Så anställer du din första medarbetare: process i 7 steg

Varför anställa en medarbetare?

Att anställa en ny medarbetare är ett stort ansvar och en betydande kostnad, så varför göra det?

• Ökad produktivitet: Med extra arbetskraft kan projekt slutföras mer effektivt och ändamålsenligt, vilket ökar den övergripande produktiviteten. En upptagen företagsgrundare kan till exempel behöva anställa en assistent.
• Nya idéer: Nya medarbetare bidrar med nya perspektiv och innovativa idéer, vilket kan leda till kreativa lösningar och förbättringar av processerna.
• Specialiserade kunskaper: Nyanställda med specifik expertis kan täppa till luckor i teamets kompetens och göra det möjligt för organisationen att ta sig an nya projekt eller förbättra befintlig verksamhet.
• Minskad stress: Genom att dela på arbetsbördan kan stressnivåerna minska och balansen mellan arbete och privatliv förbättras.

Ansvar när du anställer någon

Att anställa någon är förstås ett betydande åtagande. Plötsligt ansvarar du för:

• Rättvis ersättning och betalning: Att betala medarbetare rättvist och i tid samt följa lagar om minimilön, regler om övertid och regler för skatteavdrag och rapportering.
• Säkra arbetsförhållanden: Att tillhandahålla en säker och hälsosam arbetsplats som följer lagar och regler om arbetsmiljö och arbetarskydd.
• Skäliga anpassningar: Att tillhandahålla skäliga anpassningar för medarbetare med funktionsnedsättning, enligt lagens krav.
• Förmåner: Att erbjuda förmåner som sjukförsäkring, pensionsplaner och betald ledighet när det är tillämpligt och har utlovats i anställningsavtal.
• Balans mellan arbete och privatliv: Att stödja balansen mellan arbete och privatliv genom rimliga arbetstider, flexibla scheman och ledighetspolicyer.
• Utbildning och karriärutveckling: Att tillhandahålla nödvändig utbildning så att medarbetarna kan utföra sina arbetsuppgifter effektivt och säkert samt erbjuda möjligheter till professionell utveckling och karriärutveckling.

Att använda rekryteringslösningar för småföretag kan göra det smidigt att anställa din första medarbetare.

Så anställer du din första medarbetare: process i 7 steg

Arbetsgivare som anställer för första gången kan ha nytta av konferenser om bemanning, där de får lära sig effektiva strategier för att göra sin första anställning. Men jag har också sammanställt en enkel genomgång som du kan använda här. Följ den här processen i 7 steg för att lyckas anställa din första medarbetare.

1. Förbered företaget juridiskt

Innan du anställer någon måste du säkerställa att du är lagligt registrerad som arbetsgivare och har infrastrukturen på plats för att betala människor och så vidare.

Administration, hurra!

Som tur är är det inte särskilt komplicerat:

1. Fastställ din företagsform: Först behöver du etablera ditt företag juridiskt. Det kan innebära att registrera dig som enskild näringsidkare, handelsbolag, LLC eller aktiebolag. Den struktur du väljer påverkar din skatt, ditt ansvar och andra juridiska aspekter.
2. Skaffa ett arbetsgivaridentifikationsnummer (EIN): Ansök om ett EIN hos Internal Revenue Service (IRS). Detta är ett unikt nummer som identifierar ditt företag för skatteändamål och krävs för att rapportera information om dina anställda. 
3. Registrera dig hos delstatliga myndigheter: Beroende på var du befinner dig kan du behöva registrera dig hos olika delstatliga myndigheter:
   • Delstatens arbetsmarknadsdepartement: För arbetslöshetsförsäkring.
   • Delstatens skattemyndighet: För att hantera innehållande av delstatlig skatt.
   • Arbetsskadeförsäkring: Registrera dig för arbetsskadeförsäkring, vilket är obligatoriskt i de flesta delstater.
4. Upprätta lönehantering och innehålla skatt: Upprätta ett lönesystem med löneutbetalning varannan vecka för att innehålla federal och delstatlig skatt. Detta omfattar inkomstskatt, Social Security och Medicare. Betala regelbundet in dessa innehållna belopp till IRS och din delstatliga skattemyndighet.
5. Sätt upp obligatoriska anslag: Arbetsgivare måste visa vissa anslag om arbetsrätt på arbetsplatsen, som informerar de anställda om deras rättigheter enligt arbetslagstiftningen. Dessa anslag varierar beroende på delstat och typ av verksamhet.
6. Följ reglerna för arbetsmiljö och hälsa: Sätt dig in i och följ USA:s arbetsmiljö- och arbetarskyddsmyndighet (OSHA):s regler för att säkerställa en säker arbetsmiljö.
7. Följ arbetslagstiftningen: Var medveten om olika federala, delstatliga och lokala arbetslagar, inklusive sådana som rör minimilön, övertid, diskriminering i arbetslivet och familjeledighet.
8. Skapa en personalhandbok: Även om det inte är ett lagkrav kan en personalhandbok bidra till att tydliggöra företagets policyer och rutiner samt säkerställa att reglerna tillämpas konsekvent.
9. Sök juridisk rådgivning: Överväg att rådfråga en advokat som är specialiserad på arbetsrätt för att säkerställa att alla juridiska krav är uppfyllda och hålla dig uppdaterad om lagändringar.

