Como cultivar uma cultura de trabalho híbrido forte

Uma das primeiras iniciativas na minha função de generalista de RH para o meu atual empregador foi desenvolver um modelo de trabalho híbrido formal que se adeque à cultura organizacional, responda às necessidades dos colaboradores e assegure a conformidade.

Temos trabalhado para cultivar uma cultura forte e única, baseada nos nossos valores de sustentabilidade, criatividade e qualidade, e queremos que todos os membros da equipa se sintam parte dela, independentemente do local onde trabalham.

É um processo contínuo, mas quis partilhar algumas ideias sobre a forma como abordámos a cultura do local de trabalho híbrido, bem como ideias de outros líderes de pessoas.

A importância de construir uma cultura empresarial em ambientes remotos

A cultura forma-se através da incorporação dos valores, da missão, da estratégia, da visão, das políticas e dos códigos de conduta em todas as áreas de uma empresa.

Num ambiente de trabalho presencial tradicional, estes aspetos são mais facilmente observados e adotados — por exemplo, a forma como as pessoas interagem entre si, como se vestem e se comportam, os valores da empresa expostos no escritório, os eventos e convívios, e se as portas dos escritórios estão abertas ou fechadas.

Naturalmente, as equipas híbridas e remotas perdem grande parte disto, pelo que temos de ser ainda mais intencionais na promoção da cultura que pretendemos e em garantir que se sentem parte dela.

Como salienta, com razão, Hope Horner, CEO da Lemonlight: “Construir uma cultura híbrida forte não significa tentar recriar o antigo ambiente de escritório. Significa reformular a cultura para se adequar a esta nova realidade, aproveitando intencionalmente os pontos fortes do modelo e, ao mesmo tempo, atenuando as suas fragilidades”.

O trabalho híbrido e remoto obrigou-nos a adaptar a nossa cultura. Por exemplo, reforçámos os elementos de confiança e autonomia para apoiar a natureza do trabalho remoto.

Descobrimos que os colaboradores presenciais não estavam a estabelecer uma ligação tão forte com os trabalhadores totalmente remotos, e que os novos colaboradores remotos tinham mais dificuldade em colaborar em projetos que exigiam grandes ideias criativas.

Poderá ter de pensar de forma inovadora. Por exemplo, a adoção de determinadas ferramentas de gestão do escritório permite às empresas equilibrar o trabalho no escritório e o trabalho remoto, criando um local de trabalho híbrido mais eficaz.

Muitas pessoas precisam de colaborar entre departamentos para desenvolver novos produtos e concretizar designs criativos, e descobrimos que as equipas híbridas estavam a ter dificuldades na criação de ideias (criatividade).

Essa equipa é agora mais estratégica na coordenação dos seus dias no escritório, algo sobre o qual falarei mais abaixo.

Como construir uma cultura híbrida vencedora

Não há duas organizações iguais, e a intenção desta secção não é estabelecer regras sobre como deve ser a sua cultura, mas garantir que a cultura que pretende é implementada com sucesso num ambiente híbrido.

Comunicar em excesso

Fazer parte de uma cultura significa sentir-se ligado a ela, razão pela qual a comunicação a todos os níveis é fundamental.

Como salienta Horner: “É preciso comunicar em excesso. Estamos a falar de comunicação regular por parte dos gestores seniores, reuniões gerais, contactos frequentes e alcançar as pessoas por todos os meios: e-mail, Slack, videochamadas. Trata-se de garantir que todos estão a par de tudo, independentemente do local a partir do qual trabalham.”

Considere ferramentas de comunicação com notificações integradas e personalizáveis — por exemplo, para o seu sistema de reserva de salas de reunião — por vezes, um pequeno aviso é tudo o que é necessário para atualizar alguém ou enviar um lembrete realmente importante.

Reconhecer quando as pessoas defendem os valores da empresa

Uma excelente forma de incutir os seus valores e os comportamentos organizacionais que deles decorrem é reconhecer as pessoas que os defendem.

Por exemplo, a sua empresa pode utilizar canais no Slack, no Teams, uma plataforma de reconhecimento dos colaboradores ou newsletters para celebrar quando um membro da equipa demonstra um dos valores de forma positiva.

Também começámos a enviar uma newsletter semanal por e-mail com uma secção de destaque. Qualquer pessoa pode reconhecer um colega por representar positivamente a nossa marca, colaborar entre equipas ou demonstrar os nossos valores através do seu trabalho.

Como observa Horner: “É preciso aceitar as vantagens únicas do modelo híbrido. A flexibilidade, a autonomia, o foco nos resultados em vez do tempo passado presencialmente. Fazemos questão de celebrar esses aspetos e de destacar a forma como tornam a nossa cultura especial.”

Facilitar ligações pessoais

“A cultura de um local de trabalho híbrido exige intencionalidade... É necessário criar oportunidades para que os trabalhadores remotos se sintam incluídos, seja através de atividades virtuais de formação de equipas ou de reuniões regulares para garantir que estão envolvidos.” — Crystal Pinney-Ramos, estrategista de tecnologia de RH @ cClearHR

O trabalho é trabalho, mas as pessoas são seres sociais e as relações menos formais são importantes para ajudar a preservar a cultura e a eliminar os silos em toda a organização.

Como observa Horner, “Também é necessário criar espaço para aquelas interações casuais, do tipo conversa junto à máquina de água. É por isso que criámos canais dedicados no Slack apenas para conversar descontraidamente, fazer pausas virtuais para tomar café e até organizar noites de jogos online. Não é o mesmo que encontrarmo-nos por acaso na cozinha do escritório, mas ajuda a manter vivas essas ligações pessoais”.

