O software de conformidade é uma solução digital que ajuda a gerir, acompanhar e fazer cumprir as políticas da empresa para cumprir os regulamentos do setor e manter o seu negócio do lado certo da lei.
Ao automatizar as tarefas de conformidade, este software reduz os riscos, melhora o ambiente de trabalho e protege a sua reputação. Vou explicar-lhe como funciona o software de conformidade e como torna mais fácil e eficiente para organizações de qualquer dimensão manterem-se em conformidade.
O que é o software de conformidade?
A conformidade é o ato de cumprir um conjunto de regras e regulamentos.
As organizações de todos os setores estão a enfrentar uma maior carga de conformidade, tanto a nível nacional como internacional. Isto exige que as empresas tenham um programa de conformidade sólido que tenha em conta todos os requisitos de conformidade, e é aqui que o software de conformidade se revela útil.
O software de conformidade é um sistema digital que centraliza e simplifica o cumprimento das normas legais e profissionais aplicáveis ao setor de uma empresa. Este sistema é normalmente composto por ferramentas de formação dos colaboradores, software de comunicação de incidentes (incluindo uma linha de denúncias anónimas) e recolha de dados para que os gestores possam acompanhar o progresso e a eficácia das suas políticas de conformidade.
Com o software de conformidade, a direção pode garantir que todos os colaboradores cumprem todas as normas e regulamentações profissionais. Ao acompanhar a formação dos colaboradores e permitir a comunicação rápida de incidentes, uma organização pode avaliar a eficácia da sua conformidade – e utilizar um único software centralizado é a forma mais fácil de acompanhar estes dados essenciais.
Principais componentes do software de gestão da conformidade
A conformidade da empresa é especialmente importante, mas, como qualquer responsável pela conformidade lhe dirá, também é extremamente complexa.
Há muitos elementos a considerar, desde a integração de novos colaboradores até ao acompanhamento e ajuste das políticas para cumprir novos requisitos do setor. Um sistema de gestão da conformidade reúne tudo o que uma organização precisa num único espaço intuitivo, facilitando o acompanhamento da conformidade.
As funcionalidades comuns do software de conformidade incluem:
- Módulos de formação: Vídeos curtos, guiões de formação e outras ferramentas para apoiar a formação dos colaboradores.
- Gestão de tarefas: Fluxos de trabalho simplificados para garantir que todos os colaboradores cumprem os regulamentos do setor nas suas atividades diárias.
- Funcionalidades de comunicação: Sistemas que permitem aos colaboradores comunicar anonimamente ocorrências de irregularidades, incumprimento ou outras condutas indevidas.
- Gestão de incidentes: Um fluxo de trabalho que garante que todos os incidentes comunicados são investigados de forma exaustiva e que os responsáveis pela conformidade tomam as medidas adequadas para resolver cada problema.
- Notificações e alertas: O software alerta os colaboradores e a direção quando a organização não está totalmente em conformidade (por exemplo, quando alguém comunica um incidente ou quando um colaborador não terminou a formação, etc.)
- Visão geral dos dados: Relatórios regulares de dados para demonstrar em que áreas a organização está a cumprir os requisitos de conformidade e em que áreas pode melhorar.
- Gestão de riscos: Determine o seu nível de risco e resolva falhas na sua segurança através da gestão de riscos, para minimizar o risco de incumprimento.
- Gestão de auditorias: Agende e acompanhe auditorias para garantir que conclui sempre as auditorias do sistema conforme prescrito pelos regulamentos.
- Integração com terceiros: Integre a ferramenta de gestão da conformidade com o seu HRMS, CRM e outras ferramentas ou aplicações, para minimizar as tarefas manuais e se concentrar em aspetos estratégicos como a gestão de políticas, a correção ou a gestão da mudança.
É essencial explorar várias opções de software de conformidade de RH para encontrar aquela que melhor se adapta às necessidades da sua organização.