2. Skriv en tydlig arbetsbeskrivning

Du är medveten om vilka färdigheter du saknar för att utveckla ditt företag och du vet vilken profil personen du vill attrahera har.

Dags att skriva en arbetsbeskrivning!

En arbetsbeskrivning (förkortat JD) är ett dokument som beskriver kraven för tjänsten, färdigheterna, kvalifikationerna, aktiviteterna, ansvarsområdena och arbetsuppgifterna för en specifik roll inom ett företag. Den kan också innehålla uppgifter som löneintervallet (något som faktiskt är ett lagkrav i vissa delstater).

Syftet med en JD är att marknadsföra tjänsten till potentiella kandidater och informera dem om rollen och din organisation.

Den bör innehålla tillräckligt med information för att väcka en arbetssökandes intresse och motivera personen att gå vidare i rekryteringsprocessen.

Det är också en möjlighet att ge en inblick i företagets kultur, uppdrag och värderingar.

Med det i åtanke följer här hur du skriver en sådan.

1. Skapa en enkel och lättförståelig tjänstetitel
2. Definiera ansvarsområden och resultat
3. Beskriv nödvändiga färdigheter och egenskaper
4. Framhäv varför ditt företag är en bra arbetsplats.

För en mer djupgående genomgång kan du läsa Mariya Hristovas utmärkta artikel om hur man skriver en arbetsbeskrivning.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Hitta kandidater

Med arbetsbeskrivningen klar är det dags att marknadsföra tjänsten och kanske även aktivt söka upp några kandidater. Om din rekryteringsbudget tillåter det kommer en kombination av dessa metoder för att bygga din strategi för kandidatsökning att ge bättre kandidater.

Några möjliga platser där du kan publicera din arbetsbeskrivning och leta efter folk.

• Din webbplats (använd den här guiden för att skapa en attraktiv karriärsida).
• Jobbannonser online: Indeed, LinkedIn, Glassdoor osv. Ta dig tid att undersöka vilken som passar bäst för din bransch och roll.
• Sociala medier: Instagram, Facebook, TikTok
• Yrkesorganisationer: Många yrkesgrupper och yrkesorganisationer har egna platsbanker eller nyhetsbrev där du kan publicera jobb riktade till yrkesverksamma inom specifika branscher.
• Onlinegemenskaper: ta reda på var dina potentiella medarbetare håller till och se om du kan publicera din jobbannons där. Om reglerna inte är tydliga bör du se till att be om tillåtelse först!
• Rekryteringsbyråer: Dessa kan vara särskilt användbara för specialiserade roller eller för att hantera rekryteringsprocessen åt dig. De har ofta tillgång till en pool av kvalitetssäkrade kandidater.
• Karriärservice vid högskolor och universitet: För praktikplatser och tjänster på nybörjarnivå kan kontakter med högskolor och universitet hjälpa dig att få tillgång till en pool av nya talanger.
• Rekryteringsevenemang: Det finns många rekryteringsevenemang riktade till olika kandidatgrupper. Det finns till exempel rekryteringsmässor för nyutexaminerade, nystartade företag, teknikspecifika roller osv.
• Praktikprogram: Ett strategiskt välanpassat praktikprogram hjälper till att rekrytera talanger, bidrar med nya idéer och perspektiv och påverkar ditt arbetsgivarvarumärke positivt. 
• Återgångsprogram: En form av betald praktik som är särskilt utformad för personer som har haft ett längre karriäravbrott eller är undersysselsatta.

