Så genomför du en avslutningsintervju: Expertens guide

Om någon till exempel slutar eftersom rollen inte motsvarade det som stod i arbetsbeskrivningen finns det uppenbarligen en tydlig bristande överensstämmelse där!

Samtidigt hjälper avslutningsintervjuer också den medarbetare som lämnar att få en känsla av avslut kring sin övergång. Det är en möjlighet för dem att uttrycka sina ofta outtalade känslor och bekymmer utan rädsla för repressalier.

Genom att befria dem från denna känslomässiga börda kommer de att lämna din organisation med en mer positiv känsla än om du inte alls hade bett om deras feedback.

Vem bör genomföra en avslutningsintervju?

Som du kan föreställa dig är det en känslig uppgift att genomföra en avslutningsintervju. Det kräver takt och emotionell intelligens för att skapa en meningsfull kontakt med medarbetaren som lämnar. 

En verklig kontakt hjälper dig att få ut så mycket värde som möjligt av processen för avslutningsintervjuer.

Därför är det bästa arbetssättet att låta en utsedd HR-chef eller annan medarbetare på HR-avdelningen genomföra samtalet. Helst någon som medarbetaren redan har en neutral relation till.

För att standardisera processen för insamling av data från avslutningsintervjuer är det bäst att samma HR-specialist genomför intervjuerna i så stor utsträckning som möjligt.

Om ditt företag inte har något HR-team kan en verksamhetschef eller annan stödperson hålla i mötet i stället. Alternativt kan du be medarbetaren att självständigt fylla i frågeformuläret för avslutningsintervjun. 

En medarbetares chef bör aldrig ombes eller förväntas delta i avslutningsintervjun.

Det skulle göra situationen obekväm för båda deltagarna och minska intervjuprocessens effektivitet.

Vem bör delta i en avslutningsintervju?

Det är lämpligt att be de flesta medarbetare som lämnar organisationen att delta i en avslutningsintervju, men inte alla. Som bästa praxis rekommenderar jag inte att du bokar en intervju med en uppsagd medarbetare. 

Även om de kan känna att de har värdefull feedback att dela med sig av kommer deras upplevelse utan tvekan att påverkas av det faktum att företaget har sagt upp dem. I så fall är sannolikheten att få konstruktiv feedback mycket lägre.

Jag rekommenderar att genomföra avslutningsintervjuer med alla andra medarbetare som lämnar organisationen. Även om du tycker att du redan vet varför de slutar vet du aldrig vilka andra värdefulla insikter de kan bidra med om du inte frågar.

Vissa HR-chefer anser att det inte är nödvändigt att genomföra avslutningsintervjuer med medarbetare som går i pension, men jag håller inte med.

Att någon går i pension innebär inte att deras erfarenhet av din organisation är ogiltig.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så genomför du en effektiv avslutningsintervju

Som vi har berört är syftet med den här övningen att få in så mycket ärlig feedback som möjligt för att bidra till att förbättra medarbetarupplevelsen för de teammedlemmar som stannar kvar.

Med detta i åtanke följer här min steg för steg-process, med rekommendationer för hur du gör dessa samtal så givande som möjligt.

1. Förbered intervjun

När en teammedlem officiellt har sagt upp sig bör du låta din utsedda HR-medarbetare eller chef kontakta personen för att diskutera hur en avslutningsintervju kan bokas in.

Förklara för medarbetaren vad hen kan förvänta sig under processen för avslutningsintervjun. Berätta följande:

• Syftet med intervjun (dvs. att ta reda på hur vi kan undvika att förlora fler värdefulla medarbetare som dem)
• Hur lång tid intervjun kommer att ta (1 till 2 timmar är vanligt)
• Vem som kommer att ha tillgång till deras feedback (vanligtvis endast kärnmedlemmar i HR-teamet och aldrig medarbetarens närmaste chef)
• När feedbacken kommer att delas (en god praxis är att dela feedbacken först efter medarbetarens sista dag, för att få dem att känna sig lugna)
• Skicka listan med frågor till avgångsintervjun till dem i förväg (det hjälper dem att mentalt förbereda sig inför mötet)
• Försäkra dem om att all feedback kommer att behandlas strikt konfidentiellt.

