Så förbättrar du produktiviteten på arbetsplatsen: bästa praxis
För att förbättra produktiviteten i en organisation börjar du med att förstå vad organisatorisk produktivitet faktiskt innebär och hur du kan mäta den. I den här artikeln går jag igenom konkreta bästa metoder som du kan använda som HR-chef eller chef för att skapa en kultur som ökar produktiviteten, och delar dessutom verkliga exempel för att tydliggöra hur du kan omsätta dessa idéer i praktiken direkt.
Vad är produktivitet och varför bör du mäta den?
En av anledningarna till att produktivitet kan vara så svår att definiera för en organisation är att det saknas en samsyn kring vad som gör en organisation produktiv.
I en fabriksmiljö kan du mäta produktivitet utifrån hur mycket av något arbetstagarna kan producera inom en viss tidsperiod. Men i en kunskapsekonomi, där arbetstagare vanligtvis producerar tjänster snarare än produkter, är det mindre enkelt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ett alternativ är att beräkna verksamhetens produktivitet som de intäkter som genereras baserat på antalet arbetade timmar. Ju mer pengar du tjänar på kortare tid, desto mer produktiv är du.
Även om detta är ett logiskt mått för en organisation kan den här typen av mätning vara svår att översätta till medarbetarnivå, eftersom en kunskapsarbetare vanligtvis bedömer sin personliga produktivitet utifrån hur många uppgifter de bockar av på sin att göra-lista. Men för att en organisation ska betrakta den medarbetaren som produktiv måste punkterna på listan skapa värde för verksamheten.
Om vi definierar produktivitet som ett sätt att optimera intäkterna kan du förstå varför organisationer gärna vill mäta den. Ökade intäkter, och därmed ökad produktivitet, är ett tecken på en sund verksamhet i tillväxt.
Så mäter du produktivitet
När du överväger hur du ska mäta produktiviteten i din organisation bör du fokusera på resultat som hjälper dig att uppnå företagets mål.
Beroende på verksamhetens art kan exempel på mått vara intäkter, kundnöjdhet eller tid till produktion.
Bestäm vad du ska följa upp
Det första steget är att bestämma vad du ska följa upp och, ännu viktigare, varför det är viktigt att följa upp det. Hur hänger det produktivitetsmått du har valt samman med verksamhetens mål?
För att säkerställa att dina produktivitetsmått inte bara är ett skott i mörkret bör du samarbeta med verksamhetens ledare för att etablera en tydlig process för målsättning.
Den här processen bör skapa samsyn mellan avdelningarna kring önskade mål och hur de ska bedöma framstegen mot dessa mål.
Att fastställa mål och nyckelresultat (OKR:er) eller SMART-mål gör också organisationer ansvariga för att göra framsteg mot fastställda prioriteringar.
Medarbetarna kan då se hur det dagliga arbetet hänger samman med uppdraget och bidrar till viktiga milstolpar.
Ta fram en metod för att följa upp mått
Ett vanligt misstag när man fastställer OKR:er är att välja nyckelresultat som är för svåra att mäta.
Om ditt uttalade mål till exempel är att följa upp kundnöjdhet, men bedömningen kräver att du sammanställer datapunkter från flera olika informationskällor, är du kanske inte redo för ett nyckelresultat inom det här området. Det skulle vara bättre att lägga tiden på att rensa upp bland de olika datakällorna för att effektivisera datainsamlingsprocessen.
Att skapa samsyn med intressenter från olika funktioner kan innebära att utveckla och dokumentera en ordlista över mått. Se den som en dataordbok som ger intressenterna en gemensam definition av vad ni försöker mäta och var uppgifterna kommer ifrån. Till exempel: Vem räknas som användare eller prenumerant? Vilken tidsperiod ska ni använda för att mäta engagemang?
Även om det kan kräva mycket arbete att skapa en ordlista har jag sett organisationer uppnå bättre produktivitet som ett resultat av det.
Det beror på att ju mer tid teamet lägger på mätning, desto mindre tid har det tillgänglig för att arbeta mot verksamhetens mål. Det lönar sig på lång sikt att tidigt lägga ner arbetet på att rensa och organisera uppgifterna och enas om gemensamma definitioner.
Analysera uppgifterna och använd dem för att fastställa möjliga förbättringsmetoder
När du följer upp resultaten kvartal efter kvartal kan du använda de insamlade uppgifterna för att identifiera förbättringsområden och optimera processerna.
Du kan experimentera och testa hypoteser i liten skala och, om testerna lyckas, skala upp och tillämpa processförändringen i hela organisationen.
I en aktuell studie förbättrade användningen av generativ AI kunskapsarbetares produktivitet med så mycket som 35 % bland nyanställda och oerfarna medarbetare.
Så förbättrar du produktiviteten i din organisation
Vissa organisationer bedömer produktivitet utifrån arbetade timmar eller hur upptagen någon verkar vara, men genom att använda medarbetarövervakning får man ett mer korrekt mått.
COVID-19-pandemin blottlade brister i att använda närvaro som produktivitetsmått och betonade behovet av att skapa värde snarare än att följa upp arbetade timmar.
Till skillnad från fabriksarbetare bör kunskapsarbetare, till exempel produktdesigners, utvärderas utifrån kvaliteten på det de producerar. En exceptionell design kan överträffa flera mediokra.
