9 justeringar för att göra skiftarbete ännu bättre för dina anställda
Att hantera en skiftbaserad arbetsstyrka innebär vissa unika utmaningar när det gäller medarbetarnas hälsa och välbefinnande.
Även om skiftarbete ger flexibilitet för både företag och medarbetare går det inte att förneka att det kan uppstå negativa psykiska och fysiska effekter hos de anställda.
Utöver störd sömn kan skiftarbete på lång sikt orsaka mag-tarmproblem, humörstörningar, olyckor och skador, hjärt-kärlsjukdomar, ett begränsat socialt liv och problem i privatlivet för dina medarbetare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Dessa problem leder vanligtvis till utbrändhet eller ett stort antal ledighetsansökningar och anspråk på ersättning vid arbetsoförmåga (kortvarig).
Så hur kan min organisation fortsätta arbeta på det här sättet och samtidigt ta hand om mina medarbetares hälsa och välbefinnande?
Vi är glada att du frågar!
Vi har samlat några av de bästa metoderna för att säkerställa en nöjd, hälsosam och produktiv skiftbaserad arbetsstyrka.
Relaterad läsning: 10 bästa programvarorna för schemaläggning av medarbetarskift
Säkerställ konsekvens
Skiftarbetare kan börja få problem med ätande och sömn ganska tidigt i sina anställningar, och oregelbundna scheman förvärrar bara problemen.
Oförutsägbara scheman kan också leda till interpersonell stress för dina medarbetare, eftersom de kanske inte träffar sina barn, vänner och partner på flera dagar.
Därför är din uppgift som arbetsledare att planera skiftaktiviteterna på ett sätt som garanterar regelbundna lediga perioder för alla, till exempel ett 2-2-3-schema eller en 9/80-schemavariant.
Gör inte heller plötsliga eller frekventa ändringar i arbetsschemat. Det hjälper personalen att planera privata evenemang med familj och vänner samt att avsätta tid för sina närstående.
När du har fastställt deras arbetsscheman och agendor är det bäst att följa upp dina medarbetares önskemål genom enkäter. Använd dem för att ta reda på deras toleransnivåer och fastställa idealiska tidsramar för variation och tvetydighet.
Inför och genomför ytterligare säkerhetsåtgärder
Som HR-chef kan du också förbättra arbetsmiljön genom att stärka säkerheten och tryggheten, så att teammedlemmarna kan hålla sig fokuserade och vakna.
Se först till att belysningen är tillräckligt stark under nattskiften för att likna dagens naturliga ljus.
För det andra bör du se till att inget ljud är repetitivt eller lågt. Detta är viktigt i avskilda eller surrande maskinrum där liten mänsklig kontakt behövs.
Genom att låta dina medarbetare lyssna på uppiggande radio eller musik under sina skift skapas en energisk miljö. Om de däremot behöver upprätthålla situationsmedvetenhet kan hörlurar utgöra en säkerhetsrisk, så använd ditt omdöme.
Se också till att rumstemperaturen är lämplig, eftersom varmare temperaturer främjar sömnighet. Sval luft kan däremot hjälpa medarbetarna att hålla sig alerta.
Relaterad läsning: Programvara för säkerhetshantering som håller personalen trygg och säker
Tillåt flexibel schemaläggning
Ett effektivt sätt att öka dina medarbetares produktivitet och säkerhet är att ge dem möjlighet att arbeta utifrån sina förmågor genom att anpassa arbetsbelastningen: det hjälper dem att koncentrera sig och hantera svåra situationer.
Detta säkerställer att alla dina medarbetare utför de uppgifter som kräver mest uppmärksamhet och kompetens i början av sina skift eller arbetstider, när de är som mest uppmärksamma och befinner sig i en stressfri miljö. Nattarbetare upplever till exempel vanligtvis den högsta graden av sömnighet mellan kl. 03.00 och 05.00.
För omkring 66 % av skiftarbetarna är flexibilitet en oslagbar förmån, så låt dina medarbetare anpassa sina skift efter privatlivet.
