Implementering av HR-programvara: Experttips och knep

Det är avgörande att arbeta nära leverantörer av HR-programvara under implementeringen för att säkerställa en smidig övergång och effektiv användning av systemet.

Det finns i dag ett stort utbud av HR-programvara för organisationer. En snabb blick på marknaden för HR-programvara visar också att detta sannolikt inte kommer att förändras.

Men för den här artikelns skull antar vi att vi talar om att implementera en HRIS-, HRMS- eller HCM-programvarulösning. Implementeringsprocessen för alla dessa lösningar omfattar grundlig research och testfaser för att välja ett alternativ som överensstämmer med verksamhetens och de tekniska kraven.

Här är en genomgång av de olika faktorer du behöver ta hänsyn till vid implementering av HR-programvara för att säkerställa att du får alla fördelar med HCM-programvara.

• Vem: HR-personal, IT-personal, avdelningschefer och ett särskilt implementeringsteam som kan inkludera någon som en HRMS-analytiker med specialiserad systemkunskap.
• Vad: En implementeringsprocess omfattar installation av programvaran, konfigurering av inställningar, migrering av data och utbildning av medarbetare i självbetjäningsmoduler.
• När: Planeras vanligtvis under en mindre hektisk period för att minimera störningar.
• Var: Implementeringen sker i hela organisationen, men främst på HR- och IT-avdelningarna.
• Varför: För att förbättra centrala HR-funktioner, säkerställa efterlevnad och förbättra medarbetarupplevelsen genom bättre datahantering och automatiserade processer.

Checklista för HRIS-implementering

Oavsett om du genomför en ny HRIS-implementering, uppgraderar HR-redovisningsprogramvara eller experimenterar med en ny plattform för medarbetarengagemang behöver du följa en tydlig steg-för-steg-process för att definiera projektets omfattning och behov av användarutbildning som måste tillgodoses. 

I detta fall är en checklista för HRIS-implementering avgörande för att säkerställa att alla nödvändiga aspekter täcks under implementeringsprocessen. Här följer en grundläggande översikt över de viktigaste punkterna du behöver tänka på. 

1. Utvärdera behoven: Bedöm dina nuvarande HR-processer och identifiera områden som kan förbättras.
2. Välj programvara: Välj HR-programvara som passar organisationens behov. Behöver du något med dubbla funktioner eller dynamiskt, som HR-programvara med inbyggd lönehantering? Tänk på dessa överväganden nu.
3. Budgetplanering: Avsätt pengar för programvaran, inte bara för inköpet utan för den totala kostnaden för HR-programvaran, inklusive implementering, utbildning och löpande support.
4. Samla in data: Samla in och rensa alla nödvändiga medarbetardata inför migreringen.
5. Skapa ett implementeringsteam: Inkludera HR, IT och viktiga intressenter.
6. Ta fram en projektplan: Beskriv tidsplanen, milstolparna och uppgifterna.
7. Ta fram en kommunikationsplan: Samarbeta med implementeringsteamet för att utveckla en transparent kommunikationsstrategi för förändringshantering.
8. Förbered utbildningsmaterial: Skapa guider och planera utbildningstillfällen.
9. Genomför tester: Kör tester för att säkerställa att programvaran fungerar korrekt.
10. Lansering: Distribuera programvaran enligt en väldefinierad och välkommunicerad tidsplan.
11. Löpande support: Etablera ett supportsystem för felsökning och uppdateringar.

Behöver du hjälp med att välja rätt HR-programvara? Prata med våra experter.

Utforma en implementeringsstrategi

När du skapar en implementeringsstrategi för HRIS bör du ta hänsyn till följande faktorer för att minimera störningar i den löpande verksamheten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Engagera intressenter

Involvera viktiga intressenter från början för att säkerställa deras stöd och kunna hantera problem tidigt.

"Att få med sig teamen är den största utmaningen, särskilt för dem som motsätter sig förändring", säger Mike Kealey, verkställande direktör på Vero HR. "Under implementeringen bör du samarbeta med andra delar av verksamheten och inte känna att du måste göra allt på egen hand. Förstå deras behov tidigt, involvera dem från början för att få deras stöd och identifiera eventuella ’snabba vinster’, till exempel en användbar rapport för ekonomiteamet eller en informativ instrumentpanel på hög nivå för vd:n."

