O custo salarial é a despesa total de pagar aos seus colaboradores, incluindo os seus salários e tudo o que é necessário para processar esses pagamentos. É normalmente a maior despesa da sua empresa e pode frequentemente atingir 30% das suas receitas.
Neste artigo, vou explicar detalhadamente quanto custa processar os salários e partilhar nove estratégias práticas para o ajudar a reduzir esse custo, como utilizar software de processamento salarial ou subcontratar tarefas relacionadas com o processamento salarial.
Quanto custa processar os salários?
O custo de processar os salários depende da forma como o faz: pode contratar um especialista interno em processamento salarial, utilizar software de processamento salarial ou subcontratar o serviço a um prestador de serviços externo através de um serviço de processamento salarial.
Eis o que pode esperar pagar, com base no método que utiliza para processar os salários:
| Método | Custo inicial | Custos recorrentes |
|---|---|---|
| MétodoEspecialista interno em processamento salarial | Custo inicialCusto de contratação, integração e formação | Custos recorrentesSalário anual e benefícios (normalmente $60k a $80 por ano) |
| MétodoSoftware de processamento salarial | Custo inicial$0 a $5,000+ para implementação inicial, configuração, integrações e personalização | Custos recorrentes$20 a $200 por mês para pequenas empresas; $500 a $10,000+ por mês para grandes empresas (alguns fornecedores podem cobrar por colaborador ou por processamento salarial) |
| MétodoServiço de processamento salarial | Custo inicial$0 a $1,000+ para custos iniciais e integração | Custos recorrentes$150 a $500 por mês para pequenas empresas; $2,000 a $20,000+ por mês para grandes empresas (alguns prestadores podem cobrar por colaborador ou por processamento salarial) |
Quanto custam os softwares e serviços de processamento salarial?
Utilize a calculadora abaixo para comparar os custos do software e ter uma ideia dos preços dos serviços de processamento salarial especificamente para a sua organização:
Custos por dimensão da empresa
Utilize esta tabela para verificar quanto pode esperar pagar por software e serviços de processamento salarial, com base na dimensão da sua empresa:
| Dimensão da empresa | Intervalo de preços habitual | O que está normalmente incluído | Casos de utilização e fornecedores comuns |
|---|---|---|---|
| Dimensão da empresaPequena empresa | Intervalo de preços habitualSoftware: ~$20 a $200/mês Serviço: ~$150 a $500/mês | O que está normalmente incluídoProcessamento salarial básico, depósito direto, cálculos e declarações fiscais, autosserviço dos colaboradores, acompanhamento de PTO, relatórios, integrações básicas | Casos de utilização e fornecedores comunsEmpresas com necessidades simples. Gusto, QuickBooks Payroll, Patriot |
| Dimensão da empresaEmpresa de média dimensão | Intervalo de preços habitualSoftware: ~$200 a $500+/mês Serviço: ~$500 a $2,000+/mês | O que está normalmente incluídoProcessamento salarial, relatórios avançados, integrações, ferramentas de conformidade, vários calendários de pagamento, integrações de benefícios, controlo de tempo, apoio dedicado | Casos de utilização e fornecedores comunsOrganizações com equipas dedicadas de RH e processamento salarial ou requisitos complexos. ADP Workforce Now, Paychex Flex, Paylocity |
| Dimensão da empresaGrande empresa | Intervalo de preços habitualSoftware: ~$5,000 a $10,000+/mês Serviço: ~$2,000 a $20,000+/mês | O que está normalmente incluídoProcessamento salarial avançado, fluxos de trabalho configuráveis, integrações com sistemas de informação de recursos humanos, análises, apoio à conformidade, várias entidades ou jurisdições, gestão de conta dedicada | Casos de utilização e fornecedores comunsEmpresas com operações de processamento salarial complexas, várias localizações ou requisitos de integração substanciais. UKG, Dayforce, Workday |
| Dimensão da empresaEmpresa de grande dimensão | Intervalo de preços habitualPreços normalmente personalizados | O que está normalmente incluídoProcessamento salarial para grandes empresas, integrações complexas, relatórios e análises avançados, suporte para várias entidades, processamento salarial global, gestão da conformidade, SLAs, equipas dedicadas de implementação e apoio | Casos de utilização e fornecedores comunsOrganizações grandes, multinacionais ou altamente complexas. Dayforce, SAP SuccessFactors, Deel |
Eis como isto pode funcionar na prática:
Por exemplo, as plataformas de processamento salarial destinadas a empresas mais pequenas podem cobrar uma taxa base de $60 mais $10 por colaborador, totalizando $310 por mês. Uma empresa com 200 colaboradores pode pagar uma taxa base de $250 mais $10 por colaborador, totalizando $2,250 por mês. As empresas que operam em vários estados ou países incorrem frequentemente em custos adicionais relativos a declarações fiscais, conformidade ou integração com sistemas de terceiros.
