Implementering av HR-system: Expertens tips och råd

Att arbeta nära leverantörer av HR-programvara under implementeringen är avgörande för att säkerställa en smidig övergång och effektiv användning av systemet.

Det finns i dag ett stort utbud av HR-programvara för organisationer. En snabb blick på marknaden för HR-programvara visar att detta sannolikt inte kommer att förändras heller.

Men för den här artikelns skull antar vi att vi talar om implementering av en HRIS-, HRMS- eller HCM-programvarulösning. Implementeringsprocessen för någon av dessa lösningar kräver noggranna undersöknings- och testfaser för att välja ett alternativ som överensstämmer med verksamhetens och teknikens krav.

Här följer en genomgång av de olika faktorer du behöver ta hänsyn till vid implementering av HR-programvara för att säkerställa att du får alla fördelar med HCM-programvara.

• Vem: HR-personal, IT-personal, avdelningschefer och ett dedikerat implementeringsteam som kan inkludera någon som en HRMS-analytiker med specialiserad systemkunskap.
• Vad: En implementeringsprocess innebär att installera programvaran, konfigurera inställningar, migrera data och utbilda medarbetare i självbetjäningsmoduler.
• När: Vanligtvis planeras den till en mindre hektisk period för att minimera störningar.
• Var: Implementeringen sker i hela organisationen, men främst inom HR- och IT-avdelningarna.
• Varför: För att förbättra centrala HR-funktioner, säkerställa efterlevnad och förbättra medarbetarupplevelsen genom bättre datahantering och automatiserade processer.

Checklista för HRIS-implementering

Oavsett om du genomför en ny HRIS-implementering, uppgraderar programvara för HR-ekonomi eller testar en ny plattform för medarbetarengagemang behöver du följa en tydlig steg-för-steg-process för att definiera projektets omfattning och de utbildningsbehov för användarna som måste tillgodoses. 

I detta fall är en checklista för HRIS-implementering avgörande för att säkerställa att alla nödvändiga aspekter täcks under implementeringsprocessen. Här är en grundläggande översikt över de viktigaste punkterna du behöver tänka på.

1. Utvärdera behoven: Bedöm dina nuvarande HR-processer och identifiera förbättringsområden.
2. Välj programvara: Välj HR-programvara som passar organisationens behov. Behöver du något med dubbla användningsområden eller dynamiskt, som HR-programvara med inbyggd lönehantering? Fundera över dessa aspekter redan nu.
3. Budgetplanering: Avsätt pengar för programvaran, inte bara för inköpet utan för den totala kostnaden för HR-programvaran, inklusive implementering, utbildning och löpande support.
4. Samla in data: Samla in och rensa all nödvändig medarbetardata inför migreringen.
5. Skapa ett implementeringsteam: Inkludera HR, IT och viktiga intressenter.
6. Ta fram en projektplan: Beskriv tidsplanen, milstolparna och uppgifterna.
7. Ta fram en kommunikationsplan: Samarbeta med implementeringsteamet för att ta fram en transparent kommunikationsstrategi för förändringshantering.
8. Förbered utbildningsmaterial: Skapa guider och planera utbildningstillfällen.
9. Genomför tester: Kör tester för att säkerställa att programvaran fungerar korrekt.
10. Lansering: Distribuera programvaran enligt en väldefinierad och välkommunicerad tidsplan.
11. Löpande support: Skapa ett supportsystem för felsökning och uppdateringar.

Behöver du hjälp med att välja rätt HR-programvara? Prata med våra experter.

Utforma en implementeringsstrategi

När du skapar en implementeringsstrategi för ett HRIS bör du ta hänsyn till följande faktorer för att minimera störningar i den löpande verksamheten.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Engagera intressenter

Involvera viktiga intressenter från början för att säkerställa stöd och ta itu med eventuella problem tidigt.

”Att få med sig teamen är den största utmaningen, särskilt när det gäller personer som motsätter sig förändringar”, säger Mike Kealey, vd på Vero HR. ”Under implementeringen bör du samarbeta med andra delar av verksamheten och inte känna att du måste göra allt på egen hand. Ta reda på deras behov tidigt, involvera dem från början för att få med dem på tåget och identifiera eventuella ’snabba vinster’, till exempel en användbar rapport för ekonomiteamet eller en informativ instrumentpanel på hög nivå för vd:n.”