Så här gör du: Identifiera och involvera viktiga intressenter tidigt i processen. Det innefattar HR-chefer, IT-specialister, avdelningschefer och slutanvändare. Tydliggör affärsvärdet och målen med att övergå till den nya HR-plattformen. Planera in inledande möten för att samla in deras synpunkter och hantera eventuella problem de kan ha. Uppdatera regelbundet intressenterna om framstegen och eventuella förändringar för att hålla dem engagerade och fast beslutna.

Tydlig kommunikation

Upprätthåll en transparent kommunikation genom hela processen för att hålla alla informerade och samordnade. Att integrera en kommunikationsstrategi för förändringshantering är ett avgörande steg för att organisationen ska säkerställa transparens före, under och efter implementeringen. 

Transparent kommunikation är nyckeln

“Att vägleda intressenter genom processen att vänja sig vid ny teknik, nya processer och arbetsflöden är avgörande för en smidig övergång. Organisationer måste införa strategier för förändringshantering som minimerar motstånd och maximerar användningen genom att kommunicera transparent med intressenterna under övergångsprocessens alla faser. Genom att främja en kultur som välkomnar förändring säkerställer organisationerna sedan att den nya systemets organisatoriska mål uppnås med minimala störningar.” ~Kyle Berry, huvudkonsult på Sendero Consulting

 

Så här gör du: Ta fram en kommunikationsplan som beskriver vilken information som behöver delas, med vem och när. Använd olika kommunikationskanaler, till exempel e-post, möten, arbetsflödesprogramvara för personaladministration och projekthanteringsverktyg, för att säkerställa att alla hålls informerade. Skapa ett centralt arkiv med dokument och uppdateringar som är tillgängligt för alla teammedlemmar.

Implementeringsmetod

Implementera programvaran på det sätt som bäst passar verksamhetens behov. Implementeringen kan genomföras i faser för att möjliggöra justeringar och minimera påverkan på den dagliga verksamheten.

Enligt Berry kan ”denna metod innebära faser modul för modul, en fasindelning per affärsenhet eller någon kombination av de två. Du kan också komma fram till att en storskalig metod, där alla moduler implementeras i hela företaget, passar bäst.”

Så här gör du: Utvärdera risker, tidsplaner och kostnader som är förknippade med olika implementeringsmetoder. När du utvärderar en metod modul för modul bör du bedöma vilka tillfälliga integrationer som måste byggas för att stödja affärsprocesserna. När du distribuerar per affärsenhet bör du förstå effekterna av inkonsekvenser i plattformen i hela företaget. Oavsett vilken metod du väljer bör du fastställa tydliga tidsplaner och milstolpar för att följa upp framstegen.

Utbildning och support

En programvara är bara effektiv om den används av många, och den kan bara användas korrekt om teamen får utbildning i hur den påverkar deras arbete, vad de ska göra med den i sina roller och vart de kan vända sig för att få support om de stöter på ett hinder.

Enligt Kealey är det bäst att anpassa utbildningen så att den är så relevant som möjligt för organisationen.

"Lita inte enbart på generiska supportguider", sa han. "Avsätt i stället specifik tid för utbildning och lansering. Överväg att anpassa användarguiderna så att varje sida är relevant för er personal och erbjud utbildningstillfällen för varje avdelning, med frekventa möjligheter att "titta in" efter lanseringen."

Så gör du: Granska användarmanualer, videoguider och snabbguider för att säkerställa att innehållet är relevant för olika användargrupper. Schemalägg praktiska utbildningstillfällen och erbjud löpande support via en supportdesk eller ett särskilt supportteam. Uppmuntra en kultur av kontinuerligt lärande genom att erbjuda repetitionskurser och uppdateringar om nya funktioner.

Säkerställ användningen

Ett av de största hindren vid implementering av HR-programvara är motstånd mot förändring. För att övervinna detta måste ni främja användningen av programvaran och tydliggöra dess fördelar och potential att göra människors arbete enklare. 