PEOs e EORs
Se procura uma solução abrangente de RH e processamento salarial, trabalhar com uma organização profissional de empregadores (PEO) ou um empregador registado (EOR) pode ser eficiente e escalável.
Ambos os modelos oferecem apoio de RH subcontratado, incluindo processamento salarial, conformidade fiscal, administração de benefícios e integração. Uma PEO estabelece uma relação de coemprego, na qual a empresa mantém o controlo diário, enquanto a PEO trata dos recursos humanos e da conformidade.
Em contrapartida, um EOR torna-se o empregador legal dos seus trabalhadores, o que o torna ideal para contratar em novos estados ou países sem criar uma entidade local. Isto é útil para a expansão global, forças de trabalho remotas ou contratações rápidas em novas jurisdições.
As desvantagens incluem custos mais elevados, menor flexibilidade na escolha de fornecedores de benefícios e, no caso das PEO, responsabilidade partilhada por determinadas questões legais.
Factores que influenciam os custos da folha salarial
Eis uma análise dos factores mais importantes que influenciam o custo do processamento salarial:
- Remuneração total dos trabalhadores: Inclui salários, vencimentos e outras formas de remuneração pagas aos trabalhadores. O sector de actividade pode ter impacto: o processamento salarial de clínicas dentárias, por exemplo, pode incluir remuneração baseada na produção, horas extraordinárias e prémios.
- Número de trabalhadores: A maioria dos fornecedores de processamento salarial cobra por trabalhador, pelo que contratar mais pessoal aumentará a sua factura mensal.
- Tecnologia e sistemas de processamento salarial: O custo do software ou dos serviços de processamento salarial pode afectar os custos globais. Investir em sistemas eficientes de processamento salarial implica custos iniciais, mas pode permitir poupar dinheiro a longo prazo. Alguns fornecedores oferecem preços por escalões ou descontos por volume para equipas maiores.
- Frequência do processamento salarial: O processamento salarial semanal, quinzenal ou duas vezes por mês pode custar mais do que o processamento mensal. Algumas plataformas cobram por cada processamento, enquanto outras oferecem processamentos ilimitados.
- Funcionalidades e nível de serviço: Os serviços básicos (calcular vencimentos e emitir recibos de vencimento) são mais baratos. Extras como declaração de impostos, administração de benefícios, controlo do tempo e ferramentas de integração aumentam o preço. Os fornecedores de processamento salarial com serviço completo custam mais, mas reduzem o trabalho manual.
- Declarações fiscais e conformidade: Tratar das declarações fiscais federais, estaduais e locais aumenta os custos. O processamento salarial em vários estados ou a nível internacional aumenta a complexidade e o preço.
- Tipo e disponibilidade do apoio: Os serviços com apoio em directo, gestores de conta dedicados ou assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, custam normalmente mais do que o apoio autónomo ou exclusivamente por e-mail.
- Classificação dos trabalhadores: Gerir trabalhadores e prestadores de serviços pode afectar os custos, sobretudo quando estão envolvidos diferentes formulários fiscais (por exemplo, W-2 e 1099).