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Benefícios do software de conformidade para os recursos humanos
O departamento de recursos humanos da sua empresa é, sem dúvida, uma equipa ocupada; a conformidade é complexa e pode ser fácil não detetar alterações regulamentares.
Graças à automatização, o software trata da conformidade nos bastidores, alertando os RH apenas quando há um problema a comunicar ou dados a analisar.
Por exemplo, a imagem acima mostra os dados relativos às comunicações de incidentes numa organização. É possível ver que os dados indicam a gravidade de um incidente, o local onde ocorreu e se a denúncia foi anónima.
Os RH podem utilizar estes dados para determinar quais os elementos de conformidade que os seus colaboradores precisam de rever, quais as regiões que enfrentam mais dificuldades com condutas impróprias e de que outras formas a sua organização pode tornar-se mais ética e cumprir melhor as normas.
A sua empresa pode manter-se a par das políticas e procedimentos de conformidade sem sobrecarregar os seus colaboradores!
Ajuda a realizar formação sobre conformidade
A formação é a primeira linha de defesa contra o incumprimento. Quando os seus colaboradores recebem uma formação completa e eficaz, têm mais probabilidades de se lembrarem das normas e dos regulamentos esperados no seu setor. No entanto, conseguir que os seus colaboradores retenham esta informação pode ser uma verdadeira dificuldade — e é aqui que entra o software de gestão da conformidade.
O software de gestão da conformidade inclui vários recursos para envolver os seus colaboradores e proporcionar uma experiência de formação mais agradável e memorável. Por exemplo, o nosso software está equipado com vídeos curtos, jogos para utilizar durante a formação e outros métodos únicos para fazer com que a sua formação realmente “pegue”. Estes recursos também podem ser personalizados para responder às necessidades específicas de formação da sua organização.
Além disso, a maioria das soluções de software de gestão da conformidade permite-lhe acompanhar o progresso dos seus colaboradores ao longo do processo de formação. Os RH receberão relatórios de dados sobre a evolução de cada colaborador, bem como um relatório quando este tiver concluído a formação sobre conformidade.
Com este software, um gestor pode pedir aos colaboradores que concluam a formação autonomamente (vendo vídeos ou respondendo a questionários), libertando tempo do gestor e dando ao colaborador a oportunidade de trabalhar ao seu próprio ritmo.
Ajuda a monitorizar condutas impróprias
Este pode ser o elemento mais importante do software de gestão da conformidade. Uma empresa não pode ter uma cultura ética ou de conformidade se não existir um sistema para denunciar condutas impróprias. Os colaboradores precisam de uma forma segura e simples de denunciar situações de incumprimento, e o software de gestão da conformidade está preparado precisamente para disponibilizar essa possibilidade.
Como pode ver na imagem acima, os colaboradores podem denunciar situações de incumprimento ou problemas e questões preocupantes através de formulários online anónimos incluídos no software de denúncia. Isto permite que os seus colaboradores se manifestem quando testemunham uma conduta imprópria, sem o risco de sofrerem represálias injustas por parte de colegas ou gestores.
Além disso, muitos programas de software de gestão da conformidade permitem que os RH configurem uma cadeia de comunicação, como na imagem abaixo. Este fluxo de trabalho irá alertar automaticamente determinadas pessoas ao longo da investigação de um colaborador, garantindo que todos cumprem o seu dever de diligência e que a organização aborda adequadamente a conduta imprópria.
Tomada de decisões simplificada
O software de gestão da conformidade reúne as informações de conformidade de que necessita num único painel de controlo. A gestão pode verificar todos os requisitos relacionados com a conformidade e monitorizar problemas de conformidade sem ter de procurar mais profundamente para encontrar a informação. A disponibilidade de dados em tempo real simplifica a tomada de decisões e garante a conformidade regulamentar.
Reduz o risco de incumprimento
Alguns setores são fortemente regulamentados. Por exemplo, as empresas do setor da saúde têm de cumprir os regulamentos HIPAA e manter-se a par das alterações regulamentares para evitar sanções.
