Återgång till kontoret: Fördelar, nackdelar och tips för att lyckas

Hur ser återgången till kontoret ut idag?

Det har gått några år sedan pandemin gjorde distansarbete nödvändigt, och vi har sett en hel del organisationer backa från sina löften när det gäller detta alternativ.

Enligt en rapport om hybridarbete från Gallup, publicerad i maj 2024, arbetar 27 % av organisationerna nu på distans, 53 % hybrid och 21 % helt på plats.

Som du kan se i diagrammet nedan kräver fler organisationer att arbetstagare återvänder till kontoret enligt en hybridmodell. Dessutom visade en nyligen genomförd KPMG-undersökning bland 1 500 vd:ar att 64 % av dem förutspår en fullständig återgång till kontoret senast 2026. 

Frågan är: varför?

Potentiella fördelar med att återvända till kontoret

Organisationer är verkligen angelägna om att arbetstagare ska återvända till kontoret och hänvisar till ökat samarbete och en starkare kultur som huvudsakliga skäl. 

Men är dessa påståenden underbyggda? Vad säger forskningen om de potentiella fördelarna med att arbetstagare återvänder till kontoret?

Förbättrat tvärvetenskapligt samarbete

• MIT-studie: En studie från MIT visade att akademiker som arbetade nära varandra ökade det tvärvetenskapliga forskningssamarbetet kring artiklar och patent.
• Studie från Stanford University: Forskning från Stanford University visade att distansarbete visserligen kan öka produktiviteten för vissa uppgifter, men att det kan minska samarbete och innovation jämfört med arbete på kontoret, där spontana samtal uppstår lättare.
• University of Chicago: Forskning från UoC visade att anställda begränsade sina kommunikationssfärer och interagerade med färre personer och affärsenheter, både inom och utanför företaget.

Bättre möten för stora grupper

• CEPR: Forskning från CEPR visade att distansarbete i stort sett rapporteras vara mycket effektivt för små team, medan möten ansikte mot ansikte är bättre för stora grupper.
• MRFR-analys: Marknaden för programvara för bokning av mötesrum förväntas växa från $1.1 (miljarder USD) 2023 till $2.51 (miljarder USD) senast 2032, vilket visar att fler människor förväntas organisera sig fysiskt tillsammans.

Yngre arbetstagare uppskattar viss tid på plats

• Seramount: Ny forskning från Seramount visade att 74 % av respondenterna i generation Z föredrar någon typ av hybrid arbetsform jämfört med  52 % av alla andra demografiska grupper bland anställda. Endast 11 % av respondenterna i generation Z föredrog att arbeta helt på distans, jämfört med 34 procent av övriga arbetstagare.

Ökade möjligheter till mentorskap

• Forskningsprojektet Arbete hemifrån (WFH): En studie som genomfördes av forskningsprojektet Arbete hemifrån (WFH) visade att anställda på kontoret ägnar nästan 40 % mer tid åt mentorskap för teammedlemmar än de som arbetar hemifrån.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Starkare relationer

• Atlassian: ​​Team på Atlassian träffas på ett av företagets kontor ungefär tre gånger per år för att knyta band och driva viktiga projekt framåt. Deras forskning visar att dessa avsiktligt planerade teamsammankomster leder till en 27-procentig ökning av känslan av samhörighet, särskilt bland nyutexaminerade och nyanställda, och att denna ökning varar i cirka 4–5 månader.

Utmaningar med att återvända till kontoret

Å andra sidan, vilka potentiella utmaningar finns det med att införa RTO?

Missnöjda medarbetare

• Minskad flexibilitet: Många har vant sig vid flexibiliteten i distansarbete. Enligt forskning från FlexJobs vill 95 % av de yrkesverksamma ha någon form av distansarbete.
• Arbetsresor: En annan undersökning från FlexJobs visade att 79 % av de svarande ansåg att slippa arbetsresan var det främsta skälet till att föredra distansarbete.

Minskad produktivitet för vissa medarbetare

• Distraktioner på kontoret: Alla medarbetare arbetar inte bättre i kontorsmiljöer. Vissa medarbetare kan uppleva att kontorsdistraktioner (t.ex. buller och frekventa avbrott) påverkar dem negativt. Forskning från Pew visade att 56 % av de yrkesverksamma säger att WFH hjälper dem att få arbetet gjort och hålla deadlines.

