O software de gestão de tarefas permite-lhe organizar, definir prioridades e acompanhar tarefas individuais para que possa alcançar os seus objetivos ou concluir um projeto. Pense nele como a sua lista digital de tarefas. É perfeito para lidar com grandes projetos, um passo gerível de cada vez. Eis como esta ferramenta mantém o seu trabalho eficiente e sem stress.
Gestão de tarefas vs. gestão de projetos
O seu melhor amigo quer organizar uma festa de noivado e confiou-lhe a organização da festa, tendo em conta a sua experiência em planeamento de festas.
Planear a festa é, essencialmente, um projeto que precisa de concluir. No entanto, terá de concluir um conjunto de tarefas mais pequenas (reservar o local, o serviço de catering, etc.) para concluir o projeto completo (a festa).
A diferença é ténue.
Quando gere um projeto, tem em mente uma data e um objetivo — a visão global. A gestão de projetos tem um âmbito mais abrangente, no qual o gestor precisa de analisar fatores como o controlo de custos, os fluxos de trabalho e os recursos disponíveis.
A gestão de tarefas consiste em gerir um aspeto de um projeto de cada vez. Por exemplo, ao gerir tarefas, terá de analisar o prazo e a prioridade da tarefa, a atribuição e o progresso. É muita coisa para gerir, mas uma ferramenta de gestão de tarefas pode facilitar o seu trabalho.
Benefícios do software de gestão de tarefas
O software de gestão de tarefas permite-lhe monitorizar todos os aspetos da gestão de tarefas a partir de um único painel, mas não se fica por aqui.
Ao criar uma justificação comercial para um novo software, há aspetos que deverá destacar para a consideração da liderança. Eis alguns pontos importantes a salientar relativamente ao software de gestão de tarefas:
- Reduz o risco de perda de informação: Pode haver um número vertiginoso de documentos, palavras-passe e informações que troca com as pessoas responsáveis à medida que concluem as suas tarefas. Uma ferramenta de gestão de tarefas reduz o risco de perda de informação, pois poderá reunir todas as informações num único local.
- Delegação fácil e colaboração melhorada: Não precisa de enviar e-mails aos membros da equipa nem de os chamar ao escritório para delegar tarefas individuais. Quando atribui uma tarefa a um membro utilizando uma ferramenta de gestão de tarefas, este recebe uma notificação da atribuição. Pode então utilizar a secção de comentários para colaborar remotamente nas tarefas da equipa.
- Definição eficaz de prioridades: A capacidade de definir prioridades para as tarefas dos seus colaboradores é um dos benefícios mais relevantes de uma ferramenta de gestão de tarefas. Os membros da sua equipa podem considerar difícil alternar entre tarefas. A definição de prioridades permite-lhes gerir melhor o seu tempo e ter uma ideia mais clara da ordem pela qual as tarefas atribuídas devem ser concluídas.
- Maior concentração: Uma ferramenta de gestão de tarefas elimina a perceção de que é necessário concluir uma tarefa grande dentro de um determinado período de tempo. Isto deve-se ao facto de permitir dividir as tarefas em tarefas mais pequenas e fáceis de assimilar, o que facilita a concentração.
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Funcionalidades do software de gestão de tarefas
As ferramentas de gestão de tarefas incluem um conjunto de funcionalidades que constitui um subconjunto das funcionalidades de softwares de gestão de projetos, como o Trello e o Asana. Estas são as funcionalidades mais comuns do software de gestão de tarefas:
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1. Planeamento e calendarização
O planeamento e a calendarização são as funcionalidades mais básicas de uma ferramenta de gestão de tarefas. O planeamento consiste em dividir todo o fluxo de trabalho em tarefas simples. Depois de ter as tarefas prontas para serem atribuídas, pode definir prazos ou configurá-las como tarefas recorrentes.
Por exemplo, cria uma lista de tarefas com três tarefas: integrar um novo colaborador, preparar a sua secretária e realizar uma avaliação no final da primeira semana para verificar se o novo colaborador se está a adaptar bem. Atribuiu estas tarefas a diferentes membros da equipa. Depois de atribuir as tarefas, acompanha o progresso à medida que os membros continuam a trabalhar nelas.
2. Colaboração
A colaboração pode ser difícil sem um sistema, especialmente num ambiente de trabalho remoto. Os membros da equipa não podem depender de folhas de cálculo para tarefas complexas, pelo menos sem arrancarem os cabelos, porque podem existir várias subtarefas, dependências entre tarefas ou marcos.
Um sistema robusto de gestão de tarefas online simplifica os processos de colaboração da equipa. Os membros da equipa podem trocar informações e receber atualizações sobre tarefas em curso, enquanto os supervisores podem responder a perguntas sobre tarefas individuais e acompanhar o progresso das tarefas através de um sistema de gestão de tarefas.