För mer djupgående information kan du läsa de här användbara artiklarna om rekryteringsmarknadsföring och kandidatsourcing.

4. Sållning av kandidater

Nu när du har fått in några ansökningar är det dags att så att säga skilja agnarna från vetet.

Det här är delvis en konst och delvis en vetenskap, och jag rekommenderar att du läser Mariyas artikel om kandidatsållning, men här är några allmänna bästa metoder och saker att hålla utkik efter:

• Nämns rätt kompetenser?
• Nämns rätt kompetenser på oväntade sätt?
• Kan du undersöka om de har rätt kompetenser?
• Har kandidaten tydligt angett sin titel och sitt ansvar i varje roll?
• Ligger fokus på resultat och förståelse för hur deras arbete har påverkat verksamheten?
• Beskriver CV:t tydligt hur deras karriär har sett ut hittills?
• Innehåller CV:t de rätta kompetenserna och den erfarenhet som du letar efter?
• Om bakgrunden (t.ex. företagets storlek, plats osv.) är viktig för rollen, täcks dessa krav då in?
• Om det inte gör CV:t oläsligt bör du komma ihåg att ditt rekryteringssystem (ATS) ibland kan förstöra formateringen i ett CV.

5. Intervjua kandidater

Nu är sannolikheten stor att du någon gång under din karriär har lämnat en intervju utan att riktigt veta vad du skulle tycka.

Kanske hade det blivit en sammanblandning kring rollen, eller så var frågorna som ställdes lite märkliga och irrelevanta.

Intervjuer går åt båda håll. Kandidaten måste naturligtvis göra ett gott intryck, men kandidaten utvärderar också dig. Intervjuer är avgörande för en bra kandidatupplevelse!

Precis som med det mesta ligger nyckeln till att genomföra en bra intervju i förberedelserna. Jag rekommenderar starkt att du läser Mariyas djupgående guide om hur man intervjuar någon, men här är en sammanfattning som hjälper dig att komma igång.

Steg 5.1: Fastställ ett mål

Det första steget är att fastställa ett mål för dina intervjuer. Är syftet att testa teknisk kompetens, beteenden eller kanske båda?

För att förstå detta bör du först skriva ner allt du behöver veta om en person för att tryggt kunna anställa hen till tjänsten. Detta bör ligga till grund för både intervjuernas struktur och innehåll.

Prioritera sedan vilka frågor du behöver få svar på mest, så att du kan ägna mest tid åt dem och börja skapa frågemallarna.

När du har fastställt målet, som ligger till grund för utformningen av dina frågor, kan du fundera på hur strukturen behöver se ut.

Mariya rekommenderar att intervjun struktureras som en tratt, där man börjar med de mest nödvändiga kompetenserna i de första stegen och går vidare mot de valfria i följande steg. 

Steg 5.2: Förbereda frågor

Nyckeln till en bra intervjufråga är att engagera kandidaten i ett samtal.

För att uppnå detta kan du ställa öppna frågor (Vem, När, Hur, Varför, Var) eller be om exempel. Det leder till längre svar som ger mycket mer värde genom de ingående detaljerna.

Använd dessa frågor för att förstå personens erfarenhet och beslutsfattande. Jag har lärt mig så många saker genom att intervjua människor!

Det näst viktigaste: att skala löken, det vill säga ställa följdfrågor.

De utmärker experterna inom sitt område och hjälper personer med störst potential att sticka ut. Om någon försöker hitta på en historia för att låtsas ha erfarenhet brukar det vanligtvis avslöjas vid den andra eller tredje följdfrågan.

6. Lämna ett erbjudande

Du har lagt ner mycket hårt arbete på att publicera arbetsbeskrivningar, hitta kandidater, bedöma dem och hålla dem engagerade under hela rekryteringsprocessen.

Den utvalda kandidaten passar utmärkt, så du vill erbjuda hen jobbet. Spännande tider! Men hur går du tillväga med erbjudandet och en eventuell förhandling?