Så här gör du: Identifiera och involvera viktiga intressenter tidigt i processen. Det inkluderar HR-chefer, IT-specialister, avdelningschefer och slutanvändare. Förtydliga affärsnyttan och målen med att gå över till den nya HR-plattformen. Boka in inledande möten för att samla in deras synpunkter och ta itu med eventuella problem de kan ha. Uppdatera regelbundet intressenterna om framstegen och eventuella förändringar för att hålla dem engagerade och motiverade.

Tydlig kommunikation

Upprätthåll en transparent kommunikation genom hela processen för att hålla alla informerade och samordnade. Att integrera en kommunikationsstrategi för förändringshantering är ett viktigt steg för organisationen för att säkerställa transparens före, under och efter implementeringen. 

Transparent kommunikation är nyckeln

“Att vägleda intressenter genom processen att vänja sig vid ny teknik, nya processer och nya arbetsflöden är avgörande för en smidig övergång. Organisationer måste införa strategier för förändringshantering som minimerar motstånd och maximerar användningen genom att kommunicera transparent med intressenterna under övergångsprocessens alla faser. Genom att främja en kultur som välkomnar förändringar säkerställer organisationerna sedan att den nya lösningens organisatoriska mål uppnås med minimala störningar.” ~Kyle Berry, huvudkonsult på Sendero Consulting

 

Så här gör du: Ta fram en kommunikationsplan som beskriver vilken information som behöver delas, med vem och när. Använd olika kommunikationskanaler, till exempel e-post, möten, arbetsflödesprogramvara för personaladministration och projektledningsverktyg, för att säkerställa att alla hålls informerade. Skapa ett centralt arkiv med dokument och uppdateringar som är tillgängligt för alla teammedlemmar.

Implementeringsmetod

Implementera programvaran på det sätt som bäst passar verksamhetens behov. Implementeringen kan genomföras i faser för att möjliggöra justeringar och minimera påverkan på den dagliga verksamheten.

Enligt Berry kan ”den här metoden innebära faser modul för modul, faser utifrån affärsenhet eller någon kombination av de två. Du kan också komma fram till att en storskalig metod, där alla moduler implementeras i hela organisationen, passar bäst.”

Så här gör du: Bedöm risker, tidsplaner och kostnader som är förknippade med olika implementeringsmetoder. När du bedömer en metod där moduler implementeras en i taget bör du utvärdera vilka tillfälliga integrationer som måste byggas för att stödja verksamhetsprocesserna. När du implementerar per affärsenhet bör du förstå konsekvenserna av inkonsekvenser i plattformen i hela företaget. Oavsett vilken metod du väljer bör du fastställa tydliga tidsplaner och milstolpar för att övervaka framstegen.

Utbildning och support

En programvara är bara effektiv om den används brett, och den kan bara användas korrekt om dina team får utbildning i hur den påverkar deras arbete, vad de ska göra med den i sina roller och vart de kan vända sig för att få support om de stöter på problem.

Enligt Kealey är det bäst att anpassa utbildningen så att den blir så relevant som möjligt för organisationen.

"Förlita dig inte enbart på generiska supportguider", sa han. "Avsätt i stället specifik tid för utbildning och lansering. Överväg att anpassa användarguiderna för att säkerställa att varje sida är relevant för din personal och erbjud utbildningstillfällen för varje avdelning, med frekventa möjligheter att "titta in" efter lanseringen."

Så här gör du: Gå igenom användarmanualer, videohandledningar och snabbguider för att säkerställa att innehållet är relevant för olika användargrupper. Planera praktiska utbildningstillfällen och erbjud löpande support via en helpdesk eller ett särskilt supportteam. Uppmuntra en kultur av kontinuerligt lärande genom att erbjuda repetitionskurser och uppdateringar om nya funktioner.

Säkerställ användning

Ett av de största hindren vid implementering av HR-programvara är motstånd mot förändring. För att övervinna detta måste du främja användningen av programvaran och tydliggöra dess fördelar och potential att göra människors arbete enklare. 

