Så odlar du en stark hybridkultur på arbetsplatsen

Vikten av att bygga företagskultur i distansmiljöer

Kultur formas genom att införliva värderingarna, uppdraget, strategin, visionen, policyerna och uppförandekoderna i alla delar av verksamheten.

I en traditionell arbetsmiljö på plats är dessa saker lättare att observera och ta till sig – till exempel hur människor interagerar med varandra, hur de klär sig och uppför sig, vilka företagsvärderingar som visas på kontoret, evenemang och sociala aktiviteter samt om kontorsdörrarna är öppna eller stängda.

Hybrid- och distansteam går förstås miste om mycket av detta, så vi måste vara ännu mer medvetna i arbetet med att vårda den kultur vi vill ha och se till att de känner sig delaktiga i den.

Som Hope Horner, vd för Lemonlight, med rätta påpekar: ”Att bygga en stark hybridkultur handlar inte om att försöka återskapa den gamla kontorsmiljön. Det handlar om att omforma kulturen så att den passar denna nya verklighet, om att medvetet dra nytta av modellens styrkor samtidigt som man minimerar svagheterna”.

Hybrid- och distansarbete krävde att vi anpassade vår kultur. Vi förstärkte till exempel inslagen av tillit och självständighet för att stödja distansarbetets förutsättningar.

Vi upptäckte att medarbetare som arbetade på plats inte fick lika bra kontakt med de helt distansarbetande medarbetarna, och att nyanställda distansarbetare hade svårare att samarbeta i projekt som krävde stora kreativa idéer.

Du kan behöva tänka utanför ramarna. Genom att till exempel införa vissa verktyg för kontorshantering kan företag balansera arbete på kontoret och distansarbete, vilket skapar en mer effektiv hybrid arbetsplats.

Många behöver samarbeta mellan avdelningar för att utveckla nya produkter och förverkliga kreativa designer, och vi upptäckte att hybridteam hade svårt att skapa idéer (kreativitet).

Det teamet är nu mer strategiskt när det gäller att samordna sina dagar på kontoret, vilket jag kommer att prata mer om nedan.

Så bygger du en framgångsrik hybridkultur

Inga två organisationer är likadana, och tanken med det här avsnittet är inte att föreskriva hur din kultur bör vara, utan att säkerställa att den kultur du vill ha implementeras framgångsrikt i en hybridmiljö.

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Kommunicera mer än nödvändigt

Att vara en del av en kultur innebär att känna sig knuten till den, vilket är anledningen till att kommunikation på alla nivåer är avgörande.

Som Horner framhåller: ”Du måste kommunicera mer än nödvändigt. Vi talar om regelbunden kommunikation från högre chefer, möten för alla medarbetare, täta avstämningar och att nå människor från alla håll: e-post, Slack och videosamtal. Det handlar om att se till att alla är informerade, oavsett varifrån de arbetar.”

Överväg kommunikationsverktyg med inbyggda, anpassningsbara aviseringar – till exempel för ditt system för bokning av mötesrum – ibland är en liten avisering allt som krävs för att hålla någon uppdaterad eller skicka en verkligen viktig påminnelse.

Att uppmärksamma när medarbetare lever upp till företagets värderingar

Ett bra sätt att förankra dina värderingar och de organisatoriska beteenden som de driver är att uppmärksamma personer som lever upp till dem.

Ditt företag kan till exempel använda kanaler i Slack eller Teams, en plattform för att uppmärksamma medarbetare eller nyhetsbrev för att uppmärksamma när en teammedlem visar en av värderingarna på ett positivt sätt.

Vi startade också ett veckovist nyhetsbrev via e-post med en sektion för särskilda omnämnanden. Vem som helst kan uppmärksamma en kollega för att ha representerat vårt varumärke på ett positivt sätt, samarbetat mellan team eller visat våra värderingar genom sitt arbete.

Som Horner påpekar: ”Du måste ta till vara hybridmodellens unika fördelar. Flexibiliteten, självständigheten och fokuset på resultat snarare än tid på plats. Vi ser till att fira dessa saker och lyfta fram hur de gör vår kultur speciell.”

Underlätta personliga kontakter

“Hybrid arbetsplatskultur kräver medvetenhet... Du behöver skapa möjligheter för distansarbetare att känna sig inkluderade, oavsett om det sker genom virtuella teambuildingaktiviteter eller regelbundna avstämningar för att säkerställa att de är engagerade.” — Crystal Pinney-Ramos, HR-teknikstrateg @ cClearHR

Arbete är arbete, men människor är sociala varelser och det finns ett värde i mindre formella relationer som hjälper till att upprätthålla kulturen och bryta ner silos i hela organisationen.

Som Horner påpekar: “Du måste skapa utrymme även för de där avslappnade interaktionerna av typen vattenautomat. Därför har vi skapat särskilda Slack-kanaler för att bara prata strunt, ha virtuella fikapauser och till och med ordna spelkvällar online. Det är inte samma sak som att stöta på varandra i kontorets kök, men det hjälper till att hålla de personliga kontakterna vid liv”.

Att samla alla en eller två gånger om året är också ett bra sätt att bygga relationer, skapa en känsla av gemenskap och ge distansanställda möjlighet att uppleva företagskulturen på plats.