Om någon av naturen är kvällsmänniska och föredrar att arbeta nattskiftet bör du schemalägga personen därefter. Det leder till högre produktivitet och bättre hälsostatistik, eftersom de flesta av dina medarbetare arbetar i enlighet med sina biologiska klockor.
En annan sak att tänka på är att uppmuntra medarbetare som är trötta efter ett långt nattskift att inte köra hem. Om du inte kan ordna boende för dem som arbetar sent på natten bör du se till att någon hämtar dem på jobbet.
Upprätthåll medarbetarnas engagemang
Personer som arbetar andra tider än 9–17 känner sig ofta utestängda från viktiga processer, förhandlingar och arbetsevenemang. Därför är det naturligt att de blir missnöjda om de inte regelbundet uppdateras om viktiga personalmöten och meddelanden.
Därför är det ytterst viktigt att se till att du håller alla dessa medarbetare knutna till organisationen, så att de känner sig delaktiga och uppskattade.
Anordna aktiviteter eller bjud på luncher (eller middagar) för alla skiftarbetare. Och när alla är närvarande kan du passa på att informera dem om uppdateringar från andra delar av företaget. Se också till att ledningen regelbundet tittar förbi för att stämma av med medarbetarna på udda tider.
Försök se till att dina medarbetare känner sig bekväma med att umgås med varandra och har värdefulla samtal som får dem att må bra. Det hjälper dem att bygga upp lojalitet och arbetsmoral. Ett annat alternativ är att hjälpa dem att bryta upp monotona arbetsuppgifter genom att ge dem teamorienterade möjligheter att samarbeta och arbeta med andra.
Det är dessutom alltid en god idé att låta dina medarbetare ha inflytande över hur deras arbete planeras, särskilt när arbetsuppgiften är riskfylld. Det hjälper dem att vara uppmärksamma och säkra samt undvika skador, eftersom de utför arbetet när de känner sig som mest bekväma.
Uppmuntra motion och erbjud hälsosam mat
Du kan också öka skiftarbetarnas trivsel och förbättra deras hälsa genom att införa motions- och träningspauser.
Circadian är ett konsultföretag som fokuserar på skiftarbete och dess påverkan på människors hälsa och välbefinnande. De har konstaterat att fysisk träning kan öka vakenheten, särskilt under nattimmarna, så det är bra att låta dina medarbetare träna och koppla av på arbetet.
Erbjud dessutom hälsosamma mellanmål på arbetsplatsen, men var noga med måltiderna för nattarbetare, eftersom hamburgare, munkar och annan skräpmat kan vara svårare för dem att smälta.
Alternativt kan det vara bra att ha grönsaker och frukt tillgängliga för medarbetarna att äta under arbetstiden. Det kan hjälpa dem att hålla sig glada, friska och alerta under hela skiftet. Se också till att erbjuda dem andra drycker än koffeinhaltiga drycker som kaffe – juice med låg sockerhalt, vatten och andra alternativ som hindrar dem från att plötsligt tappa energi.
Se till att alla viktiga tjänster och faciliteter är tillgängliga för medarbetarna dygnet runt, så att de kan dra nytta av dem oavsett arbetstid.
Om ni har program på arbetsplatsen bör du erbjuda dem vid olika tidpunkter för att underhålla och tillgodose skiftarbetarnas behov. Men återigen är det viktigt att erbjuda hälsosamma alternativ som är avgörande för att främja och bidra till dina medarbetares välbefinnande och hälsa.
Undvik övertid och att ändra medarbetarnas skift
Undvik roterande scheman för medarbetarnas skift. Om du absolut måste använda sådana scheman, gör det i medurs ordning. Det gör det lättare för dem att anpassa sig till förändringarna, eftersom de börjar arbetet lite senare varje gång. Detta tillvägagångssätt används vid American Academy of Sleep Medicine (AASM), där medarbetarna får övertid efter varandra när det behövs.