Främja förändringsambassadörer

“Ett av de bästa sätten att främja användningen är att skapa ett nätverk av ’förändringsambassadörer’, det vill säga inflytelserika personer inom organisationen. Involvera era förändringsambassadörer under hela implementeringsprocessen så att de först själva ställer sig bakom förändringarna, vilket underlättar kommunikationen och leder till ytterligare stöd för förändringarna.” ~\u003ca href=\u0022https://www.linkedin.com/in/kyleberry91/\u0022\u003eKyle Berry\u003c/a\u003e, huvudkonsult på Sendero Consulting

Så gör du: För att maximera användningen av programvaran bör ni lyfta fram hur den gör medarbetarnas arbete enklare och effektivare samt få stöd från deras chef. Skapa ett ramverk för realisering av fördelar som beskriver fördelarna med förändringarna, förklarar varför de är fördelar och visar hur fördelarna kan uppnås och bibehållas. Samla regelbundet in återkoppling för att hantera eventuella problem eller motstånd. 

Datakvalitet 

Det spelar ingen roll om det handlar om en implementering av rekryteringsprogramvara, lönehantering, prestationshantering eller någon annan typ av HR-programvara – den kommer att misslyckas om datakvaliteten är dålig. Som det gamla ordspråket säger: skräp in, skräp ut. När det gäller bästa praxis för data ger det bästa resultatet att följa en strikt uppsättning riktlinjer. 

Så gör du: Genomför en grundlig datarensning och validering före migreringen. Inför styrningsprinciper för data för att upprätthålla dataintegriteten över tid, eller kontakta en konsult inom datastyrning för hjälp med detta steg.

Implementeringsteamet

Ett effektivt implementeringsteam består inte enbart av medlemmar från HR-avdelningen. Teamet bör inkludera:

• HR-ledare: För att bidra med insikter om HR-processer och krav.
• IT-specialister: För att hantera tekniska aspekter och integration.
• Projektledare: För att övervaka projektet och säkerställa att det följer planen.
• Representanter från avdelningarna: För att ge återkoppling och säkerställa att programvaran uppfyller olika teams behov.

Om ni implementerar ett omfattande system, till exempel ett med funktioner på företagsnivå eller globala funktioner, kan ni även vilja lägga till en konsult inom HR-teknik i implementeringsteamet för att säkerställa att allt blir rätt från början.

Förbered teamet

För att säkerställa en effektiv verksamhet bör ni förbereda projektteamet. Det kan innebära vissa teambuildingaktiviteter, men utöver det finns här några saker att tänka på. 

1. Definiera roller och ansvarsområden: Detta hjälper till att förhindra överlappningar och säkerställer att alla känner till sina specifika uppgifter och bidrag.
2. Erbjud utbildning: Säkerställ att alla teammedlemmar förstår den nya HR-programvaran och sin roll i implementeringsprocessen. Ordna utbildningstillfällen om programvarans funktioner och bästa praxis.
3. Fastställ tydliga förväntningar: Kommunicera projektets mål, tidsplan och förväntade resultat till teamet. Uppdatera dem regelbundet om framsteg och eventuella förändringar så att alla har samma bild.
4. Främja samarbete: Använd projektstyrningsverktyg för att underlätta samordning och följa framstegen.

Projektplanen

En omfattande projektplan är avgörande för en lyckad implementering av HR-programvara, särskilt under implementeringsprocessen för ett HRIS. Vikten av att planera och genomföra utrullningsfasen kan inte överskattas. Planen bör innehålla:

• Tidslinje: Fastställ en realistisk tidslinje med viktiga milstolpar och deadlines.
• Uppgifter: Dela upp implementeringsprocessen i hanterbara uppgifter.
• Resurser: Identifiera nödvändiga resurser, inklusive personal, budget och verktyg.
• Riskhantering: Planera för potentiella risker och utveckla strategier för riskreducering.

Datamigrering

Datamigrering är ett viktigt steg i implementeringsprojekt för HR-programvara, och det är inte alltid det enklaste. Matt Erhard, ansvarig partner på det kanadensiska rekryteringsföretaget Summit Search Group, fick nyligen erfara detta.

