A conformidade de RH é uma componente importante do trabalho de todos os profissionais de recursos humanos, mas não tem de consumir todas as horas de trabalho.
Neste artigo, vou falar sobre o que é a conformidade de RH e por que motivo deve preocupar-se com ela, sobre alguns problemas comuns de conformidade que podem surgir e sobre estratégias para ajudar a manter tudo sob controlo.
O que é a conformidade de RH e por que motivo é importante?
A conformidade de RH refere-se ao cumprimento, por parte de uma organização, das leis, regulamentos, políticas e procedimentos que regem as práticas de emprego, o local de trabalho físico e o tratamento dos colaboradores.
Esta abrange várias áreas, incluindo as práticas de recrutamento, a classificação dos colaboradores, a remuneração e os benefícios, a segurança no local de trabalho, as políticas contra a discriminação e o assédio, a gestão dos registos dos colaboradores e as relações laborais.
A conformidade de RH é importante por vários motivos, sendo o mais óbvio o cumprimento da lei, mas não é o único. Vejamos algumas outras implicações.
Mitigação de riscos
A conformidade reduz o risco de litígios relacionados com o emprego, como reclamações de discriminação, violações das leis salariais e do horário de trabalho ou processos por despedimento ilícito, ajudando a proteger a organização de potenciais responsabilidades e disputas legais.
O cumprimento da legislação laboral nacional e das leis e regulamentos internacionais de emprego ajuda as organizações a evitar sanções legais, multas e processos judiciais. O incumprimento pode resultar em dispendiosos litígios, danos à reputação e consequências financeiras negativas.
Por exemplo, recentemente, um tribunal federal ordenou à East Penn Manufacturing Co que pagasse 22,25 milhões de dólares por violações das leis salariais e do horário de trabalho, um dos maiores veredictos de um júri alguma vez registados ao abrigo da Lei de Normas Laborais Justas (FLSA).
Bem-estar dos colaboradores
A conformidade garante que os colaboradores são tratados de forma justa e equitativa, promovendo um ambiente de trabalho positivo e reforçando a retenção. Inclui a manutenção de práticas não discriminatórias, a disponibilização de condições de trabalho seguras e o respeito pelos direitos laborais.
Reputação e confiança
As organizações que dão prioridade à conformidade de RH demonstram o seu compromisso com práticas empresariais éticas e responsáveis. Isto melhora a sua reputação junto dos colaboradores, clientes, investidores e do público. Pode atrair e reter os melhores talentos e conduzir a um melhor desempenho e a uma maior competitividade.
Problemas comuns de conformidade
A conformidade de RH abrange todos os aspetos do emprego, desde os anúncios de emprego até aos despedimentos. As leis laborais são complexas e podem variar entre leis e regulamentos federais e locais. De seguida, iremos abordar problemas comuns de conformidade que os profissionais de RH podem encontrar.
Discriminação no local de trabalho
A incapacidade de prevenir ou resolver o assédio ou a discriminação no local de trabalho, com base em características protegidas, constitui um problema grave de conformidade de RH e, infelizmente, é também um problema comum.
A Comissão para a Igualdade de Oportunidades de Emprego (EEOC) comunicou que resolveu 140 processos de discriminação em 2021, resultando num benefício monetário de 39,7 milhões de dólares.
Por exemplo, pode utilizar software de equidade salarial para analisar dados de remuneração, identificar disparidades salariais e implementar estruturas salariais equitativas sem preconceitos.
Segurança e privacidade dos dados
Outra preocupação frequente de conformidade para as empresas é a proteção inadequada dos registos dos colaboradores, o tratamento incorreto de dados sensíveis dos colaboradores ou o incumprimento dos regulamentos de privacidade dos dados (que podem variar consoante o estado). Por este motivo, é necessário escolher software de RH com funcionalidades de segurança comprovadas.
Documentação incompleta da elegibilidade para trabalhar
O cumprimento do Form I-9 pode ser complexo e constitui outro problema comum de conformidade com que os profissionais de RH se deparam.
Felizmente, é também um problema para o qual existem orientações claras sobre como manter a conformidade. A USCIS publica um manual para os colaboradores destinado aos empregadores, que explica como verificar a elegibilidade de um novo contratado para trabalhar nos EUA.
Práticas de recrutamento discriminatórias
A discriminação no recrutamento com base em características protegidas, como raça, género, idade ou deficiência, é outra área de conformidade que pode ser complexa de gerir durante o processo de entrevista.
Recentemente, vários estados aprovaram leis de transparência salarial que exigem que os anúncios de emprego apresentem um intervalo salarial para a posição.
Aqui está o excelente guia de Mariya Hristova sobre conformidade no recrutamento.
