Os impostos sobre a folha de pagamentos e o imposto sobre o rendimento são ambos tipos de impostos aplicados pelas autoridades, mas diferem em vários aspetos fundamentais. Garantir que compreende a diferença entre ambos é crucial quando chegar o momento de processar a folha de pagamentos. Não calcular corretamente qualquer um deles resultará em trabalhadores insatisfeitos e autoridades fiscais insatisfeitas!
Aqui explicarei em que consiste cada imposto, quais são as principais diferenças e como é calculado cada um deles.
Qual é a diferença entre os impostos sobre a folha de pagamentos e o imposto sobre o rendimento?
As principais diferenças entre os impostos sobre a folha de pagamentos e o imposto sobre o rendimento são:
- Quem contribui
- A que se aplicam
- Como são calculados
- O que financiam.
Por exemplo, os impostos sobre a folha de pagamentos são pagos tanto pela organização como pelo trabalhador, enquanto os impostos sobre o rendimento são cobrados apenas aos trabalhadores.
Os impostos sobre a folha de pagamentos também são calculados como uma percentagem fixa do salário bruto, ao passo que o imposto sobre o rendimento é progressivo e inclui várias fontes de rendimento.
Enquanto os impostos sobre a folha de pagamentos são afetos a programas específicos, os impostos sobre o rendimento destinam-se a uma multiplicidade de programas governamentais.
Vou agora analisar um pouco mais detalhadamente cada tipo de imposto.
O que são os impostos sobre a folha de pagamentos?
Nos EUA, os impostos sobre a folha de pagamentos são cobrados tanto aos trabalhadores como aos empregadores para financiar programas federais e estaduais específicos:
- Impostos FICA (impostos da Segurança Social e do Medicare)
- Lei do Imposto Federal sobre o Desemprego (FUTA)
- Lei Estadual do Imposto sobre o Desemprego (SUTA).
Estes impostos aplicam-se aos salários dos trabalhadores até um determinado limite.
A partir de 2025, o imposto da Segurança Social aplica-se a salários até $168,600, enquanto o imposto do Medicare não tem limite de rendimento.
Quais são as taxas dos impostos sobre a folha de pagamentos?
- A taxa do imposto da Segurança Social é de 6.2% tanto para os trabalhadores como para os empregadores (12.4% no total).
- A taxa do imposto do Medicare é de 1.45% para os trabalhadores e para os empregadores (2.9% no total). Podem aplicar-se impostos adicionais do Medicare a pessoas com rendimentos mais elevados.
- A taxa do imposto FUTA é de 6% sobre os primeiros $7,000 de salários pagos a cada trabalhador num ano civil (máximo de $420). No entanto, os empregadores podem receber um crédito de até 5.4% por pagarem impostos estaduais sobre o desemprego, resultando numa taxa líquida de imposto FUTA de 0.6%.
- As taxas do imposto SUTA e as bases salariais variam consoante o estado e estão sujeitas a regulamentação específica de cada estado.
O que financiam os impostos sobre a folha de pagamentos?
Nos EUA, os impostos da Segurança Social e do Medicare financiam programas governamentais específicos.
Os impostos da Segurança Social apoiam principalmente as prestações de reforma, invalidez e sobrevivência, enquanto os impostos do Medicare financiam o programa de seguro de saúde Medicare para idosos e determinadas pessoas com deficiência.
Dica: A utilização de soluções de gestão fiscal ajuda as empresas a manterem-se em conformidade e a gerirem estas contribuições de forma eficaz.
Exemplo de como calcular os impostos sobre a folha de pagamentos
Os impostos sobre a folha de pagamentos são relativamente simples de calcular. Basta calcular o montante devido como uma percentagem do salário bruto do trabalhador.
Por exemplo, se um trabalhador ganhar $60,000 por ano e receber mensalmente $5,000, as contribuições mensais seriam as seguintes:
- Segurança Social (12.4%): $620 divididos igualmente entre o trabalhador e o empregador
- Medicare (2.9%): $145 divididos igualmente entre o trabalhador e o empregador
- FUTA (6%): $300 pagos pelo empregador
- SUTA (2.8%): $140 pagos pelo empregador.
