O Trabalho Remoto Melhorou a Nossa Produtividade, Mas E Quanto À Dinâmica de Equipa? 

O trabalho remoto provou ser mais do que apenas uma solução temporária para várias empresas de grande sucesso. Sean Maguire, Presidente da Synivate, apresentou-me uma perspetiva fascinante sobre esta questão numa recente entrevista que lhe fiz. 

Fundada em 2011, a empresa adaptou-se às mudanças provocadas pela COVID-19 e à evolução das exigências do setor das TI. Esta mudança estratégica não só permitiu dar continuidade às operações comerciais, como também melhorou significativamente a colaboração da equipa e a produtividade.

Na minha entrevista com Maguire, discutimos o impacto transformador que o trabalho remoto teve na sua empresa, obtendo perspetivas que podem mudar a forma como as empresas encaram as operações remotas.

A evolução das operações remotas

Quando a pandemia surgiu, a Synivate enfrentou uma necessidade urgente de adaptação. Inicialmente baseada em interações tradicionais presenciais, a empresa reconheceu os benefícios do trabalho remoto não apenas como uma solução temporária, mas como uma oportunidade estratégica.

Eis como ocorreu a transição.

Repensar a dinâmica do trabalho

A mudança para operações remotas não consistiu apenas em mudar de localização — implicou repensar a forma como cada aspeto do trabalho poderia ser realizado.

Por exemplo, as reuniões da equipa passaram das salas de conferências para encontros virtuais e as conversas informais passaram para os canais do Slack. Esta mudança ajudou a preservar a dinâmica da equipa e até melhorou a eficiência da comunicação.

Mudanças culturais

A transição para o trabalho remoto também exigiu um ajustamento cultural.

A liderança da Synivate trabalhou para promover um ambiente onde cada membro da equipa se sentisse valorizado e apoiado, compreendendo que o escritório físico já não era o centro das suas interações profissionais. Isto envolveu eventos sociais virtuais regulares e pontos de situação estruturados para garantir que ninguém se sentia isolado.

Uma parte fundamental da mudança cultural consistiu em reforçar a automatização.

“Automatizar os processos de integração e saída de novos colaboradores é crucial”, afirmou Maguire. “A automatização desse processo proporciona um início muito organizado para um novo colaborador. O pior é alguém começar numa empresa e, no primeiro dia, pensar: bem, porque é que não tenho acesso a este sistema ou àquele sistema? Isso faz com que tudo comece realmente com o pé esquerdo.”

Aproveitar a tecnologia

A adoção de ferramentas como o Slack foi crucial. Mais do que manter a comunicação, estas ferramentas ajudaram a melhorar a coordenação da equipa. 

A Synivate não utilizou o Slack apenas para comunicar; personalizou-o para reproduzir os seus fluxos de trabalho operacionais. Foram criados canais específicos para diferentes projetos, departamentos e até interações sociais. Esta estrutura ajudou a manter as conversas focadas e relevantes, reduzindo o ruído e melhorando o fluxo de informação.

Reconhecendo o potencial de o trabalho remoto se tornar uma experiência isoladora, a Synivate implementou encontros diários agendados e pontos de situação semanais da equipa através do Slack. Tratava-se de sessões curtas e estruturadas, concebidas para alinhar os objetivos da equipa, partilhar atualizações e abordar quaisquer preocupações imediatas.

Esta prática ajudou a manter um ritmo de trabalho e garantiu que todos estivessem alinhados, promovendo um sentimento de união e propósito.

Para maximizar os benefícios do Slack, a Synivate investiu em sessões de formação para todos os membros da equipa, com foco nas melhores práticas de comunicação, na partilha de ficheiros e na utilização eficaz das funcionalidades do Slack.

Criaram também um conjunto de orientações sobre a etiqueta no Slack, para garantir que as comunicações eram respeitosas e produtivas.

Conselhos para outras empresas:

• Estruture os seus canais de forma ponderada: Organize os canais do Slack em torno de temas ou projetos claros, para manter as discussões organizadas e reduzir a sobrecarga de informação.
• Aproveite as integrações: Utilize integrações com outras ferramentas para transformar o Slack no centro do seu ambiente de trabalho, minimizando a necessidade de alternar entre várias aplicações.
• Estabeleça normas de comunicação: Defina orientações claras sobre como e quando utilizar o Slack, incluindo expectativas relativas aos tempos de resposta e aos tipos de mensagens adequados para os diferentes canais.
• Formação regular: Disponibilize continuamente formação e atualizações sobre novas funcionalidades e melhores práticas, mantendo a equipa competente e eficiente na utilização da plataforma.
• Interações agendadas: Implemente reuniões virtuais e pontos de situação regulares para manter elevado o envolvimento da equipa e garantir que todos se sentem ligados e valorizados.

