Uma investigação da Leena AI concluiu que o custo médio da integração varia entre 600 e 1.800 dólares por funcionário nas PME e mais de 3.000 dólares nas organizações de maior dimensão.
Estes custos acumulam-se e não incluem o custo de oportunidade de um novo funcionário sair ou demorar mais tempo a tornar-se produtivo.
A integração é o primeiro passo crucial na jornada do funcionário, contribuindo para causar uma boa primeira impressão e ajudando a preparar o novo funcionário para um sucesso contínuo.
Utilize este artigo para obter o máximo retorno do investimento das suas atividades de integração.
Como é que a integração afeta os seus resultados financeiros?
O objetivo de um processo de integração eficaz é ajudar os novos funcionários a integrarem-se e a tornarem-se produtivos da forma mais eficiente possível. Além disso, pode ajudar a reduzir a rotatividade e a reforçar a cultura da empresa.
Por exemplo, um inquérito da Talmundo concluiu que mais de 50% dos inquiridos afirmam que a integração encurtou a curva de aprendizagem.
Outro estudo da SHRM concluiu que as organizações consideram que uma integração eficaz melhora as taxas de retenção (52%), o tempo até atingir a produtividade (60%) e a satisfação geral dos clientes (53%).
Uma vez que substituir um funcionário por um novo custa cerca de 21% do salário anual, existe potencialmente um retorno do investimento significativo na integração resultante apenas do aumento das taxas de retenção.
Como aumentar o retorno do investimento na integração
Agora que já abordámos os custos da integração, como podemos maximizar o retorno do investimento?
Incluir atividades de pré-integração
Iniciar o processo de integração antes do primeiro dia, por exemplo, partilhando mensagens de boas-vindas, manuais, tutoriais e documentação de recursos humanos, pode ajudar a torná-lo mais eficiente.
A pré-integração envolve os novos funcionários desde cedo, aumenta a confiança e acelera o processo de integração. De facto, uma investigação do Aberdeen Group concluiu que 83% das empresas de referência iniciam a integração antes do primeiro dia.
Não esperamos pelo primeiro dia para dar início ao processo. Quando alguém entra (ou inicia sessão, se trabalhar remotamente), o equipamento já está preparado, as contas já estão configuradas e a pessoa já sabe como será o seu horário durante a primeira semana.
Causar uma excelente primeira impressão
De acordo com a investigação, 20% da rotatividade dos funcionários ocorre nos primeiros 45 dias, pelo que uma boa primeira impressão é importante.
A pré-integração é o ponto de partida, mas depois há o período de orientação e o primeiro mês, aproximadamente. Este é o momento de partilhar a missão, a visão e os valores da organização, bem como as oportunidades, utilizando histórias reais ou exemplos que reflitam estes princípios na prática, para criar uma ligação emocional.
Algumas das principais atividades de orientação incluem:
- Contacto direto com a equipa de liderança
- Estabelecer uma parceria com um colega de integração ou mentor
- Conhecer na prática os produtos e/ou serviços da empresa
- Definir objetivos, incluindo conquistas rápidas para criar impulso
- Coordenar a formação e o desenvolvimento.
Além disso, pequenos gestos, como um kit de boas-vindas ou a preparação personalizada da secretária, podem deixar uma impressão positiva duradoura.
Garantir um processo consistente
Uma integração inconsistente conduz a resultados variáveis e cria dificuldades na medição da eficácia.
Tal como acontece com a maioria das coisas, a forma mais eficaz de garantir a consistência é criar um plano de integração que possa ser adaptado a cada pessoa.
Alguns elementos, como as apresentações de boas-vindas por parte da liderança, podem ser uniformizados em todos os planos, deixando espaço para personalizar a experiência de integração.
A orientação é onde existe maior sobreposição entre funções e recomenda-se elaborar, pelo menos, um plano de integração de 90 dias, mas, como explicarei, não deve terminar aí.
Dica profissional: Rita Wittek
Encontre uma forma de incluir o seu produto no processo de integração. Na Homerun, pedíamos a cada novo membro da equipa que criasse um site de carreiras fictício repleto de informações sobre si próprio. — \u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/rita-wittek/\u0022\u003eRita Wittek\u003c/a\u003e, consultora de RH
Dedique mais tempo à integração
Embora 90 dias seja uma boa referência, tal como referido neste artigo da HBR, os novos colaboradores podem levar quase um ano a atingir a plena proficiência, especialmente em cargos mais seniores.
Assim, após os primeiros três meses, certifique-se de que o novo colaborador continua a receber apoio regular sob a forma de feedback frequente, como reuniões individuais com os gestores.
Inclua a integração social
Estudos demonstraram que as interações sociais positivas no trabalho afetam diretamente os processos fisiológicos do organismo e contribuem para reforçar a capacidade de resposta fisiológica.
