Så skriver du en arbetsbeskrivning: En expertguide

Den fungerar som en vägledning både för potentiella kandidater och för rekryterande chefer samt andra medlemmar i rekryteringsteamet.

Den bör innehålla tillräckligt med information för att väcka en arbetssökandes intresse och motivera personen att gå vidare med rekryteringsprocessen.

Det är också ett tillfälle att ge en inblick i företagets kultur, uppdrag och värderingar samt att bidra till att samordna förväntningarna mellan arbetsgivare och anställda.

Delar i en arbetsbeskrivning

Befattningens titel

Ange tydligt tjänstens titel, som bör återspegla befattningen och dess nivå inom organisationen på ett korrekt sätt.

Exempel: operativ chef (COO), marknadschef, senior mjukvaruingenjör, försäljningsteamledare, HR-koordinator, kundtjänstmedarbetare.

Syftet med tjänsten

Ge en kort översikt av tjänsten och beskriv dess huvudsakliga syfte samt hur den passar in i organisationen.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Lista de huvudsakliga arbetsuppgifterna och ansvarsområdena som är förknippade med befattningen. Använd punktlistor för tydlighetens skull och börja varje punkt med ett handlingsverb (t.ex. ”Hantera”, ”Utveckla”, ”Samordna”).

Obligatoriska kvalifikationer

Beskriv de obligatoriska kvalifikationerna, inklusive utbildning, certifieringar, erfarenhetens omfattning och färdigheter.

Utbildning

Ange de utbildningskvalifikationer som krävs för att en anställd effektivt ska kunna utföra tjänstens arbetsuppgifter och ansvarsområden. Ange tydligt relevanta studieområden, examina eller specifika inriktningar som ger de kunskaper som krävs för att lyckas i rollen.

Erfarenhet

Ange det minsta antal år av heltidsarbete som krävs för rollen samt vilka relevanta typer av erfarenhet som behövs för att vara kvalificerad.

Om praktik, arbetslivserfarenhet från grundutbildning eller arbete som forskarassistent anses vara godtagbar, ska du tydligt ange detta som kvalificerande erfarenhet.

Kunskaper, färdigheter och förmågor

Definiera tydligt vilken kunskapsnivå som krävs för att börja på tjänsten genom att ange hur djup förståelse som behövs. Använd följande definitioner som vägledning:

• Praktisk kunskap: Grundläggande förståelse av principer och terminologi, vilket gör det möjligt att lösa enkla problem.
• Allmän kunskap: Tillräcklig kompetens inom området för att hantera standarduppgifter och typiska arbetssituationer, inklusive kännedom om ämnets viktigaste delar.
• Grundlig kunskap: Avancerad förståelse av ämnet, vilket gör det möjligt att lösa komplexa problem, ge teknisk rådgivning och fungera som en resurs för andra.
• Omfattande kunskap: Expertmässig behärskning som innebär djup förståelse, innovativt tänkande och utveckling av nya koncept eller metoder (använd denna nivå sparsamt för mycket specialiserade roller).

Lista dessutom specifika färdigheter och förmågor som är avgörande för att lyckas i rollen och inkludera eventuella licenser eller certifieringar som krävs.

Meriterande kvalifikationer

En utökad lista över meriterande kvalifikationer kan bidra till att ytterligare bedöma en kandidats potential att lyckas och vara produktiv i rollen.

Även om de inte är nödvändiga för att utföra tjänstens huvudsakliga ansvarsområden förbättrar dessa kvalifikationer kandidatens möjligheter att prestera på topp. 

Meriterande kvalifikationer betraktas som ”bra att ha” och omfattar ytterligare utbildning, relevant erfarenhet, specialiserade kunskaper, avancerade färdigheter och specifika förmågor som överensstämmer med rollens mål och organisationens behov.

Att inkludera sådana kriterier ger en tydligare bild av den ideala kandidaten, samtidigt som det ger flexibilitet i rekryteringsprocessen.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Arbetsvillkor

Beskriv arbetsvillkoren och de fysiska krav som är direkt kopplade till tjänstens väsentliga arbetsuppgifter för att säkerställa efterlevnad av lagen om amerikaner med funktionsnedsättning (ADA). 

Ange typ, intensitet (ansträngningsnivå), frekvens (hur ofta) och varaktighet (tidslängd) för de fysiska eller mentala förmågor som krävs.

