Desde o regresso ao escritório pós-Covid, o trabalho híbrido tornou-se a norma. No entanto, uma gestão eficaz do espaço de escritório pode ser um desafio num ambiente híbrido.
Os sistemas de gestão de escritórios podem ajudar as empresas a implementar soluções de reserva de espaços e de secretárias partilhadas para espaços de trabalho mais flexíveis. Tanto as secretárias partilhadas como a reserva de espaços são opções para proporcionar regimes de trabalho flexíveis, mas qual é a melhor para o contexto da sua empresa?
Vamos analisar as principais diferenças entre as secretárias partilhadas e a reserva de espaços de trabalho, bem como as vantagens e desvantagens de cada uma!
Secretárias Partilhadas vs. Reserva de Espaços: Principais Diferenças
A principal diferença entre a reserva de espaços de trabalho e as secretárias partilhadas reside na forma como os colaboradores podem aceder às secretárias num espaço de trabalho.
As secretárias partilhadas dão aos colaboradores acesso às secretárias por ordem de chegada, enquanto a reserva de espaços exige que os colaboradores reservem as secretárias antecipadamente.
As secretárias partilhadas e a reserva de espaços também têm algumas semelhanças. Por exemplo, nenhuma delas envolve lugares atribuídos, algo comum num espaço de trabalho tradicional, e ambas dependem da disponibilidade das secretárias, pelo que o lugar não é garantido.
Salientei as principais diferenças nesta tabela prática:
| Secretárias Partilhadas | Reserva de Espaços | |
| Definição | Os colaboradores utilizam qualquer secretária disponível por ordem de chegada. | Os colaboradores reservam antecipadamente uma secretária específica ou um espaço de escritório. |
| Alocação do Espaço | Não existem espaços atribuídos; as secretárias não são atribuídas e são utilizadas temporariamente. | Os espaços são reservados e atribuídos de acordo com o sistema de reservas. |
| Flexibilidade | Elevada flexibilidade, uma vez que os colaboradores podem escolher qualquer secretária disponível. | Flexibilidade moderada, mas os colaboradores têm de planear e reservar antecipadamente. |
| Requisitos Tecnológicos | Tecnologia de escritório básica; não são necessários requisitos especiais além do acesso à rede partilhada. | É necessário um sistema de reservas ou software para gerir as reservas. |
| Experiência dos Colaboradores | Os colaboradores podem ter dificuldade em encontrar um lugar durante os períodos de maior afluência. | É mais previsível, uma vez que os colaboradores têm um lugar reservado. |
| Adequação | Ideal para organizações com colaboradores muito móveis ou um número significativo de trabalhadores remotos. | Ideal para organizações que pretendem garantir a disponibilidade de secretárias e preferem uma utilização estruturada do espaço de escritório. |
| Complexidade da Gestão | Mais fácil de implementar, mas pode exigir uma supervisão acrescida para garantir que as secretárias estão disponíveis. | Mais complexa de gerir devido à necessidade de um sistema de reservas, mas proporciona um melhor controlo sobre a utilização do espaço. |
| Eficiência de Custos | Potencialmente mais eficiente em termos de custos devido à utilização máxima do espaço disponível. | Também pode ser eficiente em termos de custos, mas pode exigir um investimento em software de reservas. |
| Interação Social | Incentiva as interações espontâneas entre os colaboradores, promovendo a colaboração. | Pode limitar a interação espontânea devido a espaços reservados antecipadamente e potencialmente isolados. |
| Personalização | Reduzida; as secretárias são partilhadas e não podem ser personalizadas. | Maior; os colaboradores podem ter alguma possibilidade de personalizar o espaço reservado durante o período de utilização. |
Secretárias partilhadas vs. reserva de espaços: principais diferenças.
Vou agora abordar ambas com um pouco mais de detalhe.
O que são Secretárias Partilhadas?
As secretárias partilhadas são um modelo de espaço de trabalho inteligente em que nenhum colaborador tem uma secretária atribuída. Em vez disso, as secretárias e salas de reunião disponíveis são ocupadas por ordem de chegada.
As secretárias partilhadas ajudam a utilizar o espaço de escritório de forma mais eficiente e podem reduzir os custos imobiliários quando os colaboradores trabalham num regime híbrido.
Vamos analisar mais detalhadamente as vantagens e desvantagens das secretárias partilhadas.
