ERP, ou planeamento de recursos empresariais, é um sistema de software que reúne funções empresariais essenciais, como RH, cadeia de abastecimento, CRM e finanças, numa única plataforma. Se está cansado de gerir estas tarefas separadamente, os sistemas ERP ajudam-no a automatizar processos, aumentar a eficiência e obter informações precisas em tempo real, para que se possa concentrar no que realmente importa.
Neste artigo, explicarei o que é o ERP, como funciona e por que motivo pode tornar o seu trabalho muito mais fácil.
O que é um sistema ERP?
ERP é um acrónimo de planeamento de recursos empresariais, um software de gestão empresarial. Num artigo produzido para o CIO.com, um site de notícias sobre CIO e tecnologia empresarial, o colunista convidado Bart Perkins apresenta uma definição abrangente de um sistema ERP.
Define-o como um “sistema de aplicações de software integradas que normaliza, simplifica e integra processos empresariais nas áreas de finanças, recursos humanos, aprovisionamento, distribuição e outros departamentos.”
A empresa multinacional norte-americana de tecnologia informática, Oracle, define ERP como “um tipo de software que as organizações utilizam para gerir as atividades empresariais do dia a dia, como contabilidade, aprovisionamento, gestão de projetos, gestão de riscos e conformidade, e operações da cadeia de abastecimento.”
A Oracle acrescenta que, para que uma suite ERP seja considerada completa, tem de incluir software que ajude as organizações no planeamento, na gestão do desempenho empresarial, na orçamentação, na previsão e na criação de relatórios com detalhes dos resultados financeiros de uma organização.
Os sistemas ERP também podem ser ampliados com aplicações de terceiros para permitir o acesso a funcionalidades como gestão do ciclo de vida do produto, aprovisionamento eletrónico, gestão de dados de produtos, exploração de dados e outras funções semelhantes. O sistema ERP é normalmente ampliado através de interfaces fornecidas pelo fornecedor.
Uma breve história do ERP
Os sistemas ERP foram introduzidos por volta de 1990 principalmente para serem utilizados por empresas de fabrico. O conceito surgiu a partir de sistemas como o planeamento das necessidades de materiais II (MRP II), desenvolvido em 1983, o MRP, em 1964, e a Quantidade Económica de Encomenda (EOQ), que surgiu em 1913.
De acordo com o fornecedor de software de planeamento de recursos empresariais, QAD.Inc, o termo ERP foi criado pelo Gartner Group para distinguir os sistemas ERP dos sistemas MRP na década de 1990. A QAD.Inc afirma que, durante este período, os sistemas ERP começaram a ser desenvolvidos para incluir inteligência empresarial “ao mesmo tempo que geriam outras funções, como a automatização da força de vendas (SFA), a automatização do marketing e o comércio eletrónico.”
Devido a alguns dos desafios associados aos sistemas ERP instalados localmente, os fornecedores começaram a desenvolver sistemas ERP baseados na nuvem para disponibilizar um sistema ERP SaaS (ERP fornecido pelos fornecedores como um serviço de software). Algumas das limitações da implementação de ERP no local incluem, entre outras, o custo de implementação, o licenciamento e a longa duração da implementação.
Em contrapartida, o SaaS é simples e mais barato de implementar, uma vez que normalmente pagaria uma subscrição mensal. Os utilizadores podem personalizar o software com base nas necessidades específicas do setor. Isto torna o sistema adequado até para uma pequena empresa.
As principais características do sistema ERP
Um sistema de planeamento de recursos empresariais tem quatro características principais: conceção modular, flexibilidade, uma base de dados aberta e centralizada e geração automática de informações. Este sistema de software funciona em tempo real, a partir de uma base de dados geral que suporta todo o software. Isto resulta numa aparência e experiência de utilização consistentes em todos os módulos ERP.
O principal objetivo de uma solução de software ERP é reunir todas as unidades das operações empresariais para alcançar rapidamente os objetivos operacionais. Todos os processos empresariais são integrados em todas as unidades da empresa, numa abordagem completa que simplifica os processos e a informação em toda a organização.
