Como Gerir Uma Equipa de Vendas Remota

Ter equipas de vendas remotas pode ajudar a atrair novos talentos e a entrar em novos mercados. No entanto, gerir com sucesso uma equipa de vendas remota implica adotar uma abordagem ligeiramente diferente em comparação com uma equipa que trabalha no escritório.

Utilize este guia para compreender os desafios de gerir uma equipa de vendas remota e saber como ultrapassá-los.

11 dicas para ajudar a gerir a sua equipa de vendas remota

Agora, vamos ao que interessa. O que podem fazer os gestores de vendas remotas para ultrapassar os desafios acima referidos e tirar partido das equipas remotas?

1. Assegure uma infraestrutura tecnológica sólida

Certifique-se de que cada membro da equipa tem acesso a ferramentas de comunicação de elevada qualidade, sistemas CRM e uma ligação à Internet estável. Se necessário, disponibilize subsídios para tecnologia ou para a criação de um escritório em casa.

Implemente protocolos de segurança sólidos para garantir a proteção de dados de vendas sensíveis, especialmente quando trabalha com colaboradores remotos em diferentes regiões.

Se tiver agentes no terreno, o software de gestão de equipas móveis poderá ser útil. Existem muitas vantagens do software de gestão de equipas móveis, como uma maior precisão no planeamento, menos tarefas administrativas e uma gestão de ausências mais simples.

Dica profissional: Tracey Copeman

A chave para gerir uma equipa remota é estabelecer um fluxo de trabalho padrão num CRM para todos os membros da equipa. Isto permite a um líder acompanhar a atividade em toda a equipa, estabelecer referências para os KPI e garantir que qualquer líder pode monitorizar atividades de vendas críticas, independentemente da localização ou do fuso horário.

2. Crie procedimentos bem documentados

Uma coisa que os membros da sua equipa remota não podem fazer é dirigir-se à secretária de outro membro da equipa, ou percorrer o escritório, e perguntar como devem fazer algo como registar uma venda.

Por isso, é muito vantajoso garantir que existem procedimentos bem documentados para praticamente tudo (na PMP, utilizamos o Slite e o Loom para este efeito).

Atribua aos membros da equipa a responsabilidade de criar os procedimentos operacionais padrão (SOPs) das suas funções e de os atualizar continuamente à medida que as coisas mudam.

3. Desenvolva normas para a equipa

As normas da equipa ajudam a promover um elevado desempenho, proporcionando o entendimento partilhado necessário para que as equipas trabalhem de forma eficiente e colaborem eficazmente. 

Os exemplos incluem:

• Quando e como comunicar
• Como são tomadas as decisões na equipa
• Como resolver divergências
• Colaboração dentro da equipa e com parceiros de diferentes áreas funcionais.

Ser intencional na criação destas normas é especialmente útil em ambientes remotos, onde é mais difícil que se formem naturalmente e a colaboração é mais complexa.

Dica profissional: Zack McGill

Embora seja mais fácil alinhar reuniões semanais durante o horário de trabalho, os encontros sociais mensais podem ser um desafio. Ter uma data “fixa” todos os meses, por exemplo, a terceira quarta-feira, ajuda.

 

Se a sua equipa estiver bastante dispersa, por exemplo, entre o Canadá Ocidental e o Reino Unido, nestes dias pode ser boa ideia dar a tarde de folga ao fuso horário mais adiantado (por exemplo, o encontro social mensal começa às 13h00 PST) e dar aos colaboradores no Reino Unido o seu meio dia de folga no dia anterior ou no dia seguinte.

4. Faça acompanhamentos regulares

Quando trabalham no mesmo local, é mais fácil perceber que um colaborador está sobrecarregado. Por exemplo, pode notar que alguém não está a fazer a pausa para almoço ou sai tarde todos os dias.

Nem sempre tem esta perceção no caso dos trabalhadores remotos. Se não forem tomados os devidos cuidados, as pessoas podem acabar por sofrer de esgotamento.

