Distansarbete förbättrade vår produktivitet, men hur är det med teamdynamiken?

Utvecklingen av distansverksamhet

När pandemin slog till stod Synivate inför ett akut behov av att anpassa sig. Företaget, som ursprungligen byggde på traditionella möten ansikte mot ansikte, insåg fördelarna med distansarbete inte bara som en tillfällig lösning utan som en strategisk möjlighet.

Så här gick övergången till.

Att tänka om kring arbetsdynamiken

Övergången till distansverksamhet handlade inte bara om att byta plats – den innebar att tänka om kring hur varje del av arbetet kunde genomföras.

Teamets möten flyttade exempelvis från konferensrum till virtuella samlingar, och småpratet vid vattenautomaten flyttade till Slack-kanaler. Denna förändring bidrog till att bevara teamdynamiken och förbättrade till och med kommunikationens effektivitet.

Kulturella förändringar

Övergången till distansarbete krävde också en kulturell anpassning.

Synivates ledning arbetade för att skapa en miljö där varje teammedlem kände sig uppskattad och stöttad, samtidigt som de insåg att det fysiska kontoret inte längre var den centrala platsen för deras yrkesmässiga samarbete. Detta innebar regelbundna virtuella sociala evenemang och strukturerade avstämningar för att säkerställa att ingen kände sig isolerad.

En viktig del av den kulturella förändringen var att öka automatiseringen.

”Att automatisera introduktions- och avslutningsprocesserna för nya organisationer är avgörande”, sa Maguire. ”Att automatisera den processen ger en mycket smidig start för en ny användare. Det värsta är när någon börjar på ett företag och den första dagen blir: varför har jag inte tillgång till det här systemet eller det där systemet? Det får verkligen saker och ting att börja på fel sätt.”

Att utnyttja teknik

Att införa verktyg som Slack var avgörande. Dessa verktyg bidrog inte bara till att upprätthålla kommunikationen, utan hjälpte också till att förbättra teamets samordning. 

Synivate använde inte bara Slack för kommunikation, utan anpassade plattformen så att den återspeglade deras arbetsflöden. Specifika kanaler skapades för olika projekt, avdelningar och även sociala interaktioner. Denna struktur bidrog till att hålla samtalen fokuserade och relevanta, minska bruset och förbättra informationsflödet.

Eftersom Synivate insåg att distansarbete kan kännas isolerande införde företaget schemalagda dagliga samlingar och veckovisa avstämningar för teamet via Slack. Detta var korta, strukturerade möten som utformats för att samordna teamets mål, dela uppdateringar och ta upp eventuella omedelbara problem.

Denna rutin bidrog till att upprätthålla en rytm och såg till att alla hade samma information, vilket skapade en känsla av enhet och målmedvetenhet.

För att maximera fördelarna med Slack investerade Synivate i utbildningar för alla teammedlemmar, med fokus på bästa praxis för kommunikation, fildelning och effektiv användning av Slacks funktioner.

De tog också fram riktlinjer för etikett i Slack för att säkerställa att kommunikationen var respektfull och produktiv.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Råd till andra företag:

• Strukturera kanalerna genomtänkt: Organisera Slack-kanaler kring tydliga teman eller projekt för att hålla diskussionerna strukturerade och minska informationsöverflödet.
• Utnyttja integrationer: Använd integrationer med andra verktyg för att göra Slack till navet i arbetsmiljön och minimera behovet av att hantera flera olika applikationer.
• Fastställ kommunikationsnormer: Sätt tydliga riktlinjer för hur och när Slack ska användas, inklusive förväntningar på svarstider och vilka typer av meddelanden som är lämpliga i olika kanaler.
• Regelbunden utbildning: Erbjud kontinuerligt utbildning och uppdateringar om nya funktioner och bästa praxis för att hålla teamet kunnigt och effektivt i användningen av plattformen.
• Schemalagda interaktioner: Inför regelbundna virtuella möten och avstämningar för att hålla engagemanget i teamet högt och säkerställa att alla känner sig delaktiga och uppskattade.

Övergången var inte utan utmaningar, men resultaten var tydliga. Produktiviteten ökade mätbart, projekten levererades mer konsekvent i tid och teammedlemmarna rapporterade högre arbetstillfredsställelse.

