Como contratar o seu primeiro funcionário: processo em 7 passos

É proprietário de uma pequena empresa e o seu negócio está a crescer. Está cansado de trabalhar 12 horas por dia, sete dias por semana, e decidiu que precisa de ajuda.

Pode ser ajuda com aquelas tarefas administrativas simples, mas demoradas, ou com o aumento das vendas ou o desenvolvimento de produtos. Independentemente de quem seja o seu novo funcionário e do que irá fazer, quer certificar-se de que tratou de todos os aspetos, pôs todos os pontos nos is e todos os traços nos tês.

Se está pronto para contratar o seu primeiro funcionário e não quer cometer erros, este é o guia certo para si.

Porquê contratar um funcionário?

Contratar um novo funcionário é uma responsabilidade e um custo significativos, por isso, porquê fazê-lo?

• Maior produtividade: Com recursos humanos adicionais, os projetos podem ser concluídos de forma mais eficiente e eficaz, aumentando a produtividade geral. Por exemplo, um fundador ocupado pode precisar de contratar um assistente.
• Novas ideias: Os novos funcionários trazem perspetivas diferentes e ideias inovadoras, podendo conduzir a soluções criativas e melhorias nos processos.
• Competências especializadas: As novas contratações com conhecimentos específicos podem colmatar lacunas no conjunto de competências da sua equipa, permitindo à organização assumir novos projetos ou melhorar as operações existentes.
• Menos stress: Partilhar a carga de trabalho pode reduzir os níveis de stress e promover um melhor equilíbrio entre a vida profissional e pessoal.

Responsabilidades de contratar alguém

Naturalmente, empregar alguém é uma tarefa significativa. De repente, passa a ser responsável por:

• Remuneração e pagamento justos: Pagar aos funcionários de forma justa e atempada e cumprir as leis relativas ao salário mínimo, às horas extraordinárias e à retenção e comunicação de impostos.
• Condições de trabalho seguras: Proporcionar um local de trabalho seguro e saudável que cumpra as leis de saúde e segurança no trabalho.
• Adaptações razoáveis: Proporcionar adaptações razoáveis aos funcionários com deficiência, conforme exigido por lei.
• Benefícios: Oferecer benefícios como seguro de saúde, planos de reforma e licença remunerada, conforme aplicável e prometido nos contratos de trabalho.
• Equilíbrio entre a vida profissional e pessoal: Apoiar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal através de horários de trabalho razoáveis, horários flexíveis e políticas de licenças.
• Formação e desenvolvimento profissional: Proporcionar a formação necessária para ajudar os funcionários a desempenharem as suas funções de forma eficaz e segura, bem como oportunidades de crescimento profissional e desenvolvimento da carreira.

A utilização de soluções de recrutamento para pequenas empresas pode tornar a contratação do seu primeiro funcionário numa experiência simples.

Como contratar o seu primeiro funcionário: processo em 7 passos

Os empregadores que contratam pela primeira vez podem beneficiar de conferências de recrutamento, onde aprendem estratégias eficazes para realizar a sua primeira contratação. Mas também preparei aqui um resumo simples para si. Siga este processo de 7 passos para contratar o seu primeiro funcionário com sucesso.

1. Prepare legalmente a empresa

Antes de contratar alguém, precisa de garantir que está legalmente registado como empregador e que dispõe da infraestrutura necessária para pagar às pessoas, entre outras coisas.

Administração, que maravilha!

Felizmente, não é assim tão complicado:

