące wykroczenia lub restrukturyzacja firmy bądź zwolnienia grupowe.
4 powody, dla których podręcznik pracownika jest ważny
Podręcznik pracownika jest zbiorem informacji o organizacji, z którego obecni i nowi pracownicy mogą korzystać oraz czerpać wiedzę.
Zgodnie z ankietą przeprowadzoną przez People Managing People na LinkedIn 71% respondentów wskazało, że ich organizacja ma już podręcznik pracownika, natomiast 19% odpowiedziało, że planuje go opracować lub jest w trakcie jego opracowywania.
Podręcznik pracownika może przynieść ogromne korzyści członkom zespołu i całej organizacji w kilku obszarach.
Skuteczne wdrażanie nowych pracowników
Podręcznik pracownika jest kluczowym narzędziem podczas orientacji nowo zatrudnionych pracowników i wdrażania. Badania przeprowadzone przez Glassdoor wykazały, że organizacje z dobrze opracowanym procesem wdrażania zwiększają utrzymanie nowo zatrudnionych pracowników o 82 procent, a produktywność o ponad 70 procent.
Podręcznik pracownika służy do zapoznania nowych pracowników z zasadami i procesami regulującymi stosunek pracy, a także z prawami, obowiązkami i oczekiwanymi zachowaniami pracodawcy oraz pracownika.
Jest również ważnym narzędziem pomagającym nowym członkom zespołu zrozumieć wszystko — od tego, jak będą wyglądać ich pierwsze tygodnie i miesiące pracy, po to, jak powinni ubierać się do pracy (uwaga: zachowaj ostrożność przy ustalaniu zasad ubioru!).
Z tego powodu dobrym pomysłem jest udostępnienie podręcznika pracownika podczas procesu preboardingu. Dobrym rozwiązaniem jest dołączenie go do listu powitalnego.
Budowanie silnej kultury organizacyjnej
Podręcznik pracownika to znacznie więcej niż tylko instrukcja dotycząca zasad HR. Daje on możliwość zdefiniowania za pomocą słów i obrazów kultury organizacyjnej oraz przekazania jej nowym i obecnym pracownikom.
Kluczowym elementem budowania wspaniałej kultury jest wyrażenie wizji firmy, określenie podstawowych wartości i przekonań organizacji oraz opisanie typów zachowań i działań, których oczekujesz od członków zespołu, aby wspierać te wartości.
Patagonia doskonale sobie z tym radzi w swoim podręczniku pracownika, gdzie opisuje swój cel jako „Działamy, aby ratować planetę”, a swoją misję jako „Tworzyć najlepsze produkty, nie powodować niepotrzebnych szkód, wykorzystywać działalność biznesową do inspirowania i wdrażania rozwiązań kryzysu środowiskowego.”
Przyciąganie i zatrudnianie świetnych pracowników
Dobry podręcznik pracownika może zapewnić organizacjom przewagę konkurencyjną w rywalizacji o najlepsze talenty. Wiele firm udostępniło swoje podręczniki pracownika publicznie i nadało im innowacyjną formę, aby potencjalni pracownicy z chęcią i entuzjazmem dołączyli do organizacji.
Na przykład firma Valve udostępniła publicznie swój podręcznik pracownika w 2012 roku i zyskała znaczną pozytywną uwagę mediów dzięki wyjątkowemu stylowi oraz barwnym opisom środowiska pracy w firmie.
Możesz wykorzystać podręcznik pracownika do opisania i promowania tego, co wyróżnia Twoją organizację, wyjątkowych benefitów pracowniczych oraz stanowiska firmy wobec aktualnych kwestii, takich jak równe szanse zatrudnienia, zakaz dyskryminacji i bezpieczeństwo związane z COVID-19.
Spełnianie wymogów prawnych i prawa pracy
Podręcznik pracownika pomaga dokumentować i porządkować informacje bezpośrednio związane z umową o pracę oraz stosunkiem pracy, np. zatrudnieniem na zasadzie dowolności, a także z obowiązującym prawem pracy (przepisami prowincjonalnymi / stanowymi i federalnymi).
Na przykład przepisy prawa pracy, takie jak ustawa o urlopach rodzinnych i zdrowotnych (FMLA) w Stanach Zjednoczonych oraz ustawa Kolumbii Brytyjskiej o standardach zatrudnienia w Kanadzie określają minimalne wymagania wobec pracodawców w odniesieniu do wielu z tych zasad.
Kto odpowiada za stworzenie podręcznika pracownika?