Erhard och hans team förväntade sig en komplex process, men de hade inte räknat med hur mycket tid och arbete det skulle krävas för att överföra all sin data till det nya gränssnittet. Situationen komplicerades av att Summit Search Group har flera kontor i Kanada, där varje kontor hade sina egna interna system innan det nya systemet implementerades. Implementering av lönesystem kräver noggrann planering för att minska risken för potentiella komplikationer som denna.

Granska data tidigt och ofta

“Börja samla in och förbereda all information tidigare än du tror att du behöver, långt innan du ska implementera den nya programvaran. Se till att du har tillräckligt med tid för att inte bara samla in data utan även granska den före implementeringen. Det här är ett utmärkt tillfälle att rensa bort dubbletter eller data som du inte längre behöver, samt att göra en korrekt och fullständig bedömning av exakt vad du överför.” – Matt Erhard

Testning

Grundliga tester är avgörande innan en fullständig utrullning. Genomför flera testkörningar för att säkerställa att programvaran fungerar korrekt och integreras väl med befintliga system, såsom lönesystem eller system för tidsregistrering.

Parallell lönetestning är avgörande

Om lön ingår i din implementering bör du avsätta tid för parallell lönetestning och korrigering av avvikelser.” ~Kyle Berry, huvudkonsult på Sendero Consulting

Du bör också testa funktionerna för olika medarbetargrupper och hur olika typer av användningsfall hanteras, enligt Soumya Mahapatra, vd för startupföretaget Essenvia, som utvecklar regulatorisk informationshantering för medicinteknik.

Särskilda fall

“Det som är avgörande med all HR-programvara är i slutändan de särskilda fallen. När du har lagt in alla dina nuvarande heltidsanställda bör du börja lägga till nyanställda, nyligen pensionerade, konsulter, personer som har bytt från en roll till en annan och så vidare. Vi har faktiskt utvecklat en fiktiv lista över medarbetare med en mängd unika egenskaper för att kunna testa varje del av den HR-programvara vi implementerar, just av denna anledning. Det gör att vi slipper panikhantera situationen när våra faktiska medarbetare kommer till oss med unika problem.” – Soumya Mahapatra.

Utrullning

Rulla ut programvaran enligt det tillvägagångssätt och den tidsplan som passar din verksamhet och situation. Ha ett triageteam redo att hantera eventuella problem som uppstår. Fastställ en plan för riskreducering i händelse av att den första lönekörningen misslyckas.

Underhåll

Efter implementeringen krävs regelbundet underhåll för att säkerställa att programvaran fortsätter att vara effektiv. Schemalägg regelbundna uppdateringar, genomför återkommande granskningar och tillhandahåll löpande utbildning för att hålla jämna steg med nya funktioner och bästa praxis.

Tips för att optimera implementeringsprocessen

1. Tidig medverkan: Involvera viktiga intressenter tidigt i processen för att skapa stöd och bemöta frågor.
2. Tydlig dokumentation: Upprätthåll detaljerad dokumentation som beskriver de utmaningar som uppstod, de beslut som fattades och de åtgärder som vidtogs.
3. Regelbundna uppdateringar: Håll teamet uppdaterat om framstegen och eventuella förändringar i planen.
4. Användarfeedback: Samla in och agera utifrån användarnas feedback för att kontinuerligt förbättra det nya systemet.
5. Flexibel planering: Var beredd att justera planen efter behov baserat på tester och feedback.
6. Kontinuerligt lärande: Uppmuntra kontinuerligt lärande och anpassning till nya programvarufunktioner och uppdateringar.

Att implementera programvara för personaladministration behöver inte vara överväldigande. Genom att följa dessa strategier och tips kan du säkerställa en smidig och lyckad implementering som förbättrar din HR-verksamhet och stöder organisationens mål. 

Att välja rätt HR-programvara är avgörande eftersom den kan förenkla personalhanteringen och förbättra effektiviteten. För att säkerställa att du väljer den bästa programvaran för dina behov rekommenderar jag att du fräschar upp dina kunskaper om de viktigaste skillnaderna mellan HRIS-, HRMS- och HCM-system innan du fattar ditt slutliga beslut.