Kvartalsvis prestationsbedömning: Så här gör du & mall

Ett viktigt mål med kvartalsvisa prestationsutvärderingar är att anpassa individuella mål på kortare sikt till de övergripande verksamhetsmålen (en viktig teknik för prestationsstyrning).

Målen kan förfinas eller anpassas utifrån förändrade prioriteringar, och genom att bedöma framstegen varje kvartal kan målen bli mer uppnåeliga. Det blir också enklare att följa framstegen.

Ett annat mål som är specifikt för kvartalsvisa utvärderingar är att begränsa utvärderingens fokus till de föregående tre månaderna.

Det innebär att utvärderingarna blir mer taktiska och att frågorna i utvärderingen fokuserar på nyligen uppnådda resultat och områden som kan förbättras. De skapar en grund för tätare uppföljningar och är ett mer proaktivt förhållningssätt till prestationsstyrning.

Vad som ska ingå i kvartalsvisa prestationsutvärderingar

Låter det bra hittills? Här är vad du bör ta upp i kvartalsvisa utvärderingar.

Prestationsmått

Vi använder en kombination av olika typer av prestationsbedömning, däribland kvantitativa mått (t.ex. mål för försäljning eller kundservice eller projektresultat) och kvalitativa faktorer (t.ex. lagarbete och problemlösningsförmåga), för att bedöma prestationen.

Några metoder för att mäta kvalitativa prestationer:

• Beteendeförankrade bedömningsskalor (BARS): Använd en prestationsbedömningsskala som förankras i specifika beteenden för att konsekvent bedöma kvalitativa egenskaper.
• 360-gradersfeedback: Samla in återkoppling från olika källor för att få en heltäckande bild av medarbetarens prestation.
• Kompetensbaserade checklistor: Gå igenom en checklista över centrala kompetenser med observerbara beteenden under utvärderingarna.
• Projektresultat och fallstudier: Analysera projektresultat eller fallstudier för att bedöma bidrag inom områden som kreativitet och initiativförmåga.

Målöverensstämmelse

Granska och justera målen så att de överensstämmer med medarbetarens karriärambitioner och företagets strategiska prioriteringar.

Återkoppling och framåtsyftande återkoppling

Ge konstruktiv återkoppling på tidigare prestationer och erbjud framåtsyftande återkoppling, som fokuserar på konkreta förslag för framtida förbättringar.

Främja en öppen dialog

Vi utbildar våra chefer så att de kan ställa meningsfulla frågor som uppmuntrar teammedlemmarna att dela med sig av sina erfarenheter, funderingar och ambitioner. Exempel är ”Vilket stöd skulle hjälpa dig att nå dina mål?” och ”Vilka färdigheter vill du utveckla?”.

Identifiera möjligheter till professionell utveckling

Dessa översyner är ett tillfälle att identifiera utbildningar, certifieringar, utvecklande uppdrag eller mentorsmöjligheter som överensstämmer med både medarbetarens karriärmål och företagets behov.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Get Free Access

Have an account? Log In

Konkreta åtgärdspunkter

Avsluta översynen genom att fastställa specifika och genomförbara steg som medarbetaren och chefen ska ta för att säkerställa framsteg under nästa kvartal. Åtgärdspunkterna kan omfatta nya uppgifter, justeringar av pågående projekt eller utvecklingsaktiviteter.

Så genomför du en kvartalsvis prestationsöversyn

En kvartalsvis prestationsöversyn följer en liknande struktur som en årlig översyn, och Liz Lockhart har en utmärkt fördjupning i sin artikel om hur man genomför prestationsöversyner.

Steg ett: Reflektera över teamets och medarbetarens prestationer

Eftersom du kommer att bedöma prestationerna under de senaste 3 månaderna bör detta steg ta mindre tid än vid en årlig översyn.

Utöver höjdpunkter och utmaningar i prestationerna ur chefens och medarbetarens perspektiv kan du också samla in 360-graders återkoppling från andra teammedlemmar samt andra chefer och intressenter som känner till medarbetarens arbete.

Genom att be andra om ytterligare synpunkter kan du minska risken för partiskhet och bidra till att skapa en mer heltäckande prestationsöversyn för teammedlemmarna.

Identifiera också vilka utmaningar dina direkt underställda medarbetare hade och fastställ vad som låg inom deras kontroll. Ta sedan fram några handlingsinriktade idéer för att hantera dessa utmaningar och skapa områden för förbättring. 