Det ger också företagsledare möjlighet att förstärka de kulturella värderingarna, vanligtvis genom presentationer och uppmärksammande eller belöningar av medarbetare.

Ni kan till och med vilja anordna sessioner där människor samarbetar kring att reflektera över tidigare scenarier och identifiera tillfällen då de kulturella värderingarna upprätthölls.

Var strategisk kring kontorsdagar för hybridanställda

Även om asynkront arbete kan vara utmärkt för produktiviteten upptäckte vi att samordnade dagar på kontoret hjälpte till att övervinna utmaningen med kreativitet i våra team som genererar idéer.

Det kommer att se olika ut för varje företag, men vi har upptäckt att det är bättre att låta teamen bestämma. Ditt företag kanske föredrar dagar med hög närvaro, då fler medarbetare kommer in vissa dagar, eller så är kontorsutrymmet en bristvara och teamen måste sprida ut sina dagar på plats. 

Några exempel på hur mitt företag hanterar det:

• Teamet för talangförvärv schemalägger sina dagar på kontoret utifrån intervjuer på plats, vanligtvis på tisdagar och torsdagar.
• Produktteamet är på kontoret på måndagar för att ta emot prover från leverantörer.

Author's Tip

Överväg ett flexibelt skrivbordsupplägg som gör det möjligt för medarbetarna att arbeta där de vill, men som också ger dem möjlighet att skapa nya kontakter och arbeta tillsammans med personer som de normalt inte skulle samarbeta med. Detta kommer bara att bidra till att stärka kontakterna och det samarbetsinriktade tänkandet i er kultur.

Finjustera introduktionen

Att dela företagets värderingar, uppdrag, vision och strategi med alla medarbetare är avgörande för att säkerställa att alla förstår hur deras arbete bidrar till organisationen som helhet. 

Det är absolut inget som kan delas en gång under introduktionen och sedan aldrig nämnas igen, men det är en bra plats att börja på.

En bra introduktionsplan kan fungera för medarbetare på plats, hybridanställda och distansanställda med några mindre justeringar av format och genomförande.

Nyanställda på mitt företag träffar en HR-representant under sin första dag för att slutföra introduktionen (det mesta av den genomförs elektroniskt i förväg).

Medarbetare på plats träffas personligen, medan helt distansbaserade medarbetare träffas via Zoom. Vi strävar efter att ha hybridanställda på plats under den första veckan så att de kan träffa sitt team personligen, knyta band och bli en del av vår kultur.

Självklart kräver detta lite hantering av kontorsutrymmen och en bugning för vår programvara för bokning av flexibla arbetsplatser för att göra samordningen av processen enklare!

Var tekniskt framåtblickande

Att vara tekniskt framåtblickande är avgörande för att bygga en stark hybrid arbetsplatskultur, eftersom det överbryggar klyftan mellan medarbetare på kontoret och distansanställda. Jag pratar inte bara om verktyg för medarbetarövervakning heller.

HR-verktyg och appar som videokonferensplattformar, projektledningsprogram och programvara för elektroniska signaturer effektiviserar samarbetet och säkerställer att uppgifter slutförs effektivt, oavsett var medarbetarna befinner sig.

Men tänk också längre än så: Teknik kan göra hybrida arbetsplatser roliga genom att möjliggöra virtuella spel, teamträffar och intressegrupper. Plattformar som Slack eller Microsoft Teams kan användas för frågesporter, fråge- och svarssessioner eller avslappnade fikastunder.

Genom att använda teknik som främjar kommunikation, lagarbete och bekvämlighet kan företag skapa en inkluderande och produktiv miljö där alla medarbetare känner sig delaktiga.

Få feedback från medarbetarna

Att erbjuda en plattform där medarbetarna kan dela sina tankar och idéer är ett utmärkt sätt att få feedback om många olika saker, inklusive företagskulturen.

Mitt företag skickar regelbundet ut pulsmätningar till olika team och ibland till hela företaget. Dessa korta undersökningar ger ledningen en förståelse för medarbetarnas inställning i en viss fråga, till exempel hur man bäst anpassar en hybridmodell.

Vi använde pulsmätningarna tidigt i vår lansering av återgången till kontoret för att fatta beslut om tidplanen och säkerställa att vi tillgodosåg medarbetarnas behov när de återvände till kontoret.

Gör det som är rätt för dig

Hybrid- och distansarbete har haft en enorm inverkan på oss som företag, och för det mesta har den varit positiv.

Det har funnits vissa utmaningar på vägen, men genom att använda metoderna ovan har vi nått en punkt där våra värderingar och arbetssätt konsekvent genomsyrar hela företaget.

För ytterligare råd om hur man får hybridarbete att fungera på rätt sätt kan du läsa Alex och Cillians utmärkta artikel om bästa praxis för en hybrid arbetsstyrka.

Prenumerera på nyhetsbrevet från People Managing People

Gillar du det här? Prenumerera på vårt veckovisa nyhetsbrev för HR- och företagsledare med kunskap och expertis som hjälper dig att utvecklas i karriären och få större genomslag i din organisation.