Överväg också att erbjuda extra skift för att täcka upp under semestrar eller vid övertid. Även om de extra timmarna kan öka medarbetarens inkomst, kanske det inte räcker för att kompensera för den totala påverkan på deras välbefinnande.
Föränderliga skift kan vara utmanande för medarbetarna eftersom de vanligtvis kräver en fullständig omstrukturering av deras rutiner. Därför är det viktigt att låta teamet vänja sig vid att arbeta olika skift och att rotera dem gradvis. Ändra till exempel dagsskift till eftermiddagsskift och eftermiddagsskift till nattskift, men gå inte direkt från dag till natt.
På Deputy erbjuder vi dig robust schemaläggningsprogramvara som gör det möjligt för dig att schemalägga din personal med bara några få klick och hjälper dig att undvika felaktiga bedömningar av en medarbetares tillgänglighet.
Genomför regelbundna hälsokontroller av medarbetarna
Ge dina medarbetare möjlighet att diskutera hälsorelaterade problem, särskilt om problemen påverkar deras arbetsuppgifter.
Utse en hälsoambassadör som fungerar som medarbetarnas företrädare och uppmuntrar individer att prata om sina problem i stället för att hålla dem inom sig.
Genomför dessutom regelbundna hälsokontroller av dina medarbetare för att säkerställa deras välbefinnande. De kan också uppleva det som terapeutiskt att prata med en opartisk eller extern hälsoexpert.
Skiftarbetare kan dessutom uppleva sitt arbete som stressande, vilket är vanligt, särskilt inom krävande branscher som bygg eller vård. En kort påminnelse om att motionera och äta hälsosamt kan därför hjälpa dem att prioritera sitt välbefinnande.
Om du effektivt kan främja regelbundna hälsokontroller på arbetsplatsen, i stället för tillfälliga initiativ, kan du förhindra att begynnande hälsoproblem förvärras.
Relaterad läsning: Så bygger du ett verkligt medarbetarfokuserat företag
Erbjud incitament baserade på prestation
Skiftarbete kan vara överväldigande, och dina medarbetare kan behöva planera om sina egna aktiviteter utifrån de schemalagda arbetstiderna. Genom att erbjuda incitament kan du ge teammedlemmarna större möjligheter och motivation att prestera bättre och uppnå högre resultat.
Du kan också erbjuda dem andra förmåner, till exempel ersättning för resor eller matbidrag. Det visar att du bryr dig om dina medarbetare.
Genom att göra dessa insatser och erbjuda incitament blir du bättre på att leda skiftarbetare. Dessutom kan du se till att ditt team presterar utifrån sin fulla potential.
Tillhandahåll verktyg för att minska stress på arbetsplatsen
Stress kan ha extrema effekter på en anställds psykiska och fysiska hälsa. Tyvärr går den inte att undvika, eftersom den är kroppens naturliga reaktion på överdriven arbetsbelastning och press.
Men tillgång till experter på psykisk hälsa, återkommande seminarier om stressmedvetenhet på arbetsplatsen och framför allt en policy med öppen dörr gör det möjligt för dina anställda att känna igen, bemöta och hantera sin stress på ett lämpligt sätt.
Ge också dina skiftarbetare flexibla och välförtjänta pauser så att de kan återhämta sin energi. Detta hjälper dem i sin tur att fokusera bättre på arbetet, öka den övergripande produktiviteten och minska stressen.
Som HR-chef behöver du se till att dina skiftarbetande anställda inte går miste om program för välbefinnande och hälsa.
Sammanfattning
Eftersom 90 % av skiftarbetarna anser att de bidrar betydligt till företagets framgång är de en värdefull tillgång för organisationer. Samtidigt hör de till personalavdelningens största utmaningar.
Om ditt företag är beroende av skiftarbetare bör det införa metoder som strävar efter att minska de negativa effekterna av deras arbetsscheman samt genomföra hjälpsamma rutiner och fördelaktiga policyer.
Använd tipsen och justeringarna ovan för att göra skiftarbete bättre för dina anställda.
Relaterat innehåll:
