12 tips för balans mellan arbete och fritid för distansarbetande team och organisationer

Vad innebär balans mellan arbete och privatliv?

Balans mellan arbete och privatliv är förmågan att uppfylla kraven i ditt arbete utan att offra ditt personliga välmående. Det handlar om att dra tydliga gränser mellan arbetet och allt annat som är viktigt – familj, vila, fritidsintressen och tid för dig själv.

Utan denna åtskillnad blir utbrändhet en verklig risk. Ju längre du fortsätter utan att återhämta dig, desto mer energi, fokus och tillfredsställelse förlorar du. Balans hjälper till att skydda mot detta genom att skapa utrymme för återhämtning.

Så förbättrar du balansen mellan arbete och privatliv vid distansarbete 

Att leda distribuerade team kan göra gränserna mellan arbete och privatliv otydliga, så strukturerad tidshantering är avgörande. Här är 7 saker som du som anställd kan göra för att uppnå balans mellan arbete och privatliv när du arbetar hemifrån. 

1. Ha ett regelbundet arbetsschema

Flexibla arbetstider är en av de viktigaste faktorerna vid distansarbete. Även om det är en attraktiv fördel finns det alltid en hårfin gräns mellan arbetstid och familjetid, där den senare vanligtvis får stå tillbaka. Att registrera arbetstiden är ett bra sätt att hålla koll på dagen. 

Det finns en mängd olika programvarulösningar som gör det möjligt för anställda att stämpla in på distans och registrera sina arbetstimmar. Det uppmuntrar människor att ta regelbundna pauser och planera arbetet utifrån familjens prioriteringar. Ett strikt arbetstidsschema motiverar distansarbetare att arbeta på samma sätt som på kontoret. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Minska störningsmoment under arbetstid

Distansarbete kan medföra flera olika störningsmoment. Pomodorotekniken är en arbetsmetod som fokuserar på korta arbetspass och förbättrar koncentrationen. Ta reda på vad som distraherar dig mest och använd det som motivation för att arbeta mot under dagen. 

Det kan till exempel vara:

• Att umgås med familjen
• Att läsa en bok
• Att titta på en YouTube-video
• Att lära sig spela ett musikstycke.

Att använda den här typen av aktiviteter som belöningar efter arbetet leder till en bättre balans mellan arbete och privatliv. 

Sociala medier kan, när de används klokt, hjälpa dig att hålla kontakten med familj och vänner, men det är viktigt att begränsa användningen till efter arbetstid eller under pauser. Kommunikation och att hålla kontakten med familj och närstående är mycket viktigt för den psykiska hälsan och för att upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv.

3. Ta tio minuters pauser

Att arbeta på ett kontor innebär vanligtvis regelbundna kaffepauser, vattenpauser och andra korta pauser. Forskning visar att personer som arbetar hemifrån känner skuld över att ta sådana pauser. 

Som vi har konstaterat medför distansarbete egna unika stressfaktorer, och regelbundna pauser kan hjälpa till att minska en del av denna stress.

Här är några snabba sätt att minska dessa stressfaktorer:

• Ställ ett alarm som påminner dig om att medvetet resa dig upp och ta en promenad
• Ta en paus på fem minuter mellan samtalen för att diska kaffekoppen i vasken
• Gör ett snabbt mellanmål åt dig själv och barnen eller tillbringa tid med hunden 
• Prata ikapp med en kollega eller vän i fem minuter i ett telefonsamtal.

Dessa återhämtningspauser hjälper kroppen och hjärnan att få ny energi. 

Att arbeta hemifrån innebär inte att du måste avstå från de pauser som du skulle ha tagit på kontoret. 

4. Avsätt tid för möten utan video

Alla känner sig inte bekväma med att ha kameran på 9 timmar om dagen. Även om Zoom och Google Meet har blivit en del av vår vardag känner sig inte alla bekväma med videomöten på grund av individuella skillnader. 

Undvik videomöten efter varandra. Informera teamet om när du är tillgänglig för videosamtal och avsätt tidsperioder för enbart röstsamtal i stället för videosamtal.

5. Skapa en avskild arbetsplats 

Distansarbete har gett medarbetare möjligheten att välja var de vill arbeta. Men virtuellt arbete behöver också ha tydliga gränser så att medarbetarna får känslan av att vara på jobbet. En tydligt definierad arbetsplats bidrar definitivt till att skapa en ”kontorskänsla”. 