Total pago pelo trabalhador: $310 + $72.50 = $382.50
Total pago pelo empregador: $310 + $72.50 + $300 + $140 = $822.50
O que são os impostos sobre o rendimento?
Os impostos sobre o rendimento são impostos cobrados pelos governos a particulares, incluindo sobre salários, remunerações, juros, dividendos, mais-valias, rendimentos de arrendamento e lucros empresariais.
As taxas de imposto são calculadas pelas organizações com base nos níveis de rendimento e na situação de declaração.
Os particulares são responsáveis por entregar anualmente as declarações de imposto sobre o rendimento e por pagar diretamente ao governo quaisquer impostos devidos.
Quais são as taxas de imposto sobre o rendimento?
As taxas de imposto sobre o rendimento nos EUA são progressivas, o que significa que aumentam com o rendimento. Em 2025, existem sete escalões de imposto, que variam entre 10% e 37%, sendo aplicadas taxas de imposto a diferentes intervalos de rendimento.
O código fiscal também inclui deduções, créditos e isenções que podem afetar o montante de imposto devido.
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O que financiam os impostos sobre o rendimento?
A receita dos impostos sobre o rendimento nos EUA contribui para financiar várias funções governamentais, incluindo a defesa nacional, programas de saúde, a educação, as infraestruturas e programas de proteção social.
Como calcular o imposto sobre o rendimento
O cálculo dos impostos sobre o rendimento é ligeiramente mais complexo, envolvendo várias etapas. Eis uma visão geral de como calcular o imposto federal sobre o rendimento:
1. Obter o Formulário W-4 do trabalhador
Exija que cada trabalhador preencha o Formulário W-4, Certificado de Retenção do Trabalhador, no momento da contratação ou sempre que a sua situação fiscal se altere. Este formulário fornece informações sobre a situação de declaração do trabalhador, as deduções e as preferências relativas a retenções adicionais.
2. Determinar a situação de declaração e as deduções
Analise as informações fornecidas pelo trabalhador no Formulário W-4 para determinar a sua situação de declaração e o número de deduções reclamadas. Quanto maior for o número de deduções reclamadas, menor será o imposto federal sobre o rendimento retido do salário do trabalhador.
3. Utilizar a Publicação 15 do IRS (Circular E)
Consulte a Publicação 15 do IRS (Circular E), Guia fiscal do empregador, disponibilizada pelo Serviço de Receita Interna (IRS).
Esta publicação contém as tabelas de retenção do imposto federal sobre o rendimento e instruções para calcular os montantes a reter com base nos salários dos trabalhadores, na situação de declaração, na frequência de pagamento e nas deduções para efeitos de retenção.
4. Consultar as tabelas de retenção do IRS
Utilize as tabelas de retenção adequadas da Publicação 15 do IRS para calcular o montante do imposto federal sobre o rendimento a reter, com base na situação de declaração do trabalhador, na frequência de pagamento (por exemplo, semanal, quinzenal ou mensal) e nos salários.
Por exemplo, dando continuidade ao exemplo acima de um trabalhador com um salário anual de $60,000 pago mensalmente, o cálculo seria o seguinte:
- 10% dos primeiros $11,600 = $1,600
- 12% de $11,601 - $47,150 = $4,266
- 22% de $47,150 - $60,000 = $2,827
- Total anual = $8,693
- Total mensal = $724.42
5. Aplicar o método percentual, se aplicável
Se os salários de um trabalhador excederem o escalão salarial mais elevado das tabelas de retenção, utilize o método percentual para calcular a retenção. Isto envolve aplicar uma percentagem fixa ao montante que excede o escalão mais elevado.
6. Considerar os pedidos de retenção adicional
Tenha em consideração qualquer retenção adicional de imposto federal sobre o rendimento solicitada pelo trabalhador no Formulário W-4. Os trabalhadores podem especificar um montante adicional em dólares a reter de cada salário se preveem ficar a dever mais impostos ou pretendem garantir uma retenção suficiente.
7. Calcular o montante da retenção
Calcule o montante do imposto federal sobre o rendimento a reter em cada período de pagamento com base nas informações recolhidas no Formulário W-4 e nas tabelas de retenção do IRS. Deduza este montante do salário bruto do trabalhador antes de emitir o pagamento.
