O que é o registo de tempo e como pode beneficiá-lo?

O controlo do tempo é o processo de registar o número de horas que os colaboradores trabalham, durante um determinado período ou num projeto específico.

Se, quando ouve “controlo do tempo”, pensa em trabalhadores a picarem o cartão uns pelos outros numa fábrica, isso não é a única coisa em que nos vamos focar aqui. Vamos aprofundar o que é o controlo do tempo e porque é fundamental para os proprietários de empresas e os gestores de RH.

Porque é importante o controlo do tempo?

O Natal está quase a chegar e tento terminar o trabalho mais cedo na maioria dos dias. Mando uma mensagem ao meu amigo depois de terminar o dia, a perguntar-lhe se quer comer qualquer coisa depois de sair do trabalho.

“Traz comida!” disse ele. E lá fui eu.

Enquanto saboreávamos uma deliciosa comida tailandesa, começámos a conversar. Perguntei-lhe se o gerente estava descontente por ele ter feito uma pausa não programada a meio do dia. “Não, só tenho uma hora de trabalho para terminar o projeto.”

Por um momento, pensei que era uma pausa inofensiva… mas será?

As pausas pessoais oferecem vários benefícios. Mas o meu cérebro está programado para pensar como um contabilista. Tornou-se imediatamente claro para mim onde a pausa pessoal do meu amigo acabará por aparecer: nos resultados financeiros da empresa.

Como? Ainda bem que perguntou.

Suponhamos, por exemplo, que a sua empresa utiliza o custeio padrão para definir preços com precisão. Sem software de controlo do tempo, a empresa não terá os dados necessários para incluir as horas improdutivas — ou tempo normal de inatividade, na linguagem contabilística — no seu custo padrão. Como resultado, o custo padrão não refletirá o verdadeiro custo da empresa.

O que precisa para ultrapassar este e vários outros desafios é o controlo do tempo.

Como pode ajudar o software de controlo do tempo?

Todas as empresas partilham os objetivos comuns de alcançar sistemas de fluxo de trabalho de RH simplificados, custos laborais reduzidos e minimização das perdas de produtividade. Mas, sem dados, não está em posição de agir de acordo com isso. Para alcançar os seus objetivos de produtividade e eficiência, precisa de dados fiáveis sobre o tempo.

Para esse efeito, vamos falar sobre como o software de controlo do tempo oferece valor às empresas e as ajuda a alcançar os seus objetivos.

Automatizar folhas de horas e faturação

Livrar-se de uma enorme quantidade de papelada é o principal e mais óbvio benefício de uma aplicação de controlo do tempo. Quem precisa de registos em papel ou folhas de cálculo do Excel quando os colaboradores podem registar sozinhos as horas faturáveis?

As folhas de cálculo tradicionais já não são suficientes. Precisa de uma solução robusta de controlo do tempo que seja automatizada, permita aceder aos dados de tempo dos colaboradores em tempo real e ofereça integrações com as suas ferramentas de faturação e gestão de projetos.

Quanto mais frequentemente os colaboradores preencherem as suas folhas de horas, mais precisas elas serão. 

“As pessoas que registam o seu tempo pelo menos uma vez por dia têm uma precisão de 66 por cento, enquanto as pessoas que registam o seu tempo semanalmente têm apenas uma precisão de 47 por cento, e as pessoas que preenchem a sua folha de horas menos de uma vez por semana têm apenas uma precisão de 35 por cento,” de acordo com um estudo da AffinityLive.

Estes números demonstram a importância de utilizar o controlo em tempo real, bem como a forma como este pode reduzir a margem de erro e poupar muito dinheiro à sua empresa.

Se contratou freelancers ou prestadores de serviços e acordou pagar uma tarifa horária, estes podem registar o seu tempo faturável, que será diretamente enviado para o seu gestor de projetos. 

Por outro lado, se cobra aos seus clientes à hora, o controlo do tempo pode eliminar a necessidade de folhas de horas manuais. Depois de concluir um projeto, a integração de faturação e processamento salarial do controlador de tempo irá gerar automaticamente a fatura. 

Maior rentabilidade

Com um controlador de tempo, terá acesso a informações mais detalhadas sobre os custos de um projeto, como os custos incorridos em retrabalho, comunicação e produção. 

Quando tiver dados suficientes de registo de tempo, estará numa posição melhor para criar uma estrutura de custos precisa para os seus projetos futuros e definir preços mais competitivos.

Assim que tiver os dados das folhas de horas, pode analisar quanto tempo os seus colaboradores demoraram, em média, no passado, a realizar a tarefa X. Adicione as horas normais médias de inatividade e depois calcule os custos de mão de obra de um projeto. Se não tiver em conta essas horas de inatividade, acabará por definir um preço demasiado baixo para o projeto.

Os dados de registo de tempo podem ser uma verdadeira revelação e motivar as equipas a melhorar a sua gestão do tempo. Pense nisto: como se sentiria ao descobrir que passa 30 minutos do seu dia de trabalho a percorrer o seu feed do Twitter?

Uma definição de preços adequada e uma melhor gestão do tempo podem, em conjunto, melhorar a rentabilidade. Pode até decidir utilizar ferramentas de monitorização dos colaboradores para que o registo e os relatórios sejam automatizados.

Simplifique a gestão de projetos com integrações

Quando os colaboradores não introduzem dados precisos nas folhas de horas, custam muito dinheiro à empresa. Por este motivo, quando integra a sua aplicação de registo de tempo com o seu software de gestão de projetos, como o Trello ou o Asana, está a fazer um favor a si próprio.

Depois de integrada, a ferramenta de registo de tempo preencherá automaticamente o gestor de projetos com dados de tempo precisos. 