Por isso, é importante estabelecer reuniões individuais de acompanhamento regulares (uma vez por semana ou quinzenais) com cada um dos seus subordinados, para perceber como estão a lidar com as suas cargas de trabalho.

Como destaca Zack McGill, Gestor de Programas de Geração de Potenciais Clientes na Revstacks:

"Faço reuniões de acompanhamento frequentes com toda a equipa, individualmente (reuniões individuais, orientação sobre chamadas, reuniões improvisadas, etc.). Também tentamos organizar uma reunião em linha mensal para convívio."

Certifique-se de que se sentem à vontade para ser honestos caso estejam a sentir-se sobrecarregados e esteja atento a quaisquer recursos adicionais que facilitem a realização do trabalho de forma mais eficiente.

Poderá descobrir temas comuns ou perceber que determinada tarefa seria mais adequada para ser delegada a outro membro da equipa ou até subcontratada.

Talvez haja tarefas específicas que estejam a demorar muito mais tempo do que esperava a concluir e, por isso, as suas expectativas em relação à capacidade estejam desajustadas. 

É fácil não reparar nestas situações ou que passem despercebidas num ambiente remoto.

É também uma boa prática pedir à sua equipa que seja clara quanto ao seu horário de trabalho habitual e que forneça atualizações e mensagens de ausência sempre que necessário.

No entanto, não quer que sintam que estão a ser “monitorizados”. Em vez disso, pretende reforçar a importância de gerar impacto e demonstrar um bom desempenho, em vez de se limitar a registar a entrada e a saída durante o horário de trabalho normal.

Isto proporciona-lhes um nível de autonomia e independência realmente poderoso e motivador. 

5. Promova a responsabilidade e a prestação de contas

Em relação ao que foi referido acima, as reuniões de acompanhamento não devem servir apenas para dar instruções.

Como salienta McGill:

“Não se trata apenas de dar instruções, mas de envolver os membros da equipa na tomada de decisões para promover o envolvimento.

Embora as receitas sejam importantes, concentrar-se apenas em motivadores extrínsecos não conseguirá obter o mesmo nível de adesão ou envolvimento por parte do colaborador. 

Dar às pessoas a responsabilidade de decidir sobre novas métricas e iniciativas, atribuir-lhes a responsabilidade por novos projetos e dar-lhes liberdade para explorar novas ideias e formas de apoiar o departamento e a empresa proporcionar-lhes-á um sentimento mais forte de propósito e impacto, conduzindo a um maior envolvimento.”

6. Crie uma cultura de reconhecimento

Naturalmente, um desempenho elevado normalmente resulta em recompensas monetárias para os profissionais de vendas, o que é altamente motivador para eles.

Mas o dinheiro não é a única forma de reconhecimento que as pessoas valorizam. Para ajudar a manter as pessoas motivadas e criar camaradagem e um pouco de competitividade na sua equipa, deve esforçar-se por reconhecer o desempenho elevado e aqueles que demonstram os valores da sua empresa.

Uma vez que não verá as pessoas no escritório nem terá a possibilidade de as reconhecer pessoalmente, faça questão de mencionar este aspeto durante as reuniões de equipa e nas reuniões individuais.

Temos um canal do Slack dedicado ao reconhecimento dos colaboradores e incentivamos os membros da equipa a reconhecerem-se mutuamente. O canal transmite as conquistas a toda a organização, incluindo à direção de topo, garantindo que as pessoas são elogiadas pelo seu trabalho e criando uma cultura de reconhecimento.

Para saber mais, consulte o nosso artigo sobre ideias para reconhecer os colaboradores.

7. Solicite opiniões

Não há dúvida de que tem de estabelecer procedimentos e expectativas para os membros da sua equipa remota.

Mas cada circunstância individual é diferente e são eles que sabem como trabalham melhor e realizam o trabalho.

Por isso, faz sentido recolher a sua opinião sobre a forma de criar este modo de trabalho.

Entre os exemplos de áreas em que poderá querer envolver os colaboradores encontram-se o método de comunicação que preferem e a definição de horários nucleares para trabalhar e colaborar.