När du har bestämt datum och tid för intervjun ska du se till att reservera en avskild plats för mötet. 

Om möjligt, boka ett mötesrum i en lugn del av kontoret, helst utan fönster som vetter mot insidan. Avgångsintervjuer kan bli känslomässiga och du vill inte ha några åskådare som kikar in genom glaset.

Frågor vid avgångsintervjun: ta fram din mall

Inför din första avgångsintervju rekommenderar jag att du tar fram en lista med frågor som du vill ställa. 

Se till att ställa öppna frågor, eftersom de naturligt leder till de mest användbara svaren. 

Exempel:

• Hade du utvecklingssamtal? (en sluten fråga – du förväntar dig ett ja eller nej)
• Hur upplevde du processen för utvecklingssamtal? (öppen – du får mycket mer feedback på det här sättet)

När du har fastställt frågorna kan du omvandla dokumentet till en mall som du sedan skickar till medarbetarna före intervjun för att hjälpa dem att förbereda sina tankar. 

Eller, i fall där det inte är möjligt att genomföra en intervju personligen, kan mallen fyllas i självständigt i stället.

Om du är ny inom processen för avgångsintervjuer kan du behöva lite hjälp med att komma på vad du ska fråga. 

Här är en lista med kraftfulla frågor vid avgångsintervjuer (och en mall) som hjälper dig att bygga in denna process i rutinen för avslut av anställningar.

2. Genomför intervjun

För att hjälpa dig att genomföra en mer effektiv avgångsintervju är det viktigt att sätta rätt ton innan du går vidare till frågorna. Jag rekommenderar att du tar upp följande:

• Tacka dem för att de har gått med på att träffa dig.
• Påminn dem om att företaget värdesätter feedback
• Upprepa att syftet med mötet är att förstå deras personliga upplevelse som medarbetare och anledningarna till att de slutar.
• Försäkra dem ännu en gång om att all feedback kommer att behandlas konfidentiellt och inte delas med deras chef (enligt min erfarenhet är detta en av de främsta farhågorna).

Gå djupare och de 5 varför-frågorna

När avgångsintervjun har börjat ska du hålla dig till frågorna i mallen. Det standardiserar intervjuprocessen och gör uppgifterna mer jämförbara än om du ställer frågor på måfå.

Var dock inte rädd för att be om fler detaljer om någon kommer med ett chockerande besked. 

Om en medarbetare berättar att de slutar eftersom de kände sig diskriminerade ska du inte bara skriva ner det och gå vidare. 

Be dem hjälpa dig att förstå varför de kände så. Det här är din sista chans att få deras ärliga feedback, så det är helt okej att gå lite djupare.

Ibland är medarbetare som slutar fåordiga i sin feedback, och du kan känna att du bara skrapar på ytan av deras problem. I sådana fall är en användbar strategi som du kan använda 5 varför-tekniken.

Ställ personen en inledande öppen fråga och se vad de svarar. När de har svarat omformulerar du det de har sagt och följer upp med ännu en varför-fråga. Det får dem automatiskt att reflektera lite djupare. 

När de har svarat på den frågan upprepar du processen och frågar varför igen, tills du har genomfört cykeln 5 gånger. 

Exempel: 

F1: Varför har du bestämt dig för att lämna företaget?
S1: Eftersom jag inte har några möjligheter att utvecklas här.

F2: Varför känner du att du inte har några möjligheter att utvecklas här?
S2: Eftersom jag har varit på samma nivå i tre år nu.

F3: Varför tror du att du har stannat på samma nivå så länge?
S3: Eftersom min chef inte tror att jag kan ta på mig mer avancerade ansvarsområden.

F4: Varför tror du att din chef tänker så?
S4: Eftersom vi aldrig diskuterar mina yrkesmässiga mål eller ambitioner. 

F5: Varför diskuterar du inte dina mål och ambitioner med din chef?
S5: För att hen aldrig avsätter tid för mig och inte verkar bry sig. Jag har inte heller haft något utvecklingssamtal på två år. 

Genom att ställa dessa ytterligare varför-frågor fick vi fram mycket mer information. I det här fallet kan vi se att det finns tre orsaker till att medarbetaren slutar: 

1. Det fanns en generell brist på stöd och återkoppling från chefen. 
2. Medarbetarens mål för karriärutvecklingen fick inget stöd eller erkännande.
3. Medarbetaren hade inte haft något utvecklingssamtal på två år. 