Kärnvärderingar och kommunikation

För alla organisationer är en övergång till distansarbete nära sammanflätad med dess kärnvärderingar, som är mer än eftersträvansvärda ideal – de är praktiska riktlinjer som påverkar vardagliga handlingar och beslut.

För Synivate odlas dessa värderingar aktivt på följande sätt:

Extremt ägarskap

Det innebär att varje teammedlem, oavsett roll, tar fullt ansvar för sina bidrag och resultaten av sitt arbete. För att uppmuntra detta har Synivate infört en transparent feedbackmekanism där medarbetarna regelbundet presenterar sina projekt för kollegor för granskning, vilket främjar en kultur av ansvarstagande och kontinuerlig förbättring.

Kundnöjdhet

Denna kärnvärdering handlar om att överträffa kundernas förväntningar genom proaktiv service och snabba svar på problem. Synivate mäter kundnöjdheten regelbundet genom undersökningar och har ett lyhört system på plats, vilket säkerställer att varje teammedlem känner till och reagerar på feedbacken. Denna insyn hjälper alla att förstå sin direkta påverkan på kundupplevelsen.

Teamarbete

Synivate främjar en stark känsla av sammanhållning i teamet genom att anordna regelbundna virtuella teambuildingaktiviteter och använda samarbetsverktyg för projektledning som kräver aktivt deltagande från alla medlemmar. Detta säkerställer att ingen medlem känner sig isolerad trots det fysiska avståndet.

Att följa processer

Det är avgörande att följa etablerade processer, särskilt i en miljö med distansarbete.

Synivate använder detaljerade processkartor som är integrerade i deras projektledningsverktyg, vilket säkerställer att alla teammedlemmar följer samma rutiner och riktlinjer. Dessa granskas och uppdateras regelbundet för att anpassas till förändrade behov.

Att vara lösningsorienterad

För att uppmuntra initiativförmåga erbjuder Synivate utbildningstillfällen om problemlösning och kreativt tänkande.

De driver också en intern wiki där medarbetarna kan dela innovativa lösningar och genvägar som de har upptäckt, vilket främjar en miljö där initiativförmåga uppmärksammas och belönas.

Att använda plattformar som Slack inte bara för arbetsrelaterade diskussioner utan också som en plats för att förstärka dessa kärnvärderingar är också en del av detta. Till exempel:

• Dedikerade kanaler: Det finns särskilda Slack-kanaler för hyllningar och erkännanden, där teammedlemmar uppmärksammar när kärnvärderingarna omsätts i praktiken.
• Regelbundna avstämningar: Dagliga och veckovisa avstämningar är inte bara verksamhetsuppdateringar utan innehåller också ett avsnitt om reflektion kring kärnvärderingarna, där teammedlemmarna delar hur de har förverkligat dessa värderingar i sitt arbete.

Värderingar fungerar som en kompass som vägleder teammedlemmarna i deras dagliga uppgifter och interaktioner och säkerställer ett enhetligt arbetssätt som överskrider fysiska gränser.

Ett aktivt engagemang för kärnvärderingarna är avgörande för att upprätthålla en stark sammanhållning i teamet och en gemensam känsla av mening, vilket är viktigt för långsiktig framgång i en miljö med distansarbete.

Feedbackens och erkännandets roll i att bygga sammanhållning i teamet

Feedback och erkännande spelar en avgörande roll för att främja en positiv och sammanhållen arbetsmiljö och övervinna utmaningarna med att leda distansmedarbetare.

Maguire har förstått detta och infört ”Feedbackfredag” på Synivate, en särskild tid varje vecka då teammedlemmarna uppmärksammar och uppskattar varandras insatser. Denna praxis är nära sammanflätad med företagets kärnvärderingar och fungerar som en plattform för att förstärka principerna för teamarbete i den dagliga verksamheten.

Feedbackfredag går bortom den traditionella uppfattningen om feedback som en process uppifrån och ned. I stället uppmuntrar den en kultur av erkännande kollegor emellan, där uppskattning och konstruktiv feedback flödar fritt mellan organisationens alla nivåer. 