Classificação incorreta dos trabalhadores
As regras da FLSA e a classificação incorreta dos trabalhadores como prestadores de serviços independentes podem ser aspetos especialmente difíceis da conformidade de RH para as empresas. Para além dos ajustes ao salário mínimo, as regras relativas ao trabalho suplementar podem apresentar os seus próprios desafios.
Direitos a licenças e adaptações para pessoas com deficiência
O incumprimento de direitos a licenças, como os previstos na Lei sobre Licença Familiar e Médica (FMLA) e na Lei dos Americanos com Deficiência (ADA), é um erro fácil de cometer por parte dos empregadores, sobretudo agora que tantos estados e municípios promulgaram os seus próprios direitos a licenças.
Benefícios dos trabalhadores
Benefícios dos trabalhadores, como seguro de saúde, planos de benefícios flexíveis e outras regalias, são excelentes ofertas para os trabalhadores.
No entanto, todos têm as suas próprias regras e regulamentações, como os avisos COBRA e as regras ERISA aplicáveis a determinadas coberturas de saúde.
Saúde e segurança
Os empregadores devem cumprir as leis e regulamentações relevantes em matéria de saúde e segurança. Estas leis abrangem as regras da OSHA e a comunicação de incidentes, entre outras regulamentações específicas de cada setor. Muitas vezes, definem requisitos e normas que as empresas têm de cumprir para garantir a segurança no local de trabalho.
Para as organizações que gerem estes requisitos em grande escala, o software de saúde e segurança pode centralizar a comunicação de incidentes, os registos de formação, as certificações e a documentação regulamentar.
Interferência sindical
Existe uma linha ténue entre a prevenção da sindicalização e a interferência sindical. De acordo com a Lei Nacional das Relações Laborais (NLRA), não pode interferir com os direitos dos trabalhadores de se organizarem e negociarem coletivamente os termos e condições de emprego (saiba mais sobre este tema ao obter uma certificação em relações laborais).
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Melhores práticas para garantir a conformidade
Se se sente assoberbado — e certamente consigo compreender — continue a ler enquanto partilho algumas boas práticas para garantir a conformidade.
O manual do trabalhador
Um manual do trabalhador ajuda a garantir a aplicação consistente das políticas e dos procedimentos em toda a organização. Estabelece um quadro para um tratamento justo e uniforme dos trabalhadores, reduzindo o risco de favoritismo, preconceito e tomada de decisões arbitrária. Pode utilizar software para manuais do trabalhador para ajudar a criar o seu.
Documentação
Documente todos os processos de RH de forma a que sejam facilmente acessíveis e pesquisáveis, utilizando uma ferramenta como o Sharepoint. Cada especialista no assunto pode documentar os seus processos ao longo do tempo e partilhá-los com os membros da equipa.
A normalização de processos de RH, como licenças, adaptações, recrutamento e integração, pode ajudar a reduzir os riscos. Estes processos têm de ser mantidos e atualizados (falaremos mais sobre isso adiante).
Para além de documentar políticas e procedimentos claros, é necessário manter registos precisos, incluindo documentos de RH formais e informais relativos a momentos importantes do percurso de um trabalhador, como contribuições, avaliações de desempenho, medidas disciplinares e violações de políticas.
Um HRIS abrangente pode ajudar neste processo e garantir que os registos dos trabalhadores são armazenados adequadamente, em conformidade com a legislação aplicável.
Formação
Proporcione formação sobre conformidade a todos os trabalhadores e gestores. Todos os trabalhadores devem concluir a formação sobre conformidade durante a integração e, posteriormente, atualizá-la em intervalos regulares, como anualmente ou a cada 2 anos.
Garanta que as equipas de RH e os gestores conhecem bem a legislação relativa a licenças e os requisitos de adaptação, conseguem comunicar com os trabalhadores sobre os seus direitos e benefícios e compreendem o processo da empresa para analisar e aprovar pedidos de adaptação.
Os responsáveis pelo recrutamento precisam frequentemente de ser relembrados dos requisitos de conformidade de RH, como as perguntas adequadas para entrevistas, antes de falarem com os candidatos. Os responsáveis podem também precisar de formação sobre a prevenção de sindicatos, em oposição à interferência sindical, bem como sobre outras questões de conformidade de RH.
Mantenha-se a par dos novos regulamentos
Desde as orientações mais recentes sobre a classificação incorreta de trabalhadores até às novas regras da ADA sobre o trabalho remoto, há sempre novas questões de conformidade a acompanhar.
Mantenha-se informado consultando regularmente os sites das agências governamentais relevantes responsáveis pelos regulamentos laborais e de emprego.