Leta efter områden där medarbetarna utvecklades under det föregående kvartalet och notera förbättringar inom de områden som varit problematiska vid den senaste prestationsbedömningen. 

Steg två: Utforma din återkoppling kopplad till rollens förväntningar

Genom att skapa en detaljerad översikt över de punkter du vill ta upp får du stöd under prestationsöversynen.

I översikten bör du lyfta fram specifika prestationsmått från det föregående kvartalet (dessa mått bör baseras på rollens förväntningar).

Därefter kan du ge handlingsinriktad återkoppling som medarbetarna kan använda för att förbättra sina prestationer under nästa kvartal.

Om du har bett kollegor eller andra chefer om synpunkter på prestationen bör du inkludera den informationen för att visa hur dina medarbetares prestationer påverkar andra i organisationen.

Steg tre: Förbered dig inför prestationsöversynen

I det här steget skapar du din detaljerade översikt i den ordning du vill att samtalet ska följa, med hjälp av organisationens mall för prestationsöversyn (om ni inte har någon kan du använda nedladdningen nedan).

Ett bra sätt att inleda samtalet är med positiv återkoppling, där du lyfter fram de värdefulla bidrag som personen har gett till teamet under det senaste kvartalet. Du kan diskutera de milstolpar som personen har nått på vägen mot sina mål.

Därefter kan du övergå till konstruktiv återkoppling och utvecklingsmöjligheter, tillsammans med idéer om hur du planerar att stödja medarbetaren. Det är här du diskuterar de handlingsinriktade återkopplingspunkterna.

Steg fyra: Genomför prestationsöversynen

Använd din detaljerade översikt för att diskutera prestationsmåtten och ge handlingsinriktad återkoppling. 

Låt din direkt underställda medarbetare berätta om sin prestation under det senaste kvartalet och lyssna aktivt på det hen har att säga, även om du inte håller med om hens perspektiv. Om medarbetaren har gjort en självutvärdering kan ni gå igenom den tillsammans nu.

Fråga din medarbetare vilka områden de anser att de behöver förbättra och diskutera eventuella skillnader i uppfattning. Den här delen av samtalet är avgörande för att bygga förtroende och ge dina medarbetare möjlighet att dela med sig av sina perspektiv. 

Ge sedan dina medarbetare tid att prata om sin karriärutveckling, inklusive vad de skulle vilja arbeta med under nästa kvartal. 

Fråga slutligen din medarbetare hur du kan stödja dem och be om eventuell feedback på din insats som deras chef.

Jag har gått igenom det ganska snabbt. Jag föreslår att du läser Mariya Hristovas utmärkta artikel om bästa praxis för prestationsutvärderingar för en djupare genomgång.

Mall för prestationsutvärdering

Få vår mall för prestationsutvärdering!

Email*

By submitting this form you agree to receive the requested content, our newsletter, and occasional emails related to People Managing People. You can unsubscribe at any time. For further details, review our Privacy Policy.

Så övergår ni till kvartalsvisa prestationsutvärderingar i organisationen

Att övergå från årliga prestationsutvärderingar till kvartalsvisa prestationsutvärderingar är en betydande förändring för alla organisationer och påverkar medarbetare på alla nivåer.

Nedan följer de steg som min organisation tog för att övergå från en årlig till en kvartalsvis prestationsutvärderingscykel.

En kommentar om vår process och tidsplan: Vi använde samma verktyg för prestationshantering som vi redan hade på plats, vilket eliminerade behovet av teknisk implementering.

Vi behöll också mallen för prestationsutvärdering i stort sett oförändrad. Om vi hade gjort ändringar i den skulle det ha påverkat vår tidsplan avsevärt.

Få stöd från ledningen

Precis som med alla initiativ behöver du få stöd från ledningen innan du påbörjar övergången till kvartalsvisa prestationsutvärderingar.

Vi tog fram ett beslutsunderlag som vi presenterade för den högsta ledningen. Där visade vi att kvartalsvisa utvärderingar skulle effektivisera prestationshanteringsprocessen för medarbetare på alla nivåer i organisationen och lyfte fram fördelarna som anges ovan. 

I vår korta presentation betonade vi också att övergången skulle spara tid för cheferna och göra processen mindre omständlig för alla medarbetare.