Perkins apresenta um excelente exemplo de como o ERP utiliza dados em tempo real para integrar vários processos empresariais. Utiliza o exemplo de uma empresa que exige que os clientes façam encomendas online. Assim que uma nova encomenda é concluída, o ERP verifica automaticamente o preço e inicia uma verificação de crédito, se necessário. Verifica se o produto está disponível e notifica a unidade que irá agendar a entrega. Assim que a encomenda é entregue, é enviada uma fatura e a unidade de contabilidade pode atualizar as suas contas.
Vejamos mais detalhadamente as várias funcionalidades de um sistema ERP moderno:
Have an account? Log In
Aparência e experiência de utilização consistentes
O aspeto e a experiência consistentes do ERP ajudam uma empresa a reduzir os custos de formação. Perkins salienta que os primeiros fornecedores perceberam que um aspeto e uma experiência consistentes ajudam a organização a parecer mais profissional. Os funcionários que trabalham em várias áreas de uma empresa podem basear-se nas mesmas informações enquanto trabalham para satisfazer as necessidades específicas dos clientes.
A integração do ERP permite que uma organização apresente uma imagem consistente ao mercado, quer se analise o seu software de contabilidade, o sistema de gestão do armazém ou simples folhas de cálculo dos processos manuais.
Todas as aplicações suportadas por uma base de dados comum
Um dos desafios significativos enfrentados pelas organizações é o facto de os diferentes departamentos funcionarem isoladamente (como unidades desarticuladas). Isto pode conduzir a situações embaraçosas em que diferentes departamentos fornecem aos clientes informações contraditórias, o que prejudica a perceção da qualidade do seu serviço de apoio ao cliente.
Um sistema ERP garante que uma base de dados partilhada suporta todas as aplicações, de modo a assegurar o sucesso dos clientes. Isto significa que os trabalhadores de diferentes unidades podem contar com as mesmas informações da base de dados para as suas atividades diárias e para todas as necessidades da empresa.
Funciona em tempo real
Na era da Internet das Coisas (IoT), em que os dispositivos estão constantemente a ser ligados através de tecnologias como a computação periférica, a funcionalidade em tempo real garante que cada processo empresarial pode aceder rapidamente às informações de que necessita. A computação periférica é um sistema que aproxima o armazenamento e o processamento de dados do local onde serão utilizados.
A funcionalidade em tempo real do ERP ajuda a identificar rapidamente os problemas e dá tempo aos dirigentes da empresa para corrigirem quaisquer questões.
Tipos de sistemas ERP
Existem, basicamente, três sistemas ERP diferentes: software instalado localmente, software baseado na nuvem e software híbrido. O tipo específico de que qualquer organização necessita depende principalmente da dimensão da empresa, dos dispositivos informáticos disponíveis e da capacidade do sistema para satisfazer as necessidades da empresa.
Vejamos mais detalhadamente os três tipos:
Software ERP instalado localmente
Tal como o nome indica, o software ERP instalado localmente é implementado nas instalações. É controlado principalmente pela sua empresa após a instalação ou por um consultor de ERP. Esta é a solução ERP de que necessita se quiser ter controlo total sobre a segurança do seu sistema ERP. No entanto, a implementação deste tipo de aplicação ERP exigirá que disponha de recursos de TI dedicados nas suas instalações para assegurar a manutenção da aplicação e do servidor.
O software ERP instalado localmente oferece várias vantagens, incluindo:
- Os seus dados confidenciais não têm de ser tratados por terceiros.
- Cada módulo ERP pode ser personalizado de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
- Oferece opções de integração robustas com os seus outros sistemas (incluindo o seu software de CRM).
Sistema ERP baseado na nuvem
Este tipo de sistema ERP é frequentemente designado por Software como Serviço (SaaS), o que implica que um terceiro gere o serviço. O design flexível permite que os seus funcionários armazenem e consultem dados através de quaisquer dispositivos com ligação à Internet. Normalmente, o preço baseia-se numa subscrição periódica.
A principal desvantagem deste tipo de implementação de ERP é o facto de ter de confiar num fornecedor de ERP para tratar alguns dos seus dados sensíveis. No entanto, apresenta várias vantagens. Por exemplo, não precisa de fazer um investimento inicial substancial para obter o sistema. Também não precisa de equipamento ou competências especializadas antes de implementar o sistema.