Vantagens das Secretárias Partilhadas
Este modelo pode funcionar muito bem quando é implementado da forma correta.
Por exemplo, a Telenor (uma empresa norueguesa de telecomunicações) implementou um sistema de partilha de secretárias em 2003. O diretor executivo da empresa, Jon Fredrik Baksaas, considera a implementação da partilha de secretárias um fator fundamental para o crescimento da empresa.
Eis algumas vantagens específicas da partilha de secretárias:
1. Relação custo-benefício
A partilha de secretárias reduz o custo por posto de trabalho, porque um posto de trabalho pode ser utilizado por mais do que um colaborador (normalmente, por vários colaboradores por dia). Além disso, é fácil de implementar e oferece muita flexibilidade.
2. Disponibilidade imediata
A partilha de secretárias é excelente para colaboradores que normalmente trabalham a partir de casa, mas precisam de mudar de ambiente. Ou para quando os membros da equipa querem colaborar presencialmente. Basta entrarem no escritório e começarem a trabalhar.
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3. Oferece autonomia aos colaboradores
Os colaboradores valorizam a liberdade do trabalho remoto. A partilha de secretárias dá aos colaboradores espaço para trabalharem nos seus próprios termos, demonstrando que confia neles para concluírem os projetos com sucesso sem necessidade de supervisão constante.
4. Incentiva a inovação e a criatividade
Trabalhar todos os dias num local diferente pode ser um excelente estímulo para a criatividade. Trabalhar sempre no mesmo local pode tornar-se monótono ao fim de algum tempo, e a partilha de secretárias pode ser a solução ideal.
Além disso, poder colaborar presencialmente com os colegas pode facilitar um melhor trabalho de equipa e promover mais inovação nas suas equipas, algo especialmente importante numa cultura de trabalho híbrida.
Desvantagens da partilha de secretárias
Naturalmente, existem algumas desvantagens associadas ao facto de nem todos os colaboradores terem um espaço de secretária exclusivo. Eis alguns aspetos a considerar:
1. A disponibilidade de secretárias não é garantida
A partilha de secretárias tem uma limitação inerente. Em alguns dias, pode descobrir que nenhuma das secretárias está disponível. Terá de encontrar outro espaço de trabalho ou esperar até que alguém desocupe uma secretária. Isto pode causar perda de tempo e frustração.
2. Falta de opções
Mesmo quando encontra uma secretária, é possível que todos os bons lugares já estejam ocupados e que fique limitado a zonas ruidosas, onde é difícil concentrar-se. Se for constantemente distraído por pessoas a passarem junto à sua secretária, não conseguirá ser tão produtivo quanto poderia.
3. Problemas de saúde
Várias pessoas podem utilizar a mesma secretária diariamente, o que significa que existe uma maior probabilidade de alguém com uma doença ou enfermidade contaminar a secretária. Ao implementar a partilha de secretárias, terá de gastar mais na sensibilização dos colaboradores para os riscos de saúde e as medidas de segurança, disponibilizar desinfetantes e contratar mais pessoas para limpar as secretárias depois de serem utilizadas.
O que é a reserva de espaços de trabalho?
A reserva de espaços de trabalho é outro tipo de gestão do espaço para escritórios híbridos, em que os colaboradores selecionam os espaços de trabalho antecipadamente e fazem o registo quando chegam.
Normalmente, isto envolve um sistema de reservas ou um software de gestão do espaço de escritório, através do qual os colaboradores podem selecionar uma secretária ou espaço de trabalho específico, tal como fariam ao reservar um quarto de hotel.
Tal como a partilha de secretárias, a reserva de secretárias é uma forma de utilizar o espaço de forma eficiente e pode conduzir a custos imobiliários mais baixos.
Vantagens da reserva de espaços de trabalho
O elemento de planeamento antecipado proporciona algumas vantagens específicas à reserva de espaços de trabalho, em comparação com a partilha de secretárias. Eis algumas:
1. Utilização eficiente do espaço de trabalho
Uma vez que a reserva de espaços de trabalho envolve a atribuição antecipada de secretárias, permite utilizar o espaço de forma mais eficaz. O espaço de trabalho terá uma maior ocupação, porque a reserva de espaços de trabalho elimina a incerteza associada à possível indisponibilidade de secretárias.