Ta hänsyn till följande faktorer:

• Arbetsmiljö: Ange om arbetet utförs inomhus (t.ex. på ett kontor) eller utomhus, och nämn relevanta miljöförhållanden.
• Exponeringsrisker: Ange eventuell exponering för farliga material, extrema temperaturer, höga ljudnivåer eller andra miljörisker.
• Fysiska krav: Inkludera viktiga fysiska arbetsuppgifter som att klättra, stå, huka sig, böja sig eller skriva på tangentbord.
• Lyft/fysisk ansträngning: Definiera den fysiska ansträngningsnivå som krävs:
  • Stillasittande: Upp till 10 pund
  • Lätt: Upp till 20 pund
  • Medel: Upp till 50 pund
  • Tung: Över 50 pund
• Arbetsschema: Ange om rollen kräver nattarbete, arbete på helger eller regelbunden beredskap.
• Plats och resekrav: Ange arbetsplatsen och om resor krävs, inklusive frekvens och destinationer när det är relevant.
• Utnämning till beredskapspersonal: Förtydliga om tjänsten anses vara nödvändig under nödsituationer eller kritisk verksamhet.

Denna information säkerställer att förväntningarna på tjänsten är tydligt definierade, samtidigt som den stödjer en inkluderande och regelrätt rekryteringsprocess.

Företagets uppdrag, vision och värderingar

Ange tydligt organisationens uppdrag, vision och kärnvärderingar för att förmedla ert syfte och era långsiktiga mål.

Det hjälper kandidaterna att förstå företagets vägledande principer, kulturella förväntningar och hur deras roll bidrar till den övergripande framgången.

Lön, förmåner och bonusar

Överväg att beskriva den lön, de förmåner och den bonusstruktur som är kopplade till rollen för att skapa tydliga förväntningar hos kandidaterna. 

Du kan inkludera ett lönespann, förmåner, bonus- och provisionsstruktur samt de förmåner ni erbjuder.

Genom att kommunicera dessa aspekter tydligt säkerställer ni att kandidaterna förstår det totala ersättningspaketet och kan bedöma rollens fullständiga värde.

Så skriver du en befattningsbeskrivning: process i fyra steg

1. Skapa en enkel och lättbegriplig befattningstitel

Börja med rollens befattningstitel. Mitt motto är att använda ett enkelt och lättbegripligt språk.

Om det redan finns en namngivningsstandard för en viss roll behöver du inte vara kreativ med befattningstiteln. Annars får människor svårt att avgöra om de passar för rollen utifrån titeln. 

Exempel: Om rollen är en kundansvarig, kalla den då det i stället för exempelvis ”kundrelationsguru” eller något liknande.

2. Definiera ansvarsområden och resultat

Beskriv sedan rollens ansvarsområden och hur de bidrar till organisationens mål. Kandidaterna vill verkligen ha den här informationen!

Om du har svårt att formulera ansvarsområdena kan du skapa en lång lista över alla arbetsuppgifter som du kan komma på och som personen i rollen kommer att behöva utföra.

Du kan använda en liknande struktur som den du skulle skapa för din strategi för kandidatsökning för att strukturera dina tankar.

Förkorta sedan den långa lista över arbetsuppgifter som du har kommit fram till. Målet är att vara informativ utan att överbelasta med information. 4–6 punktlistor för ansvarsområden och lika många för färdigheter är en bra riktlinje.

När du har bestämt vilka ansvarsområden du ska inkludera kan du tänka tillbaka på ert uppdrag som företag. Kanske har ni några OKR:er eller mål för teamet som dessa arbetsuppgifter kommer att bidra till.

Börja formulera dessa som resultat och lägg till dem i listan. På så sätt kan du koppla en specifik uppsättning ansvarsområden till ett resultat.

Exempel

Anta att du rekryterar en teknisk talangpartner. Du kan inkludera följande ansvarsområden och önskade resultat i arbetsbeskrivningen:

• Identifiera, engagera och göra ett första urval av kandidater inom produkt- och teknikområdet för att hjälpa oss att växa från X till XX personer under de kommande 9 månaderna.
• Samarbeta med rekryterande chefer för att skapa planer och prioriteringar för rekrytering och introduktion som stödjer expansion och tillväxt, samt säkerställa en bra upplevelse för de nyanställda.