Tips – processen började redan tidigt i rekryteringsprocessen!

Jag rekommenderar återigen att du läser Mariyas artikel om hur man lämnar ett jobberbjudande för en fullständig genomgång, men här är några bästa metoder:

Skapa en god relation

Det är viktigt att skapa en god relation med kandidaten så att du kan förstå hen och hens motivation för ett eventuellt jobbyte. 

Även om ersättningen alltid kommer att vara en viktig faktor (folk har räkningar att betala!), finns det sannolikt andra faktorer som påverkar beslutet, till exempel restid, utvecklingsmöjligheter och flexibilitet.

Det är ditt jobb att ta reda på vilka dessa faktorer är, så att du även kan se om ditt jobberbjudande motsvarar de kraven.

”Sälj” din organisation

”Sälj” står inom citattecken eftersom detta skiljer sig en hel del från att sälja tomater på torget!

Först och främst bör ditt jobb vara att tillhandahålla information.

Nu när du har en uppfattning om vad som motiverar kandidaten kommer här några idéer om hur du kan knyta samman dessa faktorer med ditt företag:

• Prata om ditt företags potential, era senaste lanseringar eller kapitalanskaffning samt era ambitioner
• Beskriv möjligheten – var inte rädd för att hjälpa kandidaterna att räkna på marknadens potential!
• Dela produktfärdplanen, vad ni planerar att bygga framöver och hur den här rollen passar in
• Prata om de andra personerna i teamet och deras kompetensnivå
• Prata om utveckling (inte nödvändigtvis karriärutveckling) och vad kandidaterna kan lära sig (och vad du i din tur kan lära dig av dem). I stället för utvecklingsramverk (det råder för stor osäkerhet för det) kan du kanske berätta om din egen utvecklingsresa på företaget utifrån vilken påverkan och vilket ansvar du har haft.
• Prata om hur du och ditt team lever efter era värderingar varje dag, till exempel om ett tillfälle då du eller någon i teamet använde era värderingar för att fatta ett beslut.

Tips: Tjänster för anställningsverifiering eller tjänster för drogtestning kan bidra till att säkerställa att nödvändiga bakgrundskontroller genomförs smidigt och effektivt.

7. Introduktion

Det är en matchning! Kandidaten har accepterat ditt erbjudande och ni är villiga att ge varandra en chans.

Men du vet, inget är hugget i sten och du vill fortsätta ge kandidaten den fantastiska upplevelse hen hittills har haft.

Det viktigaste att fokusera på här är att vara tydlig med vilka nästa steg är och att få allt juridiskt förberett.

Några bästa metoder:

• Håll regelbundet kontakten med den nyanställda.
• Se till att så mycket dokumentation som möjligt är färdigställd innan personen börjar.
• Se till att du pratar igenom den här delen av processen med kandidaten (skicka inte bara meddelanden eller e-post). Det är en märklig tid att vänta på att börja ett nytt jobb, så håll kontakten med kandidaten.
• Automatisera så mycket som möjligt i den här delen av processen, i den mån era system tillåter det (allt som automatiseras stödjer även en distansrekryteringsprocess).
• Se till att det är mycket tydligt för den nya personen vad som kommer att hända under den första dagen, veckan och månaden.

Några ytterligare resurser här är våra guider om introduktion före anställning, att skapa en 30/60/90-dagarsplan för introduktion och att fylla i alla nödvändiga dokument för nyanställda.

Att anställa din första medarbetare: bästa praxis 

Människor är människor och de gör märkliga saker. Det är inte alltid tydligt vad som motiverar dem, och livet händer.

Framgångsrik rekrytering bygger på förtroende, transparens, organisation, uthållighet och kommunikation. 

Här är några bästa metoder som hjälper dig att attrahera och behålla den kompetens du behöver

Skapa ett arbetsgivarerbjudande (EVP) 

Ett EVP är en uppsättning unika förmåner och erbjudanden som en arbetsgivare lovar att ge sina medarbetare i utbyte mot deras färdigheter, expertis och engagemang.

Det är i grunden det värde som en organisation ger sina medarbetare i utbyte mot deras bidrag.