Estes sites disponibilizam frequentemente atualizações sobre novas leis, alterações aos regulamentos e documentos de orientação para o ajudar a compreender e cumprir os requisitos de RH. Um bom exemplo é a questão da Lei WARN e da sua aplicação aos trabalhadores remotos. Esta é uma área em que podem surgir novas orientações a qualquer momento; manter-se atualizado com as informações mais recentes do Departamento do Trabalho dos EUA garantirá que não acaba do lado errado da lei.
Seria maravilhoso se todas estas atualizações estivessem num único local, mas, até lá, o Departamento do Trabalho dispõe de um site de assistência em matéria de conformidade, que contém ligações para recursos e leis relevantes.
Se ainda não o fez, adira a associações e redes profissionais de RH que disponibilizem recursos, atualizações e formação sobre conformidade de RH. Estas organizações oferecem frequentemente boletins informativos, seminários online, conferências e fóruns onde pode aprender sobre as tendências e alterações mais recentes na legislação de RH.
Se a sua empresa recorre a aconselhamento jurídico externo para questões legais, é provável que este disponibilize um serviço que lhe forneça atualizações relevantes. Caso contrário, pode manter-se a par das alterações subscrevendo redes de RH como a SHRM e publicações relevantes do setor.
Audite regularmente as políticas
A auditoria regular das políticas da sua organização é essencial para manter a conformidade. Para além de auditar as políticas, pode também auditar os processos documentados quanto à sua exatidão e efetuar alterações conforme necessário.
O meu departamento de RH tem um calendário de conformidade que destaca datas e tarefas importantes, como os prazos para a entrega de impostos, os períodos de inscrição em benefícios e os requisitos de formação. Este calendário serve como lembrete para concluir as tarefas necessárias atempadamente.
O calendário é uma folha de cálculo do Excel guardada no Sharepoint. Embora não possa partilhar consigo o calendário completo, esta é uma breve amostra das últimas semanas do ano.
Leis e regulamentos que os profissionais de RH devem conhecer
As leis e os regulamentos variam consoante a sua localização, pelo que é importante manter-se a par de quaisquer desenvolvimentos no seu território.
Algumas leis importantes nos EUA são:
- Lei de Normas Laborais Justas (FLSA)
- Lei dos Americanos com Deficiência (ADA)
- Lei de Cuidados de Saúde Acessíveis (ACA)
- Lei de Licença Familiar e Médica (FMLA)
- Lei Nacional das Relações Laborais (NLRA)
- Título VII da Lei dos Direitos Civis
- Lei de Segurança e Saúde no Trabalho (OSHA)
- Lei da Igualdade Salarial (EPA)
Se operar internacionalmente, recorrer a um empregador registado pode eliminar todo o trabalho associado à atualização sobre as leis laborais estrangeiras. Pode também utilizar o guia útil de Alice Ferretti sobre conformidade global de RH.
Diferentes tipos de conformidade de RH
- Conformidade legal: Cumprimento da legislação governamental, como a FLSA e a FMLA.
- Conformidade regulamentar: Regras de organismos reguladores específicos, como a Comissão Federal do Comércio (FDC) ou a Agência de Proteção Ambiental dos EUA (EPA). Por vezes, sobrepõe-se à conformidade legal.
- Conformidade contratual: No contexto dos Recursos Humanos (RH), a conformidade contratual refere-se ao processo de garantir que todos os contratos e acordos de trabalho estão em conformidade com os regulamentos legais e as políticas da empresa.
- Conformidade com a legislação sindical: Algumas organizações têm de lidar com trabalhadores sindicalizados, como os membros do Sindicato dos Atores. Nestes casos, o departamento de RH deve conhecer e cumprir todas as leis federais, estatais e locais relevantes relativas às relações laborais e às atividades sindicais.
A utilização de plataformas de triagem de currículos pode ajudar as organizações a cumprir as normas de conformidade de RH, criando um processo justo e normalizado.
Mantenha uma atitude proativa relativamente à conformidade
A conformidade é um dos pilares fundamentais dos RH. Ao seguir as melhores práticas e manter uma atitude proativa na monitorização do panorama regulamentar, as equipas de RH podem gerir eficazmente as responsabilidades de conformidade, minimizar os riscos e criar um ambiente de trabalho positivo e em conformidade.
Recorrer às capacidades de software de conformidade de RH de última geração e de software de conformidade com a ACA, bem como conhecer os custos associados às ferramentas, pode ser uma decisão estratégica para se manter na vanguarda da conformidade, garantindo que a sua organização está sempre preparada e atualizada relativamente aos mais recentes requisitos de conformidade.