A transição não foi isenta de desafios, mas os resultados foram claros. A produtividade registou um aumento mensurável, os projetos foram entregues atempadamente de forma mais consistente e os membros da equipa relataram uma maior satisfação profissional.

Valores Fundamentais e Comunicação

Para qualquer organização, a transição para o trabalho remoto está profundamente interligada com os seus valores fundamentais, que são mais do que ideais aspiracionais — são diretrizes práticas que influenciam as ações e decisões do dia a dia.

Para a Synivate, é assim que estes valores são ativamente cultivados:

Responsabilidade Total

Isto significa que cada membro da equipa, independentemente da sua função, assume total responsabilidade pelos seus contributos e pelos resultados do seu trabalho. Para incentivar esta prática, a Synivate implementou um mecanismo transparente de feedback, através do qual os colaboradores apresentam regularmente os seus projetos aos colegas para receber críticas, promovendo uma cultura de responsabilização e melhoria contínua.

Satisfação do Cliente

Este valor fundamental consiste em superar as expectativas dos clientes através de um serviço proativo e de uma resposta rápida aos problemas. A Synivate avalia regularmente a satisfação dos clientes através de inquéritos e dispõe de um sistema ágil, garantindo que cada membro da equipa conhece e responde ao feedback. Esta visibilidade ajuda todos a compreenderem o seu impacto direto nas experiências dos clientes.

Trabalho de Equipa

A Synivate promove um forte sentido de união da equipa através da organização regular de atividades virtuais de formação de equipas e da utilização de ferramentas colaborativas de gestão de projetos que exigem a participação ativa de todos os membros. Isto garante que nenhum membro se sente isolado, apesar da distância física.

Seguir os Processos

O cumprimento dos processos estabelecidos é fundamental, especialmente num contexto remoto.

A Synivate utiliza mapas de processos detalhados, integrados nas suas ferramentas de gestão de projetos, garantindo que todos os membros da equipa seguem os mesmos procedimentos e orientações, que são regularmente revistos e atualizados para se adaptarem às necessidades em mudança.

Ser Engenhoso

Para incentivar a capacidade de encontrar soluções, a Synivate oferece sessões de formação sobre resolução de problemas e pensamento criativo.

A empresa mantém também uma wiki interna onde os colaboradores podem partilhar soluções inovadoras e atalhos que descobriram, promovendo um ambiente onde a capacidade de encontrar soluções é reconhecida e recompensada.

A utilização de plataformas como o Slack não apenas para discussões relacionadas com tarefas, mas também como um espaço para reforçar estes valores fundamentais, também faz parte da estratégia. Por exemplo:

• Canais Dedicados: Existem canais específicos no Slack para elogios e reconhecimentos, onde os membros da equipa celebram manifestações concretas dos valores fundamentais.
• Pontos de Situação Regulares: Os pontos de situação diários e semanais não são apenas atualizações operacionais, incluem também uma parte dedicada à reflexão sobre os valores fundamentais, na qual os membros da equipa partilham de que forma incorporaram estes valores no seu trabalho.

Os valores funcionam como uma bússola, orientando os membros da equipa nas suas tarefas e interações diárias e garantindo uma abordagem unificada ao trabalho que ultrapassa as barreiras físicas.

Um compromisso ativo com os valores fundamentais é essencial para manter uma forte relação entre os membros da equipa e um sentido partilhado de propósito, aspetos vitais para o sucesso a longo prazo num ambiente de trabalho remoto.

O Papel do Feedback e do Reconhecimento na Construção de Relações na Equipa

O feedback e o reconhecimento desempenham um papel fundamental na promoção de um ambiente de trabalho positivo e coeso e na superação dos desafios da gestão de trabalhadores remotos.

Maguire, consciente disso, instituiu a “Sexta-feira do Feedback” na Synivate, um momento dedicado todas as semanas para que os membros da equipa reconheçam e valorizem os esforços uns dos outros. Esta prática está profundamente interligada com os valores fundamentais da empresa, servindo como uma plataforma para reforçar os princípios do trabalho de equipa nas operações diárias.

A Sexta-feira do Feedback ultrapassa a noção tradicional de feedback enquanto processo descendente. Em vez disso, incentiva uma cultura de reconhecimento entre pares, na qual o apreço e o feedback construtivo circulam livremente entre todos os níveis da organização. 

Esta abordagem democratiza o feedback, tornando-o uma responsabilidade coletiva em vez de uma tarefa de gestão. Tem uma dupla finalidade: não só motiva os indivíduos ao reconhecer os seus contributos, como também fortalece os laços da equipa, uma vez que os membros se sentem valorizados e reconhecidos pelos seus colegas.

Manter o Foco e a Responsabilização

Ao passar para o trabalho remoto, existe o potencial de uma supervisão reduzida conduzir a distrações e a uma quebra de produtividade.

Para resolver esta questão, implementaram as reuniões rápidas do Slack, mas com uma abordagem estratégica que melhora, em vez de prejudicar, a produtividade.

Objetivo e momento das reuniões rápidas do Slack

Ao contrário das visitas improvisadas à secretária, que podem interromper o fluxo de trabalho, as reuniões rápidas do Slack na Synivate são meticulosamente planeadas e orientadas para um objetivo.

Estas reuniões rápidas são reservadas para discussões cruciais e urgentes, garantindo que o momento escolhido se alinha com o fluxo de trabalho, em vez de o interromper.

Orientações para realizar reuniões rápidas

Estabeleça orientações claras sobre o que desencadeia uma reunião rápida e o que esta deve incluir. Eis alguns aspetos a ter em conta.

• Pontos de ativação: Uma reunião rápida é desencadeada quando uma decisão necessita de contributos colaborativos para além do que a comunicação assíncrona consegue tratar de forma eficiente, ou quando um projeto atinge um ponto de controlo crítico que exige feedback síncrono.
• Orientações sobre o conteúdo: Cada reunião rápida tem uma agenda específica. Espera-se que os participantes estejam preparados com informações relevantes, perguntas ou atualizações que necessitem de atenção imediata. Esta preparação garante que as reuniões rápidas são concisas e produtivas.
• Integração com o fluxo de trabalho: Para integrar ainda mais as reuniões rápidas na rotina diária sem que se tornem uma distração, a Synivate utiliza práticas de agendamento que respeitam os ritmos naturais de trabalho. As reuniões rápidas são frequentemente marcadas para momentos em que é menos provável que os membros da equipa estejam profundamente envolvidos em tarefas individuais, como a meio da manhã ou imediatamente após o almoço.

Os membros da equipa referem que estas discussões focadas e com duração limitada ajudam a clarificar objetivos, a alinhar rapidamente os esforços e a utilizar de forma eficiente o tempo de todos. Esta abordagem transforma potenciais distrações em oportunidades para melhorar o trabalho em equipa e acelerar o progresso dos projetos.

Adotar o trabalho remoto

Olhando para o futuro, a visão de Maguire para a Synivate está alinhada com tendências mais amplas do mundo empresarial e com as melhores práticas de trabalho híbrido, com ênfase em soluções SaaS e automação.

Este foco não se prende apenas com a utilização da tecnologia para fins de modernização; trata-se de melhorar a eficiência e simplificar processos, particularmente no acolhimento e na saída de colaboradores.

Num ambiente remoto, onde as interações físicas são limitadas, a automatização destes processos pode reduzir significativamente os atrasos e os mal-entendidos. Ao investir em sistemas que tornam estes processos simples e fáceis de utilizar, pode garantir que as transições na equipa não perturbam o fluxo de trabalho geral.

A transição para soluções SaaS e automação é uma medida estratégica que se alinha com as exigências de uma equipa moderna remota ou de uma força de trabalho híbrida. Estas tecnologias oferecem escalabilidade, flexibilidade e acessibilidade — qualidades essenciais para uma equipa distribuída.

3 principais conclusões

• A integração estratégica das ferramentas de comunicação pode melhorar significativamente a dinâmica da equipa e a eficiência operacional através da personalização dos fluxos de trabalho e da integração de várias plataformas de produtividade.
• Valores fundamentais fortemente incorporados são cruciais para manter a coesão e a motivação da equipa em contextos de trabalho remoto, orientando as interações e os processos de tomada de decisão na ausência de uma presença física.
• A medição regular de métricas de desempenho importantes, como os tempos de resposta aos clientes, a entrega de projetos e a satisfação dos clientes, é essencial para avaliar e demonstrar a eficácia dos modelos de trabalho remoto, proporcionando informações que podem conduzir a novas melhorias.

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