EVP:t hjälper till att attrahera, behålla och engagera kompetens genom att effektivt kommunicera och driva det som gör organisationen till en attraktiv arbetsplats. Det omfattar olika delar, såsom:

• Syfte, vision och uppdrag
• Organisatoriska värderingar
• Total ersättning
• Företagskultur
• Möjligheter till karriärutveckling
• Flexibilitet
• Balans mellan arbete och fritid
• Den övergripande medarbetarupplevelsen. 

För en djupare genomgång rekommenderar jag Mariyas utmärkta guide om att skapa ett EVP.

Bygg ett starkt arbetsgivarvarumärke

När ditt EVP är på plats är nästa steg att utveckla ditt arbetsgivarvarumärke.

I grunden är ditt arbetsgivarvarumärke ditt rykte som arbetsgivare. Det handlar om hur du presenterar dig i sociala medier, arbetsbeskrivningar, intervjuer och allt som riktar sig till kandidater.

Det handlar också om hur du agerar som företag. Är ni etiska, behandlas medarbetarna väl och lever ni efter era värderingar?

Ett citat som alltid har fastnat hos mig när det gäller varumärkesbyggande kommer från Warren Buffet: ”Det tar 20 år att bygga upp ett rykte och fem minuter att förstöra det. Om du tänker på det kommer du att göra saker annorlunda.”

För en djupare genomgång kan du läsa Mariyas guide om arbetsgivarvarumärken.

Använd en strukturerad intervjuprocess

Vi berörde vikten av intervjuer ovan, och jag upprepar det här.

Det är viktigt att bygga en konsekvent intervjustruktur för att säkerställa att alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier. Det bidrar till att skapa en konsekvent kandidatupplevelse, minska partiskhet och göra processen rättvisare.

Dra nytta av tekniken

Under de första dagarna kan du förmodligen klara dig med ett enkelt system för medarbetarhantering som hjälper dig att bygga upp ditt team.

Om rekryteringen däremot ökar finns det användbara verktyg som kan förbättra processen för alla involverade parter. Dina behov kan gå utöver de fördelar som verktyg för medarbetarhantering erbjuder.

Den oomtvistade kungen eller drottningen bland rekryteringsprogram är systemet för kandidatspårning (ATS). Dessa system använder automatisering för att hjälpa till att publicera jobbannonser, schemalägga intervjuer, följa upp och kommunicera med kandidater under hela rekryteringsprocessen, granska meritförteckningar och tolka återkoppling.

För mer information kan du läsa vårt urval av de bästa systemen för kandidatspårning.

Ta hjälp av yrkespersoner

Rekrytering är notoriskt svårt, särskilt när det gäller att hitta kandidater, så ibland är det fördelaktigt att anställa eller anlita en yrkesperson. Här har du några alternativ:

• Bygg upp ett internt rekryteringsteam.
• Anlita en specialiserad rekryteringsbyrå, antingen på löpande räkning eller mot betalning vid leverans. Dessa är särskilt användbara vid rekrytering av chefer eller kandidater som är svåra att hitta.
• Använd en professionell arbetsgivarorganisation eller en registrerad arbetsgivare. Dessa är särskilt användbara vid rekrytering av talanger utanför den egna jurisdiktionen, där efterlevnad inom rekrytering kan vara komplicerad.

Läs vår artikel om hur du anlitar en rekryterare för mer information.

Läs mer om rekrytering

Om du vill hålla dig uppdaterad om den senaste utvecklingen inom rekrytering finns det några saker du kan göra.

Ett alternativ är att överväga att gå en rekryteringskurs som hjälper dig att sätta den senaste tekniken och marknadens krav i perspektiv i förhållande till din verksamhet.

Det andra är att prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People. Vi arbetar alltid för att hålla oss uppdaterade om vad som händer inom rekrytering och delar med oss av insikter från panelsamtal och intervjuer med experter, och du kan få allt direkt till din inkorg!

Vanliga frågor om att anställa den första medarbetaren

Vilka lagkrav gäller när man anställer en medarbetare?

Vad bör jag ta med i anställningsavtalet?

Hur skapar jag ett konkurrenskraftigt ersättningspaket?

Hur hanterar jag löner och skatter?

Vilka register behöver jag bevara?

Behöver jag företagsförsäkring när jag anställer medarbetare?