Drivkraften bakom återgången till kontoret är en strävan efter samarbete

På liknande sätt visade Eptura Workplace Index, som omfattade en analys av över 2,6 miljoner skrivbord på mer än 8 000 företag och inkluderade svar från 6 714 anställda, att när de tillfrågades om vad de uppskattar mest med att gå till kontoret rankade både högre chefer och mellanchefer samarbete med kollegor som den största fördelen.

Utifrån mina egna erfarenheter som konsult, där jag hjälper företag att navigera sina strategier för återgången till kontoret, har jag själv sett denna övertygelse i praktiken.

De kunder jag har arbetat med uttrycker konsekvent ett gemensamt tema: det finns en obestridlig ”magi” i fysiska interaktioner som helt enkelt inte kan återskapas genom virtuella plattformar. 

Oavsett om det handlar om ett spontant idéutbyte under en kaffepaus eller dynamiska idégenereringsmöten i konferensrum ses dessa upplevelser ansikte mot ansikte som avgörande för att främja kreativitet och bygga starka, sammansvetsade team.

Denna gemensamma övertygelse har en stark grund, och det är en uppfattning jag i allmänhet delar och stöder. Studier har länge pekat på fördelarna med fysisk närvaro för att främja tillit, förståelse och en gemensam känsla av syfte bland teammedlemmar. 

Det handlar om nyanserna i icke-verbal kommunikation, energin i ett gemensamt utrymme och de lyckliga sammanträffanden i samarbetet som ofta leder till genombrott och innovationer.

En verklighetskontroll av värdet med RTO: konflikter mitt i samarbetet

Tyvärr har vägen tillbaka till kontoret, som sågs som en väg till förbättrat samarbete, utvecklats till att även omfatta en egen uppsättning komplexiteter. Även om den förväntade ökningen av samarbete har blivit verklighet har den fört med sig en oväntad följeslagare: konflikter. 

Denna verklighet visar att dynamiken i kontorsarbete omfattar mer än att bara underlätta lagarbete. Den innefattar också utmaningen att hantera mellanmänskliga problem som är mindre vanliga i distansarbete.

Jag har bevittnat detta fenomen i olika organisationer. Mina kunder, som ivrigt velat återupprätta kontoret som ett nav för samarbete, har fått hantera en ökning av konflikter mellan teammedlemmar. Problemen sträcker sig från enkla missförstånd till mer djupgående meningsskiljaktigheter, vilket belyser komplexiteten i mänskliga interaktioner i ett gemensamt fysiskt utrymme.

För att bedöma omfattningen av detta problem utanför min närmaste yrkesmässiga krets genomförde jag en undersökning på LinkedIn riktad till en mångsidig grupp yrkesverksamma. Resultaten var avslöjande. 

Av de 302 svarande uppgav 57 % att de upplevde fler personalrelaterade problem när de arbetade på kontoret. Som jämförelse angav endast 12 % att sådana problem förekom oftare när de arbetade på distans. 

Det är värt att nämna att 31 % av de röstande inte såg någon märkbar skillnad i hur ofta personalrelaterade problem förekom i de två miljöerna.

Data om RTO understryker en viktig insikt: återgången till kontoret är inte bara en logistisk förändring, utan också en kulturell och social övergång.

Den ökade frekvensen av konflikter och personalrelaterade problem i kontorsmiljön, vilket mina erfarenheter och undersökningsresultaten visar, pekar på behovet av en djupare förståelse för och proaktiv hantering av dynamiken på arbetsplatsen. 

Det antyder att även om fysisk samlokalisering faktiskt kan främja samarbete, kräver den också ett förnyat fokus på kommunikationsförmåga, konfliktlösning och emotionell intelligens för att upprätthålla goda medarbetarrelationer. 

It starts with one signal.

Each week, AI Signal takes one meaningful shift in AI and helps people leaders understand what changed, why it matters, and what to consider next.

Create Free Account

Have an account? Log In

Etikettutbildning för nya normer

För att hantera dessa utmaningar hos våra kunder införde vi utbildningsprogram med fokus på normer och etikett för samarbete på kontoret för personalen.

Detta initiativ syftade till att ge medarbetarna de färdigheter och den förståelse som behövs för att navigera bland nyanserna i interaktioner på den fysiska arbetsplatsen.

En undersökning genomförd av ResumeBuilder.com, som omfattade 1 548 företagsledare, visade att dessa problem är utbredda i hela det amerikanska näringslivet och att åtgärder mot dem håller på att vidtas.

Studien visade att 45 % av företagen redan har lanserat kurser i arbetsplatsetikett och att ytterligare 18 % planerar att införa sådan utbildning under det kommande året. Responsen på dessa kurser har varit överväldigande positiv, och två tredjedelar av de organisationer som för närvarande erbjuder dem rapporterar höga framgångsnivåer.

Vem behöver detta? 

