Så anställer du en assistent i 4 enkla steg

1. Tidsplanering: Genom att delegera administrativa uppgifter som schemaläggning, e-posthantering och möteskoordinering säkerställer du att du befinner dig där du behöver vara.
2. Ökad produktivitet: En assistent kan hantera repetitiva uppgifter, så att du kan koncentrera dig på aktiviteter med högt värde, som kapitalanskaffning, produktutveckling och nätverkande.
3. Bättre organisering: Assistenten kan hjälpa till att strukturera ditt arbetsflöde, hantera deadlines och hålla projekten på rätt spår.
4. Förbättrad kommunikation: En assistent kan fungera som en grindvakt, filtrera meddelanden och se till att viktig kommunikation prioriteras.
5. Skalbarhet för företaget: När ditt nystartade företag växer bidrar någon som hanterar den dagliga verksamheten till att stödja tillväxtarbetet.
6. Förbättrad balans mellan arbete och privatliv: Genom att ta över rutinmässiga ansvarsområden kan assistenten hjälpa dig att upprätthålla en sundare balans mellan arbete och privatliv.

4 enkla steg för att anställa en assistent

Steg 1: Ta reda på vad du behöver hjälp med

Det första steget när du ska anställa en assistent är att gå igenom vad du faktiskt behöver hjälp med. Det räcker inte att bara vifta med händerna i luften och ropa på hjälp.

Ansvarsområdet, lönen och påverkan för en stabschef kan till exempel skilja sig ganska mycket från det som gäller för en administrativ assistent.

Du behöver ha ett metodiskt, analytiskt och introspektivt förhållningssätt för att avgöra vilken typ av assistent som ger störst nytta för dig och din organisation.

Vilka är dina personliga utmaningar?

Du är människa och, precis som alla människor, har du dina begränsningar. Kanske kom du på dig själv med att sitta med telefonen under ditt barns födelsedagskalas och boka en tjänsteresa (jag erkänner!), eller så känner du att du inte har någon på jobbet att luta dig mot när du vill ta semester. 

Att upprätthålla en sund balans mellan arbete och privatliv är ofta den drivande kraften bakom behovet av att anställa en personlig assistent eller chefsassistent. 

Tips: Gör en lista över dina personliga utmaningar, oavsett om det handlar om behovet av att ha en betrodd högra hand som kan agera för din räkning när du är borta från kontoret eller en pålitlig person som kan beställa nya kontorsartiklar och hämta kaffe.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vilka är din organisations utmaningar?

Som ledare inom din organisation är din tid värdefull. När organisationen växer vill du ägna mer tid åt att utveckla ditt team, utveckla produkter och träffa kunder.

Allt fler kommer att vända sig till dig för att definiera företagets vision och fastställa organisationsstrategin, snarare än för att hitta ett nytt sätt att hantera utgifter. 

Och när de blir mer upptagna och deras tid blir allt mer värdefull kommer dina teammedlemmar att vilja att du kommer till möten i tid och väl förberedd.

Tips: Gör en lista över vad du tror är din organisations utmaningar och prata sedan med teammedlemmarna för att fråga vad de tycker att de är. Deras uppfattningar kanske inte stämmer överens, och att nå en gemensam förståelse för hur en assistent kan hjälpa till är avgörande för att veta vilken typ av assistent du ska anställa.

Vad är jag villig (och inte villig) att delegera?

I de flesta små och medelstora företag har alla flera olika roller och om du är grundare eller ägare har du förmodligen flest. 

Detta gör delegering svårt, men gör den också nödvändig när organisationen växer. Det här steget kräver djup självrannsakan kring hur mycket kontroll över den dagliga verksamheten du är villig och kan släppa.

Vilka uppgifter och mindre projekt du är (och inte är) villig att delegera kommer att påverka vilken typ av assistent du vill anställa. 

För att göra detta ska du följa dina aktiviteter under en veckas tid och analysera dem.

1. Gör en lista över allt du gjorde varje dag och ungefär hur stor andel av din tid som ägnades åt varje sak.
2. Markera de aktiviteter som direkt bidrog till att utveckla eller få organisationen att växa. Notera vilka aktiviteter du önskar att du hade kunnat ägna mer tid åt.
3. Markera de aktiviteter som du tror att du hade kunnat delegera till någon kompetent person som du litar på.
4. Gå igenom listan i slutet av veckan, tilldela dig själv en timlön (kanske betalar du dig själv $50/timme) och avgör om du skulle betala någon annan samma lön för att utföra alla uppgifter på din lista. Om inte är det förmodligen dags att anställa en personlig assistent.

Steg 2: Bestäm vilken typ av assistent du behöver

Utifrån dina behov kan du nu bestämma vilken typ av assistent du ska anställa, var personen behöver arbeta (på distans eller på kontoret) och hur ofta du behöver hjälp (heltid eller deltid).