Juridiska utmaningar

• Stämningar: Medarbetare som anställdes för helt distansbaserat arbete kan ha rätt att stämma om de sägs upp på grund av att de vägrar återvända till kontoret. Huruvida en medarbetares krav kan drivas rättsligt beror på om personen kan sägas upp utan angiven grund eller endast av sakliga skäl.
• Skydd för distansarbete: I vissa jurisdiktioner kan medarbetare ha rättsligt skydd som stöder deras rätt att fortsätta arbeta på distans under vissa förutsättningar. I länder som Tyskland finns det till exempel bestämmelser som skyddar medarbetare från att tvingas tillbaka till kontoret, såvida arbetsgivaren inte kan visa att det finns ett tvingande affärsbehov.
• Den amerikanska lagen om personer med funktionsnedsättning (ADA): Enligt ADA i USA kan medarbetare med hälsotillstånd som medför högre risk från covid-19 eller andra hälsoproblem begära rimliga anpassningar för att fortsätta arbeta på distans.

Ökning av personalrelaterade problem

• Ökade konflikter: När Gleb Tsipursky undersökte sin artikel om samarbete kontra konflikter vid RTO fann han att 57 % av de svarande uppgav att de upplevde fler personalrelaterade problem när de arbetade på kontoret. Däremot uppgav endast 12 % att sådana problem förekom oftare när de arbetade på distans.

Olika riktlinjer för återgång till kontoret

Så vilka alternativ har du om du överväger att införa RTO?

Valfri RTO

Valfri RTO innebär att medarbetarna kan välja om de vill arbeta från kontoret eller på distans, vilket ger maximal flexibilitet. Vissa kan välja att komma in varje dag, andra en eller två gånger i veckan och ytterligare andra mer sällan.

Potentiella fördelar är att behålla medarbetare, rekrytera och öka produktiviteten

Hybridmodell

Medarbetarna måste komma in ett bestämt antal dagar i veckan. Det finns fortfarande möjlighet att erbjuda viss flexibilitet, till exempel när det gäller hur många dagar, vilka dagar eller hur länge varje dag.

Potentiella fördelar är bättre samarbete mellan olika kompetensområden och starkare teamrelationer.

RTO på heltid

Alla anställda måste återgå till kontoret på heltid, med få undantag. Ärligt talat är jag, när jag tittar på forskningen och pratar med verkliga människor, inte säker på vilka de potentiella fördelarna är jämfört med hybridarbete, förutom kanske större kontroll över hur människor tillbringar sin tid på kontoret. Ett trevligt sätt att uttrycka det skulle vara att ha full insyn i vad människor gör hela tiden (inte en miljö som den här redaktören skulle vilja arbeta i).

6 tips för en framgångsrik strategi för återgång till kontoret

Följ dessa bästa metoder för RTO för att få den effekt du önskar:

1. Kommunicera tydligt och transparent

Det bör finnas mycket liten tvetydighet kring RTO-planen. Det innebär att tillhandahålla detaljerad information, inklusive tidslinjer, scheman och förväntningar.

Dessutom är det viktigt att vara transparent med anledningarna bakom beslutet. Som Matt Erhard, ansvarig partner på Summit Search Group, framhåller: ”Det första du bör göra, innan du börjar utforma din RTO-policy, är att klargöra exakt varför du vill få tillbaka de anställda till kontoret.

Anledningen till detta är tvådelad. För det första kommer medarbetarna att ha lättare att förstå och acceptera kravet på återgång till kontoret om det stöds av tydliga skäl – och i linje med detta, om du delar dessa skäl och "varför" bakom ditt beslut med dem.

Det andra skälet är att det är avgörande för att upprätthålla medarbetarnas engagemang under denna övergång och utforma din policy på ett sådant sätt att dessa angivna mål inte bara uppfylls, utan också står i centrum för förändringarna.

Om du till exempel säger att du tar tillbaka människor till kontoret så att de kan samarbeta bättre, bör din RTO-plan se till att teammedlemmar som arbetar tillsammans i projekt befinner sig på kontoret samtidigt.

Om du inte visar hur arbetet på kontoret kommer att bidra till att uppnå målen med kravet, kommer dina skäl att framstå som en tom, oärlig ursäkt för de anställda, och du kommer sannolikt att förlora vissa teammedlemmar som följd.”

Ett annat tips är att ge de anställda gott om tid att anpassa sig till de nya kraven, särskilt om de behöver ordna personliga angelägenheter, såsom barnomsorg eller transport. Amazon har till exempel åtminstone gett medarbetarna hela 3 månader att planera för en RTO på heltid.