Um aspeto importante deste processo é criar um ambiente psicologicamente seguro, onde a sua equipa se sinta à vontade e incentivada a partilhar as suas ideias e perguntas. 

O artigo de Cyndi Weninghoff sobre estratégias para ouvir os colaboradores é um recurso útil neste contexto.

8. Reserve tempo para atividades de formação de equipa

Embora as opções sejam algo limitadas, continua a ser importante reservar tempo para atividades de formação de equipa, como reuniões de acompanhamento semanais, projetos paralelos colaborativos e convívios mensais. 

McGill tem algumas ideias: “Tenho visto resultados positivos com coisas como encomendar comida, beber uns copos, jogar jogos de tabuleiro em linha e outras ideias mais originais, como os membros da equipa apresentarem os seus próprios episódios de “Cribs”.

Embora seja um desafio financeiro, reunir as pessoas num determinado local 2 a 4 vezes por ano para encontros presenciais semestrais/trimestrais ajuda a que continuem a sentir-se parte das suas equipas e a desenvolver relações.

Além disso, embora seja um desafio financeiro, reunir toda a empresa uma ou duas vezes para desenvolvimento profissional e pessoal contribui bastante.”

9. Integração presencial

Embora possa ser financeiramente restritivo, a McGill recomenda tentar organizar algum tempo presencial durante a integração.

“Fazer com que os novos funcionários passem 2 semanas presencialmente com toda a equipa ajuda a garantir o melhor início possível. Durante este período, devem:

• Participar em sessões de formação de grupo maiores, nas quais são associados a diferentes funcionários para atividades e exercícios
• Participar em encontros para se conhecerem, tomando café fora do escritório
• Participar em “atividades sociais” divertidas, como desporto, realidade virtual, paintball (etc.) 
• Receber um subsídio diário que permita pagar bebidas (dar dinheiro aos membros da equipa para saírem juntos cria rapidamente laços de amizade).”

10. Seja flexível

Uma das coisas de que as pessoas gostam no trabalho remoto é a flexibilidade.

Por exemplo, alguém pode querer ir buscar o filho à escola e depois trabalhar mais uma ou duas horas à noite. Isto exige que seja flexível enquanto responsável pela gestão.

Na BWZ, não nos importa onde ou quando o trabalho é realizado, desde que cumpra os nossos padrões e que os clientes e os outros membros da equipa não sejam prejudicados pela falta de ação.

11. Adapte a remuneração

A remuneração é um dos aspetos mais complexos da gestão global de recursos humanos (HRM).

A estrutura de remuneração dos profissionais de vendas pode variar consoante o local onde vivem, refletindo frequentemente diferenças no custo de vida, nos mercados de trabalho locais e nas diferenças culturais.

Nas culturas que valorizam a estabilidade e a segurança no emprego (por exemplo, no Japão ou na Alemanha), pode haver uma preferência por salários-base mais elevados, com percentagens de comissão mais baixas. 

Nos países onde o sucesso individual é muito valorizado (por exemplo, nos EUA e no Reino Unido), as estruturas com maior peso das comissões podem ser mais comuns, para motivar os funcionários através de recompensas financeiras associadas ao seu desempenho. 

Em contrapartida, nas culturas coletivistas (por exemplo, na China e na Índia), a remuneração baseada no desempenho pode incluir mais incentivos ou bónus atribuídos à equipa.

Como destaca Tracey Copeman, responsável pelo sucesso do cliente e pelo marketing na BWZ:

“Os mercados de maior dimensão ou mais maduros podem ter objetivos significativamente mais elevados do que os mercados mais pequenos. Se está a entrar num novo mercado, talvez esses KPI sejam definidos estrategicamente para o lançamento; por exemplo, o foco inicial está no volume de contactos com potenciais clientes e de reuniões marcadas, em vez de negócios concluídos.”

Vantagens de uma equipa de vendas remota

Por isso, temo-nos concentrado bastante nos desafios e na forma de os superar. Quais são as vantagens de uma equipa de vendas remota?