Dział zasobów ludzkich zazwyczaj koordynuje tworzenie podręcznika pracownika. Jednak w organizacjach, które nie mają zespołu ani osoby zajmującej się HR, odpowiedzialność ta może spoczywać na:
- założycielu lub właścicielu firmy;
- asystencie administracyjnym lub zarządu;
- zewnętrznym konsultancie HR; lub
- komisji ds. podręcznika pracownika
Osoba ta odpowiadałaby za zebranie wymaganych informacji poprzez rozmowy z kluczowymi pracownikami, analizę istniejących zasad i procedur oraz analizę najlepszych praktyk w branży.
Czym jest komisja ds. podręcznika pracownika?
Komisję ds. podręcznika można spotkać w większych organizacjach; często w jej skład wchodzą członkowie kadry kierowniczej, liderzy oraz osoby z różnych obszarów organizacji. Komisja ds. podręcznika zazwyczaj odpowiada za:
- Określanie strategicznego celu podręcznika;
- Przedstawianie ogólnych wytycznych dotyczących treści i tonu;
- Decydowanie o sposobie wykorzystywania podręcznika przez organizację;
- Nadzorowanie tworzenia podręcznika; oraz
- Zebranie całej treści podręcznika.
Jak nazwać podręcznik pracownika?
Określenie „podręcznik pracownika” jest najczęściej używane, ponieważ jest szerzej rozumiane, natomiast takie tytuły jak „instrukcja dla pracowników” i „podręcznik zasad HR” są używane rzadziej, ponieważ brzmią zbyt biurokratycznie, sztywno i formalnie.
Nazwa, którą nadasz swojemu podręcznikowi pracownika, będzie jedną z decyzji, które musisz podjąć po drodze. Decyzja ta będzie zależeć od tego, jaki jest według Ciebie główny cel samego podręcznika, od kultury Twojej firmy oraz od Twoich osobistych preferencji.
Na przykład wiele organizacji, takich jak Netflix i HubSpot, określa swoje podręczniki mianem „Kodeksów kultury” lub „Przewodników po kulturze”, aby wskazać, że celem podręcznika jest budowanie kultury, a nie przedstawianie zasad i procedur obowiązujących w firmie.
3 najlepsze praktyki tworzenia skutecznego podręcznika pracownika
Skuteczny podręcznik pracownika to taki, który angażuje i edukuje nowych oraz obecnych pracowników, motywuje potencjalnych pracowników do dołączenia do organizacji, a także rozwija zarówno pracowników, jak i firmę.
Poniżej przedstawiono niektóre z kluczowych czynników sukcesu, które mogą przesądzić o powodzeniu lub porażce świetnego podręcznika pracownika:
1. Angażująca i uporządkowana treść
Podobnie jak w przypadku dobrej powieści, musisz zadbać o to, aby treść podręcznika pracownika była dobrze napisana, interesująca, a czasem nawet zabawna.
Struktura oraz kolejność prezentowania informacji powinny być logiczne i intuicyjne.
Dodaj hiperłącza (w wersjach cyfrowych), spis treści oraz indeks, aby ułatwić pracownikom znalezienie informacji, których szukają, a także glosariusz, który pomoże szybko sprawdzić charakterystyczne dla firmy akronimy i żargon. Dobrym przykładem jest GitLab.
Na koniec wykorzystaj treści z licznych przykładów podręczników pracownika przywołanych w tym artykule jako punkt wyjścia do opracowania własnej treści, zamiast zaczynać od zera.
Pamiętaj jednak o zasadach dotyczących praw autorskich, zwłaszcza jeśli zamierzasz opublikować swój podręcznik publicznie.
Przekonujący wygląd i charakter
„Wygląd i charakter”, czyli ton podręcznika, powinny być zgodne z kulturą i wartościami firmy. Odpowiedni ton może w połączeniu z angażującą treścią stworzyć informacyjne i interesujące źródło, które ludzie rzeczywiście chcą czytać.
Podręcznik firmy Valve to świetny przykład podręcznika pracownika, w którym wykorzystano takie elementy jak:
- Konwersacyjny ton: używaj form skróconych, takich jak „jest”, zamiast „jest to”, aby materiał był bardziej przystępny i łatwiejszy w czytaniu.
- Zdjęcia i obrazy: dodaj zdjęcia rzeczywistych pracowników i przestrzeni biurowych firmy, aby pomóc nowym pracownikom lepiej zrozumieć organizację.
- Kreatywne materiały wizualne: w miarę możliwości używaj infografik, zabawnych kreskówek i list punktowanych, aby wykorzystać zamiłowanie mózgu do obrazów i materiałów wizualnych.
Humor: odrobina lekkiego humoru może znacznie ułatwić wprowadzenie ludzi w tematy, które nie są tak interesujące, ale trzeba je uwzględnić.