1. Estabeleça a sua entidade empresarial: Primeiro, precisa de estabelecer legalmente a sua empresa. Isto pode envolver o registo como empresário em nome individual, sociedade, LLC ou sociedade anónima. A estrutura que escolher irá afetar os seus impostos, a sua responsabilidade e outros aspetos legais.
2. Obtenha um número de identificação do empregador (EIN): Candidate-se a um EIN junto do Serviço de Receitas Internas (IRS). Trata-se de um número único que identifica a sua empresa para efeitos fiscais e que é necessário para comunicar informações sobre os seus trabalhadores. 
3. Registe-se junto das entidades estatais: Dependendo da sua localização, poderá ter de se registar junto de várias entidades estatais:
   • Departamento do Trabalho do Estado: Para o seguro de desemprego.
   • Autoridade Tributária do Estado: Para tratar da retenção de impostos estatais.
   • Indemnização dos trabalhadores: Registe-se no seguro de acidentes de trabalho, que é obrigatório na maioria dos estados.
4. Configure o processamento salarial e retenha os impostos: Crie um sistema de processamento salarial quinzenal para reter os impostos federais e estatais. Estes incluem o imposto sobre o rendimento, a Segurança Social e o Medicare. Entregue regularmente estas retenções ao IRS e à autoridade tributária do seu estado.
5. Exponha os avisos obrigatórios: Os empregadores devem afixar determinados avisos relativos à legislação laboral no local de trabalho, informando os trabalhadores dos seus direitos ao abrigo da legislação laboral. Estes avisos variam consoante o estado e o tipo de empresa.
6. Cumpra os regulamentos de segurança e saúde no trabalho: Conheça e cumpra os regulamentos da Administração da Segurança e Saúde no Trabalho (OSHA) para garantir um ambiente de trabalho seguro.
7. Cumpra a legislação laboral: Esteja a par das várias leis laborais federais, estatais e locais, incluindo as relativas ao salário mínimo, ao trabalho suplementar, à discriminação no emprego e à licença familiar.
8. Crie um manual do trabalhador: Embora não seja legalmente obrigatório, ter um manual do trabalhador pode ajudar a clarificar as políticas e os procedimentos da sua empresa e garantir uma aplicação consistente das regras.
9. Procure aconselhamento jurídico: Considere consultar um advogado especializado em direito do trabalho para garantir que todos os requisitos legais são cumpridos e para se manter atualizado sobre as alterações legislativas.

2. Redija uma descrição de funções clara

Tem consciência das competências que lhe faltam para desenvolver a sua empresa e conhece o perfil da pessoa que pretende atrair.

Está na hora de redigir uma descrição de funções!

Uma descrição de funções (DF, abreviadamente) é um documento que apresenta os requisitos da função, as competências, as qualificações, as atividades, as responsabilidades e os deveres de uma função específica numa empresa. Pode também incluir informações como o intervalo salarial (na verdade, este é legalmente obrigatório em alguns estados).

O objetivo de uma DF é divulgar a sua função junto de potenciais candidatos e informá-los sobre a função e a sua organização.

Deve conter informação suficiente para despertar o interesse de quem procura emprego e motivá-lo a avançar no processo de contratação.

É também uma oportunidade para dar uma ideia da cultura, da missão e dos valores da sua empresa.

Posto isto, eis como redigir uma.

1. Crie um título de função simples e fácil de compreender
2. Defina as responsabilidades e os resultados esperados
3. Descreva as competências e as características necessárias
4. Destaque por que razão a sua empresa é um excelente local para trabalhar.

Para uma análise mais aprofundada, consulte o excelente artigo de Mariya Hristova sobre como redigir uma descrição de funções.

3. Encontre candidatos

Com a sua descrição de funções pronta, está na hora de promover a sua vaga e talvez também procurar ativamente alguns candidatos. Se o seu orçamento de recrutamento o permitir, utilizar uma combinação destes métodos para criar a sua estratégia de procura de candidatos irá proporcionar-lhe candidatos melhores.

Alguns locais onde pode publicar a sua descrição de funções e procurar candidatos.

• O seu website (utilize este guia para o ajudar a criar uma página de carreiras atrativa).
• Portais de emprego online: Indeed, LinkedIn, Glassdoor, etc. Dedique algum tempo a pesquisar qual é o melhor para o seu setor e função.
• Redes sociais: Instagram, Facebook, TikTok
• Associações profissionais: Muitos grupos e associações profissionais têm os seus próprios portais de emprego ou boletins informativos, onde pode publicar ofertas de emprego direcionadas a profissionais de setores específicos.
• Comunidades online: descubra onde os seus potenciais candidatos passam o tempo e veja se pode publicar aí a sua JD. Se as regras não forem claras, certifique-se de que pede autorização primeiro!
• Agências de recrutamento: Estas podem ser particularmente úteis para funções especializadas ou para tratar do processo de contratação em seu nome. Muitas vezes, têm acesso a um conjunto de candidatos avaliados.
• Serviços de carreiras de faculdades e universidades: Para estágios e posições de nível inicial, estabelecer contacto com faculdades e universidades pode ajudá-lo a aceder a um conjunto de talentos recém-formados.
• Eventos de recrutamento: Existem muitos eventos de recrutamento destinados a diferentes grupos de candidatos. Por exemplo, há feiras de recrutamento para recém-licenciados, empresas em fase inicial, funções específicas na área tecnológica, etc.
• Programas de estágio: Um programa de estágio estrategicamente alinhado ajuda a recrutar talento, traz ideias e perspetivas novas e tem um impacto positivo na sua marca empregadora. 
• Programas de regresso ao trabalho: Uma forma de estágio remunerado concebida especificamente para pessoas que fizeram uma longa pausa na carreira ou que estão subempregadas.

