As vantagens de um HRIS incluem a automatização de tarefas repetitivas de RH, permitindo que os funcionários acedam ao autoatendimento e ajudando a manter a conformidade.
Ao simplificar estes processos, um HRIS poupa-lhe tempo, reduz o trabalho administrativo manual e ajuda toda a organização a funcionar de forma mais eficiente. Neste artigo, mostrar-lhe-ei exatamente como um HRIS pode simplificar o seu fluxo de trabalho de RH e proporcionar um valor significativo à sua equipa e à sua empresa.
O que é um HRIS?
Um HRIS (sistema de informação de recursos humanos) é um tipo de software de RH que armazena dados dos funcionários e da organização e combina inúmeras funcionalidades, como a gestão de salários e benefícios, para ajudar os profissionais de RH de todos os níveis a desempenharem as suas funções de forma mais eficaz.
Em essência, trata-se de utilizar o poder da tecnologia para lubrificar as engrenagens da máquina organizacional e criar uma força de trabalho mais feliz e produtiva.
11 vantagens de um HRIS
Desde a organização das informações dos funcionários até à automatização de tarefas administrativas e à obtenção de conhecimentos através dos dados de RH, a plataforma HRIS certa pode transformar a sua organização.
Vantagens para os departamentos de RH
Muitas das vantagens do software HRIS serão sentidas no departamento de RH, libertando tempo e recursos para trabalhar na parte mais gratificante da função: desenvolver talentos.
Eficiência e poupança de tempo
Um HRIS reduz o trabalho administrativo repetitivo ao automatizar tarefas como a atualização dos registos dos funcionários, o processamento de salários e a gestão de licenças.
Por exemplo, os funcionários podem enviar pedidos de ausência através de um portal de autoatendimento, onde os gestores analisam as aprovações e os profissionais de RH acompanham os saldos de licenças sem terem de gerir e-mails ou folhas de cálculo. Alguns sistemas também utilizam chatbots de RH para responder a perguntas de rotina.
Isto permite que os profissionais de RH se concentrem no recrutamento, no desenvolvimento dos funcionários e noutras prioridades estratégicas.
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Melhoria da conformidade
Uma função essencial de um HRIS é ajudar a garantir a conformidade com as leis e os regulamentos laborais, fornecendo informações atualizadas e lembretes automatizados sobre os principais prazos e requisitos de conformidade.
Relatórios e análise de dados
Um sistema de relatórios e análise de dados de RH permite às equipas de RH gerar relatórios sobre várias métricas de RH, como o número de funcionários, as taxas de rotatividade e os dados demográficos, apoiando a tomada de decisões baseada em dados.
Melhoria da comunicação
Melhora a comunicação dentro da organização ao disponibilizar uma plataforma para anúncios destinados a toda a empresa, atualizações de políticas e outras informações importantes.
Vantagens para os funcionários
Um HRIS também pode facilitar a vida dos seus funcionários e fazer com que se sintam mais envolvidos e ligados à organização.
Integração mais simples
Um processo de integração simples ajuda a definir o tom para os novos funcionários e contribui para o sucesso e a retenção dos funcionários.
Enquanto função de um HRIS, pode ser uma extensão do sistema de acompanhamento de candidatos que ajudou a contratar o candidato.
Os novos funcionários podem iniciar sessão no portal de autoatendimento dos funcionários, tratar de quaisquer questões administrativas, começar a formação e conhecer melhor a função e a sua nova equipa.
Maior autonomia
Com um portal de autoatendimento, os trabalhadores terão a possibilidade de aceder e gerir as suas informações pessoais, os horários de trabalho, os pedidos de férias, os benefícios e as regalias.
Há menos hipóteses de erros administrativos afetarem o salário ou as folgas, e os funcionários também podem tirar partido dos lembretes automatizados.
Maior envolvimento dos funcionários
Um HRIS aumenta o envolvimento dos funcionários ao simplificar a comunicação, recolher feedback e personalizar as oportunidades de desenvolvimento.
Estas funcionalidades incluem reconhecimento em tempo real, inquéritos de satisfação e acesso por autoatendimento a benefícios e recursos de desenvolvimento de carreira.
Ao fornecer conhecimentos baseados em dados, os profissionais de RH podem abordar proativamente as preocupações, melhorar a cultura do local de trabalho e aumentar a satisfação geral dos funcionários.
Benefícios para a organização
Naturalmente, o beneficiário final do HRIS é a organização como um todo (como deve ser).
Poupança de custos
Ao simplificar processos, reduzir o trabalho manual e minimizar erros, um HRIS ajuda a diminuir os custos administrativos e aumenta a produtividade geral.
Um HRIS também é mais económico do que outros tipos de sistemas de gestão de RH, incluindo os sistemas HCM e HRMS, mas também é o mais básico (se pensa que pode precisar de um sistema com funcionalidades mais avançadas, leia a nossa comparação entre sistemas HRIS, HRMS e HCM para obter dicas sobre como fazer a escolha certa).