Du kanske tänker att det bara är yngre delar av arbetsstyrkan, som tillbringade lite tid på kontoret efter examen från högskolan, som behöver sådan utbildning. Det var dock inte vad mina klienter kom fram till, och samma bild framträdde i ResumeBuilder.coms undersökning, där endast 10 % av företagen som planerade eller redan erbjöd dessa kurser riktade sig uteslutande till generation Z och nyutexaminerade. 

I stället har 60 % av dessa företag insett vikten av sådan utbildning för hela sin personalstyrka, oavsett ålder eller erfarenhetsnivå. 

Införandet av utbildning i arbetsplatsetikett som svar på återgången till kontoret visar på en bredare insikt inom näringslivet om att de färdigheter som krävs för ett framgångsrikt samarbete på plats har utvecklats. Eller åtminstone att alla blev ringrostiga i sådana färdigheter under perioden med påtvingat distansarbete. 

Allteftersom arbetslivets natur fortsätter att förändras kommer dessa utbildningsprogram i allt högre grad att bli viktiga verktyg för organisationer som vill säkerställa att deras team kan interagera produktivt och harmoniskt, oavsett vilken miljö de arbetar i. 

Moderna system för kontorshantering kan till exempel förbättra samarbetet genom att centralisera resurser och kommunikationsverktyg för alla medarbetare.

Att hantera utmaningar inom mångfald och inkludering

Ett särskilt bekymmer för flera av mina klientorganisationer var de betydande utmaningarna med klagomål från minoritetsmedarbetare. Dessa klagomål handlade ofta om erfarenheter av mikroaggressioner, diskriminering och en allmän känsla av utanförskap på arbetsplatsen. 

Sådana problem är tyvärr inte isolerade händelser utan återspeglar en bredare trend som observerades på många håll under övergångarna tillbaka till kontoret.

Vi förutsåg vissa DEI-utmaningar med tanke på tidigare forskning. En studie som Future Forum genomförde innan återgången till kontoren blev omfattande visade exempelvis på en markant skillnad mellan svarta kunskapsarbetares preferenser och deras vita kollegors. Endast 3 % av de svarta kunskapsarbetarna uttryckte en önskan om att återgå till heltidsarbete på plats, jämfört med hela 21 % av de vita kollegorna. 

Som svar på dessa utmaningar arbetade jag tillsammans med klienter för att revidera deras utbildningsprogram. Vårt mål var att hantera och minska förekomsten av mikroaggressioner och diskriminering på arbetsplatsen inom ramen för hybridarbete. 

Utbildningen fokuserade på medvetenhet om och igenkänning av mikroaggressioner, förståelse för effekterna av omedvetna fördomar samt utveckling av strategier för inkluderande kommunikation som balanserar interaktioner på distans och på kontoret. 

Neurovetenskapliga insikter om värdet av RTO

Trots att utbildningsprogrammen har förbättrat resultaten avsevärt har de inte helt kunnat minska problemen mellan människor. Som ett resultat av detta blir det allt vanligare att ompröva hur mycket tid medarbetarna tillbringar på kontoret. 

Denna förändring i synsätt ligger i linje med forskning som genomförts av Slaloms HabLab och University of Pennsylvanias Wharton Neuroscience Initiative.

I ett experiment tittade HabLabs medarbetare på flera videor samtidigt som de bar headset som övervakade hjärnaktiviteten. En viktig observation var att medarbetare som betraktade varandra som nära kollegor uppvisade liknande mönster i hjärnaktiviteten och hade jämförbara känslor inför sin arbetsmiljö. 

Anmärkningsvärt nog visade forskningen att dessa mönster i hjärnaktiviteten förblev konsekventa oavsett om medarbetarna interagerade personligen eller virtuellt. 

Enligt Natalie Richardson, chef för Slaloms HabLab, ”Vi bevisade genom vår forskning att man kan skapa virtuella vänskapsrelationer som är lika starka i hjärnan som vänskapsrelationer ansikte mot ansikte.” 

Detta uttalande inger stort hopp för organisationer som navigerar bland komplexiteten i hybrida arbetsmiljöer och distansarbetsmiljöer. Det utmanar den konventionella uppfattningen att starka och meningsfulla relationer på arbetsplatsen kräver fysisk närvaro.

Hjärnan behöver en paus

Forskarna belyste också effekten av till synes mindre justeringar i en virtuell arbetsmiljö.

HabLab-anställda fick bära headset som övervakade hjärnaktiviteten under arbetsdagen. Studien fokuserade på två scenarier: dagar med möten efter varandra som varade i 30 minuter eller längre, och dagar då de anställda hade möjlighet att ta minst 10 minuters paus mellan mötena. 