- Processamento salarial em vários estados ou a nível global: O processamento salarial global ou as contratações remotas em vários estados ou países exigem conformidade localizada, aumentando tanto os custos base como os custos por trabalhador.
- Utilização de uma PEO ou EOR: Se subcontratar o processamento salarial através de uma PEO ou de um EOR, espere um preço mais elevado por trabalhador devido às responsabilidades legais e administrativas que estes assumem.
- Personalização e relatórios: As funcionalidades avançadas, como relatórios personalizados, painéis de análise ou registos de auditoria, são frequentemente disponibilizadas em planos premium.
Comparação de preços de software de processamento salarial
Este quadro comparativo resume os preços, os períodos de teste e os detalhes das demonstrações dos principais fornecedores de software de processamento salarial.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Best for employee‑driven error prevention | Free demo available | Pricing upon request | Website | |
| 2 | Best for global payroll management | Free demo available | From $499/employee/month | Website | |
| 3 | Best for compliant payroll in 150+ countries | Free demo available | From $29/user/month | Website | |
| 4 | Best for 24/5 dedicated support | Not available | Typically from ~$500/employee/month (custom) | Website | |
| 5 | Best for global teams in 170+ countries | Free plan + free demo available | From $199/user/month | Website | |
| 6 | Best for automating payroll tasks | Free demo available | From $99/month | Website | |
| 7 | Best for employee self-service | Free demo available | From $10/user/month | Website | |
| 8 | Best for hands-off tax filing | Free demo available | From $49/month | Website | |
| 9 | Best for HR, payroll, and integrations in one | Free demo available | Pricing upon request | Website | |
| 10 | Best for managing hourly teams | Free plan + 30-day free trial + free demo available | From $99/month (billed annually) | Website |
Tipos de custos da folha salarial
Os custos da folha salarial dividem-se em custos directos e indirectos e variam entre trabalhadores a tempo inteiro, prestadores de serviços e trabalhadores remunerados ao salário.
Custos directos da folha salarial
Os custos directos da folha salarial referem-se à remuneração monetária e aos benefícios adicionais que oferece directamente aos seus trabalhadores. Estes representam a maior parte dos custos da sua folha salarial e incluem:
- Salários: Valores fixos contínuos que paga aos colaboradores, independentemente do número de horas que trabalham. Os salários são pagos num período de pagamento regular (ou seja, quinzenalmente).
- Remunerações à hora: Valores variáveis pagos aos colaboradores com base no número de horas que trabalham. A remuneração à hora é normalmente uma taxa fixa e é paga num período de pagamento regular.
- Pagamentos a prestadores de serviços: Valores pagos a não colaboradores (ou seja, freelancers ou agências) pelo cumprimento de uma obrigação contratual para com a sua empresa. Por exemplo, o pagamento por serviços de contabilidade subcontratados prestados por um contabilista freelancer.
- Benefícios: Os elementos não monetários que oferece aos seus colaboradores, tais como seguro de saúde, férias remuneradas e programas de bem-estar. Alguns tipos de benefícios para colaboradores são obrigatórios; outros são utilizados opcionalmente para atrair e reter talento.
- Bónus: Compensação financeira adicional atribuída a um colaborador, para além do que é contratualmente devido e esperado. O pagamento de bónus fica inteiramente ao critério do empregador. Este é normalmente um tipo de compensação baseada no desempenho.
Have an account? Log In
Custos indiretos da folha salarial
Os custos indiretos da folha salarial referem-se às despesas adicionais com a folha salarial em que incorre por ter trabalhadores; não são pagas diretamente aos trabalhadores. Estas incluem:
- Impostos sobre a folha salarial: A percentagem das remunerações dos seus colaboradores que deve ao governo, determinada a nível nacional e estadual. Nos EUA, inclui os impostos FICA, FUTA e SUTA.
