Så förbättrar du produktiviteten på arbetsplatsen: bästa metoderna
För att förbättra produktiviteten i en organisation bör du börja med att förstå vad organisatorisk produktivitet faktiskt innebär och hur du kan mäta den. I den här artikeln går jag igenom konkreta bästa praxis som du kan använda som HR-chef eller chef för att skapa en kultur som ökar produktiviteten. Jag delar också verkliga exempel för att tydliggöra hur du kan börja tillämpa dessa idéer direkt.
Vad är produktivitet och varför bör du mäta den?
En av anledningarna till att produktivitet kan vara så svår att definiera för en organisation är att det saknas en gemensam uppfattning om vad som gör en organisation produktiv.
I en fabriksmiljö kan du mäta produktiviteten utifrån hur mycket av något arbetstagarna kan producera under en bestämd tidsperiod. Men i en kunskapsekonomi, där arbetstagare vanligtvis producerar tjänster snarare än produkter, är det mindre enkelt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ett alternativ är att beräkna verksamhetens produktivitet som de intäkter som genereras baserat på antalet arbetade timmar. Ju mer pengar du tjänar på kortare tid, desto mer produktiv är du.
Även om detta är ett logiskt mått för en organisation kan den här typen av mätning vara svår att översätta till medarbetarnivå, eftersom en kunskapsarbetare vanligtvis bedömer sin personliga produktivitet utifrån antalet uppgifter som hen bockar av på sin att-göra-lista. Men för att en organisation ska betrakta den arbetaren som produktiv måste uppgifterna på listan skapa värde för verksamheten.
Om vi definierar produktivitet som ett sätt att optimera intäkterna förstår du varför organisationer gärna vill mäta den. Ökade intäkter (och därmed ökad produktivitet) är ett tecken på en sund och växande verksamhet.
Så mäter du produktivitet
När du överväger hur du ska mäta produktiviteten i din organisation bör du fokusera på resultat som hjälper dig att uppnå företagets mål.
Beroende på verksamhetens karaktär kan exempel på mätetal vara intäkter, kundnöjdhet eller tid till produktion.
Bestäm vad du ska följa upp
Det första steget är att bestämma vad du ska följa upp och, ännu viktigare, varför det är viktigt att följa upp det. Hur hänger det produktivitetsmått du har valt ihop med verksamhetens mål?
För att säkerställa att dina produktivitetsmått inte bara är en blind chansning bör du samarbeta med verksamhetens ledning för att etablera en tydlig process för målsättning.
Den här processen bör samordna avdelningarna kring önskade mål och hur de ska bedöma framstegen mot dessa mål.
Att fastställa mål och nyckelresultat (OKR) eller SMART-mål gör också organisationer ansvariga för att göra framsteg mot definierade prioriteringar.
Medarbetarna kan då se hur det dagliga arbete de utför hänger ihop med uppdraget och bidrar till viktiga milstolpar.
Ta fram en metod för att följa upp mätetal
Ett vanligt misstag när man fastställer OKR:er är att välja nyckelresultat som är för svåra att mäta.
Om ditt angivna mål till exempel är att följa upp kundnöjdhet, men bedömningen kräver att du sammanställer datapunkter från flera olika informationskällor, kanske du inte är redo för ett nyckelresultat inom det här området. Det skulle vara bättre att använda tiden till att rensa upp separata datakällor för att effektivisera datainsamlingen.
Att samordna sig med intressenter från olika funktioner kan innebära att man tar fram och dokumenterar en ordlista över mätetal. Se den som en dataordbok som ger intressenterna en gemensam definition av vad du försöker mäta och var uppgifterna kommer ifrån. Vem räknas till exempel som användare eller prenumerant? Vilken tidsperiod ska du använda för att mäta engagemang?
Även om det kan kräva mycket arbete att skapa en ordlista har jag sett organisationer uppnå bättre produktivitet som ett resultat.
Det beror på att ju mer tid teamet lägger på mätning, desto mindre tid har det tillgänglig för att arbeta mot verksamhetens mål. Det lönar sig på lång sikt att göra grundarbetet från början genom att rensa och organisera uppgifterna samt komma överens om gemensamma definitioner.
Analysera uppgifterna och använd dem för att identifiera möjliga förbättringsmetoder
När du följer upp resultaten kvartal efter kvartal kan du använda de uppgifter du har samlat in för att identifiera förbättringsområden och optimera dina processer.
Du kan experimentera och testa hypoteser i liten skala och, om testerna lyckas, skala upp och tillämpa processförändringen i hela organisationen.
En aktuell studie visade till exempel att användningen av generativ AI förbättrade kunskapsarbetares produktivitet med så mycket som 35 % för medarbetare på nybörjar- och instegsnivå.
Så förbättrar du produktiviteten i din organisation
Vissa organisationer bedömer produktivitet utifrån arbetade timmar eller hur upptagna medarbetarna verkar vara, men genom att använda medarbetarövervakning får man ett mer korrekt mått.
COVID-19-pandemin blottlade brister i att använda närvaro som produktivitetsmått och betonade behovet av att skapa värde snarare än att följa arbetade timmar.
Till skillnad från fabriksarbetare bör kunskapsarbetare, som produktdesigners, bedömas utifrån kvaliteten på sina resultat. En enastående design kan överträffa flera mediokra.
Programvara för medarbetarövervakning bidrar till att förbättra produktiviteten genom att identifiera effektivitet, urskilja högpresterande medarbetare och främja en kultur som frigör potential.
Här är några tips på hur HR och ledare kan skapa en arbetsmiljö som säkerställer produktivitet i era team (tips: motivation är avgörande!).
Säkerställ tydlighet, ansvar och ansvarsskyldighet
Definiera tydliga roller och ansvarsområden så att det står klart vilka prioriteringarna är och vem som ansvarar för vad. Det innebär bland annat att utforma genomtänkta arbetsbeskrivningar vid rekrytering till nya roller, arbeta för att själva rekryteringsprocessen ska vara så rättvis som möjligt och skapa karriärvägar för befintliga roller så att medarbetarna förstår vad som krävs för att prestera väl och utvecklas inom organisationen. För råd inom detta område kan du läsa CRA-modellen för ledarskap.
Visa medarbetarna att det de gör är viktigt
Teammedlemmar blir snabbt modfällda om de tror att deras arbete är förgäves. Om de däremot kan se hur deras dagliga arbetsuppgifter bidrar till den större bilden av vad organisationen försöker uppnå, blir de mer motiverade att prestera varje dag. Målsättning med hjälp av OKR:er är en effektiv metod för att uppnå detta.
Främja medarbetarnas välbefinnande
Det säger nästan sig självt att det är viktigt att säkerställa psykiskt och fysiskt välbefinnande genom ledighet, ledighet för vård av anhöriga, friskvårdsförmåner och liknande. Det bidrar till att teammedlemmarna kan arbeta med sin fulla potential och hjälper till att förebygga utbrändhet.
Dessutom visar forskning att medarbetare efterfrågar intellektuellt stimulerande arbete samt friheten att välja hur arbetet ska utföras. Tänk efter: om du visste att du inte hade någon kontroll över det arbete du ombads utföra, varför skulle du då bry dig om att göra det bättre?
Ta bort hinder
Att skapa en produktiv arbetsmiljö innebär också att undanröja potentiella hinder för framgång och optimera systemen. Det kan innebära att införa produktivitetsverktyg som hjälper medarbetarna att organisera arbetet, hantera uppgifter och minska distraktioner.
HR-team kan skapa riktlinjer för hur medarbetarna bör använda organisationens teknikplattform (t.ex. e-post eller Slack) för att begränsa kontextväxling och använda enkäter för att ta reda på om medarbetarna har de verktyg och resurser de behöver för att arbeta effektivt. De kan också skapa och underhålla ett informationsarkiv som stöd för introduktionen av nya medarbetare och för att minimera tiden som läggs på informationssökning.
Uppmärksamma ditt team
Uppskattning innebär inte bara ekonomiska belöningar – även om en lämplig ersättning naturligtvis hjälper! Uppskattning omfattar också möjligheter till karriärutveckling, prestationsutmärkelser eller till och med ett enkelt erkännande för ett väl utfört arbete. Här är några bra idéer för att uppmärksamma medarbetare.
Slutligen är det nästan omöjligt att stärka medarbetarnas engagemang och minimera risken för utbrändhet utan mellanchefer.
Chefer omvandlar ledningens prioriteringar till operativa planer och säkerställer samsyn på arbetsnivå. De är också avgörande för teamets utveckling och för att behålla medarbetare.
Och du kan inte ha effektiva mellanchefer utan lämplig utbildning. HR spelar en avgörande roll när det gäller att hjälpa organisationen att utforma ett starkt utbildningsprogram för linjechefer, så att de kan öva på effektiv kommunikation och utvecklas till framgångsrika företagsledare.
Fallstudie: Förbättra medarbetarnas produktivitet
Det finns mycket du kan göra för att förbättra medarbetarnas produktivitet, även om du inte ingår i företagsledningen.
När jag arbetade med strategikonsulting ledde jag ett team på 15 personer och fokuserade konsekvent på medarbetarengagemang. I en pyramidorganisation med 200 personer stod mitt team för >50% av befordringarna.
Det här gjorde mitt team framgångsrikt:
- Jag införde en månatlig motivationsenkät för att få en bild av medarbetarnas engagemang och tillfredsställelse med ledarskapet och gick igenom de anonymiserade resultaten med teamet varje månad för att: 1) normalisera att ge återkoppling och 2) förkorta återkopplingsslingan för lärande och handling.
- Jag förberedde ett veckovis mejl med hyllningar för att uppmärksamma teammedlemmar för deras prestationer och satte hela ledningsgruppen på kopia. Jag såg till att uppmärksamma arbete av hög kvalitet samt tillfällen då teammedlemmar delegerade uppgifter, stöttade varandra och tog hand om sitt psykiska välbefinnande.
- Jag införde regelbundna veckovisa avstämningar med var och en av mina direktrapporterande medarbetare för att förstå deras bekymmer, coacha dem så att medarbetarnas prestationer förbättrades och bygga förtroende.
Medarbetarna kände sig stöttade utan detaljstyrning, och de hade ett incitament att prestera bättre eftersom de kände att deras bidrag gjorde skillnad.
Delta i samtalet
Hur har er organisation infört strategier för att öka produktiviteten? Vilka utmaningar har ni stött på längs vägen? Berätta för oss i kommentarerna!
För att hålla dig uppdaterad om produktivitet på arbetsplatsen och relaterade ämnen inom människor och kultur kan du prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People.