Para obter informações mais aprofundadas, consulte estes artigos úteis sobre marketing de recrutamento e identificação de candidatos.

4. Avaliar candidatos

Agora que recebeu alguns candidatos, é altura de separar o trigo do joio, por assim dizer.

Este processo é em parte uma arte e em parte uma ciência, e recomendo a leitura do artigo da Mariya sobre avaliação de candidatos, mas eis algumas boas práticas gerais e aspetos a que deve estar atento:

• São mencionadas as competências certas?
• São mencionadas as competências certas de formas inesperadas?
• Pode pesquisar se possuem as competências certas?
• O candidato indicou claramente o seu cargo e as suas responsabilidades em cada função?
• Existe um foco nos resultados e na compreensão do impacto do seu trabalho?
• O CV descreve claramente qual foi o seu percurso profissional até ao momento?
• O CV contém as competências e a experiência certas que procura?
• Se o contexto (por exemplo, dimensão da empresa, localização, etc.) for importante para a função, esses requisitos estão contemplados?
• A menos que o torne ilegível, lembre-se de que, por vezes, o seu sistema de acompanhamento de candidatos (ATS) pode alterar a formatação de um CV.

5. Entrevistar candidatos

É provável que, em algum momento da sua carreira, tenha saído de uma entrevista sem saber realmente o que pensar.

Talvez tenha havido uma confusão relativamente à função ou as perguntas feitas tenham sido um pouco estranhas e irrelevantes.

As entrevistas são uma via de dois sentidos. É claro que o candidato tem de causar uma boa impressão, mas também está a avaliá-lo. As entrevistas são fundamentais para proporcionar uma excelente experiência ao candidato!

Como acontece com a maioria das coisas, a preparação é a chave para conduzir uma boa entrevista. Recomendo vivamente a leitura do guia detalhado da Mariya sobre como entrevistar alguém, mas apresentamos aqui um resumo para começar.

Passo 5.1: Definir um objetivo

O primeiro passo consiste em definir um objetivo para as suas entrevistas. O propósito é testar a competência técnica, os comportamentos ou talvez ambos?

Para compreender isto, comece por anotar tudo o que precisa de saber sobre uma pessoa para poder contratá-la com confiança para a posição. Isto deve constituir a base tanto da estrutura como do conteúdo da entrevista.

Em seguida, estabeleça prioridades relativamente às perguntas para as quais mais precisa de obter respostas, para que possa dedicar mais tempo a essas questões e começar a criar os modelos de perguntas.

Depois de definir o objetivo, que orienta a conceção das suas perguntas, pode pensar na estrutura necessária.

A Mariya recomenda estruturar a entrevista como um funil, começando pelas competências indispensáveis nas primeiras fases e avançando para as opcionais nas fases seguintes. 

Passo 5.2: Preparar perguntas

A chave para uma excelente pergunta de entrevista é envolver o candidato numa conversa.

Para conseguir isso, faça perguntas abertas (Quem, Quando, Como, Porquê, Onde) ou peça exemplos. Isto resultará em respostas mais longas, que permitirão obter muito mais valor através dos detalhes aprofundados.

Utilize estas perguntas para compreender a experiência e o processo de tomada de decisão da pessoa. Aprendi imensas coisas ao entrevistar pessoas!

A segunda coisa mais importante: descascar a cebola, ou seja, fazer perguntas de seguimento.

Estas perguntas distinguem os especialistas na sua área e ajudam as pessoas com maior potencial a destacarem-se. Normalmente, se alguém estiver a tentar inventar uma história para fazer parecer que tem experiência, acaba por ser descoberto na segunda ou terceira pergunta de seguimento.