2. Mais controlo e comodidade para os colaboradores
A possibilidade de reservar secretárias de acordo com as suas preferências oferece aos colaboradores mais controlo. Por exemplo, se o seu espaço de trabalho tiver grupos de secretárias com uma finalidade específica, a reserva de espaços de trabalho pode permitir aos colaboradores reservar secretárias mais próximas dos colaboradores de um determinado departamento, para facilitar a colaboração.
A reserva de espaços de trabalho também oferece mais controlo sobre o espaço de trabalho sem atribuir essa função a qualquer gestor. A maioria das empresas utiliza software de reserva de secretárias para automatizar a gestão do local de trabalho. Há pouca necessidade de um gestor supervisionar a atribuição de espaços quando existe um sistema de reserva de espaços de escritório.
3. Apoia os trabalhadores remotos
Os trabalhadores remotos podem não gostar da ideia de não terem uma secretária onde colocar o portátil quando visitam o escritório. A reserva de espaços pode dar-lhes a certeza de que terão uma secretária, incentivando-os a visitar o escritório com mais frequência.
4. Melhora a satisfação dos trabalhadores
Um modelo de trabalho híbrido proporciona um equilíbrio entre trabalhar no seu próprio espaço e estabelecer ligações no escritório, melhorando consequentemente a satisfação dos trabalhadores.
Estabelecer ligações no local de trabalho não é muito conveniente com o sistema de secretárias rotativas, uma vez que este pode ser um pouco desorganizado. Nunca se sabe quem ocupará a secretária adjacente. A reserva de espaços permite aos trabalhadores escolher secretárias mais próximas dos colegas com quem querem criar uma ligação mais forte.
Desvantagens da reserva de espaços
Embora a reserva de espaços tenha as suas vantagens, há sempre determinados inconvenientes a ter em conta. Estas desvantagens devem ser ponderadas:
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1. Mais trabalho de configuração
A reserva de espaços exige um pouco mais de planeamento do espaço de escritório. Terá de criar uma planta virtual do seu espaço de trabalho e carregá-la para o seu software de reserva de espaços. Isto é o mínimo necessário para implementar a reserva de espaços. Não é muito, mas continua a exigir mais trabalho do que um sistema de secretárias rotativas.
2. Questões de segurança
Se lida com informações confidenciais, partilhar secretárias pode ser arriscado. Outras pessoas poderão ver o seu ecrã ou até aceder a documentos se os deixar sem supervisão.
Pode proteger as informações confidenciais exigindo que os trabalhadores, especialmente os que lidam com informações confidenciais, limpem a secretária antes de sair e não deixem documentos sem supervisão.
No entanto, implementar esta solução exige recursos e pode ser impraticável em alguns casos.
3. Não é adequada para emergências
Quando as secretárias estão reservadas por períodos mais longos, poderá não conseguir organizar um espaço de trabalho para uma reunião de emergência. Por exemplo, se precisar de organizar uma área de trabalho para um parceiro de negócios que se encontra inesperadamente na cidade, a falta de lugares disponíveis pode tornar-se um problema complexo de resolver.
Reserva de espaços e secretárias rotativas: qual é o veredicto?
No final de contas, a escolha entre a reserva de espaços e as secretárias rotativas dependerá do contexto da sua empresa. Muitas organizações também optarão por algum tipo de combinação.
Por exemplo, poderá ter um sistema de secretárias rotativas para secretárias em ambientes abertos, mas utilizar a reserva de espaços para salas de conferências, escritórios privados ou espaços de coworking.
Existem muitos tipos diferentes de espaços de trabalho híbridos e inúmeras abordagens à gestão do espaço de escritório.
Considere se os seus trabalhadores beneficiariam da possibilidade de selecionar espaços de trabalho antecipadamente através de um sistema de reserva de secretárias.
Pense na estrutura que aumentaria a presença no escritório, se isso for importante para si, ou simplesmente em como proporcionar a melhor experiência de trabalho híbrido. Lembre-se de que uma boa prática de trabalho híbrido consiste em recolher o feedback dos trabalhadores, por isso, aproveite esta oportunidade!
Por último, dependendo do seu setor de atividade, criar um ambiente de trabalho ágil com vários tipos de espaços de trabalho para diferentes necessidades poderá oferecer ainda mais vantagens.