Sistema ERP híbrido
O sistema ERP híbrido é por vezes designado por sistema ERP de dois níveis. Permite que a sua empresa combine sistemas ERP baseados na nuvem com sistemas ERP instalados localmente. Este é o sistema que escolheria se quisesse usufruir do melhor dos dois mundos. Por exemplo, pode utilizar os conhecimentos especializados do consultor de ERP sem precisar de lhe permitir o acesso a todas as suas informações.
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Como funciona um sistema ERP?
Um sistema ERP funciona reduzindo o número de recursos necessários para gerir a empresa de forma otimizada, garantindo simultaneamente a rentabilidade e a melhoria da atividade empresarial.
O sistema ERP é diferente de uma aplicação única, porque permite que os outros módulos empresariais da sua empresa funcionem a partir de uma única base de dados.
O sistema recolhe dados de diferentes áreas da empresa. Coloca os dados num local central onde os funcionários que deles necessitam podem aceder-lhes. Desmantela os silos de que muitas empresas sofrem e garante que estão disponíveis informações adequadas para quem delas necessita.
Suponha que o sistema ERP da sua empresa esteja quase totalmente automatizado. O ERP trata da introdução de dados por si na retaguarda e também troca as informações com outras unidades que delas necessitam.
Por exemplo, quando é iniciada uma encomenda de expedição para o último artigo em stock, os módulos de gestão de inventário têm de registar esta informação e informar os departamentos relevantes, para que o inventário possa ser reabastecido. A equipa de vendas também será informada, para que não faça promessas que não possa cumprir.
Leia mais sobre como funciona um ERP e como pode tirar partido dele aqui.
Porque poderá precisar de um sistema ERP?
Vejamos algumas das razões pelas quais as empresas de diferentes dimensões podem beneficiar da implementação de um ERP.
Partilha de informações: O sistema ERP pode partilhar automaticamente informações cruciais entre os vários departamentos da sua empresa e, como resultado, promover a colaboração através da partilha integrada de informações.
Melhoria do desempenho empresarial: O sistema integrado garantirá que os departamentos passam o seu tempo a gerir a atividade principal da empresa, em vez de tentarem obter as informações que os ajudariam a fazê-lo. Por exemplo, um sistema ERP poderia melhorar o desempenho da sua empresa na previsão de vendas através do acompanhamento de encomendas, do acompanhamento das receitas e da geração de ordens de compra.
Fácil de gerir: Com o rápido desenvolvimento da tecnologia, os sistemas ERP continuam a tornar-se mais fáceis de gerir e utilizar. Isto aplica-se especialmente às empresas que poderão não ter as competências ou os recursos necessários para integrar os seus sistemas. Para as grandes empresas, o ERP pode reduzir os recursos necessários para gerir sistemas desarticulados.
Relatórios normalizados: Se pretende que a sua organização comunique com o mercado, será necessário que todos na organização estejam a ler pela mesma cartilha. O ERP garantirá que as informações transmitidas pela sua organização são coerentes.
Redução de custos: De acordo com os Especialistas em Automatização Empresarial, um fornecedor de soluções de ERP, contabilidade e automatização, “As empresas de produção com práticas de excelência que utilizavam sistemas ERP conseguiram reduzir os níveis de inventário em 22%.” Acrescenta: “Essas mesmas empresas registaram também uma redução de quase 20% nos custos globais.”
Para uma análise ainda mais aprofundada, consulte este artigo sobre os 9 benefícios do software ERP.
Procura mais?
Se procura software que não seja software ERP, consulte as seguintes opções:
- software de gestão do capital humano (HCM) — software concebido para gerir colaboradores, efetuar o planeamento da força de trabalho, gerir talentos e otimizar a força de trabalho.
- software de gestão do desempenho — software para gerir o desempenho e o comportamento profissional de cada colaborador numa organização.
- software de gestão da força de trabalho — software para gerir aspetos da força de trabalho de uma organização, incluindo a elaboração de horários, a assiduidade, as licenças, a integração de novos colaboradores e muito mais.
Por último, se não tiver a certeza de que precisa de um sistema ERP ou CRM, poderá, na verdade, precisar de ambos! Este artigo explica as semelhanças e diferenças entre o software ERP e CRM, para o ajudar a esclarecer essa questão.