6. Fazer uma oferta

Já realizou muito trabalho árduo a publicar descrições de funções, procurar candidatos, avaliá-los e mantê-los envolvidos ao longo do seu processo de contratação.

O candidato selecionado é uma excelente escolha, por isso gostaria de lhe fazer uma oferta de emprego. São tempos entusiasmantes! Mas como deve abordar a oferta e uma eventual negociação?

Dica — o processo começou muito antes, durante o processo de contratação!

Mais uma vez, recomendo a leitura do artigo da Mariya sobre como fazer uma oferta de emprego para obter uma visão completa, mas apresentamos aqui algumas boas práticas:

Criar empatia

É importante criar empatia e uma relação com o candidato, para que possa compreendê-lo e perceber as suas motivações para uma eventual mudança. 

Embora a remuneração seja sempre um fator importante (as pessoas têm contas para pagar!), é provável que existam outros fatores a influenciar a decisão, por exemplo, o tempo de deslocação, as oportunidades de desenvolvimento e a flexibilidade.

É sua responsabilidade descobrir quais são esses fatores, para verificar se a sua oferta de emprego também corresponde a esses requisitos.

“Vender” a sua organização

“Vender” aparece entre aspas porque isto é bastante diferente de vender tomates no mercado!

Antes de mais, a sua função deve ser fornecer informação.

Agora que já tem uma ideia do que motiva essas pessoas, apresentamos algumas ideias sobre como estabelecer uma ligação entre elas e a sua empresa:

• Fale sobre o potencial da sua empresa, os seus lançamentos mais recentes ou a angariação de fundos, e as suas ambições
• Avalie a oportunidade — não tenha receio de ajudar os candidatos a fazer as contas sobre o potencial do mercado!
• Partilhe o roteiro do produto, o futuro do que está a planear criar e a forma como esta função se enquadrará
• Fale sobre as outras pessoas da equipa e o seu nível de competência
• Fale sobre o desenvolvimento (não necessariamente a progressão na carreira) e sobre aquilo que os candidatos poderão aprender (e o que poderá aprender com eles em troca). Em vez de estruturas de progressão (há demasiada incerteza para isso), talvez possa contar a sua própria história de crescimento na empresa em termos de impacto e responsabilidade.
• Fale sobre a forma como você e a sua equipa vivem os vossos valores todos os dias, por exemplo, uma situação em que você ou alguém da sua equipa utilizou os vossos valores para orientar a tomada de decisões.

Dica: Os serviços de verificação de funcionários ou os serviços de testes de drogas podem ajudar a garantir que quaisquer verificações de antecedentes necessárias sejam concluídas de forma simples e eficiente.

7. Integração

É uma combinação perfeita! O candidato aceitou a sua oferta e ambos estão dispostos a experimentar esta colaboração.

Mas, como sabe, nada está garantido e pretende dar continuidade à excelente experiência que a pessoa teve até agora.

As coisas mais importantes em que se deve concentrar nesta fase são deixar claros os próximos passos e preparar tudo do ponto de vista legal.

Algumas boas práticas:

• Mantenha um contacto regular com a nova pessoa contratada.
• Garanta que o máximo possível da documentação esteja concluído antes do início da função.
• Certifique-se de que fala (e não envia uma mensagem de texto ou um e-mail) com o candidato sobre esta parte do processo. Esperar pelo início de um novo emprego é uma fase estranha, por isso mantenha o contacto com a pessoa.
• Automatize o máximo possível desta parte do processo, dentro do que os seus sistemas permitem (qualquer processo automatizado também contribuirá para um processo de contratação à distância).
• Certifique-se de que fica perfeitamente claro para a nova pessoa o que acontecerá no seu primeiro dia, na primeira semana e no primeiro mês.

Alguns recursos adicionais incluem os nossos guias sobre pré-integração, criação de um plano de integração para os primeiros 30/60/90 dias e preenchimento de toda a documentação necessária para novas contratações.

Contratar o seu primeiro colaborador: boas práticas 

As pessoas são pessoas e fazem coisas estranhas. Nem sempre é claro o que as motiva e a vida acontece.

O recrutamento bem-sucedido baseia-se na confiança, transparência, organização, perseverança e comunicação. 