Reunir toda a gente uma ou duas vezes por ano é também uma excelente forma de ajudar a construir relações, criar um sentido de comunidade e dar aos trabalhadores remotos a oportunidade de conhecerem a cultura da empresa presencialmente.

Também permite que os líderes da empresa reforcem os valores culturais, normalmente através de apresentações e do reconhecimento ou recompensa dos trabalhadores.

Pode até querer organizar sessões em que as pessoas colaborem na reflexão sobre situações passadas e na identificação de casos em que os valores culturais foram respeitados.

Seja estratégico relativamente aos dias no escritório para trabalhadores híbridos

Por muito vantajoso que o trabalho assíncrono possa ser para a produtividade, descobrimos que ter dias coordenados no escritório ajudou a superar o desafio da criatividade nas nossas equipas responsáveis pela geração de ideias.

Será diferente em cada empresa, mas descobrimos que é melhor deixar as equipas decidir. A sua empresa pode preferir dias de maior densidade, em que mais trabalhadores vão ao escritório em determinados dias, ou talvez o espaço de escritório seja limitado, pelo que as equipas têm de distribuir os seus dias presenciais. 

Eis alguns exemplos de como a minha empresa gere esta situação:

• A equipa de Aquisição de Talento agenda os seus dias no escritório com base nas entrevistas presenciais, normalmente às terças e quintas-feiras.
• A equipa de Produto está no escritório à segunda-feira para receber amostras dos fornecedores.

Author's Tip

Considere uma abordagem de secretárias partilhadas que permita às suas pessoas trabalhar onde quiserem, mas que também as coloque numa posição que lhes permita estabelecer novas ligações e trabalhar lado a lado com pessoas com quem normalmente não trabalhariam. Isto só ajudará a promover a conectividade e o pensamento colaborativo na sua cultura.

Ajuste a integração

Partilhar os valores, a missão, a visão e a estratégia da empresa com todos os trabalhadores é fundamental para garantir que todos sabem de que forma o seu trabalho contribui para a organização como um todo. 

Certamente não é algo que possa ser partilhado uma vez durante a integração e nunca mais mencionado, mas é um excelente ponto de partida.

Um bom plano de integração pode funcionar para trabalhadores presenciais, híbridos e remotos, com alguns pequenos ajustes ao formato e à forma de implementação.

Na minha empresa, as novas contratações reúnem-se com um representante de RH no primeiro dia para finalizar a integração (a maior parte da qual é concluída previamente por via eletrónica).

Os trabalhadores presenciais reúnem-se presencialmente, enquanto os trabalhadores totalmente remotos reúnem-se através do Zoom. Procuramos que os trabalhadores híbridos estejam no local durante a primeira semana, para que possam conhecer a sua equipa presencialmente, criar laços e integrar-se na nossa cultura.

Naturalmente, isto exige alguma gestão do espaço de escritório e um aceno ao nosso software de reserva de secretárias partilhadas para facilitar a coordenação deste processo!

Dê prioridade à tecnologia

Dar prioridade à tecnologia é essencial para construir uma cultura forte num local de trabalho híbrido, uma vez que estabelece uma ponte entre os trabalhadores no escritório e os trabalhadores remotos. E não estou a falar apenas de ferramentas de monitorização dos trabalhadores.

Ferramentas e aplicações de RH, como plataformas de videoconferência, software de gestão de projetos e software de assinatura eletrónica, simplificam a colaboração e garantem que as tarefas são concluídas de forma eficiente, independentemente da localização.

Mas pense também para além do óbvio: a tecnologia pode tornar os locais de trabalho híbridos mais divertidos, permitindo jogos virtuais, convívios de equipa e grupos de interesse. Plataformas como o Slack ou o Microsoft Teams podem acolher concursos de perguntas, sessões de perguntas e respostas ou conversas informais durante o café.

Ao adotarem tecnologias que promovem a comunicação, o trabalho em equipa e a conveniência, as empresas podem criar um ambiente inclusivo e produtivo onde todos os trabalhadores se sintam ligados.

Obter opiniões dos colaboradores

Disponibilizar uma plataforma para os colaboradores partilharem as suas opiniões e ideias é uma excelente forma de obter opiniões sobre vários aspetos, incluindo a cultura.

A minha empresa envia inquéritos rápidos periódicos a diferentes equipas e, ocasionalmente, a toda a empresa. Estes inquéritos rápidos permitem à liderança compreender o sentimento dos colaboradores relativamente a um determinado tema, por exemplo, como calibrar da melhor forma um modelo híbrido.

Utilizámos os inquéritos rápidos no início da implementação do nosso regresso ao escritório para orientar as nossas decisões quanto ao momento certo e garantir que estávamos a responder às necessidades dos colaboradores à medida que regressavam ao escritório.

Fazer o que é certo para si

O trabalho híbrido e remoto teve um enorme impacto na nossa empresa, sobretudo pela positiva.

Ao longo do caminho surgiram alguns desafios, mas, utilizando os métodos acima, chegámos a um ponto em que os nossos valores e formas de trabalhar são expressos de forma consistente em toda a empresa.

Para obter mais conselhos sobre como acertar no trabalho híbrido, consulte o excelente artigo de Alex e Cillian sobre melhores práticas para forças de trabalho híbridas.

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