När vi hade fått stöd från ledningen identifierade vi några tidiga förespråkare runt om i verksamheten som kunde hjälpa oss att få bredare stöd i organisationen.

Kommunikation och förändringshantering

Vi började med ett specifikt datum då de första kvartalsvisa utvärderingarna skulle vara genomförda och arbetade sedan bakåt därifrån för att fastställa vår tidsplan. Samtidigt tog vi fram en omfattande plan för förändringshantering och kommunikation.

Eftersom lanseringsdatumet var satt till slutet av det första kvartalet det kommande året började vi arbeta under andra kvartalet med att ta fram vår tidsplan och säkerställa att vi hade tillräckligt med tid för att genomföra förändringen på ett bra sätt. 

Vi arbetade med kommunikationen för att tydligt förklara orsakerna till förändringen för både medarbetare och chefer. Vi använde flera plattformar för att förmedla denna information, bland annat e-post och vårt intranät, så att den skulle nå alla medarbetare.

I kommunikationen betonade vi fördelarna med mer frekvent feedback och hur detta stämde överens med företagets mål.

I kommunikationen till cheferna betonade vi särskilt att övergången till kvartalsvisa utvärderingar inte skulle öka deras arbetsbörda, utan effektivisera processen. Vi visade också hur detta skulle hjälpa dem att följa medarbetarnas framsteg mot målen. 

Utbildningstillfällen

Utöver kommunikationen till hela företaget tog vi fram utbildningsprogram för alla medarbetare och genomförde dem i 20 minuter långa Zoom-sessioner. 

Under dessa utbildningstillfällen upprepade vi den tidigare kommunikationen och gav samtidigt medarbetare och chefer de verktyg och den information som behövdes för att framgångsrikt genomföra sin första kvartalsvisa utvärderingscykel.

Vi erbjöd också ytterligare utbildning för chefer för att ge dem coachningsfärdigheter som kunde hjälpa dem att vägleda medarbetarna i deras professionella utveckling. 

Som en del av utbildningen påminde vi cheferna om att ge feedback som är specifik, handlingsinriktad och fokuserad på förbättring.

Utvärdera och förbättra

Efter den första omgången i en kvartalsvis prestationsöversyn är det ett utmärkt tillfälle att få feedback på hur den gick. Du kan skicka en kort pulsmätning till alla medarbetare och chefer för att få deras perspektiv på vad som fungerade bra och vilka möjligheter till förbättring som finns.

Min organisation kommer att skicka ut separata pulsmätningar, en till chefer och en till alla medarbetare, för att be om feedback på hur den kvartalsvisa prestationsöversynen gick. Vi vill höra från organisationen för att säkerställa att processen fungerar smidigt och avgöra om några förändringar behöver göras. 

Vi kommer att anpassa pulsmätningen för att fråga om medarbetare och chefer kände sig förberedda och om de upplevde att processen gick smidigt för dem. 

Vi kommer också att samla in feedback senare under året för att avgöra om de kvartalsvisa översynerna upplevs som mindre betungande än en årlig översyn. 

Bästa praxis för kvartalsvisa prestationsöversyner

Teknik och mall

Om du inte redan gör det är mitt råd att använda programvara för prestationshantering för att effektivisera den kvartalsvisa översynsprocessen. Programvaran du redan använder kan sannolikt stödja en kvartalsvis översynscykel. 

Vi fastställde i början av vår tidsplan att vår nuvarande programvara för prestationshantering kunde övergå till en kvartalsvis översynscykel. Det kan bli ännu enklare om du använder ett verktyg som erbjuder AI-funktioner för prestationsöversyner.

Oavsett om du implementerar ny programvara eller inte är det nu ett utmärkt tillfälle att se över din mall för prestationsutvärdering.

Du kan behöva göra justeringar i din nuvarande mall för att anpassa den till en kvartalsvis översynscykel. 

Avgör om dina nuvarande mallar för självutvärdering och chefsutvärdering passar dina nya behov.

Målsättning och samordning

Du bör samordna individuella mål och teammål med företagets övergripande mål. 

Uppmuntra chefer och medarbetare att sätta mål för prestationsöversynen för varje kvartal med hjälp av SMART-ramverket (specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna mål).

Att ta företagets övergripande mål och bryta ner dem till kvartalsvisa SMART-mål är ett utmärkt sätt att säkerställa samordning. 