Do mesmo modo, existem outros regulamentos, específicos de determinados setores ou não, que as empresas têm de cumprir, como as normas ISO, da OSHA ou a Sarbanes-Oxley.
Garantir a conformidade pode ser um desafio para as empresas que operam num ambiente altamente regulamentado. O software de gestão da conformidade garante que cumpre as normas e os requisitos legais relevantes, reduzindo assim o risco de incumprimento.
Liberta recursos
A conformidade exige muitos recursos. As avaliações periódicas de riscos e a monitorização contínua da conformidade são dispendiosas, mas necessárias. Não pode negligenciá-las, mas pode automatizá-las com software. Automatizar os seus processos de conformidade com o software adequado poupará horas de trabalho e melhorará a utilização dos seus recursos.
Reforça a credibilidade
Investir em segurança e conformidade confere-lhe credibilidade. Os clientes preferem fornecedores que consideram dignos de confiança. Oferecer segurança de dados de excelência faz com que pareça credível e aumenta a probabilidade de ser escolhido pelos clientes em detrimento de outros fornecedores que estão atrasados.
Conformidade com a FLSA
O Departamento do Trabalho dos EUA (DoL) publicou um Boletim de Assistência no Terreno (FAB No.2020-5) em 24 de agosto de 2020, para fornecer orientações aos empregadores sobre como permanecer em conformidade com a Lei de Normas Laborais Justas (FLSA) num regime de trabalho remoto.
De acordo com a FLSA, os empregadores devem remunerar os funcionários não só pelas horas programadas, mas também pelas horas extraordinárias. A FLSA também permite que os empregadores garantam que não são realizadas tarefas indesejadas, como tarefas pessoais, durante as horas que são remuneradas.
O incumprimento da FLSA implica multas avultadas. A equipa de RH deve seguir as orientações específicas definidas pela FLSA. Os erros podem ser dispendiosos, ainda mais do que o custo de uma solução de conformidade, que pode garantir que está sempre em conformidade com a FLSA.
Uma cultura empresarial ética e em conformidade pode também envolver uma auditoria de equidade salarial, o que significa utilizar soluções de equidade salarial para avaliar dados de remuneração, identificar disparidades e promover práticas salariais justas e transparentes.
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Conformidade com o I-9
As empresas são obrigadas a garantir que os novos funcionários preenchem o formulário I-9 no primeiro dia de trabalho ou antes dessa data. Se não estiver em conformidade e o Serviço de Imigração e Controlo Aduaneiro (ICE) lhe bater à porta, poderá acabar por ter problemas.
As equipas de RH e os empregadores que não estejam em conformidade farão com que a empresa tenha de pagar uma sanção civil determinada com base em fatores como a dimensão da empresa, a gravidade e o historial, entre outros.
Uma ferramenta de conformidade pode notificá-lo sobre o preenchimento dos formulários I-9, a sua conservação e o acompanhamento das suas atividades relacionadas com o I-9, para que esteja sempre informado. Uma solução de conformidade baseada em SaaS também poderá disponibilizar integrações que o ajudem a converter formulários em papel em documentos digitais para os armazenar.
A sua solução poderá também disponibilizar uma integração com o E-Verify, permitindo-lhe garantir rapidamente que os seus funcionários estão autorizados a trabalhar nos EUA.
Escolha software de conformidade, escolha um local de trabalho seguro
Como pode ver, o software de conformidade pode tornar muito mais fácil a tarefa monumental e importante de gerir a conformidade.
Com um único sistema de software, pode ajudar a sua organização a tornar-se um local mais ético – e todas as pessoas no seu local de trabalho agradecer-lhe-ão.
Está convencido? Consulte a seleção da People Managing People das melhores soluções de software de conformidade de RH atualmente disponíveis no mercado. Ou, se quiser subcontratar totalmente as suas tarefas de gestão da conformidade, uma empresa de conformidade de RH poderá ser uma opção mais adequada.
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