Främja förändringsambassadörer

“Ett av de bästa sätten att främja användningen är att skapa ett nätverk av ’förändringsambassadörer’, det vill säga inflytelserika personer inom organisationen. Involvera förändringsambassadörerna under hela implementeringsprocessen så att de först kan ställa sig bakom förändringarna, vilket underlättar kommunikationen och gör det lättare att få med sig fler.” ~Kyle Berry, huvudkonsult på Sendero Consulting

Så här gör du: För att maximera användningen av programvaran bör du lyfta fram hur den kommer att göra medarbetarnas arbete enklare och effektivare samt få med dig deras chef. Skapa ett ramverk för realisering av nyttor som beskriver fördelarna med förändringarna, förklarar varför de är fördelar och visar hur nyttorna kan uppnås och bibehållas. Samla regelbundet in feedback för att hantera eventuella problem eller motstånd. 

Datakvalitet 

Det spelar ingen roll om det handlar om en implementering av rekryteringsprogramvara, lönehantering, prestationshantering eller någon annan typ av HR-programvara – den kommer att misslyckas om datakvaliteten är dålig. Som det gamla ordspråket säger: skräp in, skräp ut. När det gäller bästa praxis för data ger det bästa resultatet att följa en strikt uppsättning riktlinjer. 

Så här gör du: Genomför en grundlig rensning och validering av data före migreringen. Inför policyer för datastyrning för att upprätthålla dataintegriteten över tid, eller kontakta en konsult inom datastyrning för hjälp med detta steg.

Implementeringsteamet

Ett effektivt implementeringsteam består inte bara av medlemmar från HR-avdelningen. Ditt team bör inkludera:

• HR-ledare: För att bidra med insikter om HR-processer och krav.
• IT-specialister: För att hantera tekniska aspekter och integration.
• Projektledare: För att övervaka projektet och säkerställa att det följer planen.
• Representanter för avdelningarna: För att bidra med feedback och säkerställa att programvaran uppfyller olika teams behov.

Om du implementerar ett omfattande system, till exempel ett med funktioner på företagsnivå eller globala funktioner, kan du även vilja lägga till en konsult inom HR-teknik i implementeringsteamet för att säkerställa att allt blir rätt från början.

Förbered teamet

För att säkerställa en effektiv verksamhet bör du förbereda projektteamet. Det kan bland annat innebära vissa teambuildingaktiviteter, men utöver det finns här några saker att tänka på. 

1. Definiera roller och ansvarsområden: Detta bidrar till att förhindra överlappningar och säkerställer att alla känner till sina specifika uppgifter och bidrag.
2. Erbjud utbildning: Säkerställ att alla teammedlemmar förstår den nya HR-programvaran och sin roll i implementeringsprocessen. Planera utbildningstillfällen om programvarans funktioner och bästa praxis.
3. Fastställ tydliga förväntningar: Kommunicera projektets mål, tidsplaner och förväntade resultat till teamet. Uppdatera dem regelbundet om framsteg och eventuella förändringar för att hålla alla samordnade.
4. Främja samarbete: Använd projektledningsverktyg för att underlätta samordning och följa framstegen.

Projektplanen

En omfattande projektplan är avgörande för en framgångsrik implementering av HR-programvara, särskilt under HRIS-implementeringsprocessen. Vikten av att planera och genomföra utrullningsfasen kan inte överskattas. Planen bör innehålla:

• Tidslinje: Fastställ en realistisk tidslinje med viktiga milstolpar och tidsfrister.
• Uppgifter: Dela upp implementeringsprocessen i hanterbara uppgifter.
• Resurser: Identifiera nödvändiga resurser, inklusive personal, budget och verktyg.
• Riskhantering: Planera för potentiella risker och utveckla strategier för att minska dem.

Datamigrering

Datamigrering är ett viktigt steg i ett implementeringsprojekt för HR-programvara och det är ofta inte det enklaste. Matt Erhard, delägare och partner på det kanadensiska rekryteringsföretaget Summit Search Group, fick nyligen erfara detta.