Det är viktigt att medarbetarna förstår hur deras individuella mål hänger ihop med företagets mål, och cheferna spelar en central roll i att hjälpa dem att förstå denna koppling. 

En kvartalsvis prestationsöversynscykel gör att du regelbundet kan återkomma till och justera kortsiktiga mål så att de återspeglar förändrade prioriteringar i verksamheten. 

Främja en kultur med kontinuerlig feedback

Regelbundna prestationsöversyner bör bidra till att främja en kultur med mer kontinuerlig feedback.

Du kan främja en företagskultur med kontinuerlig feedback utanför formella översyner genom att erbjuda kanaler för feedback i realtid, till exempel regelbundna avstämningar och plattformar för öppen kommunikation.

Regelbundna enskilda möten är utmärkta tillfällen att ge och ta emot feedback och gör det dessutom enkelt att följa upp prestationen.

Andra värdefulla metoder för att samla in feedback från medarbetare är bland annat enkäter, möten utan närmaste chef och avgångsintervjuer.

Ett annat bra sätt att skapa en kultur med kontinuerlig feedback är att regelbundet uppmärksamma och belöna önskade beteenden och goda prestationer. Du behöver inte vänta till prestationsöversynen. 

Frågor att ställa under kvartalsvisa översyner

Som en fortsättning på det jag sa ovan om att främja en öppen dialog kommer här några användbara frågor att ställa under en kvartalsvis översyn.

Målsamordning och framsteg

• "Hur känner du inför dina framsteg mot dina mål det här kvartalet?"
• "Vilka hinder stötte du på när du arbetade mot dina mål, och hur övervann du dem?"

Styrkor och prestationer

• "Vilka prestationer är du mest stolt över det här kvartalet?"
• "Vilka av dina styrkor har bidragit mest till din framgång på sistone?"

Områden att utveckla

• "Vilka färdigheter eller områden skulle du vilja utveckla ytterligare?"
• "Var tycker du att du kunde ha presterat bättre, och vilket stöd behöver du?"

Återkoppling och framåtsyftande återkoppling

• "Vilken återkoppling skulle du ge dig själv utifrån dina prestationer det här kvartalet?"
• "Vad kan jag som chef göra för att ge dig bättre stöd under nästa kvartal?"

Professionell utveckling

• "Finns det några utbildnings- eller utvecklingsmöjligheter som du skulle vilja ta del av?"
• "Vilka färdigheter eller erfarenheter skulle hjälpa dig att nå dina långsiktiga karriärmål?"

Arbetsmiljö och välbefinnande

• "Hur ser du på din nuvarande arbetsbelastning och balansen mellan arbete och fritid?"
• "Har du några förslag på hur vi kan förbättra vårt teams arbetsflöde eller våra processer?"

Framtida mål och förväntningar

• "Vilka mål skulle du vilja sätta upp för nästa kvartal, och varför?"
• "Hur ser du att din roll utvecklas under det kommande året, och vilka steg kan vi ta för att hjälpa dig att nå dit?"

Samarbete och relationer i teamet

• "Hur skulle du beskriva ditt samarbete med teamet det här kvartalet?"
• "Finns det någon du skulle vilja arbeta närmare med, eller någon dynamik i teamet som du skulle vilja förbättra?"

Hitta mer inspiration i vår lista med frågor för prestationsbedömning och formuleringar för prestationsbedömningar.

Kvartalsvisa utvärderingar främjar en mer dynamisk prestationshantering

Kvartalsvisa prestationsutvärderingar är en växande trend inom prestationshantering som representerar en progressiv förskjutning mot ett mer dynamiskt och proaktivt förhållningssätt till prestationshantering.

Organisationer kan främja en kultur av kontinuerlig återkoppling och förbättring, öka medarbetarnas tillfredsställelse och bidra till verksamhetens övergripande framgång.

Effektiv kommunikation, förändringshantering och utbildningstillfällen är viktiga delar av en framgångsrik övergång och säkerställer att både medarbetare och chefer förstår orsakerna till förändringen och har de verktyg som krävs för en smidig övergång.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För ytterligare vägledning om prestationshantering kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare. Du får ta del av allt vårt senaste innehåll som hjälper dig att utvecklas i din karriär och skapa större påverkan i din organisation.