Om du sitter mittemot en medarbetare som ska sluta och som ger dig väldigt lite information, 

kan du använda den här metoden för att gå lite djupare i deras svar. 

Överanvänd den dock inte i varje fråga. Din roll är att få fram användbar information, inte att förhöra den avgående medarbetaren om varje liten sak som de säger. 

3. Genomgång efter intervjun

När du har avslutat samtalet ska du tacka medarbetaren igen för att hen delat med sig av sin återkoppling. Ge hen möjlighet att granska sin återkoppling skriftligen innan den blir en del av personalakten. 

Det här är ett bra tillfälle för medarbetare att reflektera över vad de har sagt, särskilt om mötet tog upp många negativa frågor. Du befinner dig trots allt i en professionell miljö, så det är viktigt att deras återkoppling också formuleras professionellt. 

Avslutningsintervjun är ett tillfälle att upptäcka eventuella problem på arbetsplatsen ur medarbetarens perspektiv. Som samtalsledare är det dock viktigt att se till att återkopplingen också tas emot på ett bra sätt av mottagaren.

Att en medarbetare slutar betyder inte att hen vill bränna broarna till företaget för alltid.

Andra saker att tänka på

Även om det i allmänhet är bäst att genomföra en avslutningsintervju personligen (eller via ett video- eller telefonsamtal), finns det tillfällen då det inte är möjligt eller meningsfullt att göra det.

I sådana fall kan du be den avgående medarbetaren att själv besvara frågorna och skicka dem till dig för genomgång.

Den återkoppling du får kanske inte går lika djupt in på deras problem, men det är ändå bättre att be om deras tankar än att inte få någon återkoppling alls.

Om tiden tillåter kan du också använda 5 varför-metoden ovan för att be dem utveckla några av sina svar lite mer.

Gå igenom deras återkoppling och om något uppenbart behöver mer detaljer kan du markera det i en kommentar och skriva ”Kan du förklara det här lite mer?” eller helt enkelt fråga ”Varför?”

Bästa praxis för avslutningsintervjuer

För att sammanfatta det jag har gått igenom ovan följer här några sammanfattade bästa praxis:

• En avslutningsintervju ska aldrig genomföras av den avgående teammedlemmens närmaste chef eller arbetsledare.
• Ställ öppna frågor och gå djupare med hjälp av 5 varför-metoden
• Skapa en lista med frågor som du delar med den intervjuade före intervjun
• Ge den avgående medarbetaren möjlighet att granska sin återkoppling skriftligen efteråt
• Intervjua inte uppsagda medarbetare.
• Försök alltid att genomföra intervjun personligen om det är möjligt, eller via ett videosamtal om det inte går.

Avslutningsintervjuer som en del av en bredare strategi för att lyssna på medarbetarna

Genom att följa processen ovan kan du samla in värdefull återkoppling som bidrar till dina strategier för rekrytering, personalbevarande, utveckling och medarbetarengagemang.

Ta en titt på våra frågor för avslutningsintervjuer som hjälp för att omsätta det du har lärt dig i praktiken. Du kan också ladda ner vår anpassningsbara mall för frågeformulär till avslutningsintervjuer:

Hämta vår mall för avslutningsintervjuer!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Men även om det är viktigt att få den här typen av återkoppling från medarbetare som slutar, är det också viktigt att hålla kommunikationsvägarna öppna med dina nuvarande medarbetare.

Kvarstannandeintervjuer, enkäter, regelbundna enskilda samtal och medarbetarresursgrupper är också användbara sätt att samla in återkoppling från medarbetarna.

Några användbara resurser:

• 8 effektiva sätt att få feedback från medarbetare (+ för- och nackdelar)
• 5 strategier, metoder och bästa praxis för att lyssna på medarbetare

Delta i samtalet

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People och få regelbundet innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och bygga hälsosamma, produktiva organisationer.

Du hittar mig också i People Managing People Community, en stöttande gemenskap för HR-proffs och företagsledare som delar kunskap för att hjälpa dig att utvecklas i din karriär och skapa större genomslag i din organisation.