Detta arbetssätt demokratiserar feedbacken och gör den till ett gemensamt ansvar snarare än en chefsuppgift. Det fyller två syften: det motiverar inte bara individer genom att uppmärksamma deras bidrag, utan stärker också banden inom teamet eftersom medlemmarna känner sig uppskattade och sedda av sina kollegor.

Att upprätthålla fokus och ansvarstagande

Vid en övergång till distansarbete finns det en risk att minskad överblick leder till distraktioner och minskad produktivitet.

För att hantera detta införde de Slack-samtal, men med ett strategiskt tillvägagångssätt som förbättrar snarare än stör produktiviteten.

Syfte och tidpunkt för Slack-samtal

Till skillnad från spontana besök vid skrivbordet som kan avbryta arbetsflödet är Slack-samtal på Synivate noggrant planerade och målmedvetna.

Dessa samtal är reserverade för diskussioner som är avgörande och tidskänsliga, vilket säkerställer att tidpunkten anpassas efter arbetsflödet i stället för att avbryta det.

Riktlinjer för att genomföra samtal

Fastställ tydliga riktlinjer för vad som utlöser ett samtal och vad det ska omfatta. Här är några saker att tänka på.

• Utlösande faktorer: Ett samtal inleds när ett beslut kräver gemensamma synpunkter utöver vad asynkron kommunikation effektivt kan hantera, eller när ett projekt når en kritisk avstämningspunkt som kräver synkron återkoppling.
• Riktlinjer för innehåll: Varje samtal har en fokuserad agenda. Deltagarna förväntas komma förberedda med relevant information, frågor eller uppdateringar som kräver omedelbar uppmärksamhet. Denna förberedelse säkerställer att samtalen blir korta och produktiva.
• Integrering i arbetsflödet: För att ytterligare integrera samtal i den dagliga rutinen utan att de blir ett störningsmoment använder Synivate schemaläggningsrutiner som respekterar naturliga arbetsrytmer. Samtalen planeras ofta till tider då teammedlemmarna har mindre sannolikhet att vara djupt engagerade i individuella uppgifter, till exempel mitt på förmiddagen eller direkt efter lunch.

Teammedlemmarna uppger att dessa fokuserade diskussioner med tydliga tidsramar bidrar till att klargöra mål, snabbt samordna insatser och använda allas tid effektivt. Detta arbetssätt omvandlar potentiella störningsmoment till möjligheter att förbättra samarbetet och ge projekten ökad framdrift.

Att omfamna distansarbete

Framöver ligger Maguires vision för Synivate i linje med bredare trender i näringslivet och bästa praxis för hybridarbete, med fokus på SaaS-lösningar och automatisering.

Detta fokus handlar inte bara om att använda teknik i moderniseringens namn, utan om att öka effektiviteten och förenkla processer, särskilt vid introduktion och avslut av anställningar.

I en distansmiljö, där fysiska interaktioner är begränsade, kan automatisering av dessa processer avsevärt minska förseningar och missförstånd. Genom att investera i system som gör dessa processer smidiga och användarvänliga kan du säkerställa att förändringar i teamet inte stör det övergripande arbetsflödet.

Övergången till SaaS-lösningar och automatisering är ett strategiskt steg som ligger i linje med kraven från en modern distansbaserad eller hybridbaserad arbetsstyrka. Dessa tekniker erbjuder skalbarhet, flexibilitet och tillgänglighet – viktiga egenskaper för ett distribuerat team.

3 viktiga slutsatser

• Strategisk integrering av kommunikationsverktyg kan avsevärt förbättra teamdynamiken och den operativa effektiviteten genom att anpassa arbetsflöden och integrera olika produktivitetsplattformar.
• Starkt förankrade kärnvärderingar är avgörande för att upprätthålla sammanhållning och motivation i team som arbetar på distans. De vägleder interaktioner och beslutsprocesser när fysisk närvaro saknas.
• Regelbunden mätning av viktiga prestationsmått, såsom svarstider till kunder, projektleveranser och kundnöjdhet, är avgörande för att bedöma och visa hur effektiva distansarbetsmodellerna är. Den ger insikter som kan leda till ytterligare förbättringar.

Om du vill lära dig mer om de senaste trenderna inom distans- och hybridarbete, vad som fungerar och vad som inte gör det, bör du registrera dig för nyhetsbrevet från People Managing People. Du får de senaste insikterna direkt i din inkorg.