Bekväma kontorsbord och stolar finns hos Amazon och andra butiker som säljer kontorsmaterial. Glöm inte att ordna en arbetsplats som ger dig bra stöd för ländrygg och handleder under 8–10 timmar. Det eliminerar fysisk belastning, vilket bidrar till att minska den övergripande arbetsrelaterade stressen.

6. Hitta din ”egentid” under eller efter arbetstid

Att läsa, lyssna på musik eller läsa ikapp nyheterna är sådant vi vanligtvis gör på väg till och från kontoret. Vid distansarbete begränsas denna ”egentid”, vilket kan leda till stress trots en produktiv arbetsdag. 

Så hur får vi denna ”egentid” när vi arbetar på distans? Några exempel är:

• 30 minuters träning
• 15 minuters bokläsning med en kopp te eller kaffe
• Att börja med en hobby och ägna 15–20 minuter åt att lära sig något om den
• 20 minuters meditation.

Allt som hjälper dig att hålla kontakten med dig själv är ett bra sätt att hantera arbetsdagar på distans. Tveka inte att ta ut semester. Även om tiden du lägger på att pendla vid hemarbete är kortare än när du arbetar på kontoret behöver du fortfarande personlig tid för aktiviteter som inte är arbetsrelaterade. 

7. Vet när du ska be om hjälp

Det kommer att finnas tillfällen då arbetsdagarna kan bli långa eller arbetet hopar sig, vilket leder till högre stressnivåer. Du behöver inte vara en hjälte. Be bara om hjälp. Respektera dig själv genom att inse att du behöver hjälp, så att du kan minska risken för utbrändhet.

Det privata livet och yrkeslivet måste vara i balans. Även om du behöver hjälp med barnomsorg eller känner dig överväldigad av familjens behov finns hjälpen bara en fråga bort.

Hur kan chefer bidra till en bättre balans mellan arbete och fritid?

Det är också organisationens ansvar att stödja distansarbete. När arbetsmiljön är trivsam och teammedlemmarna får stöd av cheferna sjunker stressnivåerna. Här är några saker som chefer kan överväga att göra för teammedlemmar som arbetar på distans.

1. Styr teamet på en övergripande nivå 

Lita på att medarbetarna arbetar – att arbeta hemifrån innebär inte att de sträcktittar på Disney Channel med barnen. Medarbetarna är tillräckligt seriösa och ansvarstagande för att veta vilka uppgifter som behöver utföras under dagen, även när de arbetar hemifrån. Detaljstyrning av teamet leder till ineffektivt, försiktigt och ibland till och med upproriskt beteende.

Att utgå från att medarbetarna surfar på nätet, tittar på Youtube-videor och söker nya jobb på LinkedIn kommer inte att hjälpa dig att förbättra företagskulturen. Att lita på att medarbetarna upprätthåller en god balans mellan arbete och fritid och att ge dem det stöd de behöver minskar stressnivåerna för både medarbetare och team. 

I slutändan är det viktigaste att fokusera på arbetet och få jobbet gjort, snarare än att räkna uppgifter. Inte hur länge eller när det görs. Så länge de övergripande målen uppnås är styrning på en övergripande nivå ett bra sätt att bygga förtroende hos medarbetarna, medan detaljstyrning får dig att förlora det.

2. Uppmuntra mer asynkron tid

Att förvänta sig att medarbetaren ska vara online och tillgänglig för varje meddelande från dig är som att förvänta sig att medarbetaren ska hämta kaffe åt dig varje timme på det fysiska kontoret. Arbetsgivare använder programvara som Hubstaff för att hålla koll på medarbetarnas skärmtid och spåra deras arbetstimmar. Även om detta kan hjälpa chefen att följa medarbetarnas uppgifter på samma sätt som i en miljö före COVID-19 kommer medarbetarna att känna sig mindre betrodda.

Ett sätt att minska obehag och ta hänsyn till avbrott som hör ihop med hemarbete är att planera in asynkron tid i kalendern. Cheferna kan slutföra sina uppgifter innan de går in i möten. Dessutom får medarbetarna friheten att arbeta utan att bli bevakade som hökar.

3. Stöd flexibla arbetstider

American Psychological Association främjar flexibelt arbete och betonar dess positiva effekt på arbetsprestation, stressnivåer och balansen mellan arbete och privatliv. Industriella psykologer tror på att optimera talanger samtidigt som organisationskulturen upprätthålls. 

I dessa tider med covid-19 är det en stor utmaning för organisationer att hitta ett sätt att attrahera rätt talanger, främja deras framgång och behålla befintliga talanger.

