Para automatizar as tarefas de gestão do desempenho, concentre-se em simplificar os passos repetitivos — como acompanhar objetivos, recolher feedback e agendar avaliações — utilizando tecnologia. Neste artigo, encontrará quais as partes da gestão do desempenho mais fáceis de automatizar, por que motivo a automatização é importante e uma lista de verificação prática para poder aliviar com confiança a carga de trabalho dos seus recursos humanos e reduzir o esgotamento.
Vantagens dos sistemas automatizados de gestão do desempenho
A automatização, incluindo a utilização crescente de IA na gestão do desempenho, oferece várias vantagens aos profissionais de recursos humanos, como a melhoria dos fluxos de trabalho, a redução das exigências de gestão do tempo e a simplificação dos processos.
Eis 4 vantagens principais de automatizar tarefas no seu programa de gestão do desempenho.
Maior eficiência e precisão
Tarefas como a introdução de dados ou a criação de relatórios podem consumir muito tempo e estar sujeitas a erros dos colaboradores. Ao automatizá-las, os profissionais de recursos humanos podem eliminar a carga administrativa associada a estas tarefas, reduzir os erros e ganhar tempo para se concentrarem em trabalho mais estratégico.
Consistência e normalização
Para automatizar as tarefas tradicionais de gestão do desempenho, a tecnologia de automatização exige que os processos sigam regras e critérios consistentes.
Integrar este princípio no processo de gestão do desempenho pode reduzir o risco de enviesamento ou discriminação, garantindo a implementação de uma abordagem mais justa e equitativa às avaliações do desempenho dos colaboradores.
As soluções de avaliação de colaboradores apoiam o feedback contínuo, tornando a gestão do desempenho num processo permanente.
Feedback em tempo real
A automatização pode desencadear feedback quase instantâneo para colaboradores e gestores em tempo real, permitindo-lhes acompanhar continuamente o progresso em relação aos objetivos.
Isto ajudará os colaboradores a identificar quando perderam de vista os seus objetivos ou prioridades e ajudará os gestores a comunicar atempadamente o que deve ser feito para corrigir a situação.
Para garantir uma execução integrada, a automatização das tarefas de gestão do desempenho requer ferramentas HRMS com funcionalidades essenciais robustas. Entre as principais funcionalidades para automatizar o feedback incluem-se o acompanhamento de objetivos em tempo real, os lembretes de feedback e os painéis de análise do desempenho.
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Maior envolvimento dos colaboradores
As tarefas automatizadas de gestão do desempenho permitem integrar funcionalidades como o acompanhamento de objetivos e planos de aprendizagem e desenvolvimento para os colaboradores. Isto permite que os colaboradores criem a sua própria estratégia de desenvolvimento, impulsionando assim a motivação e o envolvimento para um novo nível.
“Os objetivos anuais não funcionam na nossa era atual”, afirmou Liz Lockhart Lance, Chefe de Gabinete da Performica. “Os objetivos trimestrais são mais adequados, mas devem estar centrados nos resultados e ligados ao que é mais importante ao mais alto nível. Se as pessoas conseguirem relacionar o seu trabalho com os resultados pretendidos pela organização a um nível elevado, poderão ver de que forma os seus esforços contribuem e encontrar significado no seu trabalho.”
O que automatizar
Com a razão pela qual pretende automatizar claramente definida, pode agora iniciar o processo de definição de objetivos, determinar quais os processos e tarefas que irá automatizar e ponderar quais as ferramentas de gestão do desempenho a escolher.
Eis quatro aspetos da gestão do desempenho particularmente adequados à automatização.
Avaliações do desempenho
Automatizar o agendamento, a distribuição e a recolha dos materiais envolvidos no processo de avaliação do desempenho pode poupar tempo e simplificar bastante a organização desses materiais.
Pode também ajudá-lo a aperfeiçoar o seu ciclo de avaliação para manter os objetivos de gestão de talentos.
Recurso: Como realizar uma avaliação do desempenho melhor
Definição e acompanhamento de objetivos
Um sistema automatizado para a criação e acompanhamento de objetivos SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporalmente definidos) ajudará os gestores e os colaboradores a manterem-se alinhados com os objetivos da empresa. Mas SMART é apenas um dos modelos de definição de objetivos.
Outros incluem o modelo OKR (objetivos e resultados-chave) ou o Modelo de Objetivos em Cascata. Será importante determinar qual funciona melhor para a sua organização e como poderá automatizar os processos associados.
Orientação e feedback
A implementação de uma cultura de feedback contínuo pode ser apoiada por mecanismos automatizados que fornecem contributos regulares aos colaboradores, ajudando-os a manterem-se no caminho certo, a melhorar o desempenho, a reconhecer marcos importantes e a crescer profissionalmente.
Mas o feedback funciona nos dois sentidos. Também será importante criar um mecanismo que incentive os colaboradores a fornecer-lhe feedback quando as coisas não estão a funcionar.
“Uma abordagem prática à mudança implica acionar duas alavancas ao mesmo tempo”, afirmou Lauren Scholtz, Gestora de Aprendizagem e Desenvolvimento na intelliHR. “Se estivéssemos a falar de um barco, seria como eliminar as âncoras e içar as velas; precisamos de ambas as coisas para conseguir avançar rapidamente. Criar uma cultura de feedback contínuo é um excelente exemplo disto na prática. Estas são as âncoras que fazem parecer que as coisas estão a arrastar-se. Poderá haver grandes problemas, como um colaborador sentir que não tem tudo aquilo de que precisa para desempenhar a sua função ou que o processo anual de avaliação de desempenho é demorado e pouco útil. Abrir um canal para que as pessoas partilhem estas questões consigo pode ajudá-lo a içar essas velas.”