Reduzir custos

Com uma equipa de vendas remota, as empresas podem poupar em espaço de escritório, serviços públicos e outros custos gerais associados à manutenção de um escritório físico. Isto é especialmente benéfico para empresas em fase de arranque e empresas em crescimento que procuram expandir-se de forma eficiente.

Dependendo da localização da equipa de vendas remota, as empresas podem verificar que as expectativas salariais variam consoante a região, o que pode gerar poupanças sem sacrificar a qualidade dos talentos.

Um conjunto de talentos mais amplo

Uma equipa de vendas remota permite às empresas contratar os melhores talentos de qualquer parte do mundo, e não apenas de uma região geográfica específica. Isto significa que pode criar uma equipa mais diversificada e especializada, aproveitando diferentes mercados e conjuntos de competências.

Os serviços de empregador registado ou  empresas PEO podem ajudar no processo de encontrar e contratar profissionais de vendas remotos, incluindo a pesquisa, as entrevistas, a integração e o processamento salarial.

Conhecimento local

As equipas remotas podem ser posicionadas estrategicamente em regiões-chave, permitindo-lhe ter representantes de vendas locais que compreendam as necessidades específicas, as culturas e os regulamentos de diferentes mercados. Isto pode resultar em interações mais eficazes com os clientes e em taxas de sucesso de vendas mais elevadas.

Expandir a sua equipa de vendas remota

Eis como ajustar os seus processos para se concentrar no crescimento da sua equipa de vendas remota:

• Adaptar as descrições de funções ao trabalho remoto: Certifique-se de que as suas descrições de funções salientam a natureza remota da função, destacando a importância da automotivação, da independência e das competências de comunicação digital.
• Fazer perguntas de entrevista específicas para o trabalho remoto: Para além de avaliar as competências de vendas, prepare perguntas de entrevista que avaliem a capacidade do candidato para trabalhar de forma independente, gerir eficazmente o seu tempo e manter-se motivado sem supervisão direta.
• Integração: Crie um processo de integração remota estruturado para novos representantes de vendas remotos. Este deve incluir uma combinação de formação em direto e ao ritmo de cada pessoa sobre os produtos, as ferramentas de vendas, os processos e a cultura da empresa.
• Programas de formação remota: Utilize plataformas digitais, como os sistemas de gestão da aprendizagem, para ajudar a conceber e divulgar programas de aprendizagem personalizados e para toda a equipa, mantendo os membros da equipa envolvidos no seu desenvolvimento.

Desafios da gestão de uma equipa de vendas remota

Em primeiro lugar, comecemos pelos desafios da gestão de uma equipa de vendas remota.

Comunicação

É claro que um dos principais desafios de gerir qualquer equipa remota, incluindo uma equipa de vendas, é a comunicação.

Para os gestores, isto significa garantir que todos se mantêm informados sobre o que está a acontecer e estabelecer regularmente contacto individual com os membros da equipa.

Criar coesão na equipa

Apesar da natureza competitiva das vendas, estas continuam a exigir muito trabalho de equipa. Estabelecer uma cultura remota autónoma, colaborativa e orientada para os resultados exige trabalho.

Motivação e envolvimento

O dinheiro é o principal motivador dos profissionais de vendas, mas as equipas de vendas prosperam com energia e uma competição saudável, e manter os membros de uma equipa remota motivados e envolvidos exige novas abordagens.

Diferenças de fuso horário

Coordenar reuniões, ações de formação ou interações com clientes torna-se mais complexo quando os membros da equipa estão distribuídos por diferentes fusos horários.

Formação e desenvolvimento

Garantir uma formação em vendas e um desenvolvimento de competências consistentes e envolventes pode ser difícil, sobretudo quando é necessário conciliar horários e utilizar ferramentas virtuais.

Problemas tecnológicos

O acesso fiável às ferramentas certas, aos sistemas CRM e ao apoio tecnológico é fundamental. Qualquer período de indisponibilidade ou problema técnico pode prejudicar a produtividade.

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