Fortsätt att knyta an till företagets uppdrag och varför ni finns. Det skapar en känsla av tillhörighet för rollen och därmed också en känsla av tillhörighet hos den potentiella kandidaten som läser den.

3. Beskriv de nödvändiga färdigheterna och egenskaperna

Börja därefter fundera på vilka färdigheter, relevanta erfarenheter, vilken utbildning, vilka certifieringar och vilka egenskaper som krävs för att en person ska betraktas som en kvalificerad kandidat.

Det här måste verkligen riktas till målgruppen för den lediga tjänsten.

Färdigheter och egenskaper för tjänster på nybörjarnivå

Om du rekryterar till en tjänst på nybörjarnivå ska du inte ange 2–3 års erfarenhet av X.

Detta moment 22 med att ”behöva erfarenhet för att få erfarenhet” är så vanligt att det har blivit ett populärt meme.

För en tjänst på nybörjarnivå bör du fokusera mer på den potentiella kandidatens egenskaper och ambitioner. Om du till exempel rekryterar till en administrativ tjänst på nybörjarnivå kan du inkludera sådant som:

• Öga för detaljer
• Organisationsförmåga
• Förmåga att prioritera

Erfarenhet av detta kan ta många former och behöver inte nödvändigtvis komma från tidigare administrativt arbete.

Färdigheter och egenskaper för tjänster som inte är på nybörjarnivå

För tjänster som inte är på nybörjarnivå behöver du inkludera specifik erfarenhet, krav eller till och med kvalifikationer för att attrahera rätt kandidater.

Att ange ett minsta antal års erfarenhet är ett omdiskuterat ämne. Vissa företag håller hårt på det, medan andra föredrar att lämna det vagt.

En fallgrop att se upp med är dock att inte efterfråga fler års erfarenhet än vad tekniken har funnits, som i exemplet nedan:

Den här frågan överlåter jag åt dig, eftersom jag ser båda sidor av argumentet. Personligen tycker jag att en ungefärlig riktlinje kan vara användbar för människor, men den bör inte behandlas som en absolut sanning, och jag lutar åt att inte använda den.

4. Lyft fram varför ditt företag är en bra arbetsplats

Ju bättre kandidaten är, desto fler karriärmöjligheter har personen – det är helt enkelt ett faktum.

Så även om det är viktigt att ge information om tjänsten är det lika viktigt att ge potentiella sökande en inblick i vad er företagskultur har att erbjuda.

Överväg att lägga till en sammanfattning och några punktlistor om följande egenskaper:

• Företagets uppdrag och värderingar
• Typ av arbetsmiljö (dvs. på kontoret, på distans eller hybrid)
• Förmåner (dvs. ledig klädsel eller kostnadsfria luncher på fredagar)
• Förmånspaket (dvs. sjukförsäkring, tandvård och mentalvårdsförsäkring)
• Initiativ för hälsa och välbefinnande
• Möjligheter till karriärutveckling
• Policyer för semester och betald ledighet
• Policyer för jämlik och/eller mångfaldsinriktad rekrytering

Kom ihåg att din jobbannons marknadsför hela företaget, inte bara den lediga tjänsten.

Det är här en tydlig arbetsgivarvärdeproposition (EVP) kan vara ovärderlig. I grunden är en EVP en uppsättning unika förmåner och erbjudanden som en arbetsgivare lovar att ge sina medarbetare i utbyte mot deras färdigheter, expertis och engagemang. 

Se det som det värde som en organisation ger sina medarbetare i utbyte mot deras bidrag.

Bästa praxis för att skriva en arbetsbeskrivning

1. Skapa en standardmall för arbetsbeskrivningar

Det är här du tar hjälp av ditt arbetsgivarvarumärke och helst samarbetar med din marknadschef. 

Du vill skapa en identitet där vissa saker är standardiserade och igenkännbara – till exempel rubriker som vägleder ögat genom sidan och företagsinformationen.

2. Använd en konsekvent ton

Tonen är också något som marknadsavdelningen kan hjälpa dig med, eftersom den är en del av arbetsgivarens varumärkesidentitet. Om du inte är bekant med vad jag menar med ”ton”, följer här några exempel på vilken roll tonen spelar i arbetsbeskrivningar.