8. Entregar ao IRS os impostos retidos
Retenha o montante calculado do imposto federal sobre o rendimento do salário de cada trabalhador e entregue esses impostos ao IRS regularmente, de acordo com o calendário de depósitos determinado pela dimensão da sua folha salarial e pela sua responsabilidade fiscal.
9. Manter registos
Manter registos precisos das retenções do imposto federal sobre o rendimento de cada trabalhador, incluindo recibos de vencimento e relatórios salariais, para apoiar a declaração de impostos e a conformidade.
10. Assistência internacional
Ao contratar fora da América, certifique-se de contar com equipas especializadas e software para garantir a conformidade com o imposto sobre o rendimento desse país.
Por exemplo, com software de processamento salarial para trabalhadores canadianos, é mais fácil gerir as diferenças entre as obrigações relativas aos impostos sobre os salários e ao imposto sobre o rendimento, mesmo que não conheça todos os regulamentos da região.
Principais desafios da gestão dos salários e dos impostos sobre o rendimento
Desde manter a conformidade com regulamentações nacionais em constante alteração até gerir trabalhadores em vários países, as empresas enfrentam uma série de desafios que exigem atenção cuidadosa e os sistemas adequados.
Apresentamos abaixo alguns dos problemas mais comuns que as organizações enfrentam ao gerir as responsabilidades relacionadas com os salários e os impostos.
1. Conformidade com a legislação fiscal
As leis fiscais mudam com relativa frequência e pode ser difícil manter a conformidade. Nos EUA, por exemplo, as organizações têm de cumprir os vários requisitos fiscais federais, estaduais e locais (é aqui que uma PEO pode ajudar).
2. Trabalhadores remotos ou internacionais
Para tornar as coisas ainda mais complicadas, algumas organizações têm dificuldade em navegar por regras diferentes entre estados ou países, e classificar incorretamente os trabalhadores pode resultar em penalizações dispendiosas ou (é aqui que um EOR pode ajudar).
3. Manutenção precisa dos registos
Manter registos salariais detalhados e atualizados é essencial para a conformidade e para as auditorias. Os empregadores têm de acompanhar documentos como folhas de horas, recibos de vencimento, formulários W-4 e declarações fiscais.
Registos em falta ou imprecisos podem resultar em penalizações, problemas legais ou dificuldades durante a época fiscal, pelo que práticas adequadas de armazenamento e conservação são essenciais.
Boas práticas para gerir os salários e os impostos sobre o rendimento
Com tantos componentes, a gestão dos impostos sobre os salários pode parecer assustadora. Eis como manter tudo simplificado:
Manter os registos dos trabalhadores atualizados
Manter registos precisos da remuneração dos trabalhadores e conservar registos das retenções fiscais, incluindo o imposto federal sobre o rendimento, o imposto da Segurança Social, o imposto Medicare e quaisquer impostos estaduais ou locais.
Lembre-se de que todos os trabalhadores têm de preencher o seu Formulário W-4 para pagar o imposto sobre o rendimento
Manter-se atualizado relativamente às regulamentações
As leis fiscais evoluem. É da sua responsabilidade manter-se atualizado relativamente às alterações mais recentes e garantir que os seus processos estão alinhados. Nos EUA, o site do IRS é um ponto de partida natural.
Dica profissional
É boa ideia transferir o calendário do seu software de processamento salarial para o seu próprio calendário – desde as datas individuais de processamento e o momento em que tem de o submeter até às datas de vencimento dos pagamentos e relatórios dos impostos sobre os salários. Ter o calendário de processamento salarial no seu calendário de trabalho principal (Microsoft Outlook, Google Workspace, etc.) ajuda um gestor de processamento salarial ou de contabilidade a acompanhar todos os prazos e lembretes. — Kimberly DeCarrera, CFO fracionária, \u003ca href=\u0022https://springboardlegal.com/\u0022\u003eSpringboard Legal\u003c/a\u003e
Utilizar software de processamento salarial
O software moderno de processamento salarial pode automatizar os cálculos e ajudá-lo a manter a conformidade.