Recurso útil: Principais frases para avaliações de desempenho
Análise de dados
A automatização da análise de dados com ferramentas de gestão de desempenho baseadas em IA ajudará a identificar tendências de desempenho, bem como áreas a melhorar. Pode ajudar a prevenir narrativas falsas, fornecer um contexto mais abrangente sobre a influência do colaborador nos objetivos empresariais mais amplos e apoiar o processo de tomada de decisões para futuros exercícios de definição de objetivos e promoções.
Passos para implementar a automatização da gestão de desempenho
Automatizar a gestão de desempenho tendo em mente a experiência do colaborador exige compreender todos os pontos de contacto e variáveis envolvidos.
Este processo requer uma abordagem passo a passo para garantir que a automatização apoia a experiência do colaborador que pretende proporcionar e contribui para os seus esforços de retenção e envolvimento.
Passo 1: Avaliação
Para compreender de que forma os esforços de gestão de desempenho podem ser melhorados, deve começar por ter uma visão clara do processo atual.
Todos os passos envolvidos devem ser documentados para identificar pontos problemáticos e oportunidades de melhoria da eficiência, bem como para definir o objetivo da automatização.
Como parte deste processo, deverá também criar uma lista de tarefas eficazes de gestão de desempenho, considerar quais podem ser automatizadas e realizar uma análise de custo-benefício da automatização.
Passo 2: Análise e seleção de ferramentas
Compreender quais as ferramentas que podem ajudar a automatizar a gestão de desempenho e realizar uma auditoria à sua infraestrutura atual permitir-lhe-á estabelecer que funcionalidades estão atualmente em falta e se a sua estrutura tecnológica de RH é capaz de suportar a automatização das tarefas que identificou.
Parte deste processo consiste em compreender para que tarefas não precisa de novas ferramentas e com que soluções os seus colaboradores já estão familiarizados. Sunder Nookala, cofundador e CEO da Huminos, aborda esta questão quando fala sobre experiências de pessoas sem atritos.
“A única coisa que podemos fazer na prática para construir um mundo do trabalho melhor é reinventar os processos desde a contratação até à reforma e simplificá-los, para que o trabalho possa ir ao encontro do trabalhador no seu local preferido, em vez de obrigar o trabalhador a percorrer vários sistemas para concluir o seu trabalho”, afirmou Nookala.
“Por exemplo, vejamos os processos de definição de objetivos e avaliação de desempenho: os Sistemas Modernos de Inteligência, como a Huminos, permitem concluir tarefas do dia a dia, como fazer verificações do progresso, agendar conversas individuais, dar ou receber feedback de reconhecimento e desenvolvimento, entre outras, dentro do Slack ou do Microsoft Teams, sem mudar para outra aplicação de software.”
Como ponto de partida, consulte a nossa seleção do Melhor software de gestão de desempenho.
Passo 3: Considerações sobre os dados
O cumprimento dos regulamentos de segurança e privacidade dos dados é apenas a ponta do iceberg no que diz respeito às considerações relativas aos dados associadas à automatização.
Compreender que tipos de dados podem ser recolhidos, que indicadores-chave de desempenho (KPIs) podem suportar e como podem ser utilizados e por quem são fatores que irão determinar de que forma a recolha e análise de dados irão melhorar o processo de gestão do desempenho dos colaboradores.
Também deverá definir, em conjunto com a sua equipa de TI, de que forma a migração de dados dos sistemas existentes para novas soluções tecnológicas irá criar uma transição simples entre os processos que tem atualmente e os novos processos que irá criar.
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Passo 4: Personalização
Os fluxos de trabalho, as hierarquias e as estruturas de reporte de cada organização são diferentes. Quaisquer ferramentas de avaliação e processos que escolha devem ser personalizados para responder às necessidades e aos objetivos da sua organização, integrando-se também no seu HRIS para simplificar a recolha e análise de dados.
Os programas-piloto para testar a viabilidade e eficácia da automatização numa escala mais reduzida podem ajudá-lo a aperfeiçoar ainda mais as ferramentas e os processos e a criar um plano de gestão da mudança que responda às preocupações dos colaboradores sobre o que a automatização poderá significar para o seu trabalho.
Passo 5: Formação
Uma formação abrangente para as equipas de RH e os gestores terá um papel importante na adoção bem-sucedida da automatização.
A incorporação do feedback das partes interessadas envolvidas num programa de formação pode ajudá-lo a aperfeiçoar os processos e a experiência do utilizador das suas soluções tecnológicas antes da implementação em grande escala.
Medir o impacto da automatização da gestão do desempenho
O impacto dos seus esforços de automatização pode manifestar-se em vários domínios, desde o feedback dos colaboradores aos inquéritos de experiência e a uma variedade de métricas que ajudarão a proporcionar uma visão mais clara aos líderes de RH.
Algumas métricas importantes para acompanhar o desempenho incluem:
- Tempo poupado
- Redução de erros
- Satisfação dos colaboradores
- Taxas de precisão e conclusão de cada etapa do processo de gestão do desempenho
- Resultados globais do desempenho.
Estas métricas são importantes quando calcula o retorno do investimento (ROI) da automatização e desenvolve a sua análise custo-benefício ao longo do tempo.
Quer saber mais sobre como melhorar a sua abordagem à gestão do desempenho? Leia o nosso artigo sobre tipos de sistemas de gestão do desempenho e boas práticas para os implementar.