Exempel på ton

1. ”Du” kontra passiv form. Jag föredrar starkt att använda ”du” i arbetsbeskrivningar. Jag tycker att det skapar en närhet till kandidaten och hjälper till att visualisera och mänskliggöra upplevelsen. Detta står i kontrast till passiv form, som i stället låter som: ”Den idealiska kandidaten för denna tjänst ska ha ...”
2. Språkets formalitet. Vissa företag kommunicerar med en mycket formell ton, medan andra använder ett mer avslappnat språk – båda fungerar bra och båda säger något om organisationens kultur. Men om tonen i ditt företag är informell och dina arbetsbeskrivningar låter som en inbjudan till en kunglig galamiddag kan du oavsiktligt ge en felaktig bild av företaget och förvirra kandidaterna.

3. Håll det enkelt 

Använd ett enkelt och lättillgängligt språk (såvida du inte talar om specifika tekniska termer). Ingen blir imponerad om de behöver använda en synonymordbok för att förstå din arbetsbeskrivning – såvida du inte anställer en synonymordboksförfattare!

4. Håll det kortare 

Varje roll har en mängd arbetsuppgifter och uppgifter som ska täckas. Men om du skriver ner allt får du en vägg av text som få kommer att läsa. 

Punktlistor är din bästa vän, och det går att gruppera vissa uppgifter och sammanfatta dem i en punkt (se exemplet med Tech Talent Partner ovan).

5. Koppla ansvarsområden till resultat

Försök hjälpa personen att föreställa sig själv i rollen genom att koppla ansvarsområdena till resultaten och resultaten till teamets eller företagets mål. 

Du vill se till att rätt kandidat redan föreställer sig hur de kommer att utvecklas tillsammans med ditt företag.

6. Experimentera

Precis som med all rekryteringsmarknadsföring lönar det sig att hålla saker aktuella och experimentera lite. 

Skriv kanske ett par arbetsbeskrivningar för varje roll och A/B-testa dem för att se vilken som presterar bäst när det gäller antalet och, ännu viktigare, kvaliteten på kandidaterna.

Du kommer också naturligtvis att behöva uppdatera arbetsbeskrivningarna med tiden, i takt med att saker förändras inom organisationen.

5 saker att se upp med i en arbetsbeskrivning

1. Utfyllnadskrav

Jag är övertygad om att du inte känner personen som behöver ha rollen tillräckligt väl om allt du skriver är ”god kommunikationsförmåga” eller ”noggrannhet”.

Du behöver tänka på vilken typ av kommunikationsförmåga som krävs och vara mer specifik. Vaga eller rentav orimliga krav i platsannonser skrämmer snabbt bort de bästa kandidaterna.

En produktchef kan till exempel behöva ha ”visad förmåga att kommunicera tvärfunktionellt och förstå både verksamhetens och teknikens behov”.

Det här ger mer vägledning.

2. Utbildningskrav

Det här är ett känsligt ämne, men det jag vill säga är att du bör fundera på vad som verkligen är nödvändigt.

Om det krävs en specifik examen eller certifiering är det helt rimligt att nämna det.

Men ”minst betyget 2:1 från ett av de 20 främsta universiteten” är oerhört exkluderande. Vi bör försöka komma bort från den här praxisen, särskilt med tanke på att det finns så många alternativa vägar till en karriär.

3. Exkluderande språk

Exkluderande språk i arbetsbeskrivningar kan avskräcka kandidater med olika bakgrunder och skapa en icke-inkluderande atmosfär. 

Det är viktigt att använda ett inkluderande språk för att attrahera en bredare grupp talanger, stärka företagets anseende och säkerställa att lagstiftningen följs.

Exempel är att använda könsneutrala termer och undvika åldersspecifika eller kulturellt vinklade formuleringar.

4. Formatering på jobbplattformar

Var uppmärksam på hur din formatering kan se ut på olika jobbplattformar. Många gånger har jag lagt ner mycket arbete på vackra rubriker och punktlistor, bara för att jobbplattformen ska klistra in en vägg av text när man tittar på platsannonsen.

Leta efter en förhandsgranskningsknapp och jobbplattformens formateringsregler (vanligtvis på sidan med redigeraren), eller se åtminstone till att du granskar den publicerade annonsen direkt efter publiceringen för att kontrollera formateringen. 

5. Lönespann

I allt fler jurisdiktioner är det ett krav att ange ett löneintervall eller lönespann i en platsannons.

Jag tycker att det här är ett intressant steg för att jämna ut spelplanen och ge kandidater mer inflytande i förhandlingarna. 