Rozważ na przykład poprzedzenie zasad dotyczących urlopu rodzicielskiego czymś lekkim i zabawnym, na przykład: „Spodziewacie się dziecka? Narodziny dziecka to dla rodziców wyjątkowy czas, dlatego sprawiedliwe jest, abyście oboje otrzymali trochę wolnego, żeby cieszyć się tym doświadczeniem i odpocząć.”
Łatwo dostępny
Możesz stworzyć najlepszy podręcznik pracownika na świecie, ale nie będzie to miało większego znaczenia, jeśli nikt nie będzie wiedział, gdzie się znajduje, albo jeśli jego format utrudni jego dystrybucję.
Chociaż warto zapewnić pracownikom możliwość wydrukowania podręcznika, najlepiej, aby był on dostępny przede wszystkim w formacie cyfrowym i łatwo dostępny w firmowym intranecie lub na współdzielonym dysku sieciowym.
Rozważ skorzystanie z oprogramowania do tworzenia podręczników pracownika oferowanego przez firmy takie jak AirMason i Blissbook, aby łatwo tworzyć i aktualizować atrakcyjny wizualnie podręcznik.
Możesz też wykazać się kreatywnością, tak jak firma programistyczna Trello, która wykorzystuje własną platformę do stworzenia swojego podręcznika pracownika.
Powiązany artykuł: Myślisz o intranecie pracowniczym? Najpierw przeczytaj to
Stale aktualizowany
Twoja organizacja stale się zmienia, dlatego podręcznik pracownika również powinien się zmieniać.
Traktuj podręcznik jak żywy dokument, który wymaga regularnej aktualizacji.
Zbieraj opinie od nowych pracowników podczas wdrożenia na temat tego, co można dodać lub ulepszyć, śledź najnowsze trendy HR i najlepsze praktyki we wdrażaniu pracowników, a także bądź na bieżąco z najnowszymi zmianami w prawie pracy, aby wiedzieć, które zasady i procedury obowiązujące w firmie mogą wymagać aktualizacji.
9 kroków do stworzenia podręcznika pracownika
Rzymu nie zbudowano w jeden dzień i podobnie będzie z Twoim podręcznikiem pracownika. Stworzenie dobrego podręcznika pracownika wymaga czasu, cierpliwości i wsparcia osób z całej organizacji.
Poniżej przedstawiamy kroki, które Ty lub komisja ds. podręcznika musicie podjąć, aby wdrożyć nowy podręcznik:
1. Zdobądź poparcie kadry kierowniczej wyższego szczebla
Jeśli nie jesteś osobą zajmującą najwyższe stanowisko w organizacji, Twój podręcznik nie ma szans powodzenia bez jej zgody i wsparcia.
Wskazówki do zastosowania:
- Przedstaw uzasadnienie biznesowe—Podkreśl, w jaki sposób podręcznik usprawni wdrażanie pracowników, zapewni zgodność z przepisami i zwiększy zaangażowanie pracowników.
- Pokaż przykłady—Wykorzystaj najlepsze praktyki liderów branży, aby zilustrować jego wartość.
- Znajdź ambasadora—Sponsor wykonawczy (np. dyrektor HR, dyrektor operacyjny) może zwiększyć poziom wdrożenia.
2. Określ cel
Określ swoją wizję podręcznika oraz cele, które ma on osiągnąć, ponieważ będą one wpływać na wiele decyzji dotyczących treści i sposobu udostępniania.
Wskazówki do zastosowania:
- Określ, czy ma on służyć przede wszystkim zapewnieniu zgodności z przepisami, budowaniu kultury organizacyjnej czy jako źródło informacji dla pracowników.
- Weź pod uwagę potrzeby odbiorców—nowi pracownicy mogą potrzebować bardziej angażującego formatu, podczas gdy doświadczeni pracownicy wymagają łatwego dostępu do zasad.
- Dopasuj cel do wartości firmy i marki pracodawcy.
3. Zbadaj wymagania prawne
Unikaj problemów prawnych i skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, jeśli nie masz pewności, co możesz, a czego nie możesz umieścić w podręczniku.
Wskazówki do zastosowania:
- Skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy lub ekspertem ds. zgodności HR, aby zapewnić poprawność informacji.
- Bądź na bieżąco z przepisami prawa pracy (np. FMLA, ADA, EEO, przepisami dotyczącymi nadgodzin), które wpływają na zasady obowiązujące w miejscu pracy.
- Jeśli Twoja firma działa w wielu krajach, rozważ przygotowanie lokalnych wersji podręcznika.
4. Przeanalizuj najlepsze praktyki i przykłady
Część tej pracy masz już za sobą, skoro czytasz ten artykuł! Sprawdź też świetne przykłady podręczników pracownika wymienione w całym tekście.