Com base nas tarefas que atribui aos seus colaboradores, estes também podem ter de registar o tempo quando trabalham fora das instalações do escritório. Uma ferramenta de registo de tempo que tenha uma aplicação móvel para todos os dispositivos, incluindo Android e iOS, permitirá que os seus colaboradores continuem a registar o tempo, independentemente de onde se encontrem.

Gestão do desempenho

A gestão do desempenho centra-se agora mais na melhoria do que na responsabilização. O seu objetivo não é dar uma lição a um colaborador sobre a sua ineficiência, mas ter conversas construtivas que o possam preparar para melhorar o desempenho no futuro.

É claro que, para ajudar os membros da equipa a melhorar, continua a precisar de dados. Tem de analisar o tempo que demoraram a realizar uma determinada tarefa e compará-lo com um requisito de tempo normalizado. 

Com estes dados, pode utilizar ferramentas de gestão do desempenho ou técnicas como a análise de variância. Depois de obter alguns conhecimentos sobre o desempenho dos colaboradores, pode oferecer incentivos para os encorajar a tornarem-se mais produtivos.

Como utilizar os dados de tempo

Já tem consigo os dados de tempo dos colaboradores. 

Então, o que se segue?

Agora que sabe como os dados de tempo podem ajudar, vamos falar sobre como pode utilizá-los. Antes de poder tomar decisões com base nos dados de tempo, precisa de compreender os tipos de dados de tempo.

Os dados de tempo dos colaboradores podem ser categorizados como produtivos ou improdutivos. 

Horas produtivas

As horas produtivas são aquelas durante as quais as coisas avançam. São horas pelas quais um cliente quer pagar. Pense no tempo de trabalho passado a operar uma máquina, a embalar um produto ou a prestar apoio ao cliente – dependendo da natureza da sua atividade.

Horas improdutivas

As horas improdutivas incluem todas as horas que são pagas, mas que não são passadas em trabalho produtivo. Estas horas são tidas em conta na definição dos seus preços, mas, idealmente, o seu cliente não quereria pagar por elas. As horas improdutivas são as horas passadas a verificar e-mails, a obter aprovações do gestor ou a fazer pausas pessoais.

Deve procurar minimizar as horas improdutivas como parte dos seus esforços de controlo de custos, mas estas não podem ser totalmente eliminadas e, de qualquer forma, esse também não é o seu objetivo. 

Pretende minimizá-las, não eliminá-las, porque muitas vezes ajudam a aumentar a produtividade geral de um colaborador. Idealmente, as horas improdutivas devem manter-se dentro de limites razoáveis. E, mais importante ainda, as horas improdutivas têm de ser contabilizadas quando define o preço do seu produto ou serviço.

Eis um exemplo simples de como pode utilizar os dados de tempo na sua atividade.

Imagine que é consultor. Definiu o preço dos seus serviços para um determinado tipo de projeto – o projeto A – em $1000. Normalmente, precisa de um colaborador por cliente para o projeto do tipo A, que requer dez horas produtivas para ser concluído.

A remuneração do seu colaborador é de $1500 por semana, por uma semana de trabalho de 30 horas. Isto também significa que o custo do colaborador do projeto A para si é de $500. Pressupondo que não tem custos gerais, ganhará $500 por cada projeto A concluído (ou seja, preço de $1000 - $500 de custo do colaborador).

No entanto, depois de começar a registar o tempo, percebe que o seu colaborador está, na realidade, a passar 12 horas em todos os projetos do tipo A. O colaborador passa duas horas do seu tempo a comunicar com o cliente sobre o projeto — a fornecer atualizações, a responder a perguntas e a solicitar informações.

Essas duas horas adicionais custam-lhe mais $100 sempre que conclui um projeto do tipo A. Sem dados de registo de tempo, não saberia quanto tempo o seu colaborador está a dedicar a um determinado projeto e, por isso, não conseguiria definir o preço adequado.

O registo de tempo pode ajudá-lo a identificar rapidamente lacunas na sua definição de preços, tanto em pequenas empresas como em grandes empresas. Assim que tiver os dados, basta fazer os cálculos. Ficará surpreendido com o quão úteis podem ser os dados de tempo, especialmente quando começa a utilizá-los.

Mas há uma ressalva — dar aos colaboradores a notícia de que o tempo será registado pode muitas vezes ser visto de forma negativa. 

Facilite a adaptação dos colaboradores ao registo do tempo

Conhece as vantagens das ferramentas de registo de tempo, mas os seus colaboradores não. E provavelmente não ficarão entusiasmados por utilizar uma ferramenta de registo de tempo. Ninguém gosta de ser monitorizado, por isso, a resistência não é totalmente surpreendente.

Os receios dos seus colaboradores baseiam-se na falsa ideia de que os dados de tempo serão utilizados para fins de microgestão. No entanto, cabe ao gestor explicar a verdadeira razão. 

É importante compreender que não pode pressioná-los a adotar esta prática. Ajude-os a perceber que o registo de tempo oferece valor tanto para eles como para a empresa, tendo conversas antes de implementar um sistema de registo de tempo. Comunicar a mudança é fundamental para minimizar o atrito e implementar a mudança com sucesso.

Agora que sabe o que é o registo de tempo, quais são as suas vantagens e quais os potenciais desafios da sua utilização, deve dedicar algum tempo a aprender mais sobre como pode facilitar a mudança para os seus colaboradores e implementá-la sem perturbar as operações.

Também vale a pena explorar as vantagens do software de registo de tempo e assiduidade como complemento dos seus esforços de registo de tempo. Estas aplicações e ferramentas de RH podem proporcionar uma perspetiva mais abrangente, ajudando a aperfeiçoar as suas estratégias para melhorar a produtividade e a eficiência.