Om du tänker justera lönerna beroende på var en distansarbetande kandidat befinner sig bör du se till att ange det.

Verktyg som kan hjälpa

Att skriva en arbetsbeskrivning från grunden kan leda till ett allvarligt fall av ”tomt dokument-syndrom” – åkomman att stirra på en tom sida och upptäcka att tankarna också har blivit helt tomma. Här är några verktyg som kan hjälpa dig:

Läs andra arbetsbeskrivningar för att få en utgångspunkt

Det kan låta enkelt, men om du verkligen har fastnat när du ska börja beskriva en roll (detta händer ofta med juniora roller eller operativa roller), kan du se hur andra företag beskriver den. 

Titta på några exempel från konkurrenter och kanske även på några från helt orelaterade företag för att se vilka likheter och skillnader som finns (t.ex. om du är ett B2B SaaS-företag kan du se hur företag inom konsumentvaror beskriver den här rollen).

När du har bestämt dig för ett tillvägagångssätt kan programvara för hantering av arbetsbeskrivningar hjälpa till att standardisera och underhålla beskrivningar för olika roller.

Använd en könsdekoder för att upptäcka exkluderande språk

Studie efter studie har visat två stora skillnader i hur män och kvinnor söker jobb. 

Kvinnor försöker generellt uppfylla 100 % av kraven för en roll innan de ansöker (därför sammanfattar du och håller dig till färre punktlistor), och de är mindre benägna att reagera på ett alltför aggressivt eller exkluderande språk.

Nyligen såg jag "Han/hon kommer att ingå i ett team på fyra personer". Bra att ni använde Han/hon (ännu bättre vore Du), men sedan tappade ni det med teamet på fyra personer. Är det ett uttryckssätt – ja. Kan det vara exkluderande – också ja.

Det finns flera verktyg för detta. Datapeople och Textio är betalda verktyg med avancerade funktioner som språkdekodare och vissa former av AI (till exempel känner de igen uttryckssätt), och Genderdecoder är enklare men kostnadsfritt. 

Det kanske överraskar dig vad som kan betraktas som ett exkluderande språk, särskilt om du aldrig har behövt granska ditt skrivande. En nyligen genomförd studie visade att språket till och med kan påverka genomsnittsåldern hos dina sökande.

Chat GPT

ChatGPT och andra chattbotar kan hjälpa dig att skriva jobbannonser genom att tillhandahålla tydlig, inkluderande och engagerande text anpassad efter dina behov. När du använder ChatGPT för att skriva jobbannonser bör du följa dessa bästa metoder:

1. Ange tydliga detaljer: Beskriv tydligt rollens ansvarsområden, nödvändiga färdigheter, kvalifikationer samt eventuella specifika företagsvärderingar eller kulturrelaterade aspekter för att säkerställa ett korrekt och relevant innehåll.
2. Fokusera på inkludering: Betona användningen av ett inkluderande språk för att attrahera en mångfald av kandidater och undvik termer som oavsiktligt kan utestänga vissa grupper.
3. Granska och redigera: Granska och förfina alltid det genererade innehållet med avseende på korrekthet, ton och överensstämmelse med företagets röst så som den anges i arbetsgivarvarumärket.
4. Säkerställ juridisk efterlevnad: Kontrollera att språket som används följer lagar om lika möjligheter till anställning och andra relevanta bestämmelser.

Exempel på instruktion:

"Skriv en detaljerad jobbannons för rollen som [Jobbtitel]. Inkludera en övertygande översikt över jobbet, huvudsakliga ansvarsområden, nödvändiga kvalifikationer (utbildning, erfarenhet, färdigheter), meriterande kvalifikationer, arbetsförhållanden, fysiska krav samt eventuella relevanta förmåner eller ersättningar. Anpassa tonen till att vara [professionell/avslappnad/engagerande] och anpassa innehållet efter branschstandarder."

System för kandidatspårning

Slutligen har vissa system för kandidatspårning (ATS) också mallar för jobbannonser som du kan använda samt tips om hur du optimerar dina annonser för SEO så att de visas för rätt personer.

Se till att kontrollera dessa och, om ni har en intern SEO-specialist, kanske stämma av med dem om vad mer ni kan göra.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För fler råd om hur du skriver en jobbannons och om rekrytering i allmänhet kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.