Mall för välkomstbrev till anställda (med tips för att skriva ditt eget)

Vad är ett välkomstbrev till en medarbetare?

Ett välkomstbrev till en medarbetare är ett dokument som överbryggar tiden mellan det datum då medarbetaren först undertecknar sitt anställningsavtal och den faktiska startdagen. Det är en del av varje bra strategi för förintroduktion.

Syftet med välkomstbrevet är att introducera företaget för den nyanställda, uttrycka entusiasm inför hens ankomst och förbereda hen för en smidig introduktionsprocess.

Varför är det viktigt att skicka ett välkomstbrev till nya medarbetare?

Att skicka ett välkomstbrev till en ny teammedlem är en viktig del av varje checklista för nyanställda och ett viktigt steg i en effektiv introduktionsprocess.

Forskning från Sapling visar att implementering av en introduktionsprocess för nyanställda och ett strukturerat introduktionsprogram för medarbetare är en avgörande del av en organisations strategi för medarbetare och företagskultur.

En effektiv introduktion kan ha en mycket positiv inverkan på medarbetarretention, motivation och produktivitet. Den är också en viktig del av att skapa en känsla av tillhörighet och inkludering.

Ett varmt välkomstbrev kan bidra till att skapa en stark grund för resten av teammedlemmens hela introduktionsupplevelse. Brevet bör:

• Skapa entusiasm och förväntan inför den första arbetsdagen;
• Minska stress och oro kring vad hen kan förvänta sig under den första veckan;
• Främja tillhörighet och inkludering genom att få medarbetaren att känna sig som en del av teamet; och
• Ge värdefulla insikter i verksamheten och företagskulturen.

Proffstips: Det är viktigt att notera att välkomstbrevet inte ersätter att ringa eller ha ett videosamtal med den nya medarbetaren direkt efter att hen har tackat ja till jobberbjudandet. 

Vad bör du inkludera?

Börja med ett varmt välkomnande till företaget. 

Börja med att tacka personen för att hen valt att bli en del av teamet och uttryck hur glada ni är över att hen ska börja. Välkomstmeddelandet är också ett tillfälle att fortsätta informera den nya teammedlemmen om verksamheten, kulturen och hur hen kommer att bidra.

Ditt välkomstmejl bör också innehålla praktisk information om introduktionen, till exempel:

• Startdatum och tid
• Information om ankomst
• Klädkod
• Vad personen ska ta med sig den första dagen
• Agendan för den första dagen

Ett bra välkomstmejl kan också innehålla följande, antingen i själva brevtexten eller som en bilaga till mejlet:

• Information om teammedlemmar: tillhandahåll ett organisationsschema som inkluderar personerna i ditt team. De kan använda detta tillsammans med LinkedIn för att bekanta sig med sina nya kollegor i förväg och snabbare komma ihåg ansikten och namn.
• Personalhandbok: skicka din personalhandbok i förväg så att de får tid att ta till sig materialet i sin egen takt. Lyft fram några av de mest relevanta avsnitten och viktiga HR-policyerna som kommer att vara mest användbara under deras första arbetsvecka.
• Dokumentation för nyanställda: dokumentation är en nödvändig men ofta tråkig del av introduktionen, så uppmuntra din nya teammedlem att slutföra så mycket som möjligt före sin första dag. Det ger er båda mer tid att fokusera på intressantare saker under den första veckan.

Proffstips: som du kan se kan e-postmeddelandet bli långt, beroende på vilken information du tar med, så du kanske vill inleda det med en varning till din nya teammedlem om att ta god tid på sig att gå igenom allt.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så skriver du ett välkomstbrev till en anställd

Steg 1: Börja med en varm hälsning

Börja med en vänlig och entusiastisk hälsning. Se till att använda den anställdes namn och en utmärkande detalj från intervjun för att göra hälsningen personlig och välkomnande.

Steg 2: Uttryck entusiasm och gratulera

Uttryck tydligt din entusiasm över att den anställde börjar i teamet. Gratulera personen till den nya tjänsten och bekräfta att det var rätt beslut att börja på företaget.