2. Främja en öppen dialog och återkoppling

Skapa kanaler för att lyssna på medarbetarna, till exempel programvara för medarbetarundersökningar, där de anställda kan uttrycka sina farhågor eller önskemål kring återgången till kontoret.

American Express förlitade sig till stor del på medarbetarundersökningar för att utforma och vidareutveckla sitt hybrida Amex Flex-program.

3. Stöd övergången och anpassningen

Som Gleb Turpinsky upptäckte har vissa människor glömt hur det är att arbeta på ett kontor, och vissa unga medarbetare kanske aldrig har gjort det!

Därför är det klokt att erbjuda resurser eller utbildning för att hjälpa de anställda att återanpassa sig till kontorsmiljön, till exempel workshops om tidshantering eller om att återupprätta färdigheter inom kommunikation ansikte mot ansikte, konflikthantering och medarbetarrelationer.

Om du har anställt medarbetare på distans kan du överväga ett särskilt introduktionsprogram med hjälp av introduktionsprogramvara för att hjälpa dem att vänja sig vid kontorskulturen och kontorsmiljön.

Vissa organisationer erbjuder också extra förmåner, såsom ersättning för parkering och kollektivtrafik, som hjälper de anställda att täcka kostnaderna för att pendla till och från arbetet.

Dessutom gör kontorshanteringssystem det möjligt för företag att upprätthålla säkra arbetsmiljöer samtidigt som de hanterar att personalen återvänder till kontoret.

4. Föregå med gott exempel

Som alltid behöver ledare föregå med gott exempel när det gäller RTO. Det innebär att säkerställa att ledningen också är närvarande på kontoret och föregår med gott exempel för resten av organisationen.

Dessutom är det viktigt att alla ledare och chefer är samstämmiga i sin kommunikation om återgången till kontoret och visar upp en enad front.

5. Ta hänsyn till individuella behov och situationer

Med potentiella rättsliga konsekvenser i åtanke bör du vara medveten om att vissa medarbetare kan ha giltiga skäl att föredra eller behöva fortsätta arbeta på distans (t.ex. hälsoproblem eller omsorgsansvar).

Anpassa ditt tillvägagångssätt utifrån olika team eller individers roller och ansvarsområden. Roller som balanserar behovet av djup koncentration och samarbete kan till exempel dra nytta av fortsatt flexibilitet. 

Som Gevorg Nazaryan, CTO och medgrundare av Docus, framhåller: “Vi har kommit fram till att närvaro på kontoret för kritiska och samarbetsinriktade aktiviteter, såsom designsprintar för produkter, är nödvändig – och inget annat. I övrigt används digitala verktyg för att hålla kontakten med det globala teamet.”

6. Uppgradera kontoret

För att utnyttja kontorsutrymmet på bästa sätt och potentiellt spara in på fastighetskostnader inför vissa organisationer flexibla arbetsplatser utan fasta skrivbord eller kontorshotell för att uppmuntra. 

Med hjälp av bokningsprogram för flexibla arbetsplatser eller programvara för hantering av kontorsutrymmen kan medarbetarna själva välja var på kontoret de arbetar.

Precis som effektiva ROT-policyer fokuserar effektiv planering av kontorsutrymmen på medarbetarnas och organisationens behov.

Arkitektbyrån HUB använde till exempel medarbetarfeedback och data om kontorsanvändning för att utforma nya hybrida kontor med rätt blandning av arbetsutrymmen, i linje med deras designprocess.

Redaktörens syn

Jag kan se vissa fördelar med en hybridmodell, men den bör vara mycket flexibel. Eftersom jag arbetar på distans 90 procent av tiden är den tillfälliga tiden på plats användbar för att få igång samtal med kollegor från andra team, arbeta med omfattande projekt och skapa relationer. Jag vet från samtal med kollegor att de känner likadant.

Dessutom bidrar arbete på kontoret till att motverka social isolering, göra det lättare att ta pauser och skapa gränser mellan privatliv och arbetsliv. Av dessa skäl går vissa av mina kollegor som har möjlighet att arbeta på kontoret dit nästan varje dag.

Personligen tycker jag att en kort pendling, helst en promenad eller cykeltur på 20–30 minuter, kan vara mycket behaglig och bidra till att skilja arbete från privatliv.

Prenumerera på nyhetsbrevet People Managing People

För mer information om RTO samt hybrid- och flexibelt arbete kan du prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare, där vi delar kunskap och bästa praxis för att hjälpa dig att utvecklas i karriären och skapa större genomslag i din organisation.