Tudo isto significa que promover relações no trabalho acelera a produtividade e o envolvimento. Uma boa forma de o conseguir é através de um sistema de acompanhamento.
Os analistas de dados da Microsoft, num artigo publicado na Harvard Business Review, descobriram que, quanto mais vezes um colega de acompanhamento se reunia com um novo colaborador, maior era a perceção deste último sobre a rapidez com que alcançaria a produtividade:
- 56% dos novos colaboradores que se reuniram com o seu colega de acompanhamento pelo menos uma vez nos primeiros 90 dias indicaram que este os ajudou a tornarem-se rapidamente produtivos na sua função.
- 73% entre aqueles que se reuniram duas a três vezes
- 86% entre aqueles que se reuniram quatro a oito vezes
- 97% entre aqueles que se reuniram mais de oito vezes.
Outra ideia divertida, retirada do artigo de Mike Gibbon sobre boas práticas de integração de colaboradores, são os Biscoitos dos Novatos:
“Numa empresa onde trabalhei, tinham uma prática chamada “Biscoitos dos Novatos”. Os novos colaboradores eram incentivados a fazer (ou comprar) biscoitos, e as pessoas passavam por lá, apresentavam-se, pegavam num biscoito e conversavam. Era uma excelente (e saborosa!) forma de conhecer novos colegas pela primeira vez!”.
Além disso, distribuir as tarefas de integração por diferentes membros da equipa ou até departamentos ajuda a criar ligações e a retirar parte da carga de trabalho aos gestores.
Se estiver a integrar colaboradores de vários países, poderá ser vantajoso investir em trazê-los para o escritório pelo menos durante a primeira semana.
Utilize a automatização
A automatização melhora o ROI da integração ao reduzir o trabalho manual, minimizar os erros e simplificar tarefas repetitivas, resultando em poupanças de custos e de tempo.
“Recorremos à tecnologia para tornar a integração menos complicada”, afirma Tetiana Burda, CAO da Syndicode. “Por exemplo, temos ferramentas de integração para automatizar tarefas repetitivas, como enviar emails de boas-vindas, organizar módulos de formação ou assinar contratos digitalmente antes do primeiro dia. As pessoas subestimam frequentemente a quantidade de obstáculos que é possível eliminar através de uma automatização simples. Isto permite que os RH se concentrem no que é realmente importante: a ligação humana.”
Como medir o ROI da integração
Medir o ROI da integração exige a utilização de ferramentas como software de integração, HRMS, etc., para acompanhar as seguintes métricas:
- Taxas de retenção dos colaboradores: Compare as taxas de retenção dos colaboradores que passaram por um processo estruturado de integração com as daqueles que não passaram. Uma taxa de retenção mais elevada entre os colaboradores integrados indica o sucesso do programa.
- Tempo até à produtividade: Meça quanto tempo os novos colaboradores demoram a alcançar a produtividade plena ou a competência necessária nas suas funções. Tempos de adaptação mais rápidos podem indicar um processo de integração bem-sucedido.
- Índices de envolvimento dos colaboradores: Utilize inquéritos de integração para compreender como os novos colaboradores percecionam a experiência de integração e avaliar os seus níveis de envolvimento durante e após a integração. Um maior envolvimento está normalmente correlacionado com um melhor ROI.
- Indicadores de desempenho: Acompanhe o desempenho dos novos colaboradores durante o primeiro ano. Uma melhoria do desempenho ao longo do tempo pode indicar a eficácia do programa de integração na preparação dos colaboradores para as suas funções.
- Custo da integração face aos resultados: Compare o custo da integração (incluindo materiais, formação, custos do software de integração e tempo do pessoal) com o valor que gera, como uma melhor retenção, uma produtividade mais rápida ou custos de recrutamento reduzidos.
- Mobilidade interna e taxas de promoção: Acompanhe a rapidez com que os novos colaboradores progridem dentro da organização. Os colaboradores integrados de forma eficaz estão frequentemente mais bem preparados para crescer e avançar na carreira.
- Feedback dos gestores: Recolha informações dos gestores sobre a preparação e o desempenho dos novos colaboradores após a integração. Um feedback positivo indica que o programa está a preparar bem os colaboradores.
Ao combinar estas métricas, as organizações podem obter uma visão abrangente de como os seus programas de integração impulsionam o ROI e identificar áreas a melhorar.
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Conclusão sobre o ROI da integração
Investir num processo de integração adequado é uma vitória fácil por todas as razões acima mencionadas. Tudo o que é necessário é um pequeno investimento na criação de um processo estruturado e, talvez, em algumas ferramentas novas, como software de integração, HRMS ou um sistema de gestão da aprendizagem.
Os principais benefícios do software de integração são ajudar os novos colaboradores a tornarem-se produtivos mais rapidamente e aumentar a probabilidade de permanecerem na organização. Também ajudará a facilitar o trabalho das equipas internas e a promover uma cultura mais coesa.
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