Melhores decisões de gestão de talento
O HRIS melhora as decisões de gestão de talento ao fornecer informações em tempo real sobre o desempenho, as competências e as tendências de envolvimento dos colaboradores.
Com dados centralizados, os RH podem identificar colaboradores com elevado potencial, acompanhar as necessidades de desenvolvimento e otimizar o planeamento da força de trabalho.
Além disso, a análise preditiva também ajuda no planeamento da sucessão e nas estratégias de retenção, garantindo um melhor alinhamento entre o talento e os objetivos da empresa.
Dados centralizados dos colaboradores e maior precisão
Um HRIS reúne os registos dos colaboradores, os detalhes das funções, a remuneração e as informações sobre ausências num único sistema centralizado, reduzindo os registos duplicados e as folhas de cálculo dispersas.
Ao manter registos consistentes e atualizados, as equipas de RH podem minimizar os erros administrativos, aceder a informações fiáveis e tomar decisões mais fundamentadas.
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Maior segurança dos dados
Um HRIS melhora a segurança dos dados ao centralizar informações sensíveis dos colaboradores num sistema seguro e com controlo de acesso, que utiliza protocolos de encriptação e autenticação.
O acesso baseado em funções garante que apenas o pessoal autorizado pode visualizar ou editar dados específicos, reduzindo o risco de violações de segurança.
Além disso, os registos de auditoria e as funcionalidades de conformidade ajudam a acompanhar alterações, detetar anomalias e cumprir os requisitos legais de proteção de dados.
Author's Tip
As empresas que procuram maximizar os benefícios do HRIS devem considerar contratar profissionais que tenham concluído programas de certificação de HRIS de referência.
Funcionalidades de um sistema de informação de recursos humanos
Os sistemas HRIS apresentam diferentes formatos e dimensões para se adequarem a todas as organizações. Eis algumas das principais funcionalidades de HRIS a procurar:
- Gestão da base de dados dos colaboradores: Repositório centralizado para armazenar todas as informações relacionadas com os colaboradores, incluindo dados pessoais, informações sobre o vínculo laboral e o cargo, e informações sobre remuneração e processamento salarial.
- Registo do tempo e da assiduidade: Ferramentas para registar as horas de trabalho, a assiduidade, os pedidos de ausência e as faltas dos colaboradores, frequentemente integradas com relógios de ponto ou sistemas biométricos.
- Gestão do processamento salarial: Processamento salarial automatizado, incluindo o cálculo de salários, as deduções fiscais, as deduções relativas a benefícios e a gestão de depósitos diretos.
- Gestão de benefícios: Gestão de programas de benefícios dos colaboradores, como seguros de saúde, planos de reforma e outras regalias, incluindo a adesão, o acompanhamento e a elaboração de relatórios.
- Recrutamento e acompanhamento de candidatos: Funcionalidades do software de recrutamento que o ajudarão a gerir a publicação de ofertas de emprego, a analisar candidaturas, a acompanhar os candidatos ao longo do processo de contratação e a integrar novos colaboradores.
- Gestão do desempenho: Ferramentas para definir objetivos de desempenho, realizar análises de desempenho, fornecer feedback e acompanhar os indicadores de desempenho dos colaboradores.
- Gestão da conformidade: Garante a conformidade com as leis e os regulamentos laborais, incluindo alertas automatizados para prazos futuros e requisitos de comunicação de informações.
- Portal de autosserviço para colaboradores: Permite aos colaboradores aceder e atualizar os seus dados pessoais, consultar recibos de vencimento, pedir ausências e gerir benefícios através de uma interface de autosserviço.
- Formação e desenvolvimento: Ferramentas para gerir programas de formação dos colaboradores, acompanhar o progresso, agendar cursos e manter registos de certificações e desenvolvimento de competências.
Author's Tip
É importante salientar que, embora os fornecedores afirmem que as suas soluções conseguem fazer tudo, é provável que apenas façam bem algumas coisas. Por isso, geralmente é boa ideia combinar diferentes soluções ao criar a sua pilha tecnológica de RH.
Como começar a utilizar um HRIS
Agora, pode estar a pensar que um HRIS poderá ser bastante útil ou a considerar de que forma o seu sistema atual pode ser atualizado.
Com tantas opções disponíveis, é importante encontrar o melhor software HRIS para as necessidades da sua empresa.
Ao escolher um HRIS, os profissionais de RH devem analisar a facilidade de utilização, as funções essenciais incluídas, o grau de personalização do serviço, a possibilidade de a solução se integrar com sistemas antigos, a escalabilidade e, naturalmente, a relação qualidade-preço. Um bom ponto de partida é o nosso guia dos melhores sistemas HRIS.
Recomendação principal: Se os seus requisitos forem complexos ou ainda estiverem a ser definidos, poderá considerar criar um RFP para um HRIS, para o ajudar a definir os requisitos e a obter propostas melhores dos fornecedores.