Personlig assistent: personligt stöd för dig

Vi har alla hört talas om personliga assistenter (PA), men vad gör egentligen en personlig assistent? En personlig assistent ansvarar vanligtvis för en mängd olika uppgifter:

• Administrativt stöd, till exempel att följa upp utgifter och sammanställa utgiftsrapporter, förbereda mötesagendor, föra anteckningar och ta diktamen samt skriva ut och arkivera
• Kalenderhantering, till exempel att boka möten och samtal, hyra externa möteslokaler och hantera kalendern i allmänhet
• Resesamordning, till exempel att skapa resplaner, boka flyg och hotell samt planera kundevenemang
• Kommunikationskontakt, till exempel att sålla bland telefonsamtal och besvara e-post
• Personlig assistans, till exempel att hämta kemtvätt, köpa kaffe och rasta dina hundar

En personlig assistent (i vissa fall även kallad personlig chefsassistent) är helt inriktad på att stödja just dig. 

I näringslivet, särskilt inom mindre organisationer, är titeln ”personlig assistent” däremot inte vanlig. En nylig sökning efter jobb på LinkedIn visade faktiskt inga lediga tjänster i hela Kanada.

Chefsassistent: verksamhetsstöd för dig (och kanske andra)

En chefsassistent (EA) är den vanligaste typen av personlig assistent och fungerar som din betrodda ”högra hand”. Det är vanligt att en EA stöder andra chefer inom organisationen utöver dig.

En chefsassistent har liknande kontorsrelaterade och administrativa ansvarsområden som en PA, men fokuserar vanligtvis mer på att stödja dig i ditt arbetsliv än i ditt privatliv. Ytterligare ansvarsområden för en EA kan omfatta:

• Ekonomisk hantering, till exempel att övervaka budgetarna för vd:n och andra chefer
• Processutveckling, till exempel nya administrativa processer och kontorsrutiner.

Administrativ assistent: stöd för hela teamet

En administrativ assistent ansvarar för kontorsrelaterat och administrativt stöd till hela organisationen. Därför fokuserar personen mindre på att stödja dig eller andra chefer och mer på uppgifter som hjälper alla i företaget.

Beroende på organisationens storlek kan personen rapportera direkt till dig eller till någon annan senior ledare eller chef, till exempel personalchefen eller vd:n.

Personen kan också kallas virtuell assistent, kontorsassistent eller – beroende på tjänstens senioritetsnivå och ansvarsområden – kontorschef.

En administrativ assistent har vanligtvis ett brett organisationsövergripande ansvar, till exempel:

• Kontorsadministration: Beställa kontorsmaterial, hantera leverantörer och städpersonal samt använda förstklassig programvara för kostnadsrapportering för att säkerställa smidiga ekonomiska processer.
• Evenemangskoordinering: Planera företagsfester och organisera kundmöten
• Kundrelationer: Ta emot besökare i receptionen och ta emot kundsamtal.

Beroende på organisationens storlek kan du behöva en kombination av en verkställande assistent och en administrativ assistent. 

Läs mer: Så fungerar programvara för kostnadshantering

Stabschef: Strategisk partner på senior nivå

Rollen som stabschef (COS) är mindre vanlig än rollen som verkställande assistent och är dåligt förstådd i ett affärssammanhang.

Det beror delvis på att rollen på ett unikt sätt kombinerar några av de mer strategiska ansvarsområdena hos en senior ledare eller chef med de mer typiska ansvarsområdena för en verkställande assistent, och delvis på att den oftare förknippas med politikens värld.

Stabschefen rapporterar nästan alltid till vd:n. Utöver de ansvarsområden för en verkställande assistent som beskrivs ovan kommer stabschefen ofta att:

• Vara vd:ns ombud och ersättare vid möten
• Hantera en portfölj av projekt på vd:ns uppdrag
• Vara affärsrådgivare åt vd:n
• Hantera organisationens affärsrytmer, såsom styrelsemöten och ledningsretreater
• Hantera strategisk planering och budgetering för företagets chefer.

Steg 3: Skapa en arbetsbeskrivning, fastställ ersättningen och anställ!

Du vet vilken typ av assistent du ska anställa och vilka typer av arbetsuppgifter personen kommer att ansvara för, så nu är det dags att utforma en arbetsbeskrivning, bestämma hur mycket du är beredd att betala personen och börja rekrytera!

Skapa en arbetsbeskrivning för en assistent

Hur skapar du en arbetsbeskrivning för den assistent du vill anställa? Du kan börja skapa arbetsbeskrivningen med hjälp av listan över uppgifter som du identifierade i steg (1), kombinerad med några av de exempel på ansvarsområden och arbetsuppgifter för personliga assistenter som anges i steg (2), beroende på typen av assistent.