Eis algumas boas práticas para o ajudar a atrair e reter o talento de que precisa

Criar uma proposta de valor para o colaborador (EVP) 

Uma EVP é um conjunto de benefícios e ofertas únicas que um empregador promete proporcionar aos seus colaboradores em troca das suas competências, conhecimentos especializados e empenho.

É, essencialmente, o valor que uma organização proporciona aos seus colaboradores em troca dos seus contributos.

A EVP ajuda a atrair, reter e envolver talento, comunicando e promovendo eficazmente aquilo que torna a organização num local desejável para trabalhar. Inclui vários componentes, tais como:

• Objetivo, visão e missão
• Valores organizacionais
• Remuneração total
• Cultura
• Oportunidades de desenvolvimento profissional
• Flexibilidade
• Equilíbrio entre a vida profissional e pessoal
• A experiência geral do colaborador. 

Para uma análise mais aprofundada, sugiro o excelente guia da Mariya sobre a criação de uma EVP.

Cultivar uma marca empregadora forte

Depois de criar a sua EVP, deve cultivar a sua marca empregadora.

Essencialmente, a sua marca empregadora é a sua reputação enquanto empregador. É a forma como se apresenta nas redes sociais, nas descrições de funções, nas entrevistas e em tudo o que é direcionado aos candidatos.

É também a forma como atua enquanto empresa. É ético? Os trabalhadores são bem tratados? Vive de acordo com os seus valores?

Uma citação de Warren Buffet sobre marcas que sempre me ficou na memória é: “São necessários 20 anos para construir uma reputação e cinco minutos para a destruir. Se pensar nisso, fará as coisas de forma diferente.”

Para uma análise mais aprofundada, consulte o guia da Mariya sobre marca empregadora.

Utilizar um processo de entrevista estruturado

Já abordámos acima a importância das entrevistas e volto a reforçá-la aqui.

Definir uma estrutura consistente para as entrevistas é importante para garantir que todos os candidatos são avaliados com base nos mesmos critérios. Isto ajuda a criar uma experiência consistente para os candidatos e pode ajudar a reduzir preconceitos e a tornar o processo mais justo.

Tirar partido da tecnologia

Nos primeiros tempos, provavelmente conseguirá trabalhar com um simples sistema de gestão de colaboradores para o ajudar a formar a sua equipa.

No entanto, se o recrutamento aumentar, existem algumas ferramentas úteis para ajudar a melhorar o processo para todas as partes envolvidas. As suas necessidades podem ultrapassar as vantagens proporcionadas pelas ferramentas de gestão de colaboradores.

O rei/rainha indiscutível do software de recrutamento é o sistema de acompanhamento de candidatos (ATS). Estes sistemas utilizam a automatização para ajudar a publicar ofertas de emprego, agendar entrevistas, acompanhar e comunicar com os candidatos ao longo do processo de contratação, analisar currículos e interpretar feedback.

Para saber mais, consulte a nossa seleção dos melhores sistemas de acompanhamento de candidatos.

Recorrer a profissionais

O recrutamento é notoriamente complicado, sobretudo a parte da procura de candidatos, pelo que, por vezes, é vantajoso contratar ou recorrer aos serviços de um profissional. Tem algumas opções:

• Crie uma equipa interna de recrutamento.
• Certifique-se de recorrer a uma agência de recrutamento especializada, seja com avença ou numa base de pagamento após a contratação. Estas agências tendem a ser especialmente úteis para recrutar executivos ou candidatos difíceis de encontrar.
• Recorra a uma organização profissional de empregadores ou a um empregador oficial. Estas opções são particularmente úteis para recrutar talento fora da sua jurisdição de origem, onde a conformidade do recrutamento pode ser complexa.

Para saber mais, consulte o nosso artigo sobre como contratar um recrutador.

Saiba mais sobre contratação

Se pretende acompanhar todos os desenvolvimentos mais recentes no recrutamento, há algumas coisas que pode fazer.

Uma delas é considerar fazer um curso de recrutamento que o ajude a contextualizar toda a tecnologia mais recente e as exigências do mercado relativamente à sua empresa.

A outra é subscrever a boletim informativo da People Managing People. Estamos sempre a trabalhar para acompanhar de perto o que está a acontecer no recrutamento e a partilhar os conhecimentos que obtemos em debates de painel e entrevistas com especialistas — e pode receber tudo diretamente na sua caixa de entrada!