Föga förvånande fann forskarna betydligt högre signaler för hjärnaktivitet, förknippade med lägre stressnivåer och förbättrat kreativt tänkande, under dagar då de anställda tog regelbundna pauser. Detta understryker vikten av att strukturera den virtuella arbetsdagen så att den innehåller pauser, vilket förbättrar både medarbetarnas välbefinnande och produktivitet.

Teknik till undsättning

En annan studie, ett samarbete mellan Jabra och Behavioural Lab vid London School of Economics, undersökte teknikens inverkan på mötenas kvalitet. 

Forskningen visade att användningen av professionella headset och webbkameror av distansdeltagare avsevärt förbättrade den upplevda möteskvaliteten. Särskilt anmärkningsvärt var att distansbaserade team upplevde en 22-procentig ökning av förtroendet för andra distansdeltagare som använde liknande professionell utrustning. 

Samtidigt bedömde deltagare på plats i hybridmöten distansdeltagare som 32 % mer uttrycksfulla och ansåg att de bidrog med 25 % högre kvalitet på sina inlägg när de använde professionell utrustning. 

Studien visade också att deltagare i rummet bedömde att distansdeltagare som använde professionell ljud- och videoteknik hade nästan dubbelt så hög grad av engagemang (84 %) jämfört med distansdeltagare som använde standardutrustning i bärbara datorer. 

När både deltagare på plats och distansdeltagare använde teknik rapporterade distansdeltagarna en 56-procentig ökning av kvaliteten på inläggen från dem som befann sig i mötesrummet, tillsammans med ett 11 % högre förtroende.

Dessa resultat pekar på en tydlig slutsats: nyckeln till framgångsrikt distanssamarbete ligger i strategisk användning av teknik och införandet av effektiva virtuella arbetsmetoder. 

Genom att investera i rätt programvara för videokonferenser och vara uppmärksam på struktur och tempo i virtuella interaktioner kan organisationer avsevärt förbättra effektiviteten och tillfredsställelsen i distanssamarbetet.  

Den fysiska närvarons betydelse

Det betyder inte att kontor saknar användningsområden för arbete på plats. Även om de flesta av mina klienter införde en hybridmodell som förstahandsval valde två av dem en helt distansbaserad modell. Trots det erbjuder även dessa klienter kontorsutrymmen för team som vill träffas ibland för att stärka teamgemenskapen och diskutera strategiska frågor. Här kan du använda en plattform för hantering av kontorsutrymmen för att reservera utrymme vid behov, i stället för att inrätta permanenta dagliga arbetsplatser.

Forskningen bekräftar dessa fördelar. Atlassian – ett företag med virtuellt arbete som förstahandsval – har till exempel några kontor runt om i världen och uppmuntrar team att träffas där flera gånger om året, med fokus på teambuilding och att stärka gemenskapen. 

Deras forskning visar att sådana sammankomster stärker teamkänslan med 27 %, och att denna förstärkning varar i 4–5 månader. I genomsnitt får nyanställda den största ökningen av teamkänslan efter en fysisk sammankomst. Dessa uppgifter stämmer överens med liknande resultat från mina andra klienter.

Key Takeaways

Värdet av samarbete ansikte mot ansikte: Många företag driver på för en återgång till kontorsarbete för att stärka samarbetet och gemenskapen inom teamen. Studier och erfarenheter lyfter fram de unika fördelarna med interaktioner ansikte mot ansikte, såsom spontana idéutbyten och dynamiska brainstorming-sessioner, som är svåra att återskapa virtuellt.

Utmaningar med att återvända till kontoret: Även om ökat samarbete är en viktig fördel har återgången till kontorsmiljöer också lett till fler konflikter mellan människor. För att hantera dessa konflikter krävs förbättrade kommunikationsfärdigheter, konfliktlösning och emotionell intelligens bland medarbetarna.

Vikten av utbildning i etikett och inkludering: Att införa normer för samarbete på kontoret och utbildning i etikett har blivit avgörande. Utbildningen hjälper medarbetarna att navigera i interaktioner i fysiska arbetsmiljöer, hantera problem som mikroaggressioner och säkerställa inkluderande kommunikation. Detta är avgörande för att upprätthålla en harmonisk och produktiv kontorsmiljö, särskilt på arbetsplatser med stor mångfald.

Ompröva tiden på kontoret: Trots fördelarna med arbete ansikte mot ansikte finns en växande trend att ompröva hur mycket tid medarbetarna tillbringar på kontoret. Forskning visar att starka virtuella relationer kan vara lika effektiva som relationer ansikte mot ansikte, vilket antyder att distansarbete kan främja meningsfulla kontakter och samarbete lika väl.

Delta i samtalet

Ta reda på hur andra HR-ledare övervinner utmaningar kring distansarbete och hybridarbete genom att gå med i People Managing People-communityn. Där hittar du en grupp samarbetsinriktade och innovativa yrkesverksamma som möter samma problem som du varje dag och arbetar tillsammans för att hitta lösningar.