Flexibla arbetstider är ett av de ”attraktiva” sätten att behålla befintliga talanger. Medan Chung (2015) talar om hur distansarbete och flexibla arbetstider passar familjer med barn, talar hon också om hur flexibla arbetstider gör det möjligt för medarbetare att utveckla sina hobbyer och andra färdigheter.

Om exempelvis en familj där båda arbetar inför flextid, kan den ena arbeta på morgonen medan den andra arbetar på eftermiddagen. Det blir lättare att dela på hushålls- och familjesysslor när arbetstiderna skiljer sig åt.

Att hålla kalendrar öppna för att dela gemensamt tillgängliga tider och ha en ärlig och öppen kommunikation med medarbetarna om deras tidsbegränsningar skapar en produktiv arbetsmiljö och förbättrade arbetstider för medarbetarna. Dessutom kan införandet av ett 9/80-arbetsschema också öka flexibiliteten och produktiviteten genom att ge medarbetarna varannan fredag ledig.

4. Visa förståelse för och tolerera frånvaro

En medarbetare som arbetar hemifrån behöver också en paus. I vilken utsträckning organisationen uppmärksammar medarbetarnas psykiska och fysiska välbefinnande återspeglas i organisationskulturen. Att inte tillåta pauser eller ledighet för att hantera hälsoproblem och familjeproblem eller ta semester, att uppmuntra längre arbetsdagar och att dra in lunchraster är inte positiva initiativ. 

Chefer behöver uppskatta det värde som ledig tid ger medarbetare som arbetar hemifrån. Möjligheten att återhämta sig och hämta nya krafter minskar risken för utbrändhet hos medarbetarna och uppmuntrar dem att stanna längre. 

5. Ändra prestationsmåtten för medarbetare som arbetar på distans

Även om det är enklare att kvantifiera KPI:er och definiera mål för arbeten inom exempelvis tillverknings- eller detaljhandelsbranschen, kan det vara svårt att definiera mål för intellektuella yrken eller informationsyrken. Att använda föråldrade mått för prestationsbedömning, som att komma till arbetet i tid och arbeta de föreskrivna 8 timmarna, ökar medarbetarens stressnivåer i onödan.

Under covid-19 visade vissa chefer motvilja mot att övergå till minskad detaljstyrning av sina medarbetare. När arbete hemifrån blir en stor del av arbetskulturen behöver chefer hitta andra sätt att motivera sina medarbetare. 

Följaktligen är självständigt uppsatta mål, att göra medarbetarna ansvariga för att följa upp tid, planering och schemaläggning samt att ha veckovisa 1:1-möten ett bättre sätt att motivera medarbetare och förbättra prestationen när man arbetar hemifrån.

Det är felaktigt att anta att en medarbetare som inte befinner sig på kontoret är lat. Medarbetare som arbetar hemifrån uppvisar en högre prestationsnivå, med bättre engagemang och innovation.

Variera arbetssätten och ställ dessa 5 kraftfulla frågor om prestationsbedömning till dina medarbetare.

Avslutande tankar

I pågående forskning har Microsoft konstaterat att samarbetet förbättrades under arbete hemifrån, och en nyligen genomförd Gartner-undersökning bland ekonomichefer visade att nästan 74 % av arbetsgivarna har för avsikt att låta sina medarbetare arbeta på distans.

Att balansera arbete och privatliv vid distansarbete är både medarbetarens och arbetsgivarens ansvar. Det finns ingen enda lösning på de utmaningar som följer med distansarbete. 

Att ta sig tid att hitta en rytm för avstämningar, kommunicera, visa empati, stå vid teamets sida och ta hänsyn till medarbetarnas komfortzoner kommer att bidra till att göra arbete hemifrån till en framgångsrik norm under de kommande åren.

Både självständiga medarbetare och chefer skulle också kunna dra nytta av att gå en eller två kurser i distansarbete.

Ytterligare läsning som kan hjälpa dig och dina teammedlemmar att må bra:

• De 7 bästa aktiviteterna för teambuilding på distans
• De 10 bästa plattformarna för medarbetares hälsa och välbefinnande
• 27 bästa metoderna för att leda distansteam
• De 10 bästa programvarorna för schemaläggning av medarbetares skift
• Så förvandlar du ditt team från utbrändhet till engagemang
• Den 4-dagars arbetsveckan: Homeruns framgångssaga
• 11 poddar om teambuilding