- Custos administrativos: Vários custos envolvidos no processamento da folha salarial, na realização de pagamentos, na garantia da equidade salarial e na disponibilização de benefícios aos seus colaboradores. Incluem o custo da gestão da folha salarial, da entrega de declarações fiscais, do envio de depósitos diretos ou de cheques em papel.
Como calcular os custos da folha salarial
Siga estes passos para calcular quanto irá custar a sua folha salarial:
1. Comece pelas remunerações brutas
Some as remunerações totais de todos os colaboradores:
- Salários
- Pagamento à hora × horas trabalhadas
- Horas extraordinárias
- Bónus, comissões, gorjetas
Exemplo: 10 colaboradores × $4,000/mês = $40,000 de folha salarial bruta
2. Adicione os impostos sobre a folha salarial do empregador
Calcule a sua parte dos impostos obrigatórios:
- Segurança Social: 6.2% das remunerações (até ao limite da base salarial)
- Medicare: 1.45% de todas as remunerações
- Desemprego federal (FUTA): 0.6%–6% sobre os primeiros $7,000
- Desemprego estadual (SUTA): Varia consoante o estado
Total habitual: 8%–10% das remunerações brutas
Exemplo: $40,000 × 9% = $3,600 de impostos do empregador
3. Inclua os custos dos benefícios e dos seguros
Tenha em conta o custo de:
- Seguros de saúde, dentário e oftalmológico
- Contribuições para planos de reforma (por exemplo, contribuição equivalente para um plano 401(k))
- Seguro de vida ou cobertura por incapacidade
- Benefícios de bem-estar para colaboradores
Exemplo: $400/colaborador/mês × 10 colaboradores = $4,000/mês
4. Tenha em conta os custos do software ou serviço de processamento salarial
Adicione o custo mensal do seu fornecedor de processamento salarial: Taxa base + taxa por colaborador
Exemplo: $40 de taxa base + ($6 × 10 colaboradores) = $100/mês
5. Adicione outros custos do empregador
Itens opcionais, mas comuns:
- Custos de acumulação de PTO (tempo livre pago)
- Seguro de acidentes de trabalho
- Formação, integração e apoio à conformidade de RH
- Impostos sobre benefícios adicionais (por exemplo, carro da empresa, bónus)
Fórmula final
Custo total da folha de pagamentos = Salários brutos + Impostos do empregador + Benefícios + Honorários do fornecedor da folha de pagamentos + Outros custos do empregador
Total de exemplo:
- Salários brutos: $40,000
- Impostos do empregador (9%): $3,600
- Benefícios: $4,000
- Custos do software: $100
Custo total da folha de pagamentos = $47,700/mês
Custos ocultos e adicionais a que deve estar atento
Não se esqueça destes custos adicionais, que aparecem frequentemente nas faturas de software de processamento salarial e nos contratos de serviços de processamento salarial:
- Formulários fiscais de fim de ano: Alguns fornecedores, como a Paychex e o QuickBooks Payroll, cobram um valor adicional pelo processamento de formulários W-2, 1099 ou ACA.
- Custos de configuração ou implementação: Fornecedores como a ADP e a Paylocity podem acrescentar um custo inicial pela importação de dados ou pelo apoio especializado à integração.
- Processamentos salariais fora do ciclo ou de bónus: A Gusto e a RUN by ADP podem cobrar pelo processamento da folha de pagamentos fora do seu calendário salarial habitual.
- Integrações: A ligação a ferramentas de contabilidade ou de controlo de tempo (como o QuickBooks Online ou o Deputy) pode gerar custos mensais adicionais.
- Módulos de RH ou benefícios: Funcionalidades como a gestão de documentos de RH ou a administração de seguros de saúde na Zenefits ou na Paychex podem exigir um plano superior ou custos cobrados à parte.
- Custos de depósito direto e cartões de pagamento: Alguns fornecedores, incluindo a SurePayroll, limitam os depósitos diretos gratuitos ou cobram por pagamentos acelerados.
- Registo para efeitos fiscais estaduais: O registo para impostos sobre a folha de pagamentos em novos estados ou localidades pode ter um custo adicional com a ADP e fornecedores semelhantes.
- Atualizações do apoio: O apoio telefónico premium ou um gestor de conta dedicado, disponibilizados pela Paycor ou pela SAP SuccessFactors, podem aumentar as suas despesas correntes.
Como poupar dinheiro na folha de pagamentos
Eis algumas estratégias eficazes para poupar dinheiro no processamento salarial sem sacrificar a precisão ou a conformidade:
1. Escolha um fornecedor adequado à dimensão e às necessidades da sua empresa
Evite pagar demasiado por funcionalidades de que não necessita, fazendo a devida diligência ao escolher um software ou serviço de processamento salarial. Para equipas mais pequenas, comparar opções de serviços de processamento salarial para pequenas empresas pode ajudá-lo a encontrar um fornecedor adequado às suas necessidades e ao seu orçamento.
Author's Tip
Os preços finais podem variar consoante o estado, as funcionalidades selecionadas e a frequência dos processamentos salariais, por isso verifique sempre a existência de custos ocultos, como custos de formulários de fim de ano ou complementos de apoio. Utilize esta tabela para verificar quanto poderá esperar pagar pelo software de processamento salarial com base na dimensão da sua empresa:
2. Combine serviços
Muitos fornecedores oferecem pacotes com desconto que incluem processamento salarial, benefícios, ferramentas de RH e declaração de impostos. A combinação de serviços com um único fornecedor pode reduzir os custos globais e eliminar a necessidade de sistemas separados.
3. Limite os processamentos salariais
Se o seu fornecedor cobrar por cada processamento salarial, opte por um calendário de pagamentos mensal para reduzir a frequência e o custo do processamento.
4. Utilize funcionalidades de autosserviço
Incentive os colaboradores a utilizarem portais de autosserviço para acederem aos recibos de vencimento, atualizarem os seus dados pessoais e gerirem os depósitos diretos. Isto reduz a carga administrativa e pode permitir-lhe obter preços mais baixos junto de alguns fornecedores.
5. Apresente as declarações fiscais por sua conta
Alguns fornecedores de processamento salarial de baixo custo oferecem um plano básico no qual o processamento salarial é calculado, mas as declarações fiscais são entregues manualmente. Isto pode permitir poupar dinheiro se se sentir confiante para gerir o cumprimento das obrigações legais.
6. Evite complementos desnecessários
Faça uma auditoria ao seu serviço atual de processamento salarial para identificar funcionalidades não utilizadas (por exemplo, relatórios avançados, integrações adicionais e ferramentas de recrutamento). Mude para um plano que corresponda à sua utilização efetiva.
7. Negoceie com os fornecedores
Se estiver a expandir a empresa ou a adicionar mais colaboradores à plataforma, peça descontos por volume ou condições especiais em contratos plurianuais ao seu fornecedor de software ou serviço de processamento salarial. Alguns fornecedores são flexíveis, especialmente durante a renovação.
8. Utilize períodos de teste gratuitos ou ofertas para empresas em fase inicial
Aproveite os períodos de teste gratuitos, a dispensa das taxas de configuração ou os incentivos para novas empresas ao mudar de fornecedor. Isto dá-lhe tempo para testar as ferramentas antes de assumir um compromisso financeiro.
9. Reavalie anualmente
À medida que a sua empresa cresce ou diminui, também mudam as suas necessidades de processamento salarial. Reveja o seu plano anualmente para garantir que não está a pagar demasiado e mude de fornecedor se surgir uma opção com melhor relação qualidade-preço.
Próximos passos para a gestão do processamento salarial
Para se manter preparado para todos os desafios que os recursos humanos lhe possam colocar, inscreva-se na nossa adesão gratuita e no nosso boletim informativo para profissionais de recursos humanos e líderes empresariais. Receberá todos os nossos conteúdos mais recentes para o ajudar a progredir na sua carreira e a causar um maior impacto na sua organização.