I din jobbannons bör du också ta med:

• Andra förmåner och fördelar med att arbeta för din organisation
• Hur nära de kommer att arbeta med dig och andra chefer
• Den övergripande påverkan som tjänsten kan ha på företagets framgång
• Förväntade beteenden och personliga egenskaper
• Obligatoriska/önskvärda kvalifikationer och erfarenhet.

Talangfulla kandidater värdesätter att arbeta med den högsta ledningen och vill veta att det de gör har betydelse.

För en djupare genomgång kan du läsa Mariya Hristovas utmärkta artikel ”så skriver du en arbetsbeskrivning”.

Deltid eller heltid, på distans eller lokalt 

Utöver titel och arbetsbeskrivning, och innan du bestämmer saker som lön och ersättning, behöver du avgöra om du behöver en heltidsanställd (cirka 40 timmar per vecka) eller någon som arbetar mer på deltid. 

Det finns för- och nackdelar med varje alternativ, och du bör överväga följande:

• Kostnader: Deltidsanställning kommer att kosta dig mindre, både i fråga om lön och eventuellt medicinska och hälsorelaterade förmåner.
• Tillgång till kompetens: Det finns vanligtvis fler personer som söker heltidsanställningar, så om du gör tjänsten till en deltidstjänst kan antalet möjliga kandidater begränsas.
• Skala upp eller ner: Om du överskattar eller underskattar hur mycket arbete du har för en assistent kan det vara svårt att göra en heltidsanställd till deltidsanställd, eller tvärtom.
• Inlärningskurva: En assistent som arbetar nära dig på heltid kan komma in i arbetet och bli effektiv tidigare än en som arbetar deltid.

Du behöver också bestämma hur viktigt det är att din assistent fysiskt befinner sig på kontoret tillsammans med dig och ditt team.

Det finns många olika modeller för distansarbete och virtuellt arbete, med sina egna för- och nackdelar. Beslutet om var din assistent ska befinna sig, liksom om personen ska vara en personlig assistent online, kommer i stor utsträckning att styras av arbetsuppgifterna och dina egna personliga preferenser.

Bestämma hur mycket en assistent ska få betalt

Hur mycket ska en administrativ assistent få betalt? Ska du betala en timlön eller en årslön? Svaret på dessa frågor beror återigen på rollen, personens ansvarsområden och om anställningen är på heltid eller deltid. 

Vanligtvis skulle en heltidsassistent få ett paket med total ersättning, vilket skulle omfatta en årslön, medicinska och hälsorelaterade förmåner samt andra ekonomiska förmåner. 

Följande tabell sammanfattar typiska löner i Kanada enligt olika offentliga lönkällor för tjänsterna som chefsassistent och administrativ assistent, vilka är de vanligaste assistenttjänsterna.

Befattning	Glassdoor	Kanadas regering	Robert Half	Payscale
Chefsassistent	Min: $45,000Max: $80,000Genomsnitt: $60,000	Min: $36,400Max: $83,200Median: $57,595	25:e percentilen: $49,75050:e percentilen: $56,75090:e percentilen: $75,000	Min: $40,000Max: $71,000Genomsnitt: $54,186
Administrativ assistent	Min: $33,000Max: $44,000Genomsnitt: $55,000	Min: $31,200Max: $49,600Median: $45,385	25:e percentilen: $36,00050:e percentilen: $41,50090:e percentilen: $57,000	Min: $28,932Max: $50,835Genomsnitt: $36,878

Steg 4: Rekrytera, välj och anställ!

Du har skapat arbetsbeskrivningen för din nya assistent, skrivit en jobbannons, bestämt hur mycket du är beredd att betala och beslutat var personen ska arbeta och hur ofta.

Genom att använda lösningar för bakgrundskontroller inom HR förbättras dessutom effektiviteten och precisionen i anställningsprocessen för en så känslig och värdefull tjänst.

Med dessa viktiga ingredienser på plats är du redo att börja söka efter din idealiska kandidat!

Läs vår praktiska guide om hur du anställer medarbetare för tips, råd och vägledning om hur du hittar och väljer rätt person för jobbet.

Vad tycker du?

Hur skulle en personlig assistent kunna hjälpa dig att bli mer effektiv och mindre stressad? Vilka fördelar tror du att en effektiv assistent skulle kunna tillföra din organisation? Vilken typ av assistent skulle vara bäst för din organisation, och varför?

Delta i diskussionen om dessa frågor i kommentarerna nedan och prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People för att hålla dig uppdaterad om de senaste tankarna inom HR från ledarskaps- och managementexperter över hela världen.