Wskazówki do zastosowania:
- Przeanalizuj liderów branży (np. Netflix, Buffer, GitLab) i zwróć uwagę na ich podejście do kultury, tonu i dostępności.
- Wykorzystaj opinie pracowników z życia codziennego, aby zrozumieć, jakich informacji pracownicy rzeczywiście potrzebują.
5. Stwórz treść i strukturę
Zbierz wszystkie informacje, które chcesz uwzględnić, zastanów się, jak je uporządkować, i zacznij pisać!
Praktyczne wskazówki:
- Używaj prostego, zwięzłego języka — w miarę możliwości unikaj żargonu prawniczego.
- Podziel treść na sekcje (np. Podstawowe informacje o zatrudnieniu, Zasady obowiązujące w miejscu pracy, Świadczenia, Kodeks postępowania).
- Dodaj przykłady, często zadawane pytania i scenariusze z życia, aby zasady były bardziej przystępne.
- Dodaj indeks lub funkcję wyszukiwania, jeśli jest to dokument cyfrowy.
6. Wybierz format i sposób dostępu
Określ, czy podręcznik będzie opublikowany jako prezentacja slajdów, strona internetowa itp.; czy będzie można go pobrać/wydrukować; oraz gdzie będzie dostępny.
Praktyczne wskazówki:
- Wybierz format: PDF, strona intranetowa, interaktywna witryna internetowa lub prezentacja slajdów.
- Określ, w jaki sposób pracownicy będą uzyskiwać do niego dostęp — za pośrednictwem firmowej poczty elektronicznej, portalu HR lub wydrukowanych egzemplarzy.
- Zadbaj o dostosowanie do urządzeń mobilnych, jeśli wśród pracowników są osoby pracujące zdalnie lub w terenie.
More Articles
7. Przeprowadź przegląd z kadrą kierowniczą i doradcą prawnym
Uzyskaj ostateczną zgodę i akceptację od osób decyzyjnych.
Praktyczne wskazówki:
- Przeprowadź międzydziałowy przegląd z udziałem działu HR, działu prawnego i kierowników działów.
- Uzyskaj ostateczną akceptację kadry kierowniczej, aby nadać dokumentowi odpowiednią rangę.
- Przygotuj plan komunikacji dotyczący przedstawienia podręcznika pracownikom.
8. Opublikuj podręcznik i uczcij to wydarzenie
Udostępnij podręcznik, zorganizuj małe przyjęcie, promuj go podczas najbliższego spotkania całej firmy i zachęć ludzi do korzystania z niego!
Praktyczne wskazówki:
- Ogłoś jego publikację podczas spotkania całej firmy lub w firmowym biuletynie.
- Zachęć menedżerów, aby omówili z zespołami najważniejsze sekcje.
9. Regularnie przeglądaj i aktualizuj podręcznik
Myślisz, że wszystko jest gotowe po opublikowaniu podręcznika? Pomyśl jeszcze raz… :-)
Praktyczne wskazówki:
- Ustal harmonogram przeglądów (np. kwartalnych lub corocznych).
- Wyznacz członka zespołu HR odpowiedzialnego za śledzenie aktualizacji zasad i odpowiednie ich zmienianie.
- Zbieraj opinie pracowników, aby z czasem poprawiać przejrzystość i aktualność treści.
Bezpłatny szablon podręcznika pracownika
Właśnie tutaj! Przygotowaliśmy dokument Word, który możesz wykorzystać jako przewodnik podczas tworzenia własnego podręcznika. To szkielet podręcznika pracownika dla fikcyjnej firmy FACT Technology, zawierający wiele przykładowych treści, które pomogą Ci zacząć i pobudzić kreatywność!
Zanim jednak zaczniesz, pamiętaj o następujących kwestiach:
- Ton i treść podręcznika pracownika powinny odpowiadać Twojej organizacji.
- Szablon zawiera wyłącznie tekst. Twój ostateczny podręcznik nie powinien.
- Szablon jest dokumentem Word. Twój ostateczny podręcznik również może nim być, ale rozważ także internetowe alternatywy, takie jak AirMason, do którego możesz przesłać swój dokument Word.
Pobierz szablon poniżej!
Pobierz nasz szablon podręcznika pracownika!
Co o tym sądzisz?
Jaki jest jeden z najlepszych przykładów podręcznika pracownika, jakie kiedykolwiek widziałeś? Co sprawiło, że był tak dobry? A jaki był najgorszy i dlaczego? Jakie treści Twoim zdaniem powinny znaleźć się w pierwszej wersji podręcznika i dlaczego?
Możesz również zapisać się do newslettera People Managing People, aby być na bieżąco z najnowszymi przemyśleniami ekspertów ds. HR, przywództwa i zarządzania z całego świata.