3. Automatização
A automatização simplifica a gestão de tarefas complexas. Por exemplo, pense em tarefas que exigem a colaboração entre várias equipas de projeto, aprovação por parte de gestores em diferentes fases e o envio de notificações aos membros da equipa várias vezes à medida que a tarefa avança.
Gerir tarefas complexas manualmente é ineficiente, e é por isso que muitos sistemas de gestão de tarefas oferecem soluções automatizadas. A automatização pode libertar uma parte significativa do seu tempo, que de outra forma seria gasto em tarefas rotineiras.
No entanto, não tem de se limitar às soluções automatizadas integradas no seu sistema de gestão de tarefas. Também pode automatizar processos por si próprio através de integrações.
Por exemplo, se quiser lembrar um responsável de que a atribuição de uma tarefa vence dentro de 24 horas, pode utilizar uma integração do Zapier para lembrar o colaborador através da secção de comentários da sua ferramenta de gestão de tarefas ou através de uma mensagem no Slack.
4. Vistas
O software de gestão de tarefas oferece várias vistas colaborativas, consoante as suas preferências. A maioria inclui, pelo menos, uma vista de calendário e quadros Kanban. No entanto, algumas ferramentas oferecem mais opções, como gráficos de Gantt, linhas cronológicas, listas e uma vista em grelha.
Os modelos Kanban são particularmente populares. Fornecem uma estrutura simples e eficaz para cada fase do processo. Pode delegar tarefas em cada fase do projeto e interagir com os responsáveis em tempo real.
5. Registo de tempo
O registo de tempo é uma funcionalidade importante que deve procurar num sistema de gestão de tarefas. Ter dados sobre o tempo gasto em cada tarefa do projeto permite-lhe identificar estrangulamentos e recursos que consomem demasiado tempo.
Também precisará da funcionalidade de registo de tempo se a sua empresa contratar frequentemente com base num valor à hora ou aceitar projetos faturados à hora.
Poderá permitir que os colaboradores ou prestadores de serviços registem diretamente os seus dados de tempo no software de gestão de tarefas. A direção poderá depois consultar periodicamente os dados das folhas de horas para melhorar a gestão de recursos, auditar a folha de pagamentos ou proceder à faturação.
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Como gerir tarefas
A maioria das ferramentas de gestão de tarefas segue um processo comum. Se está a perguntar-se como é esse processo, apresentamo-lo de forma geral abaixo.
1. Criar e atribuir tarefas
Criar e atribuir tarefas é normalmente rápido e fácil. Cria uma tarefa, adiciona os detalhes relevantes para o responsável, define uma data-limite e atribui o cartão.
Por exemplo, quando está a integrar um novo colaborador, terá de atribuir tarefas relacionadas com a documentação, indicar-lhe com quem deve contactar para obter ajuda ou recursos e coordenar-se com a equipa para preparar a secretária. Pode atribuir todas as tarefas a partir da ferramenta de gestão de tarefas.
Algumas ferramentas podem permitir a importação de folhas de cálculo se já tiver tarefas preenchidas num ficheiro Excel. Depois de adicionar as tarefas, pode criar modelos para não ter de criar tarefas de raiz no futuro.
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2. Colaborar
As ferramentas de gestão de tarefas podem oferecer uma interface interativa que facilita a gestão do fluxo de trabalho e a colaboração. Depois de atribuir uma tarefa, o responsável pode colocar perguntas sobre os resultados a entregar ou informar o gestor sobre possíveis atrasos através da secção de comentários.
3. Acompanhar o progresso
A sua equipa pode atualizar o progresso das tarefas através de uma solução de gestão de tarefas.
Imagine o seguinte.
Atribuiu ao membro da sua equipa a tarefa de preparar a sessão de orientação para os novos funcionários, agendada para a próxima semana. Adicionou uma lista de tarefas com três itens — preparar o projetor, pedir a um membro da equipa para organizar as cadeiras e encomendar café e donuts.
Atribuiu tarefas semelhantes, com listas de verificação, a outros 4 membros da equipa. Os membros assinalam as caixas à medida que concluem as tarefas e identificam-no nos comentários quando precisam de ajuda.
Está a correr bem até agora? Agora, pense em fazer a mesma coisa sem uma ferramenta de gestão de tarefas.
Percebe o que quero dizer?
Opte pelo simples e fácil
É fácil deixar-se influenciar por funcionalidades sofisticadas (que provavelmente nunca utilizará) e investir numa ferramenta de gestão de tarefas robusta. No entanto, quando se trata de software de gestão de tarefas, quanto mais simples, melhor.
O seu objetivo é tornar mais fácil, para si e para a sua equipa, o processo de atribuir, colaborar e concluir tarefas. Uma curva de aprendizagem mais acentuada tornará a mudança intimidante para a sua equipa e exigirá que invista mais tempo em familiarizar os novos funcionários com o seu sistema de gestão de tarefas.
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