Erhard och hans team förväntade sig en komplex process, men de hade inte räknat med hur mycket tid och arbete det skulle krävas för att överföra all information till det nya gränssnittet. Situationen försvårades av att Summit Search Group har flera kontor i Kanada, där vart och ett hade sina egna interna system innan det nya systemet implementerades. Implementering av löneprogramvara kräver noggrann planering för att minska risken för potentiella komplikationer som denna.

Granska informationen tidigt och ofta

“Börja samla in och förbereda all information tidigare än du tror att du behöver, och se till att göra det i god tid innan du ska implementera den nya programvaran. Avsätt tid för att inte bara samla in informationen utan också granska den före implementeringen. Det här är ett utmärkt tillfälle att rensa bort dubblerad information eller uppgifter som du inte längre behöver, samt att göra en korrekt och fullständig bedömning av exakt vad du överför.” – Matt Erhard

Testning

Grundliga tester är avgörande innan fullständig utrullning. Genomför flera testkörningar för att säkerställa att programvaran fungerar korrekt och integreras väl med befintliga system, såsom lönesystem eller system för tidrapportering.

Parallell lönetestning är avgörande

Om lön ingår i implementeringen bör du se till att avsätta tid för parallell lönetestning och åtgärdande av avvikelser.” ~Kyle Berry, ansvarig konsult på Sendero Consulting

Du bör också testa funktionerna för olika personalgrupper och hur olika typer av användningsfall hanteras, enligt Soumya Mahapatra, vd för startupföretaget Essenvia, som arbetar med regulatorisk informationshantering inom medicinteknik.

Specialfall

“Tricket med all HR-programvara är att i slutändan fokusera på specialfallen. När du har lagt in dina nuvarande heltidsanställda börjar du försöka lägga till nyanställda, personer som nyligen gått i pension, konsulter, personer som gått från en roll till en annan och så vidare. Vi har faktiskt tagit fram en testlista med anställda som har olika unika egenskaper, så att vi kan testa varje del av all HR-programvara vi implementerar. Det besparar oss besväret att behöva skynda oss när våra faktiska anställda kommer till oss med unika problem.” – Soumya Mahapatra.

Utrullning

Rulla ut programvaran enligt den metod och tidsplan som passar din verksamhet och situation. Se till att ha ett beredskapsteam redo att hantera eventuella problem som uppstår. Fastställ en riskminimeringsplan för det fall att den första lönekörningen misslyckas.

Underhåll

Efter implementeringen krävs regelbundet underhåll för att säkerställa att programvaran förblir effektiv. Planera in regelbundna uppdateringar, genomför återkommande granskningar och erbjud löpande utbildning för att hålla jämna steg med nya funktioner och bästa praxis.

Tips för att optimera implementeringsprocessen

1. Tidigt engagemang: Involvera viktiga intressenter tidigt i processen för att skapa stöd och bemöta invändningar.
2. Tydlig dokumentation: Upprätthåll detaljerad dokumentation som beskriver vilka utmaningar som uppstod, vilka beslut som fattades och vilka åtgärder som vidtogs.
3. Regelbundna uppdateringar: Håll teamet uppdaterat om framstegen och eventuella ändringar i planen.
4. Användarfeedback: Samla in och agera utifrån användarnas feedback för att kontinuerligt förbättra det nya systemet.
5. Flexibel planering: Var beredd att anpassa planen efter behov baserat på tester och feedback.
6. Kontinuerligt lärande: Uppmuntra kontinuerligt lärande och anpassning till nya programvarufunktioner och uppdateringar.

Att implementera personalhanteringsprogramvara behöver inte vara överväldigande. Genom att följa dessa strategier och tips kan du säkerställa en smidig och framgångsrik implementering som förbättrar din HR-verksamhet och stöder organisationens mål. 

Det är viktigt att välja rätt HR-programvara eftersom den kan förenkla personalhanteringen och förbättra effektiviteten. För att säkerställa att du väljer den bästa programvaran för dina behov rekommenderar jag att du fräschar upp dina kunskaper om de viktigaste skillnaderna mellan HRIS-, HRMS- och HCM-system innan du fattar ditt slutgiltiga beslut.