Programvara för att övervaka medarbetare bidrar till att förbättra produktiviteten genom att identifiera effektivitet, urskilja de bästa resultaten och främja en kultur som frigör potential.
Här är några tips på hur HR och ledare kan skapa en arbetsmiljö som säkerställer produktivitet i alla era team (tips: motivation är avgörande!).
Säkerställ tydlighet, ansvar och ansvarsskyldighet
Definiera tydliga roller och ansvarsområden så att det är klart vilka prioriteringarna är och vem som ansvarar för vad och kan ställas till svars. Detta omfattar att utforma genomtänkta arbetsbeskrivningar när ni anställer till nya roller, att arbeta för att själva rekryteringsprocessen ska vara så rättvis som möjligt och att skapa karriärvägar för befintliga roller, så att medarbetarna förstår vad som krävs för att prestera väl och utvecklas inom organisationen. För råd om detta kan du läsa CRA-modellen för ledarskap.
Visa medarbetarna att det de gör spelar roll
Teammedlemmar blir snabbt modfällda om de tror att deras arbete är förgäves. Om de däremot kan se hur deras dagliga arbetsuppgifter bidrar till den större helhet som organisationen försöker uppnå, blir de mer motiverade att prestera varje dag. Målsättning med hjälp av OKR:er är en effektiv metod för att uppnå detta.
Främja medarbetarnas välbefinnande
Det säger nästan sig självt att det bidrar till att säkerställa att teammedlemmarna arbetar på sin fulla potential och hjälper till att förebygga utbrändhet att värna om psykiskt och fysiskt välbefinnande genom ledighet, ledighet för vård av anhöriga, hälsoförmåner och så vidare.
Dessutom visar forskning att medarbetare efterfrågar intellektuellt stimulerande arbete samt friheten att välja hur arbetet ska utföras. Tänk på det: om du visste att du inte hade någon kontroll över det arbete du ombads utföra, varför skulle du då bry dig om att göra det bättre?
Avlägsna hinder
Att skapa en produktiv arbetsmiljö innebär också att avlägsna potentiella hinder för framgång och optimera systemen.
HR-team kan skapa riktlinjer för hur medarbetarna ska använda organisationens teknikstack (t.ex. e-post eller Slack) för att begränsa kontextväxling och använda enkäter för att ta reda på om medarbetarna har de verktyg och resurser de behöver för att arbeta effektivt. De kan också skapa och underhålla ett informationsarkiv för att stödja introduktionen av nya medarbetare och minimera tiden som läggs på informationssökning.
Uppmärksamma ert team
Uppskattning handlar inte bara om ekonomiska belöningar – även om en lämplig ersättning absolut hjälper! Uppskattning omfattar också möjligheter till karriärutveckling, utmärkelser för goda prestationer eller till och med ett enkelt erkännande för ett väl utfört arbete. Här är några bra idéer för att uppmärksamma medarbetare.
Slutligen är det nästan omöjligt att stärka medarbetarengagemanget och minimera risken för utbrändhet utan mellanchefer.
Chefer omvandlar ledningens prioriteringar till operativa planer och säkerställer samsyn på arbetsnivå. De är också avgörande för teamets utveckling och möjligheten att behålla medarbetare.
Och utan lämplig utbildning kan man inte ha effektiva mellanchefer. HR spelar en avgörande roll när det gäller att hjälpa organisationen att utforma ett starkt utbildningsprogram för linjechefer, så att de kan träna på effektiv kommunikation och utvecklas till framgångsrika företagsledare.
Fallstudie: Förbättra medarbetarnas produktivitet
Det finns mycket du kan göra för att förbättra medarbetarnas produktivitet, även om du inte ingår i företagsledningen.
När jag arbetade med strategikonsulting ledde jag ett team på 15 personer och fokuserade konsekvent på medarbetarengagemang. I en pyramidorganisation med 200 personer stod mitt team för >50 % av befordringarna.
Det här gjorde mitt team framgångsrikt:
- Jag införde en månatlig motivationsenkät för att få en bild av medarbetarengagemanget och tillfredsställelsen med ledarskapet. Varje månad gick jag igenom de anonymiserade resultaten med teamet för att: 1) normalisera att ge feedback och 2) korta återkopplingsslingan för lärande och åtgärder.
- Jag skickade varje vecka ett e-postmeddelande med erkännanden för att uppmärksamma teammedlemmarnas prestationer och kopierade hela ledningsgruppen. Jag såg till att fira arbete av hög kvalitet samt tillfällen då teammedlemmar delegerade uppgifter, stöttade varandra och värnade om sitt psykiska välbefinnande.
- Jag införde regelbundna veckovisa avstämningar med var och en av mina direktrapporterande medarbetare för att förstå deras oro, coacha dem så att medarbetarnas prestationer förbättrades och bygga förtroende.
Medarbetarna kände sig stöttade utan att bli detaljstyrda, och de hade ett incitament att prestera bättre eftersom de upplevde att deras bidrag var betydelsefulla.
Delta i samtalet
Hur har din organisation implementerat strategier för att öka produktiviteten? Vilka utmaningar har ni stött på under resans gång? Berätta för oss i kommentarerna!
Om du vill hålla dig uppdaterad om produktivitet på arbetsplatsen och relaterade ämnen inom människor och kultur kan du prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People.