Quaisquer custos de uma solução de processamento salarial são um investimento que rapidamente compensa através do tempo poupado e da redução de erros. Para ajudar, apresentamos a nossa escolha do melhor software de processamento salarial.
Auditorias regulares
Auditar regularmente o seu processo de processamento salarial pode ajudar a detetar e corrigir erros numa fase inicial. Isto inclui a análise da classificação dos colaboradores (colaborador vs. prestador de serviços), a verificação das remunerações e das horas trabalhadas face aos registos de tempo e a exatidão das retenções fiscais (federais, estatais e locais).
Subcontratar ou não?
Algumas organizações optam por subcontratar determinadas funções, como o processamento salarial, a serviços profissionais, como empresas de processamento salarial ou serviços de consultoria de recursos humanos, que ajudam a garantir a exatidão e a conformidade.
Mas, tal como abordo no meu artigo sobre as vantagens e desvantagens da subcontratação do processamento salarial, há alguns aspetos a considerar, por exemplo, os custos, os atrasos na comunicação e a privacidade dos dados.
O conhecimento sobre processamento salarial é útil
Quer opte por tratar pessoalmente do processamento salarial quer não, ter conhecimentos práticos sobre o funcionamento do processamento salarial e sobre os diferentes impostos e regulamentos aplicáveis é sempre útil.
Esperamos que este guia o tenha ajudado a compreender a diferença entre o processamento salarial e o imposto sobre o rendimento. Para obter mais recursos, consulte os nossos artigos sobre deduções salariais e processamento salarial certificado.
Também pode subscrever o boletim informativo da People Managing People para receber todos os nossos conteúdos mais recentes (não apenas sobre processamento salarial), que o ajudarão a gerir melhor o talento na sua organização e a progredir na sua carreira.
Perguntas frequentes
O imposto sobre os salários é fixo ou progressivo?
Os impostos sobre os salários podem ser considerados regressivos em alguns aspetos, mas isso depende do contexto específico e da forma como são analisados.
Em muitos países, incluindo os Estados Unidos, os impostos sobre os salários são frequentemente considerados regressivos porque são cobrados a uma taxa fixa até um determinado limite de rendimento. Isto significa que todos pagam a mesma percentagem do seu rendimento até esse limite, independentemente de quanto ganham. No entanto, quando o rendimento de uma pessoa ultrapassa o limite, esta pode deixar de pagar impostos sobre os salários relativamente ao rendimento adicional, fazendo com que a taxa efetiva seja mais baixa para quem aufere rendimentos mais elevados.
Por exemplo, nos Estados Unidos, os impostos da Segurança Social (que fazem parte dos impostos sobre os salários) são cobrados a uma taxa fixa até um determinado limite de rendimento, após o qual deixam de ser cobrados impostos adicionais da Segurança Social. Isto cria uma situação em que as pessoas com rendimentos mais baixos podem acabar por pagar uma percentagem mais elevada do seu rendimento em impostos da Segurança Social do que as pessoas com rendimentos mais elevados.
Assim, embora os impostos sobre os salários sejam normalmente fixos até um determinado limite de rendimento, podem ser considerados regressivos porque afetam desproporcionalmente as pessoas com rendimentos mais baixos. No entanto, é importante notar que esta caracterização pode variar consoante a conceção específica do sistema fiscal e as definições utilizadas.
O imposto sobre os salários é um imposto sobre o rendimento?
O imposto sobre os salários e o imposto sobre o rendimento são dois tipos distintos de impostos.
O imposto sobre os salários é um imposto que os empregadores retêm dos salários dos seus trabalhadores. Baseia-se numa percentagem do rendimento do trabalhador e é utilizado para financiar programas como a Segurança Social, o Medicare e o seguro de desemprego. Os impostos sobre os salários são normalmente pagos tanto pelo empregador como pelo trabalhador.
O imposto sobre o rendimento, por outro lado, é um imposto cobrado sobre o rendimento de uma pessoa ou entidade. Aplica-se a várias fontes de rendimento, como salários, juros, dividendos e mais-valias. As taxas de imposto sobre o rendimento podem ser progressivas, o que significa que aumentam à medida que o rendimento sobe, ou fixas, mantendo-se iguais independentemente do nível de rendimento. As pequenas empresas podem beneficiar de serviços de processamento salarial fiáveis e adaptados às suas necessidades para lidar com estas complexidades
Embora tanto o imposto sobre os salários como o imposto sobre o rendimento se baseiem no rendimento, são administrados de forma diferente e têm finalidades distintas no sistema fiscal.
Que impostos são considerados impostos sobre os salários?
Os impostos sobre os salários incluem normalmente os impostos retidos pelo empregador dos salários de um trabalhador. Estes impostos são frequentemente utilizados para financiar programas sociais como a Segurança Social, o Medicare e o seguro de desemprego. Os tipos comuns de impostos considerados impostos sobre os salários incluem:
Imposto da Segurança Social (FICA): Este imposto financia o programa da Segurança Social, que disponibiliza prestações de reforma, invalidez e sobrevivência a pessoas elegíveis.
Imposto do Medicare: Este imposto financia o programa Medicare, que disponibiliza seguro de saúde a pessoas com 65 anos ou mais, bem como a determinadas pessoas mais jovens com deficiência.
Retenção do imposto federal sobre o rendimento: Os empregadores também podem reter o imposto federal sobre o rendimento dos salários dos trabalhadores com base no formulário W-4 do trabalhador, que indica o montante de imposto a reter.
Retenção do imposto estadual sobre o rendimento: Alguns estados exigem que os empregadores retenham o imposto estadual sobre o rendimento dos salários dos trabalhadores, dependendo da legislação fiscal do estado.
Retenção do imposto local sobre o rendimento: Em determinadas zonas, os governos locais podem impor impostos sobre o rendimento, que os empregadores são obrigados a reter dos salários dos trabalhadores.
Estes são os principais tipos de impostos considerados impostos sobre os salários em muitas jurisdições. Os impostos específicos retidos podem variar consoante as leis e os regulamentos do país, estado ou município onde a pessoa trabalha.
O imposto sobre os salários é o mesmo que a retenção na fonte?
Não, o imposto sobre os salários e a retenção na fonte não são a mesma coisa, embora a retenção na fonte seja uma componente dos impostos sobre os salários.
O imposto sobre os salários refere-se aos impostos que os empregadores são obrigados a reter dos salários dos seus trabalhadores e a entregar às entidades governamentais competentes. Estes impostos incluem normalmente o imposto da Segurança Social, o imposto do Medicare, o imposto federal sobre o rendimento e, por vezes, os impostos estaduais e locais sobre o rendimento.
A retenção na fonte, por outro lado, refere-se especificamente ao processo através do qual os empregadores retêm uma parte dos rendimentos dos seus trabalhadores para cobrir vários impostos, incluindo os impostos federais e estaduais sobre o rendimento, bem como impostos sobre os salários, como os impostos da Segurança Social e do Medicare. A retenção na fonte garante que as obrigações fiscais dos trabalhadores são cumpridas ao longo do ano, em vez de estes terem de pagar um montante avultado de uma só vez no momento da liquidação do imposto.
Em resumo, embora a retenção na fonte seja um método utilizado para cobrar impostos sobre os salários, o imposto sobre os salários abrange um conjunto mais vasto de impostos retidos dos salários dos trabalhadores.
Porque é que os trabalhadores independentes não têm impostos sobre os salários?
Ao contrário dos trabalhadores por conta de outrem, os trabalhadores independentes são responsáveis pelos seus próprios impostos. As empresas que pagam a prestadores de serviços devem utilizar o Formulário 1099 para declarar os pagamentos e submeter o Formulário 1096 para os resumir perante o IRS. Estes formulários garantem que os prestadores declaram corretamente os seus rendimentos, enquanto as empresas cumprem as suas obrigações fiscais.
Os empregadores retêm tanto os impostos sobre os salários como os impostos sobre o rendimento?
Sim. Os empregadores são responsáveis por reter os impostos sobre os salários e os impostos federais/estaduais sobre o rendimento dos salários dos trabalhadores, entregando depois esses montantes às autoridades fiscais competentes.