Överväldiga inte

Det är viktigt att använda en professionell men samtidigt vänlig ton i välkomstbrevet, men var inte långrandig. Sikta på en kortfattad text på 200 till 400 ord för att säkerställa tydlighet utan att överväldiga mottagaren. Detta bidrar till att skapa en positiv ton inför den nyanställdes resa på företaget.

Steg 3: Ge en överblick över företagskulturen och värderingarna

Beskriv kortfattat företagets kultur, värderingar och uppdrag. Lyft fram vad som gör arbetsplatsen unik och hur den nyanställdes roll stämmer överens med dessa delar.

Steg 4: Ta med praktiska detaljer

Ge viktig information, till exempel den nyanställdes startdatum, förväntade arbetstider, klädkod och eventuella saker som personen behöver ta med sig. Om det är relevant kan du även informera om introduktionsprocessen eller den utbildning personen kommer att genomgå, inklusive eventuella moduler, datum, tider och platser.

Steg 5: Avsluta med uppmuntran och ett erbjudande om stöd

Avsluta brevet med att uppmuntra personen inför den nya resan och erbjud ditt stöd om hen har frågor eller behöver hjälp. Inkludera dina kontaktuppgifter samt kontaktuppgifterna till annan relevant HR-personal för eventuella ytterligare frågor.

Vem ansvarar för att skapa och skicka ett välkomstbrev till en nyanställd?

Ett effektivt välkomstmeddelande till en nyanställd bör skickas av dig i egenskap av den anställdes nya chef.

Större organisationer kan ha en personalavdelning som kan hjälpa till att skapa välkomstmeddelandet. Oavsett vem som skapar det bör de viktigaste delarna standardiseras i en mall för att säkerställa att alla nyanställda får enhetlig information om introduktionen. Personalavdelningen är ofta bäst lämpad att samordna detta.

När du har tagit fram en mall för välkomstbrevet kan du sedan anpassa meddelandet och lägga till din egen personliga prägel i mallen och programmet för att automatiskt skicka det från en plattform för introduktionsprogramvara när vissa milstolpar i rekryteringsprocessen har uppnåtts.

Proffstips: Utöver ditt brev kan du överväga att låta grundaren eller ledaren för ditt företag också skicka ett välkomstmeddelande till den nya medarbetaren. Syftet med detta meddelande kan i större utsträckning vara att förklara företagets verksamhet, kultur, värderingar, vision och uppdrag. 

Hur bör du skicka ett välkomstmeddelande till en ny medarbetare?

Även om denna artikel ofta hänvisar till ett välkomstbrev kan du skicka meddelandet till din nya medarbetare på många olika sätt. Oavsett vilken metod du väljer bör du se till att meddelandets innehåll överensstämmer med bästa praxis för introduktion av nya medarbetare.

• E-post: att skicka ett välkomstmeddelande via e-post är den mest effektiva leveransmetoden. Du kan också bifoga ytterligare dokument, till exempel personalpolicyer eller en personalhandbok, och inkludera länkar till ytterligare resurser för introduktionen.

• Fysiskt brev: Om du väljer att skicka en papperskopia bör du göra brevet till en del av ett större välkomstpaket som skickas med prioriterad kurirleverans direkt till den nya medarbetarens hem. 

• Video: Videor kan kännas mycket personliga, men de är inte det bästa mediet för att förmedla viktig information. Överväg att skapa en kort, generell välkomstvideo som kan bifogas till dina mer detaljerade välkomstmeddelanden via e-post.

Exempel på välkomstmeddelande till en ny medarbetare

Har du drabbats av ”tom sida-syndromet”? Vi har skapat en mall för välkomstbrev till medarbetare som hjälper dig att komma igång! Ladda ner välkomstbrevet via formuläret nedan.

Hämta vår mall för välkomstbrev!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Ge ett varmt välkomnande

Ditt välkomstbrev kanske inte är den nya medarbetarens första intryck, men det ger en bild av vilka ni är som organisation och sätter tonen för en stark start. Dina medarbetare kommer att uppskatta den personliga touchen!

Se till att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People för att hålla dig uppdaterad om de senaste tankarna inom HR från